就活でも必要?添え状の書き方とは

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【このページのまとめ】

  • ・書類を送る際は、送り主や書類の情報がすぐ分かるように添え状を同封するのがマナー 
    ・添え状は分かりやすく簡潔に作成することが大切 
    ・書類が綺麗な状態で郵送できるように配慮する

就活で企業へ応募書類を送る際にも用いられる添え状。ビジネスシーンでも多く活用されており、社会人が身につけておくべきビジネスマナーのひとつでもあります。 
普段あまり作成する機会がない人も、基本の書き方を覚えておいたほうが良いでしょう。 
ここでは、添え状の目的や書き方、注意するポイントについてまとめました。

◆添え状とは

添え状とは、同封したものを記載した書類のこと。送付状やカバーレターなどさまざまな呼び方があります。
添え状は、送った相手がひと目で中身を確認できるように、宛先や送り主の情報、同封したもの、送付した目的などを記載するのが一般的。パソコンで作成する人が多いようです。
書類などを郵送するときや、FAXで送信するときは添え状を用いるのがマナー。就活中だけではなくビジネスシーンでもよく使われるため、書き方を覚えておいて損は無いでしょう。
次項では、添え状の書き方について詳しく解説します。


◆添え状の書き方

添え状は、読みやすく作成することが大切です。基本的なフォーマットがあるので、覚えておくと良いでしょう。

【日付】

一番右上に日付を記載します。投函日を記載するのが一般的です。
西暦・和暦どちらでも構いませんが、同封する書類の日付・表記は統一しましょう。

【宛名】

日付より下の左側に記載します。会社名・部署名・役職名・個人名の順番に、全て省略せずに正式名で書きましょう。
宛先が部署名の場合は「御中」、個人名は「様」をつけます。個人名が分からない場合は部署宛てに送るか、「○○ご担当様」と書いても構いません。

【氏名、連絡先】

宛名より下の右側に自分の名前・住所・電話番号・メールアドレスを書きます。
書類に不備があったときや、同封し忘れた書類があった場合などに、送り先の企業から連絡がくる可能性があるため、連絡がとりやすい電話番号、メールアドレスを記入しましょう。

【タイトル】

添え状のタイトルは中央に記載しましょう。
主旨を伝えることが目的なので、「(書類名)ご送付の件」「(書類名)の送付につきまして」などすぐに内容が分かるようなタイトルにします。

【本文】

本文は「拝啓」「謹啓」などの頭語からはじめ、文末を「敬具」「敬伯」といった結語で結びます。
手紙であれば、頭語の後に時候のあいさつを入れるのが一般的ですが、添え状はなくても問題ありません。時候のあいさつ代わりに「時下」も活用可能です。
その後、「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」という一文を追加します。
さらに、書類を送付する旨と詳細を別途記載することを書きましょう。

【記書き】

本文の結語に続き、1行空けて中央に「記」と記載します。
「記」の下に箇条書きで送付書類と枚数を記載し、右下に「以上」と書きましょう。


◆添え状が完成したら

添え状が完成したら、記載漏れや誤字脱字がないかチェックしましょう。併せて同封する書類が揃っているか、記載漏れがないかも確認しておきます。
郵送中の汚れや折れなどを防ぐために、書類は全てクリアファイルに入れてから封筒へ入れること。入れる順番は、上から添え状・履歴書・職務経歴書・その他書類になるように重ねましょう。
クリアファイルは、面倒でも無色透明の新しいものを用意することが大切です。

添え状は毎回使用するため、テンプレートを作成しておくのもおすすめ。その場合、宛先や送付書類を間違えないように注意しましょう。

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