仕事を辞める連絡はメールでも良い？注意点や例文を紹介

退職を考えている人の中には、「仕事を辞める報告はメールでも良いの？」と迷っている方もいるでしょう。退職の相談は上司に直接するのがマナーですが、やむを得ない事情があるときにはメールで送ることになります。このコラムでは、メールで仕事を辞める相談をするマナーや注意点を解説。適切なメールの送り方を知ると、円満退社に繋がり転職活動もしやすくなるでしょう。退職を考えている方は、ご一読ください。

仕事を辞める連絡はメールでも良い？

仕事を辞めるという報告は、本来直接するものです。しかし、どうしても出社が難しかったり、上司に直接会う機会がなかったりする場合はメールで報告という方法を取ります。しかし、仕事を辞める連絡をメールのみで行うと、マナー違反と感じる人もいるので、できる限り直接報告するようにしましょう。なお、仕事を辞める連絡をメールでするときは、文章や内容を工夫しなるべく誠意が伝わるようにします。

詳しくは「マナー違反？退職したい時はメールで伝えて良いか」のコラムも参考にしてください。

仕事を辞める報告の面談をメールで依頼するには

上司に面談を申し込むメールはできるだけ簡潔に送りましょう。また、メールには「仕事を辞める」という言葉は入れない方が無難です。

メールの内容は簡潔にする

退職を伝えるための面談を、メールで依頼するときには、なるべく簡潔な文章を心掛けましょう。あくまで辞める意思は直接伝えるのが基本なので、メールに詳細を書く必要はありません。「面談の機会がほしい」という内容のみを伝えるメールにしましょう。上司から返信がきたら、自分のスケジュールと照らし合わせて面談の日程を決めます。

「辞める」という言葉は使わない

メールの内容では「仕事を辞める」という言葉は使わないようにしましょう。上司に事前に退職が知られてしまうと、面談までの間に辞めさせないための対策を取られる可能性があります。また、メール上でのやり取りで説得される場合もあり、スムーズに面談まで進めなくなる恐れも。あくまでメールでは「面談をしたい」という事実だけの内容にし、退職の意思は直接会ったときに伝えます。

仕事を辞めることをメールで伝える際の注意点

やむを得ず仕事を辞めることをメールで伝える際の注意点は、退職希望日を明確にし、上司が嫌な気持ちにならないような表現を心掛けることです。また、仕事を辞めるという意思が固く、変えようがないことをはっきり伝えると良いでしょう。

仕事を辞める意思が固いことを伝える

仕事を辞めることを伝えるメールでは、退職の決心が固いことを明確にしましょう。あいまいな、退職を迷っているような文面を送ると、上司に「気持ちが変わるかもしれない」と思われ、強く説得される可能性があります。「退職しようと思っている」「退職したい」といった表現ではなく「退職します」と言い切りにして、説得の余地をなくすとスムーズです。ただし、上司に失礼のないようにクッション言葉を適切に使うようにしましょう。

退職希望日を明確にする

上司に仕事を辞める連絡をメールでするときは、退職希望日も一緒に送りましょう。おおよその希望時期が分かると、会社側も業務の引継ぎや後任の選定といった手続きがしやすくなります。会社に残る人に迷惑がかからないように余裕を持った連絡が重要です。

退職を申し出る時期は会社の就業規則によって異なる
退職を申し出る時期は、退職希望の1～2カ月前までと定めている会社が多いようですが、退職が決まった時点で早めに申し出るのが親切です。「今日限りで辞めます」というのは、マナー違反なので避けましょう。

上司が不快に思わないような表現を心掛ける

仕事を辞める連絡をメールでする際は、上司を不快にさせないような表現や文章を心掛けましょう。本来、退職の意思は直接伝えるのがマナーです。しかし、上司に会う機会がなかったり、どうしても出社ができなかったりするときにやむを得ずメールという方法を取ります。そのため、メールで退職の意思を送っている時点で、上司が失礼だと感じている場合もあるのです。少しでも印象を良くするには、メールを送る前に「自分勝手な表現になっていないか」「礼儀に欠けた表現になっていないか」といった部分を見返します。また誤字・脱字が多いメールも印象が悪いので気を付けましょう。

詳しくは「退職したいときの言い方！会社を辞めたい理由やメールでの伝え方は？」も参考にしてください。

仕事を辞めるためのメールの例文を紹介！

ここでは、仕事を辞めるためのメールの例文を「上司に報告するとき」「退職願をメールで送るとき」に分けて紹介します。

上司への報告するときの例文

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題名：退職のご相談（名前）
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本文：

◯◯部長

お疲れさまです。◯◯です。
長期欠勤が続いてしまい、ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。
誠に勝手ではございますが、◯月末の退職を希望します。
理由は、精神的な不調が続き出社ができそうになく、実家に戻り療養をしようと考えているためです。主治医からは◯◯◯という診断が出ております。
本来であれば直接お話するべき内容ですが、出社が難しいためメールでお送りするご無礼をお許しください。
お手数ですが、今後の手続きに関してメールでご相談させて頂きたいです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、ご確認宜しくお願いいたします。

◯部◯◯課　◯◯

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出社ができない事情があるため、やむを得ずメールで送っているという事情が分かる文章にすると、上司の了解が得やすくなります。

退職願をメールで送る際の例文

退職願をメールで送る場合、Wordで文章を作成しメールに添付する方法と、直接退職願をメールで送る方法があります。ここでは、直接メールで退職願を作成する際の例文を紹介しますので参考にしてください。

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題名：退職願（名前）
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本文：
退職願

令和◯年◯月◯日（メールを送った日付）

◯◯株式会社
代表取締役社長◯◯◯◯様

私事、この度一身上の都合により、令和◯年◯月をもちまして退職させて頂きます。

ご確認宜しくお願いいたします。

◯◯部◯◯課　◯◯（名前）

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退職願の場合、退職の理由は「一身上の都合」で統一します。会社名や部署の名前は省略せず正式名称で書くようにしましょう。

会社に行けないときの退職届や退職願の出し方に郵送という方法もあります。詳しくは「どうしても会社に行けない…退職届の郵送ってあり？」をご覧ください。

円満退社をして次の転職をスムーズに進めよう

メールで仕事を辞める報告や相談をするときは、送り方を間違えると上司や同僚との関係が悪くなる可能性があるので注意が必要です。周囲との関係が悪くなると引継ぎや退職手続きがしづらくなります。退職がスムーズに進めば転職活動にもより集中できるでしょう。

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