最後までマナーある行動を!退職届の書き方・渡し方

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【このページのまとめ】

  • ・退職届とは、退職の決定を示す強い効力を持つもので、受理後の撤回は不可
    ・退職届は、提出後も撤回できる退職願や、社長や役員などが提出する辞表とは似て非なるもの
    ・退職届は、B5サイズの便箋に縦書きで作成するのが一般的
    ・会社の就業規則に記載されているルールを守り退職届を提出するのが、円満退職への第一歩
退職を決意すると、上司に提出する書面の1つに「退職届」をイメージする人は多いと思います。実はこの書類、法的に提出が義務付けられているわけではありません。
しかし、ほとんどの会社で提出を求められるため、書き方や渡し方に関する正しい知識を事前に身につけておくことが大切です。早速見ていきましょう。

◆退職願・退職届・辞表の違い

退職関連で企業へ提出する書面には、退職届のほか、退職願や辞表などがあります。これら3つ、同義だと思ってはいませんか?それぞれで持つ意味が異なっており、自身の状況に合うものを選択しなければ、恥ずかしい思いをしてしまうかもしれません。
まずはそれぞれの特徴についてご紹介いたします。

【退職届】

退職届とは、会社の承諾を受けたあと、退職が決定したことを示す書面を指します。強い効力を持つもので、退職の明確な意思表示になるため受理されたあとの撤回は原則できません。

【退職願】

退職願とは、退職の希望を申し出る際に提出する書面を指します。退職届と違い、提出した時点で退職が決まるわけではないため、提出後の撤回が可能。承認されてから退職が決まります。

【辞表】

辞表は、会社の社長や役員、公務員が辞める際に提出する書面を指します。

一般的には、会社都合で退職する場合に退職届を用い、自己都合で退職する際に退職願を用いることが多いようです。会社によっては、退職届も退職願も同等に扱うところもあるようですが、多く用いられるのは相手にお伺いを立てるという意味を持つ「退職願」。
どちらを提出すべきかは会社の就業規則に記載されていることもありますので、規定に則ったほうを選択するようにしましょう。

◆退職届の書き方

次に退職届の書き方についてご紹介いたします。準備するものは便箋と封筒、ボールペンです。便箋は白のもので罫線があっても構いません。サイズはA4でも可ですが、B5を使用するケースが多いです。
封筒も便箋と同じく白地のものを選びましょう。ボールペンは黒色をチョイス。ボールペンのほかに万年筆で表記しても大丈夫です。
ただし、摩擦や熱で消えるようなフリクションペンの使用は避けましょう。

書字方向は縦書きと横書きどちらでも構いませんが、一般的には縦書きのケースが多いです。今回も縦書きを例に、書くべき内容についてご紹介いたします。

【表題】
一行目の中央に、「退職届」と記載します。

【書き出し】
二行目の下寄りに、「私儀(わたくしぎ)」と記載します。正式な文書にて自分のことについて述べる際に用いる言葉です。私個人のことで恐縮です、という意味を持ちます。

【本文】
三行目以降に、退職理由と退職日を記載します。退職理由は詳細に書かず一身上の都合とし、退職日は上司と話し合って決定にした日付を記載。
年号は西暦でも元号でも構いません。
「このたび、一身上の都合により、勝手ながら、二〇××年××月××日をもって退職いたします。」

【提出日】
次の行の上寄りに、届け出る日付を記載します。

【所属部署、氏名】
次の行の下寄りに、所属部署と氏名を記載。氏名を書く際は次の行に移り、名前の下に捺印します。
「営業部 山田太郎 印」

【宛名】
次の行の上寄りに、社名・役職・最高責任者の氏名を記載。代表取締役社長であることが一般的で、敬称は殿を用います。自分の名前よりも上に記載することがポイントです。

封筒の表面中心にも「退職届」と記載。裏面には、自身の所属部署と氏名を記載します。のり付きの封筒であれば、のりをして「〆」を記載。
のり付きではない封筒であれば、のりはせずフラップ部分だけ折ります。便箋を折る際には下部から先に折り、三つ折りにしましょう。

◆退職届の渡し方

退職届を渡すタイミングを間違えば、円満退職から一歩遠ざかってしまう可能性があります。最後に、提出時期についてしっかりおさえておきましょう。
民法では、「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」と定められています。
つまり、雇用期間に定めのない契約の場合、法律上で言うと最短14日前までに退職届を提出すれば退職することが可能ということです。
しかし、企業側の立場に立つと14日間で欠員の補充や引き継ぎを完了させることは難しいもの。円満退職を目指すのであれば、会社の就業規則に定められている期間を守って申告することをおすすめします。
提出の際は、ほかの社員がいない場所で直接手渡しを。朝一番やお昼休みに入る前など、仕事を中断せずに済むタイミングで渡せるとなお良いでしょう。

参照元:民法 - 期間の定めのない雇用の解約の申入れ第六百二十七条 http://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=129AC0000000089_20180401_429AC0000000044&openerCode=1#2289

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