書類を入れる封筒…住所や宛名の書き方は?

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【このページのまとめ】

  • ・封筒に宛名を書くときは、住所を省略せず、宛名の順番に注意しよう

    ・書類を送る前に、添え状、書類の順番、切手の料金などをしっかりチェックしよう

    ・応募書類に関して何か不安があったら、第三者の目線も交えるのも一つの手

応募書類を書き終わった後も、誤字脱字のチェック、封筒の書き方、切手の料金など、注意すべきマナーがあります。
書類をポストに入れるまで気を抜かず、印象アップを図りましょう。

◆宛名の書き方

封筒に宛名を書く際は、下記の点に注意しましょう。

・縦書き
封筒の宛名は、縦書きで書くのが一般的なため、以下の項目も縦書きで記入することを前提として説明しています。

・住所は省略しない
住所は省略せず、都道府県から番地、ある場合はマンション名、ビル名まできちんと表記しましょう。
もし長くて二行に分ける必要がある場合は、二行目は1文字分行頭を下げると見栄えが良くなります。

・住所の数字は漢数字で
縦書きの場合、住所の数字は漢数字で書くのが基本です。

・担当者名が封筒の中央にくるように
担当者名は、住所や会社名よりも大きめの文字で、封筒の中央に記入しましょう。

・宛名の順番
封筒の宛名は、「会社名、部署名、役職名、担当者名」の順番に表記します。

・個人宛は「様」、会社や部署は「御中」
個人宛に送る場合は担当者名に「様」、組織宛に送る場合は企業名や部署名の後に「御中」をつけて記入します。
この2つを併用することはないので、間違わないように注意しましょう。

・担当者の名前がわからないとき
担当者の名前がわからない場合は、「採用ご担当者様」と表記して送れば問題ありません。

・表面左に「履歴書在中」と記入
企業に届く郵便物は応募書類だけではないため、何も表記がないと確認が遅れてしまう可能性もあります。
ひと目で応募書類が入っていることがわかるように、表側の左端に「履歴書在中」あるいは「応募書類在中」と赤い文字で書いておきましょう。


◆送る前に確かめること

履歴書を送る前に、下記の項目をよく確認しましょう。

・誤字脱字や空欄などのチェック
履歴書などの書類に誤字脱字や空欄、住所や学歴などの間違いがないかチェックしましょう。
万が一書類の間違いをそのままにして送ってしまうと、それだけで印象が下がってしまう可能性があります。

・書類をコピーしておく
応募書類は、送る前にコピーして手元に取っておくのがおすすめです。
もし面接が決まった場合、自分がどのようなことを書いたのか事前に確認することができるからです。

・添え状を入れる
添え状は、簡単な挨拶文と、同封している書類の内容を記載した書類であり、送付状ともいいます。
添え状があると、マナーがあって丁寧な印象になるだけでなく、書類内容の確認にも役立つため、同封しておくのがベストといえるでしょう。

・書類の順番や向きをチェック
封筒に入れる応募書類は、添え状、履歴書、職務経歴書、その他の書類という順番があります。
細かい部分まで気を抜かず、書類を入れる順番や上下の向きが間違っていないかをしっかり確認しましょう。

・切手の位置や料金を間違えないように
最後に、切手を左上に貼っているか、料金に間違いがないかをチェックします。
切手の料金が足りていないと、料金不足で返送されるか、企業側が差額を負担することになってしまうので、要注意です。
だからと言って、料金が多すぎる切手を貼ってしまうと、「コスト意識が足りていない」という印象を抱かせてしまう恐れがあるため、そちらも避けましょう。
心配であれば、郵便局の窓口で出すのが一番確実で安全です。

応募書類を書いてしまえば終わりと思わず、郵送する際のマナーにも気を回すことができれば、印象アップにも繋がるでしょう。
もし応募書類や送付の仕方など、一人では不安な部分があるという場合は、エージェントを活用して第三者の目線も取り入れると良いかもしれません。


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