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書類送付状の作成の仕方と、送付するタイミングとは

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【このページのまとめ】

  • ・書類送付状とは、送付書類の内容を明確に相手に伝えるためのもの
    ・社会人としてのマナーを書類送付状でアピールできる
    ・書類送付状の作成には注意すべきこともいくつか存在する
    ・書類の送付1つで、受け取る側の印象は変わる

ビジネスにはさまざまなマナーがあります。そのマナーを知っているかどうか、そのマナーを守れているかどうかで、自分の社会人としての印象ががらっと変わってしまうこともあるでしょう。そこで、社会人として常識とも言えるマナーのひとつである、書類送付状についてご紹介します。

◆書類送付状とは?

書類送付状とは何でしょうか。その定義としては、ファックスや郵便物などを送る際に単に必要書類を封筒に入れるのではなく、その書類の送付者や宛先、枚数となどの概要に加えて、時候の挨拶など相手を気遣う一文を添えた内容の用紙のことです。

送付状の別の呼び方としては、カバーレターや挨拶状、添え状、送り状などと言われることもあります。
基本的な構成としては、送付日、宛先、送付者、連絡先、所属する組織名、県名、書類の概要、送付枚数などを記載しておけば十分でしょう。
こうした送付状の作成は社会人としてのマナーのひとつとしても重視されています。


◆就活で書類送付状を作成するタイミングは?

就職活動において、各企業に履歴書などを送付することがあります。その際にも書類送付状は作成すべきなのでしょうか。もちろん決まりはないですし、企業によってはまったく気にしないところもあるでしょう。
しかし、履歴書などの応募書類を提出する際に書類送付状を添付しておくと、基本的なビジネスマナーを知っている人材として印象付けることができるかもしれません。

履歴書の内容はほかの応募者と比べてこれといった特徴がないとしても、書類送付状を添付することによって、イメージをアップさせることができる可能性があると言えます。そうであれば、できる限り書類送付状は添付して履歴書を送ったほうが無難でしょう。


◆書類送付状を書くときの注意

書類送付状を書く際には注意すべきこともあります。次に挙げる注意事項を意識しながら正しい書類送付状を作成してみましょう。

・「様」と「御中」の使い分けを明確に

送付する相手に対して「様」とするのか「御中」とするのかで迷うこともあるかもしれません。
基本的に「様」は個人名のあとに付けます。ですから、企業名のあとに「様」を付けることは不適切と言えます。
「御中」は個人名ではなく、企業名のあとに付けます。もしも採用担当者あてに直接応募用紙を送付する場合には、個人名のあとに「様」を付け、企業の人事課などに応募用紙を送付する際には企業名に「御中」を付けると良いでしょう。
些細なことに思えるかもしれませんが、こうした点を押さえていると、基本的な常識を持ち合わせている人として好印象を与えられます。

・提出日は投函日にしよう

書類送付状に記載する提出日は、記入した日付ではなく、投函した日付にしましょう。
間違いがないように提出日の記入を最後に残しておき、実際に投函する日に書類全体を再度チェックしてその日を提出日として記入することをおすすめします。

・郵送の際はクリアファイルに入れて雨濡れを防ぐ

細かい気遣いのひとつですが、応募書類はなるべく折り曲げず、できればクリアファイルに入れて送付しましょう。
基本的に、雨が降っていても配達の際には濡れないように気を付けてもらえるものですが、まったく濡れないということはあまり期待できないためです。

クリアファイルがあると、封筒が濡れてしまっても中の書類は影響がなく、担当者が気持ちよく書類に目を通すことができるようになります。
クリアファイルは安ければ数十円で購入できるでしょう。このような気遣いができる人材を欲しいと思っている企業は少なくなく、与えるイメージを考えるとコスパは非常に良いと言えます。

・自己PRなどは書かないようにしましょう

採用して欲しいという気持ちが強いと、つい書類送付状に自己PRを書いてしまいたくなるかもしれません。
しかし、あくまで書類送付状の役割の粋を出ないように注意しましょう。行き過ぎた自己PRは、かえって印象を悪くする可能性があります。

書類送付状でアピールするよりも応募用紙で十分に自分の長所、企業にとって自分を採用した場合のメリットなどが明確に伝わるよう努力しましょう。
アピールすべき場をわきまえることも、社会人としては必要なマナーのひとつと言えます。

・書類を直接提出するときは送付状はいらない

また、もしも担当者に直接会って、その際に応募用紙を手渡しする場合は、書類送付状は必要となりません。もしも作成してしまうと、余計なことをしてくる人としてイメージが悪くなってしまうこともあります。
あくまでも郵送などで直接渡すことができない場合に、相手が内容を確認しやすいようにするというのが書類送付状の基本的な役割です。


このように書類送付用の作成方法と、作成するタイミングを事前に把握しておくと、社会人としてのマナーを守ったふさわしい書類の提出ができることでしょう。就活についての基本的なマナーは、誰かに教わることができれば心強いものです。

ハタラクティブでは、このような就活の際に役立つ社会人としてのマナーを始め、あらゆる面で就活をサポートしています。
自分に合う企業はどのような企業なのか、熱中して取り組める職種はどのようなものなのかなど、人生においてひとつの節目となる就活を成功させるためにあらゆる分野のプロが後押しします。
もしも就活で迷うようなことがあればハタラクティブにご相談ください。

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