退職届の郵送はしても良いの？マナーを解説します【添え状の例文付き】

「退職届を郵送しても良いの？」と疑問に思っている方に向けて、正しい退職手続きの仕方を解説します。退職届は基本的に手渡しするものですが、病気などのやむを得ない事情があるときや、会社から許可されている場合は郵送してもかまいません。

このコラムでは、退職届を郵送する際のマナーや宛名の書き方、添え状の例文などをご紹介します。ぜひ参考にしてください。

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退職届は郵送しても良い？

退職届は上司などに直接手渡しするのが基本的なルールですが、特別な理由があれば郵送することも可能です。

たとえば、会社の人事部が遠方にあって直接手渡しすることができない場合や、在宅ワーク中心でお仕事をされている場合です。やむを得ない事情で直接会社に赴くことができない場合や、会社側から郵送することを許可されている場合は、退職届を郵送で提出しましょう。

退職届をいつまで出せば良いか知りたい方には、退職日までのスケジュールを詳しく紹介しているコラム「退職届はいつまでに出す？提出のスケジュールと必要な手続きをご紹介」がおすすめです。

また、退職願と退職届の違いを知りたい方は、その違いや書き方などが詳しく書かれている「退職願と退職届の違いとは？書き方の見本や正しい提出方法を徹底解説！」を参考にしてみてください。

円満退職のためには手渡しがベター

特別な事情ややむを得ない場合でない限りは、手渡ししましょう。退職届とは、「退職することを上司や会社から認められているうえで提出する書類」のこと。

つまり、退職届を提出する段階では退職は決定しています。「もう退職が決まっているから」と、特別な事情がないにも関わらず郵送したり、気まずさから上司の机に置いたりするのは、「責任感がない」と捉えられてしまうでしょう。最悪の場合、退職スケジュールに影響が出る可能性もあります。

「円満退職成功のための10のコツを解説！言いづらいときはどうする？」のコラムでも述べているように、退職は円満に行うのが理想です。最後まで責任を持ち、お世話になったことへの感謝を示しましょう。

退職届を郵送する際の5つのマナー

特別な事情がある場合は退職届を郵送しても構いませんが、社会人として守らなければいけないマナーがあります。

以下に、退職届を郵送する場合の5つのマナーを紹介します。

1.退職届の封筒は白色を選択する

退職届は公式な書類のため、白色の封筒で提出するのがマナーです。一般的に茶封筒のほうが白色の封筒よりもコストが低く、社内用の資料や事務書類などを入れるケースが多いです。

それに対して、白色封筒はフォーマルな場面で使用され、清潔感を与えられます。

2.封筒には「親展」を忘れずに記載する

よく忘れがちなのが、封筒の左下に「親展」という赤い文字を入れることです。親展とは、「宛名の方以外開けないように」という意味。

記載しておくことで、担当者以外に開封されて退職の噂が広まるリスクを防げます。

3.退職届には中身が透けない封筒を選択する

退職届は第三者に見られてはいけない重要な書類です。そのため、退職届を入れる封筒は中身が透けない素材を選び、郵送用の一回り大きい封筒に二重で入れるのがマナーです。

4.添え状をつける

書類を郵送する場合は、添え状をつけることが社会人としてのマナーです。退職届と一緒に添え状を同封してください。添え状の書き方については後述しています。

5.事前に上司に相談する

退職届を郵送する場合は、突然送り付けるのは控えましょう。事前に上司に退職の意思を伝え、会社に赴くことができない理由を伝えてください。上司からの許可が出たら、退職届を郵送しましょう。

退職届を郵送するときの封筒

退職届を郵送する場合には、退職届を封入した封筒ごと、さらに一回り大きな封筒に入れて投函しましょう。

なお、手渡しをする場合は、郵送用の封筒は使用せず、退職届を封入する封筒のみで問題ありません。

退職届を入れる封筒の書き方

退職届を入れる封筒の表面には、中央よりもやや上に「退職届」と書きましょう。退職届を入れる封筒には、宛先は不要です。

書くときは、黒色のボールペンか万年筆を使用してください。はっきりと書き入れることがポイントですが、悪目立ちしてしまうようなマジックや筆ペンは使用しないほうが無難です。また、書き間違えたときに修正液や修正ペンを使用するのは避けてください。

退職届の封筒の裏面の左下には、所属していた部署名とフルネームを記入します。

郵送用封筒の選び方と書き方

郵送用の封筒は、白色で郵便番号の枠があるものを選びましょう。よく使用されるのは、「長形4号」「長形3号」のサイズです。

退職届の郵送用封筒へは、一般的な手紙を送るときと同じように、表面に送り先である会社の住所と宛名を書き入れます。宛名は部署名だけではなく、上司などの個人名も記載してください。

