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例文付き!好印象な退職の挨拶メールの内容と書き方

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【このページのまとめ】

  • ・退職の挨拶をメールで送るのは一般的であり、失礼ではない
    ・送るタイミングは直属の上司と相談の上、引き継ぎの時期も考慮して社外には早めに、社内には最終出勤日に送ろう
    ・メールに含める内容は、退職の日付、お礼と感謝、退職後の連絡先など
    ・円満退職でなかった場合も、職場への不平・不満などネガティブな内容は伝えない
    ・一斉メールの場合は宛先をBccにする、特にお世話になった方にはエピソードも交えて個別メールを送るなど配慮しよう
    ・メール以外の挨拶の方法には、電話、書面、スピーチなどがあり、いずれもお礼と感謝の気持ちが伝わるシンプルな内容が好印象

退職が決まると、業務の引き継ぎや取引先への挨拶回り、必要書類の提出や保険の手続きなどやることがたくさんあるため、何かと慌ただしくなりがちですが、「退職の挨拶」にもしっかり気を配りたいものです。
退職時は、直接挨拶する以外に、メールで挨拶と感謝の気持ちを伝えるという方法も。
挨拶メールにはどんなことを書けば良いのでしょうか。また、送るのに適したタイミングについても併せて考えてみましょう。

◆退職時の挨拶はメールでもOK?

退職の挨拶をメールで送るのは今や珍しいことではなく、失礼には当たりません。
特にお世話になった方や、顔を合わせる機会のある相手には、直接会って口頭でお礼と挨拶を伝えるのがベストですが、タイミングや距離などの関係で、なかなか会いに行けない人もいるでしょう。そのような場合は、メールツールを活用して、これまでの感謝と別れの挨拶を伝えましょう。

メールを送るタイミングは直属の上司と相談し、退職を周囲に伝えても良い時期を見計らいます。
担当者の引き継ぎなどがあるため、取引先など社外への連絡は早めに。迷惑がかからないよう、少なくとも退職の2~3週間前には連絡できる手はずを整えましょう。
社内への連絡は、最終出勤日にするのが一般的ですが、会社によっては規定や慣習があるため、それに従いましょう。
メールを送るタイミングは、業務に支障が出ないよう定時を過ぎてから退社するまでの時間が無難です。

◆退職メールに書く内容

退職の挨拶メールは、「お世話になった方々へのお礼や感謝」を伝えるものにしましょう。

職場でなんらかのトラブルがあったなど、円満退社でない場合でも、愚痴や不満のような内容にならないように注意してください。
最後の場面でネガティブな発言をすることで、いい気持ちのする人はいませんし、将来、もしかしたら元の職場が仕事の取引先となるかもしれない可能性を考えると、わざわざ自分の悪評を買うようなことをする必要はないでしょう。これは社内の人たちだけでなく取引先なども同様で、いつかまた一緒に仕事をする機会があるかもしれない相手には、なるべく好印象を残したいところです。

メールの文章は長くなりすぎないように、シンプルを心がけましょう。内容は以下の通りです。

【件名】

件名はひと目で「退職の挨拶」だとわかるものにし、自分の名前も付けると明瞭です。

【退職する日付】

業務連絡の可否を知らせる意味合いからも、退職する日付も必ず伝えます。

【退職する理由】

退職理由や転職先を具体的に書く必要はありません。ほとんどの場合、「一身上の都合」で十分です。

【お礼と感謝】

職場や仕事での経験が自分にどのような影響を与えたかということを簡潔にまとめ、謝意を伝えます。

【相手の活躍や繁栄を祈る言葉】

最後に、お世話になった方や会社の今後の活躍、繁栄を願う一文を添えましょう。

【退職後の連絡先】

社内向けのメールの場合、今後も関係を維持していきたい場合は、連絡先を書いても構いません。
一方、取引先など社外に送るメールには、私用の連絡先や転職先の情報などは含めないのがマナーです。

一斉メールで送信する場合は、宛先をBccにするなど配慮しましょう。また特にお世話になった方に対しては、その方とのエピソードも交え、個別のメールを送った方が好印象です。

