履歴書はダウンロードしたものを使ってもいい？市販品との違い

書類選考で使用する履歴書を用意するときに、市販品を購入するかWebからダウンロードするか悩むこともあるでしょう。Webでダウンロードした履歴書を使用すれば、いつでも必要なときに作成できます。しかし、市販品と設けられている欄が異なるフォーマットもあるため、ダウンロードする前に必要な項目が揃っているか、自分に合ったフォーマットかを確認することが大切。コラムでは、履歴書のダウンロード方法やパソコンで作成するコツをまとめました。

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履歴書はダウンロードしたものを使っても問題ない？

就職や転職で使用する履歴書は、Webからダウンロードしたひな形を使用しても問題ありません。Web上には多くの履歴書のひな形・フォーマットがあるので、自分の使いやすいものをダウンロードしましょう。
ただし、企業によってはダウンロードした履歴書の使用を不可としている場合があります。転職希望先に履歴書の規定があるか、事前に確認しましょう。さらに、ダウンロード自体は問題なくてもフォーマットが指定されるケースもあるようです。

履歴書はダウンロード？手書き？面接官が抱く印象

履歴書をパソコンでダウンロード、または手書きのどちらを使用しても問題ないと考える面接官は多いようです。しかし、それぞれどのような印象を抱かれるのか、疑問に思う人もいるでしょう。
以下にご紹介しますので、参考にしてみてください。

ダウンロードしパソコンで作成した履歴書の印象

ダウンロードした履歴書は、「文字が読みやすい」「パソコンスキル・文章作成能力があるかどうか判断しやすい」などの意見があります。
特に、事務やシステムエンジニアなどのように、業務でパソコンを使用する機会が多い職種へ応募する際は、ダウンロードした履歴書の方が好印象となることも。手書きの履歴書と比べ、基礎的なパソコン知識があることを面接官へ示せるという利点もあります。

手書きの履歴書の印象

手書きの履歴書の場合は、「丁寧に書かれているか」「走り書きしていないか」を見て、応募者が面接に対し真摯に向き合っているかどうかを判断するという意見があります。
履歴書の文字がきれいかどうかよりも、丁寧に記入していれば「仕事を丁寧にやってくれる人」「真剣に採用を目指している人」といった好印象を抱く面接官もいるようです。

ダウンロードした履歴書のメリットとデメリット

ダウンロードした履歴書を使用する場合のメリットとデメリットを、それぞれご紹介します。

ダウンロードした履歴書のメリット

ダウンロードした履歴書にパソコンで入力する場合のメリットは、以下のとおりです。

・文字が読みやすい
・誤字や脱字の修正が容易にできる
・Webエントリーに使用できる
・履歴書を購入する費用を節約できる
・基礎的なパソコンスキルがあることを示せる

手書きで履歴書を記入する場合と比べ、パソコンで入力した文字は読みやすく、誤字・脱字の修正が容易にできる点が大きなメリットといえます。Webで応募を受け付けている企業であれば、作成した履歴書データをそのまま送信することも可能です。
また、就職・転職活動中は複数の企業へ応募すると考えられますが、市販の履歴書を都度購入するよりも、自宅で印刷する方が費用を節約できることもダウンロードならではのメリットといえるでしょう。

ダウンロードした履歴書のデメリット

パソコンでダウンロードした履歴書を使用する際は、自身の文字で熱意を伝えられないのがデメリットといえます。手書きであれば人それぞれ文字に個性があり、応募者の心情を垣間見れることもありますが、パソコンは誰が書いても同じ字です。
企業によってはダウンロードした履歴書よりも手書きのものを高く評価するケースもあると覚えておくのが賢明でしょう。

履歴書をダウンロードするときに知っておきたいこと

パソコンでダウンロードした履歴書を使用するときに、知っておくべきことを以下にご紹介します。失敗すると、手書きよりも読みづらい履歴書になる可能性があるので注意が必要です。

読みやすい文字サイズやフォントにする

一般的に、読みやすいとされている履歴書の文字サイズは「10.5～11pt」、フォントは「明朝体」です。しかし、これ以外が履歴書として不適切とは一概に言い切れません。
たとえば、見出しの文字サイズだけを2ptほど拡大し、フォントに「ゴシック体」を使用するのは良いでしょう。ただし、全体の統一感が崩れないよう注意が必要です。
文字サイズやフォントについて、応募先企業から指定があれば従いましょう。

印刷の際はコピー用紙を避ける

ダウンロードした履歴書へ入力が完了したら印刷しますが、コピー用紙は避けましょう。一般的なコピー用紙は薄く破れやすいため、用紙の準備が間に合わなかった急ごしらえの履歴書という印象を与えてしまう可能性も。
履歴書を印刷する際は、「履歴書印刷専用紙」が最適です。もしくは「上質紙」の厚口（厚さ約0.2mm）や、最厚口（厚さ約0.15mm）を使用しましょう。

