A4の封筒の書き方を確認!縦書き?横書き?会社宛に書くときのマナー

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この記事のまとめ

  • 一般的なA4の履歴書を郵送する場合、封筒は白い角2号を使う
  • A4封筒は和封筒が基本のため、書き方は縦書き
  • 切手代が不足すると郵送が遅れたり企業に迷惑をかけたりするため注意する
  • 書類は送付状を一番上にしてクリアファイルに入れる

せっかく気合を入れて書いた履歴書も、郵送に使用する封筒の書き方や選び方が間違っていれば印象を下げる可能性が高まります。封筒は、企業に届いた際に採用担当者が最初に目にするもの。就活では白い封筒を使用し、宛先の書き方や切手まで気を配るのが理想です。宛先の書き方は社会人の基本ともいえるので、コラムを参考にマナーを知り、適切な書類送付を行いましょう。

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A4サイズの封筒の書き方

企業に書類を送付するときに使用するA4サイズの封筒は、基本的に縦書きで書きます。表面には宛先と書類送付を示す外脇付、裏面には差出人の情報と封かん日を書きましょう。

表面

封筒の表面には、宛先となる住所と宛名、「外脇付」と呼ばれる内容物に関する説明を記載します。
A4サイズの封筒には郵便番号欄が設けられていないことが多いため、右上に書きましょう。その下、右に寄せて住所を書き始めます。
住所が長い場合は無理に書かず、キリのいいところで改行。丁目や番地など、住所に含まれる数字は縦書きのため漢数字です。「1-2-3」など略さず、「1丁目2番地3号」と正式に書くのがマナーです。もちろん、会社名も「(株)」など略してはいけません。
会社名と部署名、必要に応じて個人名も記載します。メインとなる宛名が封筒の中央にくるよう配置しましょう。
書類送付の場合は、左下に赤字で外脇付を忘れずに。赤のサインペンで、枠は定規を使用して書きましょう。スタンプも販売されているので、自信がなければ使用しても問題ありません。

A4封筒の宛先をキレイに書くコツ

封筒をキレイに書くには、中央に書く宛名から書き始める方法があります。住所から書いてしまうと、思った以上に住所が右寄りになってしまうなど全体のバランスを見極めるのは難しくなることも。少し大きめに中央に宛名を最初に書くことで、宛名の字を基準にバランスを取りながら宛先を書けるでしょう。

「様」と「御中」

宛先を書くときに疑問に感じる方が多い「様」と「御中」の使い分け。「様」は個人に、「御中」は団体に使用すると覚えておきましょう。例えば、採用担当者の個人名が分かっていたり、分からないものの採用担当者自身に宛てる場合は「◯◯様」「採用担当者様」とします。人事部など全体に宛てる場合は「人事部御中」としましょう。「大人の常識!「御中」の意味と「様」との使い分けを知ろう」のコラムもご確認下さい。

裏面

封筒の裏面には、差出人の情報と封かん日を書きましょう。
封かん日は左上に、「◯年◯月◯日」と略さず記載。いつ送付したかを示すものなので、書類を作成した日ではなく投函する日を書きます。
左の下部に、郵便番号を横書きしたのち、その下に表面と同様に縦書きで差出人の住所と氏名を記載。漢数字を使用し、略称は控えましょう。
フラップと封筒本体にかかるように、封をした証明になる「封字(〆)」を記載します。

封筒を閉じるのは糊で

封筒を閉じるのにテープ類を使うのはビジネスマナーに反します。見た目も悪く、「適当」「配慮に欠ける」といった印象に繋がる可能性もあるため、糊を使用しましょう。ただし、最初から封筒に両面テープが付いている場合は、両面テープを使用して問題ありません。

A4サイズの封筒は縦書き?横書き?

ビジネスで使用する封筒は縦型の和封筒が多いため、基本的に縦書きです。ただし、会社名がアルファベットだったり、企業から使用するよう指定された封筒が横型だったりする場合は、横書きで対応しましょう。

A4封筒の宛名を横書きする場合

縦型の和封筒に横書きで宛名を書くときは、フラップが右に来るような配置で記載します
切手は右上に貼り、宛先は左寄せで書きましょう。宛先に使用する数字は三数字に変わるので注意。そのほか「略称を使用しない」「御中と様を使い分ける」「外脇付は赤字」といったマナーは縦書きと変わりません。「横書き封筒の宛名はどう書く?表面・裏目の書き方とビジネスマナー」のコラムも参考になるでしょう。

書類送付で選ぶA4サイズの封筒は?

企業当てに書類を送付するときは、「角型2号」で白の封筒を使用します。
茶封筒を使用してもマナー違反ではありませんが、多くの郵便物が届くなかで茶封筒は目立ちにくく、ほかの書類と混同されてしまう可能性も。また、一般的に重要な書類を送るときは白い封筒を使用する認識が広がっていることからも、白を選んだほうが無難でしょう。

A4サイズの封筒はどこで買える?

A4サイズの封筒は、文具店や書店のほか、ネットショップや100円均一ショップでも購入が可能です。コンビニで売っていることもあるようですが、サイズの大きい封筒を扱っているかは店舗によって異なるようです。

A4サイズの封筒を送るときの注意点

A4サイズの封筒を送るときは、宛先の書き方以外にも送り方や切手料金に注意しましょう。

ポストに投函できる?

ポストにA4サイズは投函できます。自分で切手料金を把握できているなら、いつでも投函できるポストを利用するのが便利でしょう。

切手代はいくら?

A4サイズの封筒は定形外のため、基本的には120円で郵送できます。ただし重さによって料金は変わるため、郵便局のWebサイトで確認するか、窓口に持ち込みましょう。
書類送付で最も注意したいのが料金不足です。料金不足の郵便物は差出人に返送されるか、もしくは相手に配送され企業側に不足分の料金が請求されてしまいます。出し直していると期日に間に合わない可能性が生じますし、不足分が企業に請求されてしまうと印象が悪くなってしまうでしょう。料金が不安な場合は、必ず郵便局の窓口を使って下さい。
なお、ビジネスで使用する郵便物に使用する切手はキャラクター柄などは避け、少額の切手をたくさん貼るのも控えましょう。

参照元
郵便局
手紙(定形・定形外)の料金計算

書類を入れる順番は?

履歴書を郵送する際には、履歴書以外に送付状を必ずつけます。送付状については「送付状の書き方とは?ビジネスシーンにふさわしいのは手書き?パソコン?」をご確認ください。また、そのほか職務経歴書などの書類も、指定があれば同封しましょう。入れる順番は上から送付状、履歴書、職務経歴書やエントリーシートなど、そのほか必要な応募書類です。順番や上下を間違えないようにして、クリアファイルに入れましょう。

書類の書き方が分からない、マナーについて知りたい、書き上がった書類や封筒を誰かに確認して欲しい、など不安がある方は、エージェントを利用することも手段のひとつです。
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