◆「社内・社外」退職メールの書き方

以下に、社内向け、社外向けの退職メールの基本的な例文をそれぞれ記載しますので、参考にしてください。

【社内向け退職の挨拶メール】

退職のご挨拶(畑楽)

お疲れ様です、◯◯事業部△△課の畑楽です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により◯月末で退職することとなり、本日が最終出勤日となりました、
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきとろころ、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

入社から◯年間、たくさんの方々にお世話になり、本当にありがとうございました。
至らぬ点も多々あったかと思いますが、いつも暖かく励ましの言葉をかけていただき、心より感謝申し上げます。
常に前向きに仕事に取り組むことができたのは、皆様のお力添えがあったからこそでした。
ここでの経験を、今後も活かしてがんばっていきたいと思っております。


今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらこちらにご連絡いただければ幸いです。

hatarkuxxx@xxxxx
090-xxx-xxx


最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
これまで本当にありがとうございました。


◯◯事業部 畑楽 太郎


【社外向け退職の挨拶メール】

退職のご挨拶(株式会社◯◯ 畑楽太郎)

株式会社△△ 営業部 ◯◯様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の畑楽です。
私事で大変恐縮ですが、一身上の都合により、◯月末で退職することになりました。
在職中は、◯◯様には何かとお力添えをいただき、本当にありがとうございました。
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり大変申し訳なく存じます。

××プロジェクトにおいては、◯◯様よりさまざまな有益なご助言をいただいたことが、大きな励みになりました。
ここに重ねて感謝申し上げます。

後任は、同じ部署の××が務めさせていただきます。
後日改めて××がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と◯◯様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます


株式会社◯◯ △△事業部 畑楽 太郎

◆その他の退職挨拶

退職の挨拶には、メール以外に以下のような方法もあります。

【電話】

メールではなく、できれば直接会って挨拶したいが叶わない場合などは、声を通じてより気持ちの伝わりやすい電話が良いでしょう。その際は相手が多忙かもしれないことに配慮して必要以上に会話を長引かせず、お礼と挨拶を伝えたら数分程度で通話を終わらせるように心がけましょう。
またメール同様、通話の最初に「直接会って挨拶したかったが、電話での連絡となり失礼します」というひと言を添え、「今後の活躍と繁栄を祈る言葉」で結びます。

【書面】

転勤や転職をした方、すでに第一線を退いた方など、かつてお世話になった方ですぐに会えない相手の場合は、挨拶状という形で退職の報告をすることもできます。目上の方に向けて送るケースが多いため、「背景」「敬具」「時候の挨拶」など、フォーマルな手紙の形式で書きましょう。
「私のことですが…」という意味合いの「私儀」を用いる場合は、へりくだって行末から書き始めます。
退職日、感謝の言葉、書面での報告となったことに対するお詫び、相手の幸せを祈る言葉を文章でつづります。

【スピーチ】

最終出勤日の朝礼や送別会など、職場の人たちに挨拶をする機会がある場合は、口頭でしっかり感謝の気持ちを伝えましょう。
人前で話すのは緊張するので苦手な人もいるかもしれませんが、なるべくはっきりゆっくりと、聞き取りやすい声量で話すようにしましょう。
姿勢を正して目線をまっすぐ上げ、にこやかな表情で話すことがポイント。
メール同様、ネガティブな内容は言わず、会社と職場の人たちに感謝の気持ちを言い表した上で、今後の抱負などを伝えるのも良いでしょう。
感慨深くなり、長々と話し込んでしまわないように気をつけ、2~3分程度の簡潔なスピーチを心がけてください。


今回は退職の挨拶の内容について、例文と共にご紹介しました。例文をベースにオリジナリティのある内容を添えると、よりいっそう気持ちがこもったメッセージとして伝わるでしょう。

手続きや挨拶などで忙しくなりがちな退職や転職をスムーズに進めたい方には、転職エージェントの活用がおすすめです。
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これから転職を考えている人、円満退職を目指している人は、ぜひハタラクティブにご相談ください。

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