送付状も入れよう!応募書類を送るときのビジネスマナー

送付状も入れよう!応募書類を送るときのビジネスマナーの画像

【このページのまとめ】

  • ・ビジネスシーンでは、書類を送る際には送付状を同封するのがマナーとされている
  • ・送付状には、送ってきた相手を知らせる、同封している書類を知らせる、書類についての補足情報を伝えるという役割がある
  • ・送付状は、同封する書類のサイズに合わせるのが一般的で、履歴書などの応募書類であればA4サイズで作成し、書類の一番上になるように封筒に入れる
  • ・作成する際は、「です」「ます」調で書き、分かりやすく丁寧な内容にする
  • ・送付状に「自己PRを長々と書く」「希望条件を書く」「例文をそのまま記載する」というのは、マイナスイメージになるため避けたほうが良い

手紙や書類を送る際に同封する「送付状」。たかが送付状と侮るわけにはいきません。ビジネスマナーが身についていて当たり前の転職活動では、送付状が入っているかいないかでも印象が変わる可能性があります。
基本的なことでマイナスなイメージにならないよう、送付状の書き方や注意点を確認しておきましょう。

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送付状とは

送付状は、「送り状」や「添え状」「カバーレター」とも呼ばれ、ビジネスシーンでは書類を送る際に同封するのがマナーとされています。
特に転職活動ではビジネスマナーが身についていることが基本となりますので、企業に応募書類などを送付する際は必ず同封しましょう。

【送付状の役割】

挨拶

送付状があることで、その書類を送ってきた相手が誰なのかを企業がすぐに把握できます。

中身を知らせる

何が入っているのかを簡潔に伝える役割もあります。同封書類が何かを記すことで、書類に不足がないか、間違いがないかどうかも確認できます。

補足説明

同封書類を送った理由や補足情報を伝えることも、送付状の役割。
転職活動で応募書類を送るのであれば、選考を受けたい旨や、現在までにどんな仕事をしてきたのかを簡単に記し、企業に興味を持ってもらうことができます。

送付状の基本

送付状は、受け取る相手が一番最初に見るものですので、ほかの同封書類の一番上になるようにして封筒に入れます。
送る書類のサイズと合わせ、履歴書や職務経歴書に同封するのであればA4サイズ、枚数は1枚が基本です。送付状はあくまでも送る書類に添えるもの。1枚で収まらないほどの文章を書くのは避けましょう。

ビジネス文書として書く場合、横書きのものをパソコンで作成するのが一般的です。
文体は「です」「ます」調に揃え、読みやすい文章を心がけましょう。

【送付状の書き方】

1.右上に日付を書く

同封する書類と同じ日付になるようにします。履歴書などの郵送に添える場合は、投函日の日付です。

2.送付状の左側、日付の少し下に宛先

略称は失礼になりますので、企業名は正式名称で書きます。
受け取る相手の名前が分かっている場合は、個人名を。分からない場合は、「採用ご担当者様」「〇〇部 御中」と書きましょう。

3.自分の署名を送付状の右側、宛名の少し下に書く

住所、連絡先、氏名を記載します。

4.自分の署名から数行空けて左詰めで本文

本文の書き出しは、時候のあいさつから始まり、どのような主旨で同封の書類を送ったのか、求人への応募であれば簡単な自己PRなどを記載。最後に、右詰めで「敬具」と締めます。

5.同封書類について書く

本文の数行下、中央に「記」と記し、同封している書類の種類と枚数を記載します。最後に右詰めで「以上」と書いたら完成です。

【本文の例】

拝啓 貴社におかれましては、ご盛栄のこととお慶び申し上げます。

このたび、貴社の〇〇職の求人を拝見し、ぜひ応募させていただきたく、履歴書と職務経歴書をお送り致します。

私は現在、◯年間、株式会社☓☓で〇〇として勤務しており、〇〇や△△といった業務全般に携わっております。今回は、これまでの私の経験をぜひとも貴社で活かし貢献していきたいと考え、応募させていただきました。

同封いたしました、履歴書と職務経歴書をご査収いただき、面接の機会をいただけましたら幸いです。宜しくお願い申し上げます。

敬具

同封書類
履歴書 1通
職務経歴書 1通

以上

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
以上が、送付状本文の例文です。
バランスよく、見やすい丁寧な内容になるよう工夫しましょう。

送付状に関する注意点

転職活動などで送付状を書く際は、以下のようなことにも注意してください。

【自己PRは短く】

送付状はあくまでも添えるものであり、メインは同封している書類です。応募書類を読んでもらいやすいように、自分の簡単な紹介を書くのは問題ありませんが、企業への思いや転職への熱意を長々と書くのは避けましょう。

【自分の言葉で表現する】

前項に例文を記載しましたが、それはあくまでも例文です。なぜ応募したのか、どんな仕事をしてきたのかなどを簡単に書く場合も例文は参考程度に考え、同封している応募書類と同様、自分自身の言葉で書くことが大切です。

【希望条件は書かない】

何度もお伝えしている通り、送付状は同封の書類を見てもらうためのもの。給与額や待遇、勤務地、勤務条件などの希望を書く書類ではありません。
働く上での希望がある場合は、履歴書の「本人希望欄」に記載します。

転職活動で自分をアピールしたい気持ちは誰にでもありますが、適切ではない場所に書かれたアピールはマイナス評価になる可能性も。書類そのものの役割を理解して作成しましょう。

今回は、送付状についてご説明しましたが、いかがでしたか。
転職活動では新卒採用と異なり、ビジネスマナーを厳しく見ている企業が多いとされています。
応募書類のマナーに不安がある方は、転職のプロに相談してみてはいかがでしょうか。 ハタラクティブは、20代を中心とした若年層の転職活動を応援しています。小さなことでも不安があれば、経験豊富な転職アドバイザーが丁寧にお答えしますので、ご安心ください。
転職先選びから入社後のフォローまで、完全サポートのハタラクティブで、転職活動を成功させましょう。

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