JIS規格の履歴書が基本

「JIS規格の履歴書」とは、日本国内において規格が定められ、全国的に統一された履歴書のフォーマットを指します。志望動機や特技、自己PRなどを1つの欄にまとめて記入するのが「JIS規格の履歴書」の特徴です。
ダウンロードした履歴書、または手書きのどちらの場合でも、一般的にはJIS規格を使用するのが無難でしょう。ただし、冒頭でも説明したように、応募する企業から使用する履歴書のフォーマットに指定がある場合はそれに従います。

ダウンロードした履歴書の書き方

パソコンでダウンロードした履歴書の書き方を、記入欄ごとに解説します。記入漏れやミスがないよう確認しましょう。

基本情報

基本情報欄には、一般的に以下の項目があります。記入方法と注意点を挙げますので、参考にしてみてください。

履歴書の名前欄には、ふりがなを記入するスペースがあります。ひらがなで「ふりがな」と記載されていれば、ひらがなで。カタカナで「フリガナ」と記載されている場合は、カタカナで記入しましょう。また、住所欄で番地を記入するときは「ー（ハイフン）」で省略せずに、「丁目」「番地」「号」などの正式名称を使用します。

学歴

学歴を記入する際は、まず1行目の中央に「学歴」と書きます。2行目に高校入学、3行目に高校卒業、4行目に大学入学、5行目に大学卒業という順で記入。学校名や学部名は省略せず、正式名称で書きましょう。
「年」に使用するのは西暦でも元号でも問題ありませんが、どちらかに統一します。

職歴

職歴を記入するときも学歴と同様に、まず中央に「職歴」と記入します。「学歴・職歴」となっている場合は、学歴を書き終えた後1行空けてから職歴を書きましょう。
2行目に、「入社年月」と「会社名」「担当した業務内容」を記入。3行目に「退社年月」「会社名」「退職理由」を書きます。職歴の最後に「現在に至る」、右下に「以上」と記入しましょう。
会社名や部署名、役職名などは省略せず正式名称を使用します。

資格

履歴書に資格を記入する際は、受験日や交付日ではなく「取得した年月日」の順に、正式名称で書きましょう。主な資格の正式名称は以下のとおりです。

・普通自動車免許：普通自動車第一種運転免許 取得
・英検：実用英語技能検定〇級 取得
・TOEIC：TOEIC公開テスト〇〇点 取得
・簿記：日本商工会議所簿記検定〇級 取得

なお、普通自動車免許の「（AT限定）」は、省略しても問題ないでしょう。

志望動機

志望動機を書くときの大切なポイントは、「なぜ応募したのか？」を明確に示し、「入社後どのように会社へ貢献できるか」を具体的に伝えることです。また、ほかの企業ではなく、応募先企業へ入社したいと思った理由を伝えます。
このとき、自己PRと混同して書いてしまわないよう注意しましょう。

自己PR

自己PRは、履歴書においてとても大切な項目です。応募先企業が求める人材に合った自身のスキルや経験を、根拠とともにアピールします。また、「何事にも積極的に挑戦する」「粘り強く取り組める」などの性格面をアピールすることも可能です。
ダウンロードした履歴書・手書きのどちらの場合も、結論を先に書き、具体的な理由は後に記入するよう心がけましょう。

趣味・特技

趣味・特技を記入するのは、入社後に業務で活かせる内容であるか、面接官と会話が広がるかどうかを基準に選びましょう。
たくさん書くよりも、1～2つに絞る方が効果的といえます。

本人希望

本人希望欄は、「貴社の規定に従います」と記入するのが一般的です。
「この条件を満たせない限り入社できない」という意思を伝える項目なので、給与や待遇などの希望は記入しないようにしましょう。「何を書くべき？履歴書の本人希望欄」のコラムでも解説しています。

手書き・ダウンロードした履歴書のどちらの場合も、一般的に上述した項目があるので、空欄がないよう一つひとつ埋めていきましょう。また、履歴書の証明写真としてふさわしい写真の基準を詳しく知りたい方は「Web履歴書の写真はスマホで良い？なしはNG？サイズや貼り方を解説」を参考にしてください。

ダウンロードした履歴書が不安なら第三者へ相談しよう

ダウンロードした履歴書を使用するのが不安なときは、第三者へ相談するのも一つの手です。身近に相談できる相手がいればもちろん良いですが、いない場合は転職エージェントに頼るのがおすすめ。履歴書の書き方だけでなく、就職・転職活動に関する悩みにもアドバイスをもらえます。1人で解決できない就職や転職の悩みは、プロに相談してみましょう。

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監修者：室谷彩依就活アドバイザー

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