封筒の正しい書き方とは?会社宛に履歴書を送るときのポイントを解説

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この記事のまとめ

  • 履歴書や職務経歴書を郵送するときは、茶封筒よりも白封筒がオススメ
  • 封筒の大きさはA4サイズ、記載方法は縦書きがベスト
  • 封筒の書き方として個人宛ては「様」、企業名や部署名への宛名は「御中」が基本
  • 書類と一緒に「添え状」を同封するのがビジネスマナー

就活で必要になる封筒の書き方が分からないという方もいるでしょう。履歴書や職務経歴書の郵送に使用する封筒には、縦書きで宛名や差出人を記載するのが基本です。このコラムでは封筒の書き方のほかに、就活で使う封筒の選び方や、郵送の際のビジネスマナーなども解説しています。これから応募書類を郵送する予定がある方は、ぜひ参考にしてください。

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履歴書や職務経歴書を入れる封筒の書き方

履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する際は、封筒の書き方にもマナーがあります。封筒は応募書類より先に目に入る部分なので、書き方を知って意識しましょう。ここでは、応募書類を入れる封筒の書き方で大切なポイントを解説するので、参考にしてみてください。

封筒への宛名の書き方に注意!

封筒に宛名を書く際は、以下の点に注意しましょう。

封筒に宛名を書くときは縦書きにする

履歴書や職務経歴書を入れる封筒に宛名を書くときは、基本的に縦書きにしましょう。縦書きにするとより日本語の文字が美しく見えるうえ、丁寧な印象を与えるからです。

宛名は略さず正式名称を書く

宛名の企業名や住所は省略せずに正式名称で書きましょう。たとえば、企業名は「(株)○○」や「(有)○○」ではなく、「株式会社○○」「有限会社○○」というように表記します。
また、住所に建物名が含まれている場合も、略さず書きましょう。

「様」と「御中」の使い分けに注意

封筒に宛名を書く際は、「様」と「御中」を使い分けましょう。1つの宛名に対して「様」と「御中」を同時に使用することはないので、注意が必要です。
企業名のみや部署名までの宛先である場合は「御中」だけで問題ありません。担当者名を明記する場合は、御中ではなく「様」をつけるのがマナーです。

返信用封筒に「行」と書いてある場合は2重線で消す

返信用封筒を使用する際は、宛名の最後に書かれてある「行」の文字を2重線で消し、「様」や「御中」など宛名に合った敬称を記載しましょう。

封筒の裏には自分の住所氏名を明記する

封筒裏の左下に、差出人である自分の住所と名前を縦書きで書きましょう。宛名同様に、建物の名称も略さずに記載します。表の宛名よりも小さな文字で、およそ3分の1に収まるように書くと良いでしょう。

表の左下に「履歴書在中」「応募書類在中」と書く

封筒の表面の左下に、「履歴書在中」または「応募書類在中」と赤い文字で記載しましょう。大切な応募書類が採用担当者まで確実に届くようにするためです。封筒の中身が分からない状態だと、担当者の名前を明記していても、封を開けずに放置されてしまう恐れがあります。封筒の中身を書いておけば、重要な書類であることが伝わりやすくなるでしょう。
手書きの文字に自信がない方は、文房具店や100円ショップなどで販売されている「履歴書在中」のスタンプや、最初から「履歴書在中」「応募書類在中」と記載されている就活用の封筒を購入するのがおすすめです。

就活やビジネスでの封筒マナーを詳しく知りたい方は「封筒の書き方マナー!就活の履歴書を郵送・持参するときの注意点を解説」にて詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

封筒はどんなものを選べばいい?

応募書類を入れるための封筒を選ぶ際は、以下のポイントを踏まえましょう。

封筒の色は白がおすすめ

就活時に使用する封筒の色は、白封筒が無難です。茶封筒がマナー違反というわけではありませんが、ダイレクトメールや書類関係のやり取りで使われることが多く、履歴書がほかの書類に紛れ込んで見落とされてしまう恐れがあります。そのため、就活時に応募書類を入れる際は、丈夫で目につきやすい白封筒が推奨されています。

