体調不良で仕事を休む基準とは？知っておくべきマナーと連絡方法

体調不良などで、出社すると周囲に迷惑をかけてしまうような場合には仕事を休むことも必要です。
休む際にはマナーを守って会社に連絡を行い、休んだあともフォローを入れ、仕事や周囲に対して誠意を見せることを心がけましょう。本コラムでは、仕事を休む基準や、体調不良で休む際のマナー・連絡方法を詳しくご紹介します。体調不良で出社するか迷っている方や、連絡方法に悩んでいる方は、ぜひご一読ください。

◆体調不良で仕事を休む基準とは？

体調不良になったとき、仕事を休むべきかどうか判断に迷うことがあるでしょう。「なんだかだるい」「熱っぽい…」と思っても、「これくらいの風邪じゃ休めない」と無理をしてしまう人も多いようです。
また、職場の雰囲気次第では休みを取りづらいこともあり、欠勤や早退がOKとされる基準も会社や上司によって異なります。
どれくらいの症状なら休んで良いかという線引きは、それぞれの環境によって異なるため、一概にはいえませんが、周囲に悪影響を及ぼすと考えられる場合は休むべきでしょう。
以下、体調不良で休む具体的な基準をあげました。あくまで目安として、仕事を休むべきか迷ったときにご参考ください。

【インフルエンザやノロウイルスなどの感染症】

インフルエンザ、ノロウイルスなど周囲に影響を及ぼす感染症の場合は、病院での判断に従い、数日間休みましょう。
「インフルエンザにかかっているのに無理して会社に行き、周囲にうつしてしまった」となっては、あなた1人が休む以上に迷惑をかけてしまいます。
また、原因が分からなくても、腹痛や嘔吐といった症状が出ている場合にはノロウイルスなどの感染症が疑われるため、無理は禁物です。

【家族の体調不良】

自身の家族が体調不良の場合、看病する人が他にいない状況であれば休むべきでしょう。家族の体調不良が前日に確認でき、翌日休むことが確実であれば、前日のうちに連絡を入れてかまいません。また、家族が感染症にかかっている場合、二次感染の心配がなくなるまで出勤を控えるようにしましょう。

【熱や風邪】

熱や風邪がある場合、無理をして出社するべきではありません。「このくらいだったら休まないでも大丈夫かも」と思う風邪でも、注意力が散漫になってミスをしてしまうくらいなら、思い切って休養した方が自身のためにも会社のためにも良いのではないでしょうか。 

【精神的な不調】

精神的な疲労やストレスを感じ出社が難しいと感じたら、無理をせずに休みましょう。「体調が悪いわけではないのに、どうしても仕事に行きたくない…」という気持ちは、必ずしも甘えではありません。体調の悪さでも、心身の疲労でも、ベストな状態で仕事ができないことには変わりなく、それは見過ごせない問題です。特に精神的な疲労の場合、自分自身でケアして回復させる必要があります。休んでいる間に自分の気持ちや職場における気がかりと向き合い、今の環境で前向きに仕事ができるのかよく考えましょう。

【なんとなく調子が悪い】

「行けないほどではないけど、なんとなく調子が悪い」という時こそ、油断禁物です。なんとなく調子が悪い場合でも自己判断せず、病院へ行きましょう。自分では平気だと思っていても、後々重症だと発覚する場合もあります。出社するかしないかは、診断結果をふまえ医者と相談し決めましょう。

◆仕事を休む場合の連絡方法や伝え方

「無理をして出勤するより、休んだ方が良さそうだ…」という場合は、会社に迷惑をかけない方法で連絡しましょう。 
まず、会社への連絡手段は就業規則に則る形で行うようにします。電話またはメールで連絡するという会社が多いですが、どちらも伝え方には注意しましょう。
ここでは、体調不良で仕事を休む際の一般的なマナーや連絡方法をご紹介します。

【連絡は電話が基本】

休む場合の欠勤連絡は、急を要するものなので、メールよりも電話がベストです。声が出ないほどの風邪や、電話がかけられないほど体調が悪い場合は別ですが、余程のことがない限り、電話で連絡しましょう。

・メールの場合

メールで欠席を伝える場合、欠勤理由を添えて簡潔に分かりやすく伝えるようにしましょう。会社によっては決められたフォーマットがあることも。その場合はフォーマットに従って必要事項を埋めていきます。

ただし、メールで連絡する際は、上司が内容を確認したかどうかは返信がくるまで分かりません。
また、上司に返信の手間をかけてしまうため、欠勤の連絡手段に決まりがないときは、体調が悪い場合でもなるべく電話での連絡を心がけましょう。

【直属の上司に連絡】

欠勤連絡は、直属の上司にするのが基本です。直属の上司と連絡が取れない場合には、部署の先輩などに相談し、指示を仰ぎましょう。

【連絡時間は始業時間の約10分前】

連絡時間は、始業時間の約10分前を意識しましょう。連絡の時間が早すぎると、会社に誰も出勤していない可能性があるからです。始業時間の10分前であれば、大抵は連絡が取れるうえ、別の社員への仕事の引き継ぎがしやすい利点があります。
また、上司の出社時間が分かっているのなら、その時間に連絡しても構わないでしょう。

