応募書類を入れる封筒は何を選べば良い?書き方や郵送時のマナーも紹介

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この記事のまとめ

  • 就職・転職活動では、応募書類を入れる封筒の選び方や書き方にも配慮したほうが良い
  • 応募書類を入れる封筒のサイズは「角形2号」が適している
  • 応募書類を入れる封筒の色は「白」がおすすめ
  • 応募書類は、折れや雨濡れ防止のためクリアファイルに挟んでから封筒に入れよう
  • 応募書類を入れた封筒の宛名書きは、住所や企業名を略さず書くのがマナー

「応募書類の封筒はどんなのを選べば良い?」と悩む方もいるでしょう。就職・転職活動において、応募書類を入れる封筒は最初に採用担当者の目に留まるため、印象を左右する要素になることも。そのため、就職・転職活動に適した封筒を選び、マナーを守った対応に努めるのが得策です。当コラムでは、応募書類を入れる封筒の選び方や書き方を紹介。また、郵送時の基本的なマナーや注意点などもまとめているので参考にしてください。

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応募書類を入れる封筒にも配慮が必要?

就職・転職活動では、応募書類を入れる封筒の選び方や書き方にも配慮が必要です。せっかく応募書類の内容が良くても、封筒のマナーが守れていないと、採用担当者への印象を下げてしまうリスクがあります。応募書類を提出する際は、書類不備の確認はもちろん、封筒の種類や送付時の対応方法が適切かどうかにも注意を払いましょう。

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応募書類を入れる封筒の選び方

就職・転職活動で応募書類を入れる封筒を選ぶ際のポイントは、サイズと色です。それぞれの詳細を以下で確認しておきましょう。

封筒のサイズ

封筒のサイズは、A4サイズの書類を折らずに入れられる角形2号が適しています。応募書類にそれほど厚みがないのであれば、角形A4号を使用しても良いでしょう。なお、市販の履歴書セットには履歴書を三つ折りにしてしまえる長形の封筒がついてくることがあります。しかし、折り目が増えると見栄えが悪くなるだけでなく、採用担当者が応募書類を出し入れしづらくなるため、就職・転職活動での使用はあまりおすすめできません。

封筒の色

就職・転職活動の応募書類を入れる封筒の色は、白が無難です。茶封筒でもマナー違反ではありません。しかし、茶封筒は事務処理で使われることが多い傾向にあるため、応募書類がほかの書類や郵便物に紛れてしまうリスクも。その点、白封筒なら目立ちやすく、清潔感のある印象も与えられるでしょう。応募書類を入れるのに適した封筒を知りたい方は、「履歴書を入れる封筒の色とサイズは?書き方や注意点も解説」のコラムもあわせてご覧ください。

応募書類を封筒に入れる際の3つのポイント

封筒に入れる応募書類は、折れたり汚れたりしないよう保護するとともに、入れる順番にも気を配る必要があります。封筒に入れる応募書類は、エントリーシートや履歴書、職歴がある場合には職務経歴書が一般的です。以下を参考に、自分が提出すべき応募書類を適切な形で封筒に収めましょう。

1.応募書類はクリアファイルに入れる

応募書類を送付する際は、折れや雨濡れを防ぐためにクリアファイルに収めたうえで封筒に入れます。クリアファイルは新品で無色透明なものを選びましょう。100円ショップで安く手に入るので、就職・転職活動に際して何枚か持っておくと便利です。

2.応募書類は入れる順番に気をつける

応募書類は封筒の表面を上として、上から送付状・履歴書・エントリーシート・その他提出を求められた書類の順で入れましょう。応募書類の向きも上下がそろうように気をつけてください。

郵送するなら送付状を添えよう

ビジネスの世界では、書類を郵送する際は送付状を添えるのがマナーとされています。送付状のことを「添え状」ということもあります。就職・転職活動においても送付状があると、ビジネスマナーを守った丁寧な印象になるでしょう。送付状には簡単な挨拶と書類を送った旨を書き、同封した応募書類の種類とそれぞれの枚数を箇条書きにします。封筒を開けた人は送付状を見ることで、何の書類がどれだけ入っているかの判断が可能です。

3.履歴書は二つ折りで提出する

履歴書は市販のものでも自分でパソコンを使って作成したものでも、二つ折りで提出するようにしましょう。市販の履歴書は一般的に二つ折りにしたA4、B5サイズで販売されているため、それ以上折らずに封筒に入れてください。自分で作成する場合はプリントアウトしたものを裏返して置き、上下の角を合わせたら、定規を使って折ります。角がずれていたり、折り目が曲がっていたりすると雑な印象を与えかねないため、丁寧に折りましょう。

応募書類を入れる封筒の書き方を知ろう

応募書類を入れる封筒は、選び方だけでなく、宛名などの書き方にもマナーがあります。以下では、応募書類を入れる封筒の書き方を表面と裏面に分けてまとめました。応募書類を提出する前に、記載漏れや書き損じなどがないか確認する際の参考にしてください。

表面の書き方

まずは応募書類を入れる封筒の表面の書き方について見ていきましょう。封筒の宛名書きをする際は、1.0mm以上の黒色ボールペン、または宛名書き用のサインペンがおすすめです。水性のものは濡れた際にインクがにじんでしまうため避けましょう。油性のものを使う際も裏移りする可能性があるので注意が必要です。

