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応募書類を入れた封筒で…就活の運命が決まります!

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【このページのまとめ】

  • ・応募書類の送り方で、ビジネスマナーや常識が判断される
    ・封筒のサイズは角型2号、色は白を選ぼう
    ・送付状をつけると丁寧な印象になる
    ・投函した日付、封字の書き忘れに注意しよう
    ・窓口で出して切手の料金不足を防ごう

就活をしていると、履歴書や職務経歴書の郵送提出を求められる場合があります。
この時、「書類は完璧だけど、送り方は自己流」という人は要注意。送付時のマナーを破ると「常識がない」と判断され、思わぬところで不採用になるかもしれません。

コラムを読んで、郵送時の正しいマナーを身につけましょう!

◆応募書類はどうやって送る?

就活や転職活動で応募書類を送る際は、書類に不備がないか確かめるのはもちろん、送付マナーにも充分注意しましょう。
送付時に気をつけたい項目についてご紹介するので、封筒を書く前に確認してみてください。

【封筒のサイズ】

封筒のサイズは書類を折らずに入れられる角型2号を選びます。
履歴書を購入すると縦長の封筒がついてくることがありますが、履歴書を3つ折にしなければいけない封筒はやめましょう。
書類に折り目がない方が、担当者が書類をコピーする、またはファイリングする時に扱いやすくなります。

【封筒の色】

茶封筒でもマナー違反ではありませんが、人によっては雑な印象を受けることもあるので白封筒にするのが無難。封筒には折れや汚れがつかないように気をつけましょう。

【クリアファイルに入れる】

書類を送付する際は、折れや雨濡れを防ぐためにクリアファイルに収めた上で封入します。
クリアファイルは新品で無色透明なものを選びましょう。100円ショップで安く手に入るので、就活生は何枚か持っておくと便利です。

【送付状をつける】

ビジネスの世界では、書類を郵送する際は「送付状(添え状)」をつけるのがマナーとされています。
就活では絶対必要というわけではありませんが、添え状があるとビジネスマナーを守った丁寧な印象になるでしょう。
添え状には簡単な挨拶と書類を送った旨を書き、同封した書類の種類とそれぞれの枚数を箇条書きにします。封筒を開けた人は添え状を見ることで、何の書類がどれだけ入っているかすぐに判断できます。

【書類を入れる順番】

書類は封筒の表面を上として、上から添え状・履歴書・エントリーシート・その他提出を求められた書類、の順で入れましょう。
上下の向きにも気をつけてください。


◆封筒の書き方を知ろう

封筒を書く時の注意を、表面・裏面にわけてまとめました。見落としている箇所がないか、今一度ご確認ください。

【表面】

・略さずに書く
住所のビル名や宛名の会社名は、略さず正式名称で書きましょう。社名が長いからといって、(株)を使うのはマナー違反です。

・「様」と「御中」に注意
個人宛の場合は「様」、部署や企業宛の場合は「御中」を使用します。
「〇〇様御中」という使い方は間違いなので、必ずどちらか一方にしてください。

・応募書類在中
封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と書くと、封筒がDMと混ざることなく人事担当者の手元に届きます。
書類の内容によっては「履歴書在中」「エントリーシート在中」などとしても良いでしょう。文字を四角で囲んで目立たせるのが一般的な書き方です。

【裏面】

・略さずに書く
自分の住所もマンション名などを省略せずに書きます。表面の住所や宛名より心持ち小さな字で書くと良いでしょう。

・日付は左上に
封筒の左上に投函した日付を記載しましょう。この日付は必須ではありませんが、書いておくと何らかのトラブルで担当者に書類が渡るのが遅れた際に、締め切りを破ったわけではないと判断してもらえます。
日付は縦書きの漢数字で、元号から書きましょう。

・セロハンテープは使わない
セロハンテープやシールはほかの人が開封し、再び封をしたとしてもその形跡が残りません。
重要な書類を送付する際は糊を使うのがルールとなっています。

・封字を入れる
糊で封をしたら、封の境目に封字を書き入れましょう。封字には、他人の開封を防ぐとともに、一度も開封されていないことを証明する役割があります。
「〆」を使うのが一般的ですが、「×」と間違う人が多いので気をつけましょう。


◆送付の時に気をつけること

郵送の際は、切手の料金不足に注意してください。郵便物は重量や封筒の大きさによって料金が変わってきます。自分で重さを量ってポストに投函しても良いのですが、料金のミスを防ぐには郵便局の窓口から出す方が確実です。
料金不足の場合、送り主に書類が返送されるか、相手先の企業に不足分の金額が請求されます。どちらにしても、締め切りに遅れたり企業にマイナス印象を持たれたりと良いことはないので気をつけましょう。

「料金不足が心配なら、多めに切手を貼れば良いのでは?」と思う方がいるかもしれませんが、これをするとコスト意識がないと思われる可能性があるのでやめましょう。
また、小額の切手を大量に貼りつける、キャラクター柄の切手を使うのも良いイメージにはなりません。受け取る側がどう感じるかを考えた上で、もう一度封筒を見直してみましょう。


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