面接で使う履歴書のマナーって？手渡しと郵送に違いは？

面接で履歴書をもってきてほしいと指示されたとき、どのように持参したらいいか分からないという人もいるかもしれません。
こちらのコラムでは、履歴書を持参するときや郵送するときのマナーについて紹介します。

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◆面接に履歴書を持っていくときのマナー

面接で履歴書を提出するとき、むき出しで持参すると良い印象をもたれない可能性があります。
履歴書は封筒やクリアファイルに入れて持っていけば、濡れたり折れたりしないのでおすすめです。

封筒で持参する場合は、茶封筒ではなくA4サイズの白封筒を使用しましょう。
直接手渡しをするときは、添え状や宛名は不要です。
封筒には「履歴書在中」または「応募書類在中」と左下に赤字で記入します。
封筒の裏面に自分の住所と名前、提出日を書いておきましょう。新卒の方は大学名も必須です。
鞄は書類が折れない大きさのものを選ぶと、就職や入社後にも役立てることができます。

◆渡すときは封筒から出そう

履歴書は鞄の出しやすいところに入れておくとスムーズな受け渡しができます。
その際、書類が折れる原因になるような物を鞄の中に入れないようにしましょう。
冷たい飲み物と一緒に入れるのも注意が必要です。水滴で大事な書類が濡れてしまわないように気をつけましょう。

面接などで手渡しする場合は、封の糊付けは不要です。
封筒から出して、履歴書を封筒の上に重ねるようにして両手で渡しましょう。
「よろしくお願いいたします」など挨拶をしながら、面接官が読みやすい向きで渡すと良い印象に繋がります。

履歴書を渡すタイミングは、基本的には面接官に求められてから。もしも忘れているようだったら自分から尋ねてみましょう。
履歴書を受付で提出するよう指示されたときは、封に入れたまま渡します。
受付での対応も面接官に対するのと同じように丁寧に行いましょう。
受付で礼儀正しさをチェックされたり、面接のときは人事が受付を行なっていたりすることも。

控え室で待たされる場合や面接官が後に入ってくるときは、机の上に履歴書を出しておくと面接をスムーズに行うことができます。
どのように対応したら相手が受け取りやすいかを考えることが大切です。

◆履歴書を郵送するときのマナー

就職活動や転職活動において、書類選考や面接の流れをよくするために履歴書を先に郵送する場合があります。
手渡しとは異なるマナーがあるので注意しましょう。

・書類が折らずに入る大きさの封筒を選ぶ

A4サイズの封筒を選ぶことで応募先の企業がコピーをとるときなどの手間を省くことができます。
郵送の際、白封筒を利用すると透けにくい利点がある他、茶封筒は企業のDMとして使われることが多いので差別化を図ることが可能。
書類はクリアファイルに入れておくと雨濡れや折れる心配が減少します。

・添え状を入れる

添え状とは、送付した書類の概要が分かる紙のことで、カバーレターや送付状とも呼ばれています。
同封することで企業に礼儀正しさや好印象を与えることも。
添え状はパソコンで作成することが多いですが、手書きでも問題ありません。

・宛名の会社名や住所はもちろん、自分の住所も省略しない

履歴書を郵送するときは、正式な会社名や住所で送る必要があります。
株式会社を（株）と記入するのは避けましょう。

・切手の選び方にも注意

切手料金が足りないなどのトラブルを避けるためにも、郵送物は郵便局の窓口で手続きするのがおすすめです。
先方に料金請求がいくと印象が悪くなる可能性も。
また、切手の柄はキャラクター物などは避けたほうが良いでしょう。

・「御中」と「様」の使い分けに注意

「御中」は企業名や部署名の後に使用し、「様」は個人名の後に使います。
「人事部御中」「人事部○○様」のように使い分けましょう。
敬称を重複させた「人事部御中○○様」のような形はNGです。

・封筒の左下に赤ペンで「履歴書在中」or「応募書類在中」と書く

封筒に「履歴書在中」または「応募書類在中」と記入すれば、それが応募書類だとひと目でわかります。
採用担当者に優先的に開封してもらえる可能性が高まる他、開封するときに応募書類を切られないように注意してもらえる利点があります。
書類を書く機会が多い人は「履歴書在中」と書かれたスタンプを購入するのも一つの手です。

その他、担当者の名前が不明なときは「ご担当者様」と記入しましょう。
自分の住所の上に投函日を書き、〆を忘れずに郵送します。

◆履歴書を渡す・送る前に見直そう

面接前や郵送をする前に履歴書を見直しておくとミスを防ぐことができます。
見直すべきポイントは以下の通りです。

・自分用にコピーをとっているか
・誤字や脱字がないか
・日付は持参した日または投函日になっているか
・自己PRや志望動機が抽象的な内容になっていないか
・表記は統一されているか
・証明写真に清潔感はあるか

面接前に自分の履歴書をコピーしておくと、どのようなことを書いたのか見直すことができます。
書類と面接の回答内容が矛盾しないようにしっかりと対策を練っておきましょう。
履歴書に日付を書き忘れてしまうと、書類を使いまわしたと判断される場合も。
また、誤字や脱字が多いと、仕事の正確性を疑われてしまう可能性もあります。

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