履歴書郵送時のマナーとは？宛名の書き方や送るときのポイントも紹介

就職活動中の方の中には、履歴書郵送時のマナーが分からないという方も多いのではないでしょうか。特に、封筒の宛名書きは、書類の印象を決める大事な点です。就職活動の第一関門である書類選考を有利に進めるためにも、最低限のビジネスマナーは守って郵送しましょう。このコラムでは、宛名書きの注意点をはじめ、送付状の書き方など、履歴書郵送のポイントを解説しています。これから履歴書を郵送する方は、参考にしてください。

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履歴書郵送時の宛名の書き方

求人に応募した企業から、履歴書を郵送するよう指定されたら、履歴書やエントリーシート、職務経歴書といった必要書類を封筒に入れて郵送します。書類が企業に届いたとき、まず見られるのが封筒の宛名でしょう。封筒の表面は、採用担当者と応募者との、履歴書を通じての最初の接点になります。少しでも良い印象を与えられるよう、正しい書き方を理解しましょう。

1.縦書き

履歴書をはじめ、ビジネス文書を郵送する封筒は、横書きよりも縦書きが一般的です。数字は漢数字で書きます。郵便番号のみ、横書きで算用数字を用いて構いません。
宛先と宛名の文字の大きさ、配置のバランスに気を配り、見栄えよく書き上げましょう。

2.住所は都道府県から記入

履歴書の郵送に必須な宛先の住所は、封筒の右側に記入します。端に寄り過ぎないよう、1cmほど空けると良いでしょう。宛名書きでは、正式名称で記載するのがマナーです。住所は、都道府県名から建物名まで、省略することなく書きましょう。丁目や番地は、「△△―△△」ではなく、「△△丁目△△番地△△号」とした方が、より丁寧で礼儀正しい印象を与えられます。

3.企業名は正式名称で記入

住所と同様、郵送時の宛名は正式名称で省略せずに記入します。住所の書き出しより少し下げて、封筒の中央寄りに配置しましょう。企業名を省略することや株式会社を（株）と記入することは、マナー違反にあたり、失礼です。必ず正式名称で記入してください。

4.宛名に敬称をつけて記入

宛名は封筒表面の中央に、一番大きな字で書きます。
宛名書きでは、敬称にも注意しましょう。敬称とは、「様」や「御中」といった、人名や部署名に敬意を表す言葉です。「様」と「御中」を誤って使わないよう、注意しましょう。
「様」は、個人名につける敬称です。一方、「御中」は会社名や部署名など、団体に対して使うのがマナーとなっています。履歴書を採用担当者個人に郵送する場合は「様」、人事部や採用課といった宛先が指定されている場合は、「御中」を用いりましょう。
担当者が不明の場合、「採用ご担当者様」といった書き方でも構いません。

＜例＞
○○株式会社　人事部　御中
○○株式会社　人事部　採用ご担当者様
○○株式会社　人事部　○○　○○様

5.切手は丁寧に貼る

切手は裏面に水をつけて、封筒の左上に丁寧に貼ります。郵送時に剥がれてしまわないよう、しっかりと貼り付けましょう。セロハンテープのようなもので切手を覆ってしまうと、消印が押せなくなるため避けてください。切手裏面ののり付けが不安なら、のりを使いましょう。シールタイプの切手を購入するのもおすすめです。
また、履歴書のようなビジネス文書を郵送する場合は、切手の枚数が多いのは良くありません。見栄えも悪く、マナーの観点からも避けたほうが無難でしょう。せっかく書いた宛名を隠してしまう可能性もあります。少額の切手を複数枚貼るのではなく、過不足ない切手を1枚貼るほうが、好印象でしょう。料金や貼り方が不安な方は、郵便局に直接持っていってお任せするのが確実でおすすめです。郵送料金については、「6.切手の金額は不足していないか」で後述します。

6.左下に「応募書類在中」と記入

日々たくさんの郵送物を受けとる企業に、「重要な応募書類が入っている封筒である」と認識してもらうため、宛名の左下に「応募書類在中」または「履歴書在中」と記入します。目立つよう、朱色のペンで記入し、定規を使って文字の周りを四角で囲んでください。

宛名書きに適したペン
履歴書を郵送のため、封筒に宛名を書くときは、筆記用具にも気を配りましょう。
履歴書を入れる封筒が大きめなので、先の細いペンでは文字とのバランスが悪くなってしまいます。封筒と文字の大きさのバランスを考慮して、0.7mm～1.6mm程度の太めのペンを選びましょう。油性のサインペンやボールペンがおすすめです。
鉛筆やシャープペンシル、水性ボールペン、消せるボールペンなどは、郵送中に雨に濡れたり、摩擦などで文字が滲んだり消えたりする可能性があります。宛名が消えてしまったら、応募先へ届かないこともあるでしょう。届いたとしても、企業側からマイナスイメージを持たれかねません。使用は、避けた方が良いでしょう。
黒以外のカラーペンは、ビジネスシーンではふさわしくないとされています。できる限り、黒色のペンを用意しましょう。

