封筒の正しい書き方とは?会社宛に応募書類を送るときのポイントを解説

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この記事のまとめ

  • 履歴書や職務経歴書を郵送するときは、茶封筒よりも白封筒がおすすめ
  • 封筒の大きさは応募書類が二つ折りで入るサイズを選び、宛名は縦書きにする
  • 封筒の宛名の書き方として個人宛ては「様」、企業や部署宛は「御中」とするのが基本
  • 応募書類を郵送する場合は、「添え状」を同封するのがビジネスマナー

「封筒の書き方が分からない」という方もいるでしょう。履歴書や職務経歴書の郵送に使用する封筒には、縦書きで宛名や差出人を記載するのが基本です。このコラムでは、封筒の書き方を詳しく解説。また、就職・転職活動で使う封筒の選び方や、郵送の際のビジネスマナーなどについてもまとめています。これから応募書類を郵送する予定がある方は、ぜひ参考にしてください。

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封筒の書き方

履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する際は、封筒の書き方についてのマナーも知っておく必要があります。封筒は応募書類より先に採用担当者の目に入る部分なので、正しい書き方で提出することが大切です。以下で封筒の書き方のポイントを解説するので、参考にしてみてください。

宛名の書き方に注意する

封筒に宛名を書く際は、以下の点に注意しましょう。

縦書きにする

封筒に宛名を書くときは、基本的に縦書きにしましょう。縦書きにすることにより、日本語の文字が美しく見えるうえ、丁寧な印象を与えやすくなります。

宛名は略さず正式名称を書く

宛名の企業名や住所は、省略せずに正式名称で書きましょう。たとえば、企業名は「(株)〇〇」や「(有)〇〇」ではなく、「株式会社〇〇」「有限会社〇〇」というように表記します。また、住所に建物名が含まれている場合も、略さずに書きましょう。

「様」と「御中」を正しく使い分ける

封筒に宛名を書く際は、「様」と「御中」を正しく使い分けましょう。1つの宛名に対して「様」と「御中」を同時に使用することはないので、注意が必要です。企業名のみや部署名までの宛先の場合は「御中」と記載。担当者名まで明記する場合は、「御中」ではなく「様」をつけるのがマナーです。敬称の使い分けについては、「封筒はどれを選ぶ?書き方のマナーは?履歴書を郵送・持参するときの注意点」のコラムでも詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

返信用封筒に「行」と書いてある場合は2重線で消す

企業から送られてきた返信用封筒を使用する場合は、すでに記載されている宛名の最後に「行」と書かれていることがあります。その場合は、「行」の文字を2重線で消し、「様」や「御中」など宛名に合った敬称に書き直しましょう

封筒の裏には自分の住所と氏名を明記する

封筒の裏の左下に、差出人である自分の住所と名前を縦書きで書きましょう。宛名と同様、建物の名称は省略せずに記載します。表の宛名よりも小さめの文字で、封筒の横幅のおよそ3分の1に収まるように書くと良いでしょう。

封筒の表の左下に「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤で書く

封筒の表面の左下に、「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤い文字で記載しましょう。大切な応募書類が採用担当者まで確実に届くようにするためです。封筒の中身が分からない状態だと、担当者の名前を明記していても、封を開けずに放置されてしまう恐れがあります。封筒の中身を書いておけば、重要な書類であることが伝わりやすくなるでしょう。

「履歴書在中」のスタンプも使用OK

封筒に「履歴書在中」と書く際、「上手く書ける自信がない…」という方もいるでしょう。そのような場合は、文房具店や100円ショップなどで販売されている「履歴書在中」のスタンプや、最初から「履歴書在中」「応募書類在中」と記載されている就活用の封筒を購入するのもおすすめです。

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封筒はどんなものを選べば良い?

