年金手帳が退職時に会社保管されていたらどうする?紛失時の対処法も解説!

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【このページのまとめ】

  • ・会社に保管されていた年金手帳は、退職時に忘れず返却してもらおう
  • ・退職時に年金手帳が必要になるのは、その中に基礎年金番号が記載されているから
  • ・年金手帳以外にも、退職時には会社から離職票や源泉徴収票などを受け取る必要がある
  • ・退職後に間のあるときは、国民年金に加入するために年金手帳が必要になる
  • ・退職時に年金手帳の紛失に気づいたら、すぐに再交付の手続きをしよう

退職を検討中の人は、自分の年金手帳が今どこに保管してあるか把握していますか?このコラムでは、年金手帳の概要や、会社保管している場合に注意すべきこと、年金手帳の再発行の方法について解説します。年金手帳は入社時に提出を求められるものの1つです。紛失時の正しい対処法もまとめていますので、近い将来今の職場を退職し、転職活動をしようと計画している方には、ぜひ参考にしてみてください。

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年金手帳とは

年金手帳とは、日本年金機構が運営する公的年金制度の加入者一人ひとりに交付される手帳のことです。手帳には加入者の基礎年金番号や、年金に関する情報が記載してあります。
基礎年金番号は、国民年金や厚生年金保険など、全ての公的年金制度で共通して使われるもので、一生涯に渡って有効です。転職などで加入する年金が変わったとしても、この基礎年金番号は変わりません。基礎年金番号は、企業へ入社し厚生年金への加入手続きを行う際や、年金を受給する手続きの際などに必要となります。

会社保管されていた年金手帳は退職時に必ず受け取ろう

企業に入社するときは厚生年金への加入手続きを行うため、会社から年金手帳の提出を求められます。その際、会社側は手続きが済めば年金手帳は必要ないのですが、退職するまでそのまま会社に保管し続けるケースが多いようです。
それには、「雇用者が紛失するのを防ぐため」「慣例的にそうしてきたから」など会社によってさまざまな理由がありますが、稀に返却し忘れる場合があるので、退職時は必ず返してもらうようにしましょう。また、会社で保管してあることが気になるようなら、手続きが終わった段階ですぐに返却してもらっても良いかもしれません。その場合は、自分自身でしっかりと管理し、紛失しないようにしましょう。
年金手帳を返還するなど、会社側が行う退職手続きについて詳しく知りたいという方も多いと思いますが、このコラム「退職するときの手続きは大変!?スムーズな転職方法とは」には、公的機関での手続きなどについても詳しく書かれています。

年金手帳以外に退職時に会社から受け取る3つのもの

退職時には年金手帳のほかにも「離職票」「源泉徴収票」「雇用保険被保険者証」の3つを会社から受け取りましょう。以下で詳しく説明します。

1.離職票

離職票委は、雇用保険の失業給付に必要になる書類で、転職先がすでに決まっているなら必要ありません。そうでない場合は、手続きに時間がかかるため、退職後に郵送してもらうことになります。

2.源泉徴収票

源泉徴収票は、所得税の年末調整に使用する書類です。転職先企業に提出を求められる場合があるので、確認しておきましょう。また、すぐに就職しなかった場合でも所得税の確定申告の際に使います。

3.雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険の被保険者であることを証明する書類で転職先へ提出しなくてはいけません。また、次に働く職場が決まっていない場合でも、雇用保険の失業給付に必要です。

年金手帳と同様に、会社が保管しているケースも多いので、その場合は退職時に忘れず返却してもらいましょう。雇用保険被保険者証は入社時に交付される書類で、紛失した場合は居住地を管轄しているハローワークで再発行してもらってください。

退職するときに、年金手帳以外に会社から受け取るべき書類が何か分からないという方も多いと思いますが、そのような方にはこちらのコラムがおすすめです。「退職の時に、会社からもらう書類と返却するもの」退職までの流れも詳しく書かれているので、ぜひ参考にしてください。

退職後に国民年金に加入する際も年金手帳が必要になる

年金手帳は、退職後に次の職場に勤務するまで間が空く場合、国民年金へ加入するためにも必要です。20歳以上60歳未満の人は、国民年金へ加入する義務があります。これまで会社に勤務していて厚生年金に加入していた方が退職すると、国民年金の「第1号被保険者」となるため、年金の種別変更続きが必要です。また、会社を辞めて個人事業主になる場合も、国年年金への切り替えが必要になるので覚えておきましょう。

ただし、退職した同じ月に転職先に入社するなら、国民年金への切り替え手続きは不要です。その理由は、年金の保険料は納付する月の翌月末まで支払うことになっているからで、月末時点で所属していた前の勤務先が翌月末までに年金保険料を払うことになっています。

年金の種類や退職や転職の際に必要な手続きが良く分からないという方は、スムーズな転職をする方法なども書かれているコラム「年金の種類や退職・転職時の手続きの仕方について知ろう」をご覧ください。

退職時に年金手帳の紛失に気づいたときの対処法

退職後も年金手帳は転職先に提出したり、国民年金への切り替え手続きを行ったりするのに必要となりますが、万一紛失してしまった場合の対処法を紹介します。
退職時でなくても、年金手帳を失くしたことに気づいたら、速やかに再発行の手続きを行ってください。年金手帳の再発行は、厚生年金や共済保険、または配偶者の扶養に入っている場合と、国民保険に加入している場合で手続きする場所が異なります。
以下に、それぞれの対処の仕方を詳しく記載しているので参考にしてください。

国民年金のみに加入している方の対処法

国民年金のみに加入している方が年金手帳を紛失した場合は、住所地の市区町村役場で再発行の手続きを行います。再発行には、運転免許証などの身分証明書と年金手帳交付申請書の2点を用意すれば良いですが、申請書に記入するのに印鑑と基礎年金番号が必要です。

年金手帳がないから基礎年金番号が分からないという方は、誕生月に送付されてくる「ねんきん定期便」を確認してください。
そこからも確認できない場合は、番号を調べてもらうことも可能です。年金手帳再交付申請書は役所などに置いておりますが、日本年金機構のWebサイトからダウンロードすることも可能です。

厚生年金などに加入している方の対処法

厚生年金や共済保険、または配偶者の扶養に入っている方が年金手帳を紛失した場合は、勤務先の所在地を担当している年金事務所で再発行の手続きを行います。
会社に勤務しているなら、会社経由で再発行の手続きをしてもらえばOK。すでに会社を辞めている場合は、郵送か電子申請で手続きをすることも可能です。

「退職した後年金手帳は何に使われるの?」「年金手帳を紛失したらどうしたら良いの?」などの疑問をお持ちで、自分の条件に合う転職先をお探しの方は、就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。
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