提出書類の送付状はいる？いらない？書き方の基本と添え状のマナー

書類送付状とは、書類を郵送するときに添える「郵送物の中身を示す」ものです。このコラムでは、就活で書類を提出するときにも送付状が必要なのか、必要な場合はどのように作成するかなどをまとめています。直接挨拶ができない郵送で、挨拶の役割も兼ねているのが書類送付状。送付状を作成するにあたって、内容は何を書けばいいのか知りたい方は参考にしてください。

書類送付状とは？

書類送付状とは、郵便物などを送る際にその書類の送付者や宛先、枚数などの概要を示したもの。
カバーレターや挨拶状、添え状、送り状などと呼ばれ、社会人のマナーのひとつとして認識されています。

送付状の目的

送付状には、「挨拶」「同封書類の案内」といった役割があります。
書類を提出するときは、対面で手渡しするのが最も丁寧な対応。やむを得ず郵送する場合は書類だけを送ると失礼にあたるため、送付状で挨拶を述べます。
また、送付状に同封した書類を書き記すことで同封ミスに気づけたり、なんの書類を郵送したのか把握しやすくなったりする効果もあります。

書類送付状はいつ必要になる？

書類送付状が必要になるのは、応募書類を企業に郵送するとき。面接当日に持参など、担当者に応募書類を手渡しする場合は、書類送付状は不要です。
なお、書類送付状が必要になるのは就活シーンだけではありません。社会人になってからも、取引先や顧客に書類を郵送する際には必ず送付状を付けるのがマナーです。

書類送付状に書く内容

書類送付状には、送付した日付や宛先、差出人の情報、同封している書類の詳細を書きます。送付状を付ける意味を確認し、長々とした挨拶や希望条件といった不要な情報は記載しないよう注意しましょう。

日付

送付状の右上に書く日付は、書類を送付する日。作成日ではないので注意しましょう。
なお、西暦・和暦どちらを使用しても問題ありませんが、ほかの書類と統一すると分かりやすいのでおすすめです。

宛先

左上に、送付先の会社名・部署名・担当者名を記載します。会社名は略さず、可能であれば担当者の個人名を記載します。個人名が分からない場合は、「人事部」「営業部」など部署に宛てるか、「担当者様」としても問題ありません。

差出人

宛先から改行した右側に、差出人となる自分の情報をまとめます。
就職や転職の場合は「住所「氏名」「連絡先」で問題ありません。ビジネスで使用する場合は所属する企業名も記載しましょう。

本文

書類送付状を作成する際、本題に入る前に挨拶文を書くのがマナーです。「貴社ますますのご発展のことと心よりお慶び申し上げます」「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「○○の候　ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などを使うことで、スマートな印象を与えられるでしょう。
本文は「この度は選考についてご連絡いただきありがとうございました。早速ではございますが、下記の書類を送付させていただきます」など簡潔で分かりやすい文章を意識します。
本文の内容については「送付状の書き方とは？ビジネスシーンにふさわしいのは手書き？パソコン？」のコラムも参考にしてください。

同封内容

本文から数行開けた中央に「記」と書き、改行してから同封している書類と、部数を記載します。
箇条書きで「・履歴書　1部」など分かりやすく書きましょう。

書類送付状を書くときの注意

書類送付状を書く際には注意すべきこともあります。次に挙げる注意事項を意識しながら正しい書類送付状を作成してみましょう。

「様」と「御中」の使い分け

「様」は個人名に、「御中」は団体や企業名のあとに付ける敬称。採用担当者個人に宛てて送付する場合には「◯◯◯◯様」または「採用担当者様」、企業の人事課などに送付する際には「株式会社◯◯　人事部御中」とするのが正解です。
「様」と「御中」の使い分けを詳しく知りたい方は「大人の常識！「御中」の意味と「様」との使い分けを知ろう」にて、詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてください。

クリアファイルに入れる

応募書類は折り曲げず、クリアファイルに入れて送付するのがマナー。クリアファイルに入っていると、封筒が濡れてしまっても書類まで染みることはないため、文字の擦れや滲み、染みを防げます。また、郵送途中のアクシデントなどで折れてしまう心配も減らせるでしょう。応募書類は採用担当者が最初に目にする応募者の情報です。履歴書などが汚れていると、「だらしない」「管理が苦手」「相手に配慮できない」といったネガティブな印象を持たれてしまうでしょう。

不要な情報は書かない

採用して欲しいという気持ちが強いと、つい書類送付状に自己PRを書きたくなるもの。
しかし、書類送付状はあくまでも「郵送する書類を示す・挨拶の代わり」に用意するもの。本来の役割の粋を出ないように注意しましょう。行き過ぎた自己PRは、かえって印象を悪くする可能性があります。
書類送付状でアピールするよりも応募用紙で十分に自分の長所、企業にとって自分を採用した場合のメリットなどが明確に伝わるよう努力しましょう。
アピールすべき場をわきまえることも、社会人としては必要なマナーのひとつといえます。

このように書類送付用の作成方法や内容、作成するタイミングを事前に把握しておくと、社会人としてのマナーを守った書類の提出ができるでしょう。就活についての基本的なマナーは、誰かに教わることができれば心強いものです。

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