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年金手帳が会社に保管されている場合、退職時に忘れずに返却してもらおう
「年金手帳は退職時に返却される？」と疑問を抱いている方もいるでしょう。年金手帳に記載されている基礎年金番号は、転職先での厚生年金の加入時や、国民年金に切り替える際にも必要です。年金手帳が会社に保管されている場合、退職時には必ず受け取るようにしましょう。このコラムでは、年金手帳の概要や必要な理由、紛失した場合の対処法、退職時に受け取るそのほかの書類などについてまとめています。
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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント
一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
年金手帳とは
年金手帳とは、日本年金機構が運営する公的年金制度の加入者一人ひとりに交付される手帳のことです。手帳には加入者の基礎年金番号や、年金に関する情報が記載してあります。
基礎年金番号は、国民年金や厚生年金保険など、すべての公的年金制度で共通して使われるもので、一生涯に渡って有効です。転職などで加入する年金が変わったとしても、基礎年金番号は変わりません。
基礎年金番号は、企業へ入社し厚生年金への加入手続きを行う際や、年金を受給する手続きの際などに必要となります。
年金手帳が会社保管される理由
年金手帳が会社に保管される理由は、厚生年金への加入手続きや基礎年金番号の確認に必要だからです。社員が入社すると、会社は年金事務所へ必要な手続きを行いますが、その際に年金手帳の提出が求められることがあります。そのため、一時的に会社が預かるケースが多いのです。
ただし、年金手帳は本人の私物であるため、会社で保管する義務や法律はなく、返却を求めても問題はありません。
なお、現在は年金手帳が廃止されており、基礎年金番号は通知書やマイナンバーで確認できるため、会社が保管する必要はなくなっています。
配偶者が扶養に入る場合の年金手帳は会社保管？
配偶者が扶養に入る場合、原則として配偶者の年金手帳を会社に預ける必要はないでしょう。扶養手続きの際は、被扶養者の基礎年金番号が必要になるため、年金手帳の情報を会社に提出することはありますが、現物を預ける義務はありません。
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年金手帳が会社保管されている場合は退職時に必ず受け取ろう
企業に入社するときは厚生年金への加入手続きを行うため、会社から年金手帳や基礎年金番号が確認できる書類の提出を求められます。その際、会社側は手続きが済めば年金手帳は必要ないのですが、退職するまでそのまま会社に保管し続けるケースも少なくありません。
基礎年金番号は転職先の企業でも必要になるため、退職時は必ず返却してもらいます。その場合は、自分自身でしっかりと管理し、紛失しないようにしましょう。
年金手帳を会社保管しない企業もある
年金手帳は、必ずしも会社で保管する必要はありません。企業によっては、入社時に基礎年金番号だけを確認し、手帳は本人に返却するケースもあります。保管方法は企業ごとに異なるため、不安な場合は入社時に手帳の管理方針を確認してください。
ハタラクティブアドバイザー後藤祐介からのアドバイス
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年金手帳以外に退職時に会社から受け取る書類
退職時には年金手帳のほかにも「離職票」「源泉徴収票」「雇用保険被保険者証」の3つを会社から受け取りましょう。以下で、それぞれの書類について説明します。
1.離職票
離職票は、雇用保険の失業給付に必要になる書類です。転職先がすでに決まっている場合は発行の必要がないため、発行しない企業も。しかし、退職後に転職活動を行うなど、すぐに働く予定がない場合は、事前に伝えておくか、退職後に郵送してもらいましょう。
2.源泉徴収票
源泉徴収票は、所得税の年末調整に使用する書類です。転職先企業に提出を求められる場合があるので、確認しておきましょう。また、退職後すぐに就職しなかった場合も、所得税の確定申告の際に使います。
3.雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、雇用保険の被保険者であることを証明する書類です。転職先で雇用保険に加入する場合は、入社手続きの際に提出しなくてはいけません。また、次に働く職場が決まっていない場合も、雇用保険の失業給付に必要です。
雇用保険被保険者証を紛失してしまったら
雇用保険被保険者証は年金手帳と同様、会社が保管しているケースも多いので、その場合は退職時に忘れず返却してもらいましょう。なお、紛失した場合は居住地を管轄しているハローワークで再発行が可能です。
年金手帳は退職後に国民年金に加入する際も必要になる
退職後に次の職場に勤務するまで間が空く場合、国民年金へ加入する際も年金手帳が必要です。20歳以上60歳未満の人は、国民年金へ加入する義務があります。これまで会社に勤務していて厚生年金に加入していた方が退職すると、国民年金の「第1号被保険者」となるため、年金の種別変更手続きが必要です。
また、会社を辞めて個人事業主になる場合も、国年年金への切り替えが必要になるので覚えておきましょう。
国民年金への切り替えが不要なケース
退職した同じ月に転職先に入社する場合、国民年金への切り替え手続きは不要です。理由としては、年金の保険料は、納付する月の翌月末まで支払うことになっており、月末時点で所属していた前の勤務先が翌月末までに年金保険料を払うからです。
年金手帳の紛失に気づいたときの対処法
2022年4月より年金手帳は廃止されたため、紛失した場合は再発行できません。ただし、基礎年金番号通知書の再交付を申請することは可能です。
もし、年金手帳を失くしたことに気づいたら、速やかに基礎年金番号通知書の再発行の手続きを行いましょう。再発行は、厚生年金や共済保険、または配偶者の扶養に入っている場合と、国民保険に加入している場合で手続きする場所が異なります。日本年金機構の「基礎年金番号通知書や年金手帳を紛失またはき損したとき」を参考に、以下で状況別に対処法をまとめました。
国民年金のみに加入している場合
国民年金のみに加入している方が年金手帳を紛失した場合は、住所地の市区町村役場か近くの年金事務所で基礎年金番号通知書の再発行の手続きを行います。再発行には、マイナンバーが確認できる書類や運転免許証などの身分証明書を用意するほか、申請書に記入するのに印鑑と基礎年金番号が必要です。
厚生年金などに加入している場合
厚生年金や共済保険、または配偶者の扶養に入っている方が年金手帳や基礎年金番号通知書を紛失した場合は、勤務先の所在地を担当している年金事務所で再発行の手続きを行います。
会社に勤務している場合は、会社経由で再発行の手続きをしてもらいましょう。すでに会社を辞めている場合は、郵送か電子申請で手続きをすることも可能です。
まとめ
従業員の年金手帳を保管している企業もありますが、企業で保管する義務や法律はありません。保管されていて気になる場合は、人事や総務に問い合わせて返却を求めてみましょう。
また、転職する場合は転職先に提出する可能性があるため、必ず返却してもらいます。紛失した場合は再発行ができないため、年金事務所に問い合わせましょう。
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