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転職時の書類郵送で送付状は必要?例文付きで記載内容を紹介
更新日
この記事のまとめ
- 送付状とは、応募書類を送る際に「何を」同封したか記載した書類のこと
- 転職活動で書類を送る際に送付状を同封すると、マナーをアピールできる可能性がある
- 送付状があることで、志望度の高さや丁寧さを印象づけられる可能性もある
- 送付状の書式に決まりはないが、宛先や自分の連絡先などを正しく記載しよう
「転職活動で応募書類を送るときは送付状は必要?」「内容はどうすれば良い?」と悩む方は多いのではないでしょうか。送付状の有無で合否が決まることはありませんが、同封することでアピールにつながる可能性があります。このコラムでは、送付状が与える印象について紹介。また、送付状に記載する内容を例文を交えて解説しています。転職時の書類郵送でお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。
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転職時の書類郵送に送付状は必要?
送付状とは、応募先の企業に書類を送る際に「何を」同封しているかを記した書類のことです。添え状やカバーレターとも呼ばれています。送付状の有無で合否が決まることはありませんが、送付状を同封することでビジネスマナーが身についていることをアピールできる可能性があります。また、採用担当者に「志望度の高さ」や「丁寧さ」といったプラスの印象を与えられる場合もあるため、覚えておくと良いでしょう。
履歴書を持参する際も送付状は必要?
送付状は、郵送時に封筒の中身が何かを記載しておくものなので、履歴書を持参して手渡しする場合には必要ありません。持参する場合は応募書類を封筒に入れ、クリアファイルに挟んだ上で鞄に入れるようにしましょう。なお、履歴書を入れる封筒は白色のA4サイズものを選び、宛先や宛名は書かないのがマナーです。「履歴書を持参するときのマナーとは?封筒の書き方や書類の渡し方」では、履歴書を持参する際のマナーや手渡しするときのポイントなどを詳しく紹介しているので、あわせて参考にしてください。
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送付状に記載する内容
基本的には送付状のフォーマットに決まりはなく、作成方法も手書きとパソコンのどちらでも問題ありません。ただし、日付や宛先などの記載事項は必ず入れ込み、A4用紙1枚程度で簡潔にまとめましょう。以下で、送付状に記載する内容をまとめました。
日付
まず、書類の右上に日付を記載します。送付状に記載する日付は、書類を作成した日ではなく、ポスト投函日を記載しましょう。その際は、履歴書や職務経歴書などと日付を合わせるようにします。
宛先
日付より下の左側に、書類を送付する先の会社名や部署名、担当者名を記載します。担当者名が分からない場合は、部署名のあとに「採用ご担当者様」と記載しましょう。
自分の連絡先
宛名より下の右側に、自分の郵便番号・住所・電話番号・メールアドレス・名前を記載します。電話番号やメールアドレスは、連絡のつきやすいものにしましょう。
頭語と結語
本文は、「拝啓」「謹啓」などの頭語からはじめ、「敬具」「敬伯」などの結語で結びましょう。基本的に、頭語と結語はセットで使用します。また、頭語のあとに前文の挨拶として、季節に合った時候の挨拶を入れるのが一般的ですが、なくても問題ありません。
記書き
本文の結語を入れたあとは、1行空けて中央に「記」と記載しましょう。その下に箇条書きで、同封書類の名称と枚数を記載します。さらにその右下に「以上」と書いたら完成です。
上記のほか、本文内には「面接の機会をいただけますと幸いです」という挨拶を加えても良いでしょう。送付状の書き方については、「添え状の書き方とは?応募書類を送る際のポイントや注意点も解説」のコラムでも詳しく紹介しているので、あわせて参考にしてみてください。
送付状の作成例
前述した送付状に記載する内容を踏まえて、以下でパソコンでの作成例を紹介します。
○年○月○日
株式会社△△
人事部 採用ご担当者様
〒自分の住所 東京都渋谷区□□□□ □-□-□
電話番号 090-□□□□-□□□□
メールアドレス □□@□.□□.□□
名前 △△ △△
応募書類の送付について
拝啓 ○○の候、貴社益々ご清栄のこととお喜び申し上げます。
この度、貴社求人に応募させていただきました、△△△△と申します。
つきましては、下記の通り応募書類を2点同封しております。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご査収ならびにご検討のほど、宜しくお願い申し上げます。
敬具
記
・履歴書 1枚
・職務経歴書 全2枚
以上
なお、履歴書の郵送が完了したら、応募先企業に報告メールを送ると良いでしょう。「履歴書を郵送するときの正しい方法を知ろう!【報告メールの例文つき】」では、報告メールの書き方を例文を交えて解説しています。また、履歴書を郵送するときの方法を紹介しているので、参考にしてみてください。
送付状を手書きで作成する場合
送付状を手書きで作成する場合は、縦書きで記載するのが一般的です。PCで送付状を作るときと同様に、本文で頭語と結語を使いましょう。また、送付する書類の内容は箇条書きにせず「〇〇1枚と□□1枚を送付させていただきます」といったように文章に入れ込みます。縦書きの場合、本文を結語で結んだあとに日付を書きましょう。最後に宛名を1行に収めるように記載します。「送付状は手書きとPC作成どちらがベター?具体的な書き方やマナーを解説」では、手書きとPCそれぞれの送付状の作成方法を紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています!
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
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