【伝える事項】

電話をする際は、ただ単に「休みます」と言うではなく、「発熱をしているので、お休みをいただいてもよろしいでしょうか？」などと具体的な理由を述べ、休んでも良いか伺う伝え方で承諾を得ましょう。欠勤連絡で伝えると良い事項は以下のとおりです。

・現在の病状
・現在の仕事の業務状態
・必要な引き継ぎ
・出社の目安

【取引先と約束があった場合】

当日に取引先と約束がある場合、会社へ連絡する際に引き継ぎ対応について確認しましょう。その後、取引先へ連絡して謝罪するとともに、社内で決めた対応が可能であるか確認することが大切です。
取引先に連絡する際には、正直かつ具体的に休む理由を伝えましょう。曖昧な表現をしてしまうと、「こちらより優先すべき仕事があるのか」と信頼関係を損ねてしまう原因になりかねません。

◆会社を休む際の3つのポイント

次に、会社を休む際に大切なマナー・ポイントを確認しておきましょう。

【1.仕事の引き継ぎをしっかりおこなう】

急な当日の休みで気になるのは、自分の担当している業務のことではないでしょうか。もし対応が必要な業務を抱えている場合は、同僚や上司に引き継ぎをしましょう。スムーズに引き継ぐことで、周囲の負担を減らすだけでなく、自分自身も安心して休むことができます。
いつ会社を休んでも迷惑をかけないよう、日頃から以下の点に注意しておきましょう。
 

・誰が見ても分かりやすい形で資料管理する

まず、気にしておきたいのが資料管理です。紙ベースの資料であれば、ファイリングやラベリングするなどして整理しておきましょう。PCデータの場合も、業務別にフォルダ分けしておき、ファイル名は日付・資料名をつけて分かりやすくします。英語と日本語どちらなのか、記号は使うのかなど、ルールを統一しておくと検索する際に役立つでしょう。
資料の所在が分かりやすくなっているだけで、連絡も最低限で済むため、日頃からきちんと管理しておくことをおすすめします。

・必要に応じてマニュアルの作成をしておく

 業務に特別なツール・システムを使う場合や、対応の仕方が決まっているときは、マニュアルを用意しておくと便利です。作成する際は、初めてその業務に携わる人の目線になって作ることを念頭に、わかりやすさに配慮した内容を目指しましょう。
 

・「何を・どのように・どこまで」を軸に説明する

引き継ぎについて説明する際は、「何を・どのように・どこまで」の視点を忘れずに。一気に情報を羅列するような説明をしてしまうと、引き継ぐ側は容易に理解できません。まずは簡潔に用件を伝え、具体的な補足情報はその後に説明するようにしましょう。
 

【2.休み明けのフォローを入念に】

しっかり休養して体調を回復させたら、休んだ分をしっかりフォローすることも重要です。以下、休み明けにしておくと良いフォローについてあげました。

・お詫びやお礼の言葉を忘れない

予定されていた休みならともかく、突然の欠勤の場合、少なからず周囲に負担をかけてしまうと考えられます。
出社したら、まず上司や同僚に「昨日はご迷惑をおかけしました」「昨日はお休みいただきありがとうございました」といったお詫びやお礼の言葉を丁寧に述べましょう。
 

・いつもより早く出勤して仕事のキャッチアップ

いつもより早く出勤して、休んでいた間の仕事についてキャッチアップするのも大切。
引き継いだ人は、責任感から状況をなるべく早く知らせたいと思っていることもありますから、お礼の言葉とともに優先して確認するようにしましょう。

【3.日頃から人間関係を良好に】

 自分以外の人が休むときも安心して休んでもらえるように、職場の人間関係を良好に保っておくのも大切です。日頃から助け合うことを念頭に業務に取り組んでいれば、困ったときにお互いをフォローすることが自然にできるものです。日々、ちょっとした気遣いや配慮を大切に、仕事に取り組んでみてはいかがでしょうか。

◆こんな場合は転職を考えた方が良いかも？

体調不良や精神的なストレスなど、「通常通りに働くことができなくなった場合」というのは、本当にこの会社で働き続けて良いのか考える機会ともいえます。以下のような状況になった場合は、自分が現職で健康的に働き続けることができるのか、今一度見直してみると良いでしょう。

・多忙で休みがとれない…体調は悪いものの、多忙すぎて休みがとれる雰囲気ではない場合
・熱が出ても働かされる…熱が出ていると報告しても休ませてもらえない場合
・休んでも体調不良が続く…いくら休んでも完全に体調が回復せず、常に具合が悪い

以上、仕事を休む手順や日頃の配慮について解説しました。

 休む際は、職場内で助け合う関係が成り立っていることが理想ですが、なかには「今の環境で実現するのは難しい」という方もいるかもしれません。
 「なかなか休めないので、心身に支障をきたしている」「休みが適切にとれず、仕事に対するモチベーションが下がっている」という方は、転職を検討してみてはいかがでしょう。

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