添え状って何?履歴書を郵送する際のマナーとは

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【このページのまとめ】

  • ・添え状とは、履歴書や職務経歴書を郵送する際に添えるあいさつ状のこと
    ・ビジネスマナーとして、応募書類の郵送時に同封した方が良いとされている
    ・添え状には応募書類を郵送する旨、面接機会を求める旨などを記入する
    ・自己PRを書くケースもあるが、簡潔に記入した方が良い

履歴書や職務経歴書を郵送する際に同封するのが、送付状・カバーレターとも呼ばれる添え状という書類です。添え状の有無が採用に関係するかどうかは企業の方針によるものの、ビジネスマナー上送付した方が良いとされることも。
そこで当コラムでは、添え状の概要や書き方などについて解説します。
 

◆添え状の概要

添え状とは、履歴書・職務経歴書を郵送する際に添えるあいさつ状です。送付状、カバーレターといった呼び方がなされることもあります。
就職・転職活動では、ビジネスマナーとして応募書類の郵送時に添え状を同封した方が良いとされています。添え状の有無が合否に影響するかどうかは企業によりますが、採用担当者に対するアピールに繋がる可能性もあるのかもしれません。

かつて物の受け渡しは、相手と対面して行うことが基本でした。つまり添え状の役割とは、本来直接会ってするべきことを書面で簡便に済ませることと考えることができます。また、郵便物の内容を知らせるための役割も同時に果たしていると言えるでしょう。

 

◆添え状を作成する

本項では、添え状の書き方について確認していきます。
 

【日付】

用紙の右上に、投函日を記載します。和暦か西暦かは問いませんが、他の書類と統一するようにしましょう。また、全ての書類で年月日が同じになっているかも要確認です。
 

【宛先・宛名】

応募先企業および採用担当の方の所属部署・氏名を記入します。敬称は、企業や所属部署宛てに送る場合は「御中」、採用担当者宛の場合には「様」を。採用担当者の名前がわからない時には、採用ご担当者様とする方法もあります。
この時、御中と様は重複しないように気を付けます。また、会社名は(株)(有)などと略さないよう注意しましょう。
 

【署名】

住所(郵便番号含む)・電話番号・メールアドレス・名前を記します。電話番号やメールアドレスといった連絡先は、できるだけすぐに確認できるものを記載することが大切です。
 

【タイトル】

大きめの文字で、中央に配置します。
 

【本文】

・頭語と結語
本文の冒頭に来る頭語・文末に来る結語はセットで使用。ビジネスレターでは、拝啓と敬具を使用するのが一般的とされています。

・本文
まずは、前文にあいさつ(時候のあいさつとすることも)の言葉を述べます。主文には、応募書類を郵送する旨・面接機会を求める旨などを記入。最後に結びとして、採用検討を希望する旨を伝える文言を入れましょう。

・記書きと以上
「記」一文字を配し、その下に箇条書きで同封した書類の種類と枚数を記載します。最後に「以上」と入れるのも忘れないよう注意が必要です。

 

◆添え状を活用するには?

添え状の本文には、自己PRを書くケースもあるようです。その場合、応募への熱意や自身のスキル、どのように貢献したいかといったことなどを2~3行でアピールするようにします。ただし、給与や勤務時間など、希望条件を書くのは避けましょう。
主たる自己PRは、履歴書または職務経歴書内にまとめるのが基本。添え状でもアピールしたい事柄がある時は、冗長にならないよう簡潔に書くことを心がけましょう。また、就職・転職において不利になりそうな経歴の説明を長々と述べたり、逆に過去の経歴や実績を自慢話のように綴ったりすることもマイナスの印象に繋がりかねません。

なお、ハタラクティブでは若年層を対象に、就活アドバイザーが就職・転職のサポートを行っています。ご希望に沿った求人の提案や面接対策はもちろん、履歴書の添削を実施しているのも特色。ご相談やご質問もいつでも受け付けています。
就職や転職を目指しているけれど、応募書類の内容や書き方に不安がある…。そんなお悩みをお持ちの求職者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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