郵送用の封筒の表側の左下には、「親展」と赤字で書き入れ、その周りを赤線で囲みます。前述したとおり、「親展」は、「宛名以外の人は開けないでください」という意味です。第三者に開封されることを防ぐために、必ず記載してください。

郵送用封筒の裏面には、左下に自分の住所と名前を記載します。封筒にのり付けしたら、中央に「〆」マークを書いてください。

封字については、「封筒の〆（締め）の書き方は知ってる？応募書類を送るときのマナーを解説！」のコラムが参考になります。

退職届の添え状の書き方

退職届の添え状は、お世話になった会社に誠意を伝えるためのものです。必ず同封してください。

退職届の添え状の例文

令和△年△月△日

○○○○株式会社
○○部　○○課
○○　○○様

○○部　○○課
氏名

 

退職届の送付について

拝啓
貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。

この度、一身上の都合により退職させていただくこととなりました。
つきましては、同封の通り退職届を送付させて頂きます。
ご査収の程、よろしくお願いいたします。
短い間ではございましたが、大変お世話になりました。
末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

 

記

・退職届　1部

以上

なお、退職届は縦書きで書くのが一般的です。
横書きでも失礼ではありませんが、縦書きのマナーと少し違うので、「退職届は横書きでもいい？退職願や辞表との違いも解説」をチェックしてみてください。

退職届を封筒に入れる際の5つの注意点

退職届を封筒に入れる際には折り方など気をつけるべきことがいくつかあります。ここでは、5つの注意点をまとめました。

1.退職届の折り方は巻き三つ折りが基本

退職届の折り方に決まりはありませんが、一般的には「巻き三つ折り」が良いといわれています。
「巻き三つ折り」とは、紙を三重に丸めて折り目をつける方法のこと。

紙の内側の端と外側の端を合わせ、その部分を軽く折って目印をつけ、それに合わせてきれいに折れば完成です。

2.相手が読みやすい方向で封筒に入れる

封筒から退職届を出したときに、読み手が見やすい状態にしてください。退職届を封筒から取り出して紙を広げたときに、相手が読める方向にするのがマナーです。

3.用紙が折れないように慎重に封入する

封筒に用紙を入れるときには、大きさも計算して用紙が引っかからないようにしましょう。もともとの折り目以外に、用紙が折れないように気をつけてください。

4.退職届を入れる封筒にはのり付けしない

退職届と添え状を入れる郵送用の封筒にはのり付けしますが、退職届を入れる封筒にはのり付けは不要です。のり付けしてしまうと、開封したときに紙が破けてしまうかもしれないからです。

ただし、最初からシールがついているタイプの封筒を利用する場合は、封をしてもかまいません。その場合は、封をしたあとにボールペンか万年筆で「〆」メークをつけてください。

5.汚れに気をつける

提出前に退職届を持ち運んだりする場合は、汚れや折り目がつかないように十分に注意してください。

カバンのなかにそのまま入れてしまうと、封筒に入れていても汚れることがあるため、クリアファイルなどに入れるといった配慮をしましょう。

退職届を郵送したあとの会社とのやり取りも大切に

「退職届を郵送してしまったから、もう前の会社とは関係ない」と考えないで、そのあとのやり取りも大切にしてください。

一方的に退職届を郵送してしまうことは、社会人としてマナー違反です。場合によっては、社会保険や失業保険などの手続きが滞ってしまうリスクも生じます。

また、転職先の会社が辞めた会社と関係がある可能性もゼロではなく、後々関わりが出てくることもあるので、不義理な退社は避けたほうが良いでしょう。

もしも、必要な手続きを通さずに一方的な退職をしてしまった場合は、入社時に申請した身元保証人に連絡がいき、迷惑をかけてしまう恐れもあります。

転職活動に悪影響が出てしまうこともあるので、退職届を郵送したあとも必要に応じて上司などと連絡を取り合ってくださいね。

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退職届を郵送する際によくある質問

最後に、退職予定の方からよくある質問に対してお答えします。主に退職届を郵送する際によくある疑問点と回答をご紹介しているので、これから郵送予定の方はぜひ参考にしてください。

退職届と一緒に社会保険証などを郵送しても大丈夫？

問題ありません。ただし、退職届という形式的な書類に対して「ついでに」という感覚で送らないようにしてください。

同封する際は、添え状に返還物の名称を記載しましょう。

退職届は普通郵便で問題ない？

「簡易書留」や「一般書留」を利用するのがおすすめです。退職届は、重要書類だからです。万が一郵送トラブルに遭ってしまったときに対処できるよう、厳重な送り方を選びましょう。

退職届はいつまでに郵送すれば良いのでしょうか？

一般的には、退職日の2週間前までに提出するのがマナーです。

しかし、郵送の場合は到着まで時間がかかる可能性があるため、何かしらの郵送トラブルに備えて、3週間前までに送ることをおすすめします。

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