7.封筒裏面のマナー

履歴書を郵送する際は、宛名を書く封筒の表面だけでなく、裏面のマナーも守りましょう。
封筒裏面の左下には、送り主の住所や氏名を記入します。表面と同様に、郵便番号のみ横書きで、ほかは縦書きで記入してください。省略せずに書くこと、住所より氏名を大きく書くことなど、基本的な書き方は、宛名と同じです。表面の宛名よりは、全体的に小さく書きましょう。大学生の場合は、学校名や学部、学科名も記入しておくと、「誰から郵送されてきた応募書類なのか」が一目で分かり、親切です。
また、封筒裏面の左上には投函日を記入しましょう。記入する日付は、郵送する履歴書や送付状の日付と統一してください。

宛名だけじゃない！履歴書郵送時のマナー

履歴書を郵送するときは、宛名書き以外にも注意すべきポイントがあります。マナーを守って宛名を書いても、中身のマナーが守れていなければ、悪い印象を与えてしまいかねません。好印象のまま履歴書を読んでもらえるよう、郵送時のマナーを確認しておきましょう。

1.封筒のサイズと色

履歴書郵送時の封筒は、履歴書を二つ折りにしたまま入るA4サイズ、またはそれに近いサイズが良いでしょう。市販の封筒で履歴書送付に適したサイズは、角形A4号か、角形2号です。
このサイズであれば、応募書類に折り目をつけることなく封筒に入れられます。余計なしわができないため、書類の見栄えも良いでしょう。
履歴書を入れる封筒は、絵柄や模様のない白色無地が一般的です。フォーマルで上品なイメージの白色が、最も好印象を与えるといわれています。黒字で書く宛名や、赤字で書く「履歴書在中」の文字が映え、見やすいでしょう。「履歴書を入れる封筒は何色？手渡しでも必要？入れ方や書き方も解説します」で、封筒の選び方を詳しく解説しているので、参考にしてください。

2.送付状

履歴書を郵送する際は、封筒に送付状を同封します。
送付状とは、封筒の中にどのような書類がどれだけ入っているか記したものです。挨拶状としての役割もあります。採用担当者に送付した書類の内容をしっかりと伝えるために、同封したほうが好印象を得られるでしょう。送付状は、採用担当者が開封したとき最初に目にする書類です。書類選考の第一印象を決めるともいえる書類ですので、ビジネスマナーに従って作成しましょう。送付状は、下記のように記載します。

＜送付状の作成例＞

○○年○○月○○日

○○株式会社
人事部　採用ご担当者様

〒△△△―△△△△
○○県○○市○○△△―△△
電話番号：090―△△△△―△△△△
e-mail：○○○○＠○○．com
山田　太郎

応募書類の送付について

拝啓　貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社の求人に応募させて頂きたく、下記の通り応募書類を送付いたします。
ご検討の上、面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒ご査収のほど、よろしくお願い申し上げます。

敬具

記

履歴書　1枚
職務経歴書　1枚

以上

上述の例のとおり、右寄せにすべき項目と、中央寄せにすべき項目があるので、注意して書きましょう。右上の日付は、送付年月日です。履歴書や封筒に書く日付と統一しましょう。宛名や署名も、封筒と同様に省略せず、正式名称で記入します。送付状については、「送付状も入れよう！応募書類を送るときのビジネスマナー」も一読ください。

3.封筒への入れ方

履歴書を郵送する際は、送付書類をクリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。封筒と同じく、絵柄や模様のない、無色透明のものを選んでください。クリアファイルに入れることで、折れたり、汚れたり、雨に濡れたりすることを防止するためです。また、封筒に宛名を書くのは、書類を入れる前にしましょう。中の書類にインクや筆跡が移ることを防ぎます。
書類は、送付状に記載した順番通りに入れてください。送付状を一番上にして、履歴書、エントリーシートや職務経歴書の順番で入れましょう。そのほかに送付する書類があれば、これらの下に入れます。送付状記載内容と一致しているか、確認しながら封入しましょう。

4.封筒の糊付けと〆マーク記入

書類の準備ができたら、封筒をしっかり糊付けして封をします。
どんなに時間をかけて履歴書を作成し、封筒に宛名を書いても、企業側に届かなくては元も子もありません。郵送中に封が開いて中身が紛失してしまうことがないように、粘着力の高い糊で糊付けしましょう。
液体のりは、粘着力が強く剝がれにくい一方で、つけ過ぎるとはみ出して封筒が汚れてしまったり、よれてしわになりやすい面もあります。両面テープやテープ型ののりを利用しても良いでしょう。スティックのりやセロハンテープなどは、剥がれやすいためおすすめできません。
のりが完全に乾いたことを確認したら、封をした境目に「〆」の文字を一筆で書きます。これは、封書を閉じたあとに、誰にも開けられていないという意味を示す、「封字」です。より丁寧な印象を与えられるでしょう。

