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応募書類には添え状をつけよう!テンプレートも紹介

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【このページのまとめ】

  • ・フリーターが正社員を目指す場合、職歴にアルバイト経験を書くべき

    ・履歴書はできる限り空欄を埋めるのが鉄則

    ・書ききれない場合は簡潔にまとめて職務経歴書に書くのがオススメ

    ・ハタラクティブなら書類対策も専任の就活アドバイザーがしっかりサポート

志望企業に応募書類を送る際、書類だけを封筒に入れて送っていませんか?ビジネスの場では、書類を郵送またはFAXする際には必ず添え状(送り状)を送付します。就活・転職活動も例外ではありません。このコラムでは、添え状についてまとめています。基本のビジネスマナーをおさえて、就職・転職活動に挑みましょう。

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添え状とは?

就活・転職活動で、履歴書や職務経歴書などの応募書類を企業に送る際,書類に同封して送る文書を「添え状」または「送り状」といいます。

なぜ添え状を送るのか

書類を企業に送る際、添え状を同封するのはビジネスマナー。

応募書類の郵送に、書類だけ送るのはマナー違反と考える企業もあるようです。

送付状がないからという理由だけで不合格になることはありませが、特に転職活動の場合は社会人としての最低限のマナーを見られますので、送付状を忘れないように気をつけましょう。

添え状は、送る相手へ一言添えることで丁寧さや気遣いを伝えることができる書類であり、同封されている書類がどんなものであるのかを簡潔に伝える役割もあります。添え状を書く際は、郵送する書類がひと目で分かるように概要をまとめることが大切です。

次の項では、添え状の書き方をまとめていますので、参考にしてください。

添え状の書き方

応募書類に同封する添え状がマナー違反なものであっては、せっかくの添え状がマイナスなイメージになってしまうかもしれません。

書き方のポイントをしっかり確認しておきましょう。

用紙
サイズは、応募封筒に折らずに入るA4サイズ。手書きではなくパソコンで作成するのが一般的です。

日付
記入日ではなく、ポストへの投函日を用紙の右上に記載します。
表記は、西暦でも和暦の年号でもどちらでも構いませんが、同封している応募書類と合わせましょう。

宛名
用紙の左上に書きますが、この時、右側の日付よりも少し下の位置に来るように記載します。
応募先の会社名は、「㈱」などの略した表記は使わないようにしましょう。
社名の下に部署名を書きます。書類の宛先が個人ではなく部署宛の場合は、「御中」と書きます。
宛先が個人の場合は、部署名に続けて「〇〇様」、個人名がわからない場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。

例:
会社名→◯◯株式会社

部署あての場合→〇〇部 御中 

個人宛の場合→〇〇様

個人名が不明の場合→採用ご担当者様

署名
宛名の少し下、用紙の右側に「郵便番号」「住所」「電話番号(連絡のつきやすもの)」「メールアドレス」「名前」を記載します。

新卒であれば、「大学名」「学部」「学科」を名前の上に書き、その下に住所などを書きましょう。

本文
あくまでもビジネスレターですので、「頭語」「結語」「時候のあいさつ」などを記載しましょう。

頭語、結語・・・ビジネスの手紙では、「拝啓」「敬具」を用います
時候のあいさつ・・・「拝啓」の後に、前文として「貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。」といった挨拶を入れます

本文の用件は、応募書類を送付する旨を簡潔に書きましょう。

例:「この度、貴社の求人に応募させて頂きたく、下記の書類をお送り致しました。ご検討の上、面接の機会を頂けますと幸いです。何卒宜しくお願い申し上げます。」

上記のような例は、Web上にもさまざまテンプレートがありますので、参考にすると便利です。自分の送る書類に合わせた添え状を作成しましょう。

書類の記載
本文の下、中央に「記」と記載し、その下に箇条書きで送付書類を「履歴書 1枚」というような形で記しましょう。

全ての書類を書き終えたら、右下に「以上」と記載します。

上記をまとめたものが以下になります。

◯◯株式会社

〇〇部 採用ご担当者様

                       〒〇〇◯-〇〇〇〇

                       東京都渋谷区〇丁目◯◯-◯           

                       連絡先:090-1234-5678   

                       Email:〇〇@〇〇.jp 

                       ハタラク 太郎

          応募書類の送付につきまして      

              

拝啓 貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。

この度、貴社の求人に応募させて頂きたく、下記の書類をお送り致しました。

ご検討の上、面接の機会を頂けますと幸いです。何卒宜しくお願い申し上げます。

                                   敬具

                記

             

・履歴書 1枚

                                   以上

応募書類の作成で困ったときは

今回は、添え状についてまとめてみましたが、いかがでしたか。
書類に添える文書にも、気をつけなければいけないビジネスルールがあることがわかります。

就活・転職活動には、必要な書類がたくさんあり、それぞれに書き方のコツや注意点があります。また、応募企業のニーズに合わせた内容にする必要があるため、毎回全く同じ内容でいいわけではありません。
たくさんの書類を一人ですべて用意するのは大変、どこをどう注意すればいいのかわからず不安という方も多いのではないでしょうか。

そんな時は、就活・転職活動のプロに相談してみるのがおすすめです。
ハタラクティブは、20代を中心とした若年層に向けて就活・転職活動の支援をしています。
プロの就活アドバイザーがマンツーマンでカウンセリングを行うため、一人ひとりに合わせたアドバイスが可能です。難しい書類作成のレクチャーや面接対策も全て無料。企業選びから入社後のサポートまで、社会人を目指す方の就活・転職活動を支えます。

ご相談だけでも受け付けていますので、お気軽にご利用ください。

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