マナーを知りたい！仕事を休む基準とは

2016/12/02

仕事を休むとき、周囲への配慮を怠ると不評を買ってしまうことがあります。

代休や有給など予定されていた休みのときはもちろん、体調不良や不幸ごとなど、やむをえない理由のときにも最低限の心配りが必要です。周りからの信用を損ねないためにも、休みを取るときのマナーについて確認しておきましょう。 

◆体調不良で休む基準とは？

体調不良になったとき、仕事を休むべきかどうか判断に迷うことがあるでしょう。

「なんだかだるい」「熱っぽい…」と思っても、「これくらいの風邪じゃ休めない」と思う人もいるかもしれません。

 

また、会社は仕事をする場所ですから、「自分の都合だけで休むのは避けた方が良い」と考える人は多いでしょう。

職場の雰囲気次第では休みを取りづらいこともあり、欠勤や早退がOKとされる基準も会社や上司によって異なります。

 

どれくらいの症状なら休んで良いかという線引きは、それぞれの環境によって異なるため一概には言えませんが、周囲に悪影響を及ぼすと考えられるようなら休むべきでしょう。

たとえば、「インフルエンザにかかっているのに無理して会社に行き、同僚にうつしてしまった」となっては、あなた一人が休む以上に迷惑をかけてしまいます。

 

また、原因がわからなくても、腹痛や嘔吐といった症状が出ている場合にはノロウィルスなどの感染症が疑われるため、無理は禁物です。

風邪であったとしても、注意力が散漫になってミスをしてしまうくらいなら、思い切って休養した方が良いのではないでしょうか。 

◆休むときの連絡方法

無理をして出勤するより、休んだ方が良さそうだ…というときでも、休むためには一定の手順が必要です。

 

まず、会社への連絡手段は就業規則に則る形で行うようにします。電話かメールで連絡するという会社が多いですが、どちらも伝え方には注意しましょう。

 

電話をする際は、「休みます」ではなく、「○○なので、お休みをいただいてもよろしいでしょうか？」と理由をきちんと述べ、休んでも良いか伺うような伝え方で承諾を得ましょう。

直属の上司と連絡が取れない場合には、部署の先輩などに相談し、指示を仰ぎます。

 

メールで欠席を伝える場合も、理由を添えて簡潔に分かりやすく伝えるようにしましょう。

会社によっては決められたフォーマットがあることも。その場合はフォーマットに従って必要事項を埋めていきます。

メールで連絡する際は、上司が内容を確認したかどうかは返信がくるまで分かりません。

また、上司に返信の手間をかけてしまうため、欠勤の連絡手段に決まりがないときは、体調が悪い場合でも電話での連絡を心がけましょう。

 

ほかにも、休む日に取引先と約束があり、その時間だけ出勤するという形も困難なときがあるかもしれません。その場合は、会社へ連絡する際に引き継ぎ対応について確認しましょう。

 

その後、取引先へ連絡して謝罪するとともに、社内で決めた対応が可能であるか確認することが大切です。

 

取引先に連絡する際には、正直かつ具体的に休む理由を伝えた方が、悪い印象を与えずに済みます。

曖昧な表現をしてしまうと、「こちらより優先すべき仕事があるのか」と信頼関係を損ねてしまう原因になりかねないため、注意しましょう。 

◆仕事を抱えている時の対応

前の項目でも触れましたが、急な当日の休みで気になるのは、担当している業務のことでしょう。

もし対応が必要な業務を抱えている場合は、同僚や上司に引き継ぎをすることが考えられます。

 

スムーズに引き継ぐことで、周囲の負担を減らすだけでなく、自分もしっかり休めることにもつながるので、日頃から以下のような点に注意しましょう。

 

・誰が見ても分かりやすい形で資料管理する

・必要に応じてマニュアルの作成をしておく

・「何を・どのように・どこまで」を軸に説明する

 

まず、気にしておきたいのが資料管理です。紙ベースの資料であれば、ファイリングやラベリングするなどして整理しておきましょう。

PCデータの場合も、業務別にフォルダ分けしておき、ファイル名は日付・資料名をつけて分かりやすくしておきます。

 

英語と日本語どちらなのか、記号は使うのかなど、付けるときのルールを統一しておくと検索する際に役立つでしょう。

 

資料の所在が分かりやすくなっているだけで、連絡も最低限で済むため、日頃からきちんと管理しておくことをおすすめします。

 

業務に特別なツール・システムを使う場合や、対応の仕方が決まっているときは、マニュアルを用意しておくと便利です。

作成する際は、初めてその業務に携わる人の目線になって作ることを念頭に、わかりやすさに配慮した内容を目指しましょう。

心配な場合は、業務担当ではない人に一度チェックしてもらうのも良いかもしれません。

 

引き継ぎについて説明する際は、「何を・どのように・どこまで」の視点を忘れずに。一気に情報を羅列するような説明をしてしまうと、引き継ぐ側は容易に理解できません。

 

まずは簡潔に用件を伝え、具体的な補足情報はその後に説明するようにしましょう。

◆休んだあとのフォローも大事

しっかり休養して体調を回復したら、休んだ分をフォローすることも重要です。

 

予定されていた休みならともかく、突然の欠勤や早退の場合、周囲に負担をかけてしまうと考えられます。

出社したら、まず上司や同僚に「昨日はご迷惑をおかけしました」「昨日はお休みいただきありがとうございました」といったお詫びやお礼の言葉を述べましょう。

 

いつもより早く出勤して、休んでいた間の仕事についてキャッチアップするのも大切。

引き継いだ人は、責任感から状況をなるべく早く知らせたいと思っていることもありますから、お礼の言葉とともに優先して確認するようにしましょう。

 

そして、自分以外の人が休む時も安心して休んでもらえるように、職場の人間関係を良好に保っておくのも大切です。

 

日頃から助け合うことを念頭に業務に取り組んでいれば、困ったときにお互いをフォローすることが自然にできるもの。ちょっとした気遣いや配慮を大切に仕事に取り組んでみてはいかがでしょうか。

 

今回は仕事を休む手順や日頃の配慮について解説しました。

 

休む時に上記のような助け合う関係が職場で成り立っているのが理想ですが、中には「今の環境で実現するのは難しい」という方もいるかもしれません。

 

「なかなか休めないので、心身に支障をきたしている」「休みが適切にとれず、仕事に対するモチベーションが下がっている」という方は、転職を検討してみてはいかがでしょうか。

 

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