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退職届は手書きにした方が良い？基本のルールと書き方について
更新日
この記事のまとめ
- 退職届は手書きとパソコンのどちらで作成しても問題ない
- 退職届の作成方法に悩んだら、丁寧な印象になる手書きで作成するのがおすすめ
- 退職届を手書きする際は、黒いボールペンか万年筆を使う
- 退職届は上司に退職意思を伝え、相談して退職日を決めたあとで提出する
「退職届は手書きのほうが良い？」「作成方法が分からない」と悩む方は多いのではないでしょうか。退職届は、手書きとパソコンのどちらで作成しても問題ありません。しかし、手書きの方が丁寧な印象になります。悩んだら手書きで作成するのがおすすめです。このコラムでは、退職届を手書きで作成する方法や注意点について解説。また、退職届を提出する際の流れなども紹介しています。
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退職届は手書きで作成した方が良い？
退職届は、企業側から指定されていない限り、手書きとパソコンのどちらで作成しても問題ありません。しかし、「手書きの方が丁寧」「誠意が伝わりやすい」などの理由から、手書きで作成するのが一般的とされています。作成方法で悩んだら、手書きで作成するのがおすすめです。
退職届とは
退職届とは、企業に退職を届け出るために提出する書類のことを指します。法律的には口頭での届け出であっても問題ありませんが、「退職すると言った・言わない」のトラブルを避けるためにも、提出するのが好ましいとされています。なお、似た書類である「退職願」は会社に対して退職を願い出る書類。「願い出る」ものなので拒否される可能性もあります。それぞれの違いは「退職願と退職届の違いとは？仕事を辞めたいときの流れをご紹介」のコラムでもご確認ください。
退職届を提出する流れ
退職の意思は、退職希望日の1～2ヶ月前に直属の上司に伝えるのが一般的です。まず、上司に会社を辞めたい旨を伝えてから退職の意思を表示する「退職願」を提出し、上司と相談して退職日が決定したら、改めて「退職届」を出すのがマナーとされています。
ただし、退職願については、口頭のみで問題ないとしている企業もあります。なお、退職届は退職願と違い、一度提出すると撤回することができません。退職の決意をしっかり固めた上で上司に提出してください。退職するにあたって、退職届以外にも必要な書類がないか、人事担当者に確認するといいでしょう。
退職届を手書きで作成する際の準備
退職届を手書きする場合は、以下のものを準備しましょう。
用紙
退職届を手書きする際は、B5サイズもしくはA4サイズの用紙を用意しましょう。どちらのサイズを選ぶか迷う場合は、会社で一般的に使用されている用紙のサイズに合わせて選ぶのも1つの方法です。
色は白色で、無地のコピー用紙または便箋が一般的とされていますが、黒やグレーの罫線が入っているものでも構いません。ただし、用紙に色がついていたり、柄がプリントされていたりするデザインのものは避けましょう。
退職届は縦書き？横書き？
退職届は、縦書きが一般的とされています。ただし、会社名にアルファベットが多用されていたり英名だったりする場合は、横書きのほうが適していることも。横書きが禁止というわけではないので、書きやすいフォーマットを選びましょう。また、会社から縦書き・横書きを指定されているケースもあるので、事前に確認は行います。「退職届は横書きでもいいの？」と疑問に思った方は「退職届は横書きでもいい？退職願や辞表との違いも解説」をご一読ください。横書きで書く際の注意点を解説しています。
封筒
退職届は、紙一枚で渡すのはマナー違反。必ず封筒に入れたうえで上司に渡します。退職届を入れる封筒は、郵便番号枠のない白無地のものを選びましょう。茶封筒は事務的な場面で使われることが多いため、避けた方が無難です。また、中身が透けないように二重になっているものが望ましいでしょう。
ペン
退職届を作成する際は、黒いボールペン、または万年筆で記載するのが無難です。筆ペンやサインペンは文字が滲んだり目立ち過ぎたりするため、避けましょう。
退職届を手書きするときの書き方
退職届を手書きで作成する際は、縦書きで記載するのが一般的です。書く際は、以下の内容を入れましょう。
冒頭文
まず、冒頭の行に「退職届」と記載します。
導入文
冒頭文を入れたら、2行目の下部に「私儀（わたくしぎ）」もしくは「私事」と書きます。
本文
本文は導入文の次の行に、上から記載していきます。自己都合退職の場合は、「このたび、一身上の都合により、令和△年△月△日をもって退職いたします」などと記載するのが一般的です。会社都合で退職する場合は、「部門縮小のため」「退職勧奨に伴い」など、詳しい退職理由を書きましょう。
会社都合退職の場合は退職届は必要ない
原則として、会社都合で退職する場合、退職届は必要ないとされています。会社都合での退職で退職届を出すと、自己都合退職として処理され、トラブルに発展してしまうこともあるからです。ただし、企業によっては、会社都合退職の場合も退職届の提出を求められる場合もあるので、依頼されたら必要に応じて提出しましょう。その際は、前述したように退職理由を詳細に記載することが重要です。また、会社都合退職の場合には、どのような書類が必要になるか、会社に一度確認することをおすすめします。会社都合退職の際の退職届の書き方については、「会社都合のときに退職届は必要？自己都合退職との違いや書き方・例文も解説」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。
日付
本文を書き終えたら、次の行に日付を記載していきます。日付は提出する年月日を記載しましょう。なお、西暦と和暦のどちらで記載しても問題ありませんが、退職日として記載した日付と合わせるようにします。
所属と氏名
日付の次の行に、所属部署と氏名を記載します。記載する位置は、日付の下になるようにしましょう。捺印をする場合は名前の下。法的には捺印は必要ではありませんが、多くの企業で退職届に捺印する慣習があるため、必要かどうか確認しましょう。
また、パソコンで退職届を作成する場合でも、署名の部分だけは手書きにするのがマナー。間違いなく本人が作成したことを証明するためです。
宛先
最後に、宛先である会社名と最高執行責任者の役職、氏名を書きます。敬称には「殿」もしくは「様」を使いましょう。なお、宛先は自分の名前より上の位置になるように、上から記載していきます。
退職届を入れる封筒の書き方
退職届を書き終わったら、三つ折にして封筒に入れます。封筒のサイズは、便箋がA4の場合は長形3号を、B5の場合は長形4号のサイズを選びましょう。封筒の表面には、中央に「退職届」と記載します。裏面には、自分の所属と氏名を書き入れましょう。
糊のシールがついていれば糊づけしても問題ありませんが、そうでない場合は、読み手の手間を省くために封はしなくても良いとされています。糊づけする場合は、フラップの境目に〆マークを書きましょう。
なお、白い封筒は折れや汚れが目立つため、上司に提出するまではクリアファイルなどに挟むのがおすすめです。退職届を丁寧に扱い、最後まで誠意をもって行動することが円満退職につながります。
退職届を郵送する場合
退職届は、手渡しするのが原則です。しかし、休職中だったり、企業側から郵送するよう依頼されたりした場合は、上司や人事に連絡をしたうえで郵送しましょう。郵送する際は、退職届を入れた封筒をさらに封筒に入れます。そのため退職届を入れる封筒よりもひと回り大きい封筒を用意し、そちらに宛先を記載します。大きい封筒は、白地で郵便番号欄のあるものを選びましょう。封筒には宛先のほか、赤ペンで「親展」と記載します。添え状も忘れずに同封しましょう。退職届を郵送する場合については、「退職時の返却物は郵送してOK？添え状は必要？紛失した場合についても解説」のコラムでも紹介しているので、参考にしてみてください。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