封筒のサイズは定形外のA4

履歴書と職務経歴書を郵送する場合は、書類が折り曲がらずに入る定形外のA4サイズの封筒を使用しましょう。
一般的に履歴書と封筒はセット販売されている場合も多いですが、アルバイト用と認識している企業もあるため、A4サイズの封筒を使用するのが無難です。

履歴書を入れる封筒の選び方や種類については「郵送する場合の履歴書の折り方、封筒の選び方、入れ方」でも詳しく解説しているので、あわせてご覧ください。

書類を送るときは添え状をつけよう

応募書類を郵送する際は、「添え状」を同封するのが基本です。添え状とは、封筒に入っている書類の枚数を正確に伝えるための文書を指します。一般的な書き方がテンプレート化されたものもあるため、ダウンロードもしくは参考にしつつ作成しましょう。
添え状には、ポストに投函する日を記載します。西暦と和暦はどちらで記載しても問題ありませんが、履歴書や職務経歴書の日付と合わせるのがベターです。
添え状の有無が評価に直接つながるわけではありませんが、あったほうが好印象を与えられる可能性があるので、作成しておいて損はないでしょう。

応募書類を封筒に入れるときのマナー

封筒を書き終わった後に応募書類を入れる際も、油断せず以下のマナーに注意しましょう。

書類の向きは上下左右をすべて揃える

応募書類を封筒に入れる際は、上下左右をすべて揃えましょう。書類が逆さまに入っていたり、それぞれ向きが違っていたりすると、担当者に手間をかけさせてしまいます。印象が下がってしまう恐れがあるため、最終チェックの段階で応募書類の向きを統一させておきましょう。

書類は折れや汚れがつかないように気をつける

応募書類を入れる際は、折れ曲がったり、汚れがついたりしないように注意しましょう。せっかく書類に書いてある内容がきちんとしていても、汚れや折れがあると印象が悪くなってしまう恐れがあります。

書類をクリアファイルに入れる

応募書類が雨や水滴で濡れてしまったり、散らばってしまったりしないように、クリアファイルにまとめてから封筒に入れると安心でしょう。また、「重要な書類を大切に扱っている」と企業に好印象を与えられる可能性もあります。

封筒を閉じたあとは「〆」マークをつける

封筒を糊付けして閉じたあとは、「〆」マークをつけるのが基本です。〆のマークは未開封の意味を表しており、途中で誰も開封していない、ということの証にもなっています。〆マークを「×」と間違えて記載しないように十分注意しましょう。

応募書類を郵送する際のマナーについては、「履歴書郵送時のマナーとは?宛名の書き方や送るときのポイントも紹介」もあわせて参考にしてください。

その他応募書類を郵送するときの注意点

封筒の書き方や書類の入れ方以外にも、以下のように応募書類を郵送する際のマナーがあります。

切手はまっすぐに貼る

切手はまっすぐ貼りましょう。切手が曲がっていたり、シワが入っていたりすると、「雑な人」という印象を与えてしまう恐れがあります。切手を複数枚貼る必要がある場合も、縦にまっすぐに並べて貼るときれいに見えるでしょう。

切手代に過不足がないようにする

封筒に貼る切手代は、過不足がないように気をつけましょう。
切手代が不足している場合、返送されて企業に届かないか、不足分を企業側が支払うことになって迷惑をかけてしまう恐れがあります。
ただし、不足が心配だからと切手代を超過してしまうと、「コストを意識できない人」という印象を与える可能性もあるので、注意が必要です。
正確な切手代で履歴書を送りたいなら、郵便局の窓口に封筒を持って行くのが安心でしょう。

書留は避けたほうが無難

履歴書を書留で送るのは避けましょう。書留だと届いた際に受領印を押さなければならないため、企業側に手間をかけさせてしまう可能性があります。受領印のために業務を止めてしまい、企業側に迷惑をかけてしまうため、書留ではなく通常の郵便で送りましょう。

就活では、封筒の書き方や応募書類の送り方以外にも抑えておくべきマナーが多数あります。
もし就活のマナーに自信がない、不安があるという場合は、プロのサポートを受けられる就職エージェントを活用するのがおすすめです。

若年層の就職・転職サポートに特化しているエージェントのハタラクティブでは、書類対策や就活時の基本マナーについての指導を行っています。プロのアドバイザーが丁寧に教えるので、「就活自体がほぼ初めて」という方も安心です。
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