応募先住所を右側から省略せずに書く

応募書類の封筒の書き方は、一般的に横書きではなく縦書きです。応募先住所は封筒表面の右側に都道府県名から省略せず書きましょう。番地は「1‐2」などと書くのではなく「1番地2号」と書きます。縦書きの場合、数字は漢数字で書くのが基本です。建物名や階数まできっちりと書きましょう。階数は「3F」と書くより、「3階」と書いた方が丁寧です。住所が長い場合には、建物名や番地の前などで改行して書きます。改行したら書き出しを1文字下げると見やすくなるでしょう。

「様」と「御中」を使い分ける

封筒の宛名書きで注意したいのが「様」と「御中」の使い分けです。宛先が会社や部署の場合には「御中」を、宛先が個人の場合には「様」を使います。そのため、部署までしか分からない場合には「△△部△△課御中」もしくは「△△部△△課採用ご担当者様」と書き、担当者名が分かる場合には「△△部△△課△△様」と書きましょう。応募書類を送付する宛先が個人なのかそうでないのかによって、「様」と「御中」をしっかり使い分けることがポイントです。

「応募書類在中」と記入する

住所と宛名を書き終えたら、採用担当者に応募書類が入っていることを判別してもらうため、封筒の表面左下に赤ペンで「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と書き、四角で周りを囲みましょう。周りを囲む際には定規を使ってきっちり丁寧に囲んでください。きれいに書く自信がなかったり、送る履歴書の量が多かったりする場合には、文房具屋で売っているハンコを押しても良いでしょう。

裏面の書き方

応募書類を入れる封筒の表面を書き終えたら、裏面を書きましょう。裏面には投函日と自分の住所や名前を書いて、封をしたあとに「〆」マークを書きます。

投函日は応募書類の日付と合わせて左上に記入する

封筒の裏面左上に投函日を書きます。この投函日は、封筒の中に入っている送付状や応募書類の日付などと合わせましょう。そのため、送付状や履歴書などの作成日を空欄にしておき、提出する直前にすべての応募書類の日付に投函日をまとめて記入するのがおすすめです。

自分の住所と名前は左下に書く

自分の住所は封筒の裏面左下(投函日の下)に書きます。自分の住所を記載するときも都道府県名から書き、マンション名や部屋番号まで省略することなく正確に書きましょう。住所の左横には、住所の文字より少し大きめに名前を書きます。

封のとじ目に〆マークを書く

封筒の表面と裏面を書いて、応募書類などを封筒に入れたら封をします。フタの部分にのり付けして封をしたら、封のとじ目部分中央に〆マークを書きましょう。封をする際に液体のりを使うと封筒が汚れたり、シワになったりする可能性があるため、スティックのりを使うのがおすすめです。セロハンテープは剥がれやすく、見た目もきれいではないため使わないようにしてください。〆マークは「締」を簡略化したものです。「〆」は「×」のマークとは異なるため気を付けましょう。応募書類を入れる封筒の書き方については、「履歴書の封筒の書き方とは?手渡しでも必要な理由や送付時の注意点も紹介」のコラムも参考にしてみてください。

応募書類を入れる封筒の書き方や送付時の3つの注意点

応募書類を入れる封筒の書き方や送付時における注意点をご紹介します。それぞれの内容を以下でしっかりと確認し、応募先企業に失礼がないようにしましょう。

1.住所や宛名は略さない

前項で説明したように、応募書類を入れる封筒の宛名を書く際には、住所や企業名を略さないようにしましょう。住所を書く際には都道府県からきちんと書くようにし、建物名も省略せずに書きます。番地は△番地△号という書き方をするのがおすすめです。また、漢字や名称を略すと相手に失礼となるだけではなく、きちんと届かない可能性もあるため注意しましょう。特に、企業名は「(株)」などと略さず、「株式会社」と書くのがマナーです。

2.手渡しの場合は宛先を封筒に記入しない

応募書類を郵送せずに手渡しする場合には、封筒に郵便番号や住所は書かず、切手も貼りません。また、封筒ののり付けや〆マークの記載も不要です。それ以外に関しては、先述した封筒の書き方と基本的に同じで良いでしょう。なお、送付状も基本的には必要ありません。応募書類を入れた封筒を手渡しする際のマナーについては、「履歴書を手渡しするときは封筒なしでも良い?持参する際のマナーも解説!」のコラムで詳しく説明しているので、ぜひご覧ください。

3.切手の料金は過不足がないようにする

応募書類を郵送する際は、切手料金の過不足がないように注意しましょう。料金不足の場合、送り主に書類が返送されるか、相手先の企業に不足分の金額が請求されます。締め切りに遅れたり、企業にマイナスな印象を持たれたりする可能性もあるので気をつけましょう。逆に、料金が不足しないよう多めに切手を貼るのも、採用担当者に「コスト意識がない」と思われる恐れがあるためおすすめできません。料金のミスに不安があれば、郵便局の窓口から出すと良いでしょう。郵便局ではその場で重さを量って必要な金額を提示してくれるため、切手料金の過不足を防ぐことができます。

受け取る側のことを考えて準備しよう

切手料金の過不足に加え、「小額の切手を大量に貼りつける」「キャラクター柄の切手を使う」といった対応も、マイナスイメージに繋がるリスクがあるので避けたほうが無難です。受け取る側がどう感じるかを考えたうえで、投函前にもう一度封筒を見直してみましょう。

応募書類を入れる封筒の書き方や送り方を理解しよう

前述のとおり、応募書類を企業に郵送した場合、採用担当者がまず目にするのは封筒です。応募書類にばかり気を取られ、封筒の書き方でマナー違反をしてしまうと、マイナスのイメージを与えてしまう可能性もあります。第一印象を悪くしないためにも、応募書類を入れた封筒の書き方や送り方を理解して、マナーに沿った丁寧な対応に努めましょう。

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