応募書類を送るときは送付状も入れよう！例文や注意点をご紹介

応募書類を送る際、送付状はいらないと思っている人は少なくないでしょう。しかし、送付状は送り主や送付物を相手に分かりやすく伝えるための大切な資料。就職・転職活動だけではなく、社会に出ても必要となるビジネスマナーの1つです。このコラムでは、応募書類に添付する送付状の作成方法を例文とあわせてご紹介。送付状を作成するときの注意点についてもまとめています。

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応募書類に添付する「送付状」とは

送付状は、「送り状」や「添え状」「カバーレター」とも呼ばれ、ビジネスシーンでは書類を送る際に同封するのがマナーとされています。特に転職活動ではビジネスマナーが身についていることが基本になるため、企業に応募書類などを送付する際は必ず同封しましょう。

送付状の役割

応募書類に添付する送付状には、以下のような役割があります。

挨拶

送付状があることで、その書類を送ってきた相手が誰なのかを企業がすぐに把握できます。

中身を知らせる

何が入っているのかを簡潔に伝える役割もあります。同封書類が何かを記すことで、書類に不足がないか、間違いがないかどうかも確認できます。

補足説明

同封書類を送った理由や補足情報を伝えることも、送付状の役割。転職活動で応募書類を送るのであれば、選考を受けたい旨や、現在までにどんな仕事をしてきたのかを簡単に記し、企業に興味を持ってもらうことができます。

応募書類に送付状を添付する際の基本

送付状は、受け取る相手が一番最初に見るものなので、ほかの同封書類の一番上になるようにして封筒に入れます。送る書類のサイズと合わせ、履歴書や職務経歴書に同封するのであればA4サイズ、枚数は1枚が基本です。送付状はあくまでも送る書類に添えるもの。1枚で収まらないほどの文章を書くのは避けましょう。

送付状の書き方

ビジネス文書として書く場合、横書きのものをパソコンで作成するのが一般的です。文体は「です」「ます」調に揃え、読みやすい文章を心がけましょう。以下では、送付状の具体的な書き方を解説します。

1.右上に日付を書く

同封する書類と同じ日付になるようにします。履歴書などの郵送に添える場合は、投函日の日付です。

2.送付状の左側、日付の少し下に宛先

略称は失礼になりますので、企業名は正式名称で書きます。
受け取る相手の名前が分かっている場合は、個人名を。分からない場合は、「採用ご担当者様」「〇〇部 御中」のように書きましょう。

3.自分の署名を送付状の右側、宛名の少し下に書く

住所、連絡先、氏名を記載します。

4.自分の署名から数行空けて左詰めで本文

本文の書き出しは、時候のあいさつから始まり、どのような主旨で同封の書類を送ったのか、求人への応募であれば簡単な自己PRなどを記載。最後に、右詰めで「敬具」と締めます。

5.同封書類について書く

本文の数行下、中央に「記」と記し、同封している書類の種類と枚数を記載します。最後に右詰めで「以上」と書いたら完成です。

送付状本文の例

送付状本文の例文をご紹介します。送付状を作成する際は、バランスよく、見やすい丁寧な内容になるよう工夫しましょう。

（例文）
拝啓 貴社におかれましては、ご盛栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社の〇〇職の求人を拝見し、ぜひ応募させていただきたく、履歴書と職務経歴書をお送り致します。
私は現在、◯年間、株式会社☓☓で〇〇として勤務しており、〇〇や△△といった業務全般に携わっております。今回は、これまでの私の経験をぜひとも貴社で活かし貢献していきたいと考え、応募させていただきました。
同封いたしました、下記の履歴書と職務経歴書をご査収いただき、面接の機会をいただけましたら幸いです。宜しくお願い申し上げます。

敬具

記

同封書類
履歴書 1通
職務経歴書 1通

以上

送付状は手書きで作成しても良い

履歴書などの応募書類に添付する送付状はPCで作成するのが一般的ですが、手書きでも可能です。送付状を手書きで作成する場合は、縦書きにし、送付する書類の内容は箇条書きではなく文章で記載しましょう。詳しい作成方法については「送付状は手書きとPC作成どちらがベター？具体的な書き方やマナーを解説」にまとめています。「パソコンない場合はどうしたらいい？」と悩んでいる人は、ぜひチェックしてみてください。

応募書類に送付状を添付する際の注意点

転職活動などで送付状を書く際は、以下のようなことにも注意してください。

自己PRは短く

送付状はあくまでも添えるものであり、メインは同封している書類です。応募書類を読んでもらいやすいように、自分の簡単な紹介を書くのは問題ありませんが、企業への思いや転職への熱意を長々と書くのは避けましょう。なお、履歴書に自己PRを書く際のポイントや例文については、「自己PRの基本の書き方は？新卒と転職での違いや例文を紹介」にまとめているので参考にしてください。

自分の言葉で表現する

テンプレートなどを使用することも可能ですが、あくまでも例文として捉えましょう。なぜ応募したのか、どんな仕事をしてきたのかなどを簡単に書く場合も例文は参考程度に考え、同封している応募書類と同様、自分自身の言葉で書くことが大切です。

希望条件は書かない

すでに解説している通り、送付状は同封の書類を見てもらうためのものです。給与額や待遇、勤務地、勤務条件などの希望を書く書類ではありません。働く上での希望がある場合は、履歴書の「本人希望欄」に記載します。適切ではない場所に書かれたアピールはマイナス評価になる可能性もあるので注意しましょう。履歴書や送付状を準備する際は、書類そのものの役割を理解して作成することが大切です。

今回は、送付状についてご説明しました。転職活動では新卒採用と異なり、ビジネスマナーを厳しく見ている企業が多いとされています。応募書類のマナーに不安がある方は、転職のプロに相談してみるといいでしょう。 ハタラクティブは、20代を中心とした若年層の転職活動を応援しています。小さなことでも不安があれば、経験豊富な転職アドバイザーが丁寧にお答えしますので、ご安心ください。転職先選びから入社後のフォローまで、完全サポートのハタラクティブで、転職活動を成功させましょう。

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