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送付状の役割とは?書き方であなたの印象が変わるかも

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【このページのまとめ】

  • ・送付状には、送られてきた応募書類の中身がひと目でわかる役割をもっている
    ・送付状を作成する際は、ビジネスマナーを押さえた書き方にすることが必要
    ・応募書類を入れる封筒の書き方や、郵送時の切手料金の過不足に注意する
    ・ 送付状の作成に不安がある方は、第三者の意見を聞いてみよう

履歴書や職務経歴書などの応募書類を企業へ郵送する際は、送付状を同封するのがよいでしょう。しかし、「何をどのように書けばいいのかわからない」といった方がいるかもしれません。今回のコラムでは「送付状」の役割と、関心をもってもらいやすい送付状の書き方について紹介します。

◆送付状とは?

送付状とは、企業に履歴書や職務経歴書などの開封時に、ひと目で郵送書類の概要がわかる書類のことをいいます。 
「添え状」や「カバーレター」とも呼ばれています。

【送付状の役割】

履歴書を送る時に、封筒にそのまま応募書類を入れて送るのは、相手側に失礼にあたることはご存知でしょうか?
送付状は、応募書類の概要がわかるだけでなく、簡単な挨拶文を添えることで、挨拶状としての役割を果たすことができます。

【ビジネスマナーを補う役割】

送付状を必ずしも同封しなければ、選考に影響するというわけではありません。
しかし、同封することで基本的なビジネスマナーを身につけている人だと、印象付けることができるでしょう。


◆送付状の書き方とポイント

送付状を書く際に「どのように書くのがよいのか」と、悩む方がいるかもしれません。
送付状には、手書き作成とPCによる作成方法があります。
PCでの作成が主流ですが、手書きで作成しても問題はありません。

【PCで送付状を作成する場合】

送付状の用紙は、履歴書と同じサイズに合わせることが望ましいでしょう。同じサイズにすることで、用紙のばらつきを防ぐことができます。
また送付状は、項目の配置に注意が必要です。

・横書きで記載する

送付状は履歴書と同じく横書きで用意しましょう。

・送付する年月日

左上に送付する年月日を記載します。西暦・和暦どちらで構いませんが、履歴書や職務経歴書と統一しましょう。

・相手の送り先

会社名は省略せず、正式な名称で右寄りに記載します。
採用担当者や正式な部署は、行を変えて採用担当者の名前を記した後に「様」をつけましょう。
会社名や部署のみの場合は「御中」と書きます。

・自分の連絡先と氏名

送り先より下の右側に、自分の住所と名前、電話番号・メールアドレスを1行毎に改行するのが望ましいです。
電話番号やメールアドレスは、連絡がつきやすいものを記載しましょう。

・タイトル

真ん中揃えで要件を記載します。
企業へ採用関係の書類を送付する際は、「応募の件について」や「応募書類の送付につきまして」と書くのが通例です。

・頭語・時候の挨拶

「拝啓 時下、貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます」のような文章から始めます。
時候の挨拶を入れたい場合は、「時下」の部分を季節の言葉へと変えるとよいでしょう。

・主文・簡潔な自己PR

求人の募集書類を送付する旨を書きます。
書類送付の旨以外には、志望動機を自分なりに簡潔にアピールするのもよいでしょう。
主文・簡潔な自己PRを記載したあとは、「結語」である「敬具」を右下に記載して文章を締めくくります。

・記書き

用紙の中央に「記」と記載します。
箇条書きで、同封書類の内容と枚数を書きましょう。

最後に、誤字脱字やすべての項目が1枚の用紙に入っているかを確認することが必要です。


◆応募書類を郵送するときの注意点

書類がすべて揃ったら、送付状が一番上にくるように重ねて、クリアファイルに入れましょう。
クリアファイルは、傷や折れた跡がない透明の新品を使用することが望ましいです。

【封筒の書き方について】

送付状を入れる封筒の書き方にもマナーがあります。

・住所は都道府県から正しく記入し、 社名は略さず明記しましょう。
採用担当者向けならば「様」、企業向けは「御中」と記載します。両方を併用しないように気をつけることが必要です。
・封筒の表面左下には「応募書類在中」または「◯◯職応募書類在中」と記入します。
・封筒の裏面には、あなたの住所と氏名を書きましょう。
・切手は過不足がないように、郵便局で重さを測ってもらうことをおすすめします。
・A4の応募書類の場合は、折り目がつかないように定形外の封筒を使用するとよいでしょう。

また応募書類に期限がある場合は、期限内に届くように宅配便や速達で送付することもあります。

【送付状の作成に困った時は…】

送付状をはじめとした応募書類の作成には注意する点が多くあるため、作成時点で気が滅入ってしまうかもしれません
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