就活時において送付状の役割とは？

ビジネスの場面では、送付状を同封することが一般的ですが、就活の場合はどうしたら良いでしょうか？このコラムでは、送付状の役割と詳しい記載方法をご紹介していますので、ぜひご覧ください。

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◆送付状の役割 

送付状とは、どのような書類を同封しているかを示すために、中身の内容を記載した書類のことです。
ビジネスの場では、一般的に誰が何のために何を送付したのか、ひと目でわかるように送付状を同封します。就活の場でも、エントリーシートや履歴書を郵送する際に、送付状を同封すると丁寧な印象になるので活用してみましょう。 

また、就活の際に送付状を応募書類と同封することで、ビジネスマナーが身についているという印象を相手に示すことができます。面識のない採用担当者の第一印象を良くするためには、応募書類に送付状を同封することが「採用」に近づく第一歩になるのではないでしょうか。
その際、応募書類で記載しきれなかった内容を送付状に明記することも一つの手です。送付状を記載する時には、きちんとした形式や注意点に基づいて、違った角度から自己PRをしてみましょう。 

◆送付状の書き方　 

就活する際の送付状の書き方は、一般的な雛形があります。 

【日付】 

まずはじめに、送付日の日付を右上に記載します。西暦、和暦どちらでも大丈夫ですが、必ずエントリーシートや履歴書の日付に合わせ、表記を統一させることが大切です。 

【宛名】 

会社名は必ず省略せずに正式名称を記載しましょう。そして、行を変えて部署名と、敬称をつけて相手方の氏名を左上に記入します。ここで、宛先が部署名の際は「御中」とし、個人名の際は「様」を書き忘れないようにすることが大切です。この時、御中と様の併用はできないので注意してください。 

【氏名や連絡先】 

あなたの出身大学・学部・学科・氏名をフルネームで書き、連絡先を記入します。万が一不備があった場合に、連絡が取りやすいように、携帯電話の番号やメールアドレスを記載すると良いでしょう。 

【件名】 

タイトルは、ひと目でわかるように中央に記載します。例としては「○○の送付につきまして」や「○○ご送付の件」など内容がすぐに把握できる件名にしましょう。 

【本文】 

本文は、三段階に分けて記載していきます。 
まず、前文に「拝啓」や「謹啓」などの頭語を書き、目上の方に対しては「前略」は使わないのが一般的で、時候の挨拶代わりとして「時下」の表現を用いることが多いです。 
次に、主文には求人応募に関する用件を記載し、自己PRとして自分のスキルや適性を簡潔にを記載すると良いでしょう。その際、ネガティブなことは書かずに、基本の形式に沿って書いていきましょう。 
そして、末文には、面接の機会を与えてほしい旨を記載し、「敬具」や「敬白」などを文末に書いて結びます。 

【記書き】 

具体的な記書きの書き方は、中央に「記」と書き、「記」の下に送付書類を箇条書きで記入します。同封書類をすべて書いたら右下に「以上」と記載します。記書きは、相手方に確認事項をわかりやすく示す方法のため、本文に「下記の書類を送付致します」や「下記書類をご参考ください」などと記載します。 

◆就活中は応募書類のマナーに気をつけよう 

就活する上で、企業とのファーストコンタクトは履歴書の送付となることが多いので、基本をしっかりと押さえて失礼のないように事前準備を十分にしておきましょう。次に、就活時の送付状を作成する際の事前準備と送付状発送前に確認すべきことを紹介します。 

・送付状や応募書類を入れる封筒は白色A4サイズを用意する 
・全ての書類にしわや汚れがつかないようにクリアファイルに入れる 
・切手は過不足のないように準備する 
・全ての書類の記入日は統一させ、郵送日を記入する 
・最後に応募書類に不備がないか、宛先は間違っていないか最終チェックをする 

このように、事前の準備を怠らずにしっかりと確認することが大切です。あの時ああしとけばよかったと後悔しないためにも、自分ひとりの確認だけではなく、周囲の人に一緒に確認してもらうことも一つの手段です。 

また、応募書類作成のマナーがまだ心配という人は、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは、履歴書およびエントリーシートの書き方や面接のマナーなどを丁寧にアドバイスしているので、お気軽にお問い合わせください。

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