履歴書郵送前のチェックポイント

履歴書郵送にあたり、すべての書類が整ったら、封筒に入れる前とあとに、再確認しておきましょう。自分のチェックが不安な場合は、家族や友人にダブルチェックをお願いして、客観的に見てもらうのも一つの手です。後悔を残さないためにも、できることはすべてやり切りましょう。

1.誤字脱字がないか

封筒の宛名や履歴書、送付状など、すべての書類において、誤字脱字がないか確認しましょう。
誤字脱字を見つけた場合、修正テープを使って修正するのは厳禁です。書き直すことをおすすめします。どうしても郵送までの時間的余裕がないときは、二重線を引いてその上から訂正印を押すことで対応しましょう。訂正印を使った修正の仕方は、「履歴書を修正する最後の手段！訂正印の使い方」を参考にしてください。

2.必要書類はすべて封入されているか

宛名を書いた封筒に入れて郵送するまえに、必要な応募書類が揃っているか、もう一度確認しましょう。企業によっては、履歴書やエントリーシート、職務経歴書といった書類のほかに、郵送する書類を指定している場合もあります。求められている書類がすべて用意できているか、確認しましょう。また、郵送前にコピーを取り、手元に控えを残しておくと、今後の選考にも役立ちます。

3.宛先は間違っていないか

用意した履歴書や送付状と、封筒に書いた宛名が合っているか、今一度確認してください。就職活動中は、複数の企業への応募書類を用意しているときもあるでしょう。間違った宛名の封筒で郵送してしまうと、ほかの企業に向けた志望動機が書かれた書類を送ることになります。先方に失礼なうえ、選考突破も難しく、台無しになってしまうでしょう。細心の注意を払って、宛名・宛先と、封筒の中身が一致しているか、確認してください。

4.書類の向きや順番が正しいか

履歴書や送付状などの書類を封筒に入れるときは、順番や向きにも気を配りましょう。順番は、先述のとおり、送付状を一番上にし、送付状に記載した順序で並べます。封筒の宛名を書いた方に書類の表面が出るよう、表裏や上下を揃え、クリアファイルにまとめてから封筒に入れましょう。まとまりが良く、整然としたイメージを与えることができます。

5.しっかり封をしてあるか

封筒に履歴書を入れたあとは、封筒のフタの全面に、のりがついて封がされていることを確認しましょう。のりがついているのが端や中央だけでは、郵送時に破れてしまったり、開いてしまったりする心配があります。最終確認を怠らないようにしましょう。

6.切手の金額は不足していないか

先方に確実に書類を郵送するには、切手の料金にも注意が必要です。角形A4号か角形2号の封書は、どちらも定形外郵便になります。料金が不足してしまうと、差出人に戻されるか、受取人が不足分を負担することもあるようです。受取人にお金と手間を掛けさせることになるうえ、ルーズでネガティブなイメージを持たれかねません。不安な場合は、郵便局の窓口に直接持っていくのが、確実で安心です。A4サイズが入る角形A4号または角形2号の場合、料金は書類の重さによって異なります。2021年9月現在の郵送料金は、以下のとおりです。

参照元
日本郵便株式会社

定形外郵便では、最大1kgまでの書類を郵送できます。なお、A4サイズに入りきらない書類を送る場合、宅配便を使うのはNGです。履歴書や応募書類は、信書に該当します。信書の郵送は日本郵便以外が行ってはならないと、法律で定められているためです。

7.封筒の汚れや傷がないか

履歴書を郵送する際は、応募書類や封筒が汚れていないか、宛名の文字が滲んでいないか、折り目がついてしわができていないか、投函前に確認しましょう。
ポストに投函するまでの間や、郵便局の窓口に持っていくまでの間に、カバンの中で破れたりしわができたりすることもありえます。持ち運びする際も、封筒ごとクリアファイルに入れるか、ほかの荷物と分けて持つなど、対策を取った方が良いでしょう。

8.締切日までに間に合うか

どれほど時間を掛けて書類や宛名を書いても、期限に間に合わなければ意味がありません。提出締切日に間に合うように郵送しましょう。
郵便物が届くのは、近場でも大抵の場合、1日から2日ほど掛かるとされています。距離が遠い場合や、土日や祝日を挟む場合は、それ以上の日数が掛かるでしょう。また、大きなイベントごとの開催や、天候不順によって、遅延が発生することも考えられます。締切日に間に合うよう、日程に余裕を持って準備しましょう。どうしても締め切り直前になってしまう場合は、速達を使うのも手です。詳しくは、「履歴書は速達で送っても大丈夫？」をご覧ください。

履歴書郵送後に報告メールは必要？

応募書類の提出は、封筒を郵送して終わりではありません。採用担当者のメールアドレスが分かるのであれば、応募書類を郵送した旨をメールで連絡しておきましょう。採用担当者に、「何日か後に応募書類が届く」ということが伝わり、丁寧な印象を与えられます。万が一郵送トラブルが起きて、応募先に届かなくても、何かしらの対応をしてくれるでしょう。

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