応募書類を入れるための封筒を選ぶ際は、以下のポイントを踏まえると良いでしょう。

白色の封筒を選ぶ

就職・転職活動で使用する封筒の色は、白封筒が無難です。茶封筒がマナー違反というわけではありませんが、ダイレクトメールや書類関係のやり取りで使われることが多く、応募書類がほかの郵便物に紛れ込んで見落とされてしまう恐れもあります。そのため、応募書類を郵送する際は、丈夫で目につきやすい白封筒がおすすめです。

二つ折りで入るサイズを使用する

履歴書と職務経歴書を郵送する場合は、二つ折りで入るサイズの封筒を使用しましょう。一般的に、履歴書と封筒はセット販売されていることが多いようです。もし、セットになっている封筒の大きさが応募書類に合っていない場合は、別途ちょうど良いサイズのものを用意しましょう。封筒のサイズについては、「履歴書を郵送する場合の折り方は?封筒の選び方や入れ方なども紹介」でも解説しているので、あわせてご覧ください。

書類を送るときは添え状をつけよう

応募書類を郵送する際は、「添え状」を同封するのが基本です。添え状とは、封筒に入っている書類の枚数を正確に伝えるための文書を指します。インターネットなどで検索すれば、一般的な書き方がテンプレート化されたものもあるため、ダウンロードするか、参考にしつつ作成しましょう。

添え状にはポストに投函する日を記載する

添え状の日付には、ポストに投函する日を記載します。西暦と和暦はどちらで記載しても問題ありません。ただし、履歴書やと職務経歴書の日付は合わせるようにしましょう。添え状の有無が評価に直接つながることは少ないようですが、添付した方が好印象を与えられる可能性があります。「履歴書郵送時のマナーとは?宛名の書き方や送るときのポイントも紹介」のコラムでは、添え状の作成例をご紹介しているので参考にしてください。

応募書類を封筒に入れるときのマナー

封筒を書き終わったあとに応募書類を入れる際は、以下のマナーに注意しましょう。

書類の向きは上下左右をすべて揃える

応募書類を封筒に入れる際は、上下左右をすべて揃えましょう。書類が逆さまに入っていたり、それぞれの向きが違っていたりすると、担当者に手間をかけさせてしまいます。マイナスな印象を与えてしまう恐れもあるため、最終チェックの段階で応募書類の向きを統一させておきましょう。

書類は折れや汚れがつかないように気をつける

応募書類を入れる際は、折れ曲がったり、汚れがついたりしないように注意しましょう。いくら完璧に応募書類を作成したとしても、汚れや折れがあると印象が悪くなってしまう恐れがあります。

書類をクリアファイルに入れる

応募書類が雨や水滴で濡れてしまったり、散らばってしまったりしないように、クリアファイルにまとめてから封筒に入れると安心でしょう。また、「重要な書類を大切に扱っている」と企業に好印象を与えられる可能性もあります。

封筒を閉じたあとは「〆」マークをつける

封筒を糊付けして閉じたあとは、「〆」マークをつけるのが基本です。〆のマークは未開封の意味を表しており、途中で誰も開封していないことの証にもなります。なお、〆マークを書く際は、誤って「×」と記載しないように十分注意しましょう。

応募書類を郵送するときのそのほかの注意点

応募書類を郵送する際は、封筒の書き方や書類の入れ方以外にも、以下のようなことに注意する必要があります。

切手はまっすぐに貼る

切手はまっすぐ貼りましょう。切手が曲がっていたり、シワが入っていたりすると、雑な印象を与えてしまう恐れがあります。複数枚の切手を貼る必要がある場合も、縦にまっすぐに並べて貼るときれいに見えるでしょう。

切手代に過不足がないようにする

封筒に貼る切手代は、過不足がないように気をつけましょう。切手代が不足していると、返送されて企業に届かないか、不足分を企業側が支払うことになり、迷惑をかけてしまう恐れがあります。ただし、「不足が心配だから」と切手代を超過してしまうと、「コストを意識できないのでは」と思われてしまう可能性もあるので注意が必要です。正確な切手代で応募書類を送りたいなら、郵便局の窓口に封筒を持って行くのが安心でしょう。

書留は避けたほうが無難

履歴書を書留で送るのは避けましょう。書留だと、受け取る際に受領印を押さなければならないため、企業側に手間をかけさせてしまう可能性があります。受領印のために業務を止めてしまい、企業側に迷惑をかけてしまうことも考えられるため、書留ではなく通常の郵便で送りましょう

就職・転職活動では、封筒の書き方や応募書類の送り方以外にも抑えておくべきマナーが多数あります。もし、「就活マナーに自信がない」「正しく把握できているか不安」という場合は、プロのサポートを受けられる就職エージェントを活用するのがおすすめです。

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