送付状とは?手書きで作成するもの?履歴書を送るときの書き方

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この記事のまとめ

  • 送付状は、書類を送る時に添付する文書のこと
  • 送付状には、日付や宛名、記書きなどの項目を書く
  • 就活や転職の場合は、送付状は応募書類に添えるのがマナー
  • 送付状は手書きでも問題ないが、パソコンで作成するのが一般的

このコラムでは、送付状の役割や基本の書き方、作成方法についてまとめています。就職や転職のときに限らず、書類を送るときに必要になる送付状。内定を得て社会人になってからも活用の機会はあるため、しっかり基本マナーを身に着けておきましょう。コラムでは、送付状に書くべき内容や送るときの注意点を解説しています。

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送付状とは

送付状は、書類を送る際に付ける文書のことを指し、添え状とも呼ばれています。挨拶文や送付書類の内容、送付年月日などを記載することで、一目で何が入っているのかを伝える役割を果たしています。採用活動の場合、企業は膨大な量の書類を扱うことに。送付状があれば、一つひとつの中身を確認する手間が省けるでしょう。
また、送付状にはあいさつの役割もあります。

送付状はビジネスシーンでも活用できる

送付状を使用するのは選考だけではありません。入社後に、契約書や書類などを取引先や客先に郵送するときも同封するのがマナー。社会人になっても活用の機会は多いため、基本や注意点を身に着けておきましょう。

送付状の書き方

送付状は、「誰が」「なにを」送ったのかを明らかにする書類。宛先や自分の氏名・連絡先だけでなく、送付した書類の内容や部数も記載します。項目ごとに確認してみましょう。

日付

いつ送ったのか分かるよう、書類の右上に必ず日付を書いておきましょう。
書いた日ではなく、送付する日を記入するのが一般的です。詳しくは、「送付状の日付はいつが正解?応募書類を送る時のマナーを解説」のコラムもご覧ください。

宛名

応募先の会社名と部署、担当者名を書類の左上に記入します。日付から一段下げるのがポイント。
会社名は(株)などの略称は使用せず、必ず正式名称で表記しましょう。
もし担当者がわからない場合は、「採用担当者様」か、部署名の後ろに「御中」と書けば問題ありません。

「様」と「御中」の使い分け

送付先が個人のときは「様」、企業や部署など団体のときは「御中」を使用します。
「人事部御中 ◯◯様」のように重ねて使うことはしないので、注意しましょう。

署名

宛先から改行したら、右寄せで自分の住所、氏名、連絡先を記載します。住所は都道府県から、マンション名も略さず記載するのがマナーです。
連絡先のメールアドレスと電話番号は、いつでも連絡が取れるものにしておきましょう。

タイトル

簡単な送付状のタイトルを中央に表記します。
タイトルは、「応募書類の送付について」や「応募書類のご案内」など、すぐに概要がわかるものにしておきましょう。

頭語・本文

本文の前には、頭語である「拝啓」を必ず使用します。時候の挨拶は省いても問題ありませんが、書く場合は「新緑の候」「晩秋の候」など送付月に合わせた言葉を使いましょう。
また、本文は書類送付の旨を簡潔に記すのがベター。書類選考なら、面接を希望していることを書くのもおすすめです。

〈例〉
拝啓 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび、貴社の求人情報を拝見し、下記の書類を送付させていただきます。
ぜひご検討の上、選考の機会をいただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。

書類選考の場合は応募経緯や志望動機を盛り込んでもOK

求人応募の場合は、送付状のなかに応募の経緯や志望動機を盛り込んでも問題ありません。どの媒体で募集を知ったのか、どの職種を希望しているのか、なぜ応募したのかを簡潔にまとめましょう。
送付状は、冒頭で説明したように誰が、何を送ったか分かるようにするための書類です。志望動機が長すぎると送付状の意味や目的を理解していないと捉えられるため、3行程度に収めましょう。

結語

頭語が「拝啓」なら「敬具」がセットの結語です。右寄せで記載してください。

送付書類

記書きをした上で、応募書類の内容と枚数を書きましょう。
「記」は中央に、「以上」は左下に表記します。

送付状のマナー

送付状はほかの書類と合わせるためにA4サイズで作成します。また、送付状の目的を考えて1枚に収めましょう。そのほか、送付状を作成するときのマナーをまとめました。

A4サイズで1枚に収める

送付状は、A4用紙1枚に収めるのがルール。複数枚になってしまうと、送付状の「誰が、なにを送ってきたのかひと目で分かる」という目的に反してしまいます。

応募書類の一番上に持ってくる

繰り返しになりますが、送付状は「誰が、なにを送ったか」を記すための書類。担当者が封筒から出したとき最初に目に入るよう、応募書類の一番上に置きましょう
入れ方は、上から送付状→履歴書→職務経歴書など別の書類。なお、書類を郵送する場合は、水濡れや破損を防ぐためにクリアファイルに入れてから封筒に封入します。「履歴書はクリアファイルに入れるのが常識?」のコラムもご確認ください。

手渡しの場合は送付状は不要

送付状は、書類を郵送するときに中身を確認する目的で作成するもの。対面で渡せる場合は、口頭で中身の説明を行えるため、送付状は不要です。

送付状はPCと手書きどちらが良い?

送付状はビジネス文書の一環です。そのため、パソコン作成が一般的でしょう。文書作成ソフトを用いて横書きで作成してください。
ただし、手書きではダメというわけでもありません。パソコンで作成が難しい場合は、縦書きで手書き作成しましょう。「手書き・PC作成どちらがベター?送付状の書き方を解説」のコラムもあわせてご覧ください。

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