送付状を書くときは、テンプレートの使用はOK？

応募書類を郵送する際に、送付状をつけるのは、社会人としての基本的なビジネスマナーです。

送付状の正しい書き方やマナーを把握し、目に止まりやすい応募書類に仕上げましょう。

◆送付状とは？

送付状とは、相手にFAXや郵便物を送る際に、一緒に添える書類です。

送り状、添え状とも呼ばれています。

就職活動や転職活動においては、履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどの書類を送る際に添付するのが一般的です。

ビジネスマナーとしてだけでなく、内容の漏れを防ぐ意味合いもあるため、応募書類には必ず送付状も添えるようにしましょう。

◆送付状に書く内容

送付状にはどういった内容を書けば良いでしょうか。

下記に、必要事項と具体例を挙げているので、送付状を書く際にご参照ください。

＜必要事項＞

・日付

・宛先（会社名、部署名、役職名、氏名）

・差出人情報（住所、連絡先、氏名）

・タイトル

・頭語/結語（拝啓・敬具）

・挨拶

・本題

・記/以上

・送付書類の種類

＜具体例＞

平成○○年○月○日

株式会社○○○

○○部　○○○○様

〒○○○-○○○○

東京都○○○区○○○○

TEL 080-○○○○-○○○○

田中　花子

応募書類の送付について

拝啓　貴社におかれましてますますご清栄のことお慶び申し上げます。

このたび求人サイト○○○にて貴社の求人を拝見し、事務職に応募させて頂きたく存じます。

つきましては、下記の書類を送付させて頂きましたので、ご査収くださいますよう宜しくお願い申し上げます。

敬具

記

履歴書　○部

職務経歴書　○部

エントリーシート　○部

以上

◆マナーと注意

送付状を書く際は、下記のマナーに気をつけて書きましょう。

・宛先の敬称を正しく使い分ける

宛先が誰かわからず、会社・部署全体に宛てる場合は「御中」、個人宛の場合は「様」など、敬称を正しく使い分けるようにしましょう。

・送付状はシンプルに読みやすくする

採用担当者の目に留まるようにと、ここで志望動機や自己PRを長々と書くのはおすすめしません。

もしもどうしても書きたいという場合は、1行～2行程度で済むような簡潔なものにしましょう。

過剰にならず、あくまでもひと目見て内容がわかるような送り状がベストです。

・送り状を一番上にし、ファイルなどでまとめる

応募書類を送る際は、すぐに目に入るように送り状を一番上にします。

また、書類が散らばってしまわないように、クリアファイルなどでまとめておいてから封筒に入れると親切です。

◆テンプレートを選ぶ時のポイント 

送り状に決まったフォーマットは特にありませんが、もし自分で作成する自信がないという方は、テンプレートを活用するのも一つの方法です。

ネットで無料のテンプレートを使用する際は、カラフルなデザインやイラストが入った派手なものは避け、ビジネス文書にふさわしいシンプルで見やすいデザインを選ぶようにしましょう。

また、時候の挨拶などは、上記を参考に、ビジネス向けの内容に差し替えるといいかもしれません。

いかがでしたか？

送り状は、今や欠かせない応募書類の一つとなっています。

マナーに沿った送付状を作成すれば、印象アップに繋がる可能性も。

もしも送付状の書き方や、応募種類の作成方法、ビジネスマナーなどに自信がないという方は、就職エージェントに相談してみることをおすすめします。

就職エージェントのハタラクティブでは、送り状や履歴書などの応募書類の書き方を一から丁寧に指導します。

また、面接対策や企業とのやりとりの代行も行っているため、就職活動が初めての方も安心です。

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