送付状はテンプレートを使用してOK?就活で履歴書を送るときの定型文

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この記事のまとめ

  • 企業に書類や物品を送るときは送付状を同封するのがマナー
  • 送付状は、「誰が」「何を」送ったかを明確にするために付ける
  • 送付状には、差出人と同封物の内容を記載する

応募書類を郵送する際に送付状をつけるのは、社会人としての基本的なビジネスマナーです。送付状の持つ意味や役割をきちんと理解して、書類送付の際には必ず同封するようにしましょう。このコラムでは、送付状の持つ意味や役割に加えて、正しい書き方やマナーについても紹介しております。また、目に止まりやすい応募書類に仕上げる方法についてもまとめていますので、参考にしてください。

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送付状のテンプレート

送付状は同封している書類の内容を記載して「誰が」「何を送ったか」を分かりやすくするための書類です。下記に必要事項と具体例を挙げているので、送付状を書く際にご参照ください。

送付状に必ず記載すること

・日付
・宛先(会社名、部署名、役職名、氏名)
・差出人情報(住所、連絡先、氏名)
・タイトル
・頭語/結語(拝啓・敬具)
・挨拶
・本題
・記/以上
・送付書類の種類

送付状のテンプレート

平成○○年○月○日

株式会社○○○
○○部 ○○○○様

〒郵便番号
東京都新宿区◯△□
電話番号
氏名

応募書類の送付について

拝啓 
貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたび求人サイト○○○にて貴社の求人を拝見し、事務職に応募させて頂きたく存じます。
つきましては、下記の書類を送付させて頂きましたので、ご査収くださいますよう宜しくお願い申し上げます。

敬具

履歴書 ○部
職務経歴書 ○部
エントリーシート ○部

以上

送付状とは?

送付状とは、相手に書類や物品を送る際に、一緒に添える書類で、送り状、添え状、カバーレターとも呼ばれています。
就職活動や転職活動においては、履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどの書類を送る際に添付するのが一般的です。

送付状の目的

送付状を同封するのはビジネスマナーとしてだけでなく、内容の漏れを防ぐ意味合いもあります。また、送付状があることで「誰が」「何を」送ったのかが分かりやすくなり、内容の確認や管理が楽になるメリットも。企業に向けてなにかを送付する際は、必ず送付状を同封しましょう。「送付状の役割とは?書き方であなたの印象が変わるかも」のコラムも合わせてご覧ください。

送付状に書く内容

送付状は「誰が」「何を」送ったかを明らかにするための書類なので、差出人や要件、同封したものの内容がわかるよう作成します。冒頭のテンプレートも参考にしながら、記載内容を確認しましょう。

送付日

書類の右上に送付日を記載します。「送付状の日付はいつが正解?応募書類を送る時のマナーを解説」のコラムでも触れているように、書類を作成した日ではなく、送付する日。郵送の場合は投函する日付を書きましょう。

宛先

送付先となる相手の会社名と部署名、担当者名を正しく記載します。略称や通称ではなく、正式名称を記載するのがマナー。日付から1行空けて、左上に記します。

差出人

宛先から1行空けて右側に、差出人の情報を書きましょう。ビジネスであれば所属企業を書きますが、就職や転職の場合は個人の住所と電話番号、氏名のみで問題ありません。

件名

自分の氏名から1行空けた中央に、ほかの文字より大きく「書類送付につきまして」「応募書類の送付について」「応募の件」など件名を記載します。

本文

頭語と時候の挨拶を記載したあとに、要件を伝える主文を書きます。就職や転職なら簡潔な自己PRを載せてもいいでしょう。末文は面接の機会をお願いします、といった内容ののち、頭語に呼応する結語を使用します。

書類詳細

本文から1行空けた中央に「記」と記載してから、同封書類1つにつき1行を使用して書類名と部数を書いていきます。
すべての書類を記載したら、右寄せで「以上」を忘れないようにしましょう。

送付状のマナーと注意

送付状を書く際は、下記のマナーに気をつけて書きましょう。

送付状はシンプルに読みやすくする

送付状は、あくまでも応募書類の内訳を示すもの。志望動機や自己PRを長々と書くのはおすすめしません。記載するなら1行~2行程度で済むような簡潔なものにしましょう。

送り状を一番上にし、ファイルなどでまとめる

応募書類を送る際は、すぐに目に入るように送り状を一番上にします。
また、書類が散らばってしまわないように、クリアファイルにまとめてから封筒に入れると、折れや汚れも防げます。

手渡しの場合は付けない

面接当日に書類を持参する場合、送付状は必要ありません。あくまでも「郵送するとき」に付ける書類なので、メールに書類を添付するときも、送付状は不要です。
なお、書類を手渡しする場合もクリアファイルに入れたのち封筒に入れて置くのがマナー。入り口や受付で応募書類を提出する場合は封筒ごと、採用担当者に直接渡す場合は封筒から出してクリアファイルに入れてから渡しましょう。手渡しのマナーは「履歴書を手渡しするときは封筒なしでも良い?持参する際のマナーも解説!」のコラムで解説しています。

テンプレートを選ぶ時のポイント

送り状に決まったフォーマットは特にないため、Webからテンプレートを探して活用しても良いでしょう。ただし、テンプレートを使う場合はマナーに合っているか注意して選ぶ必要があります。ネットで無料のテンプレートを使用する際は、カラフルなデザインやイラストが入った派手なものは避け、ビジネス文書にふさわしいシンプルで見やすいデザインを選ぶようにしましょう。
また、時候の挨拶なども、ビジネス向けの内容になっているか注意してください。

送り状は、今や欠かせない応募書類の一つとなっています。
マナーに沿った送付状を作成すれば、印象アップに繋がる可能性も。もしも送付状の書き方や、応募書類の作成方法、ビジネスマナーなどに自信がないという方は、就職エージェントに相談してみることをおすすめします。

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