退職届を郵送で提出するのはマナー違反？

退職の際に会社に提出する「退職届」は、直接提出するのが基本ですが、やむを得ない特別な事情がある場合、郵送も可能です。
しかし、社員の退職は会社にとっても嬉しいことではありません。円満退社が難しい場合は、できるだけ迷惑がかからないように社会人としてのマナーに気をつけて不備のない退職届を郵送しましょう。
このコラムでは、退職届を郵送する際の注意点などをまとめています。

◆退職届は郵送で提出しても良い？

会社を辞める際は、会社と社員の双方にとって円満退職となることが望ましいですが、事情があり無断欠勤を続けてしまい、そのまま退職したいと考える人も多いようです。
「退職届」は退職時に会社へ提出する書類ですから、基本的には郵送での提出は避けたほうが良いでしょう。
しかし、特別な事情があれば郵送することも可能です。
精神的、肉体的に不調をきたしていて、会社に赴くことが困難である場合や、会社側から郵送で送るようにと指示、または許可されている場合です。
どうしても直接提出することが難しい場合は、会社に相談してみましょう。

◆退職届を郵送する時のマナー

前項にあるような特別な事情があり退職届を郵送する場合は、不備やマナー違反に気をつけましょう。

【退職届郵送マナー】

退職届を書いたら、まずは白い二重封筒に入れましょう。封筒は長形のもので、退職届を三つ折りにしてぴったり入るサイズのものを選びます。
封筒の表に「退職届」、裏には自分の所属と名前（フルネーム）を、黒いボールペンか万年筆で丁寧に書きましょう
封はしてもしなくてもどちらでも構いませんが、どちらにしても、封筒のフラップ（蓋になる部分）は折り曲げておきましょう。
ここまでは、退職届を直接渡す時と同じです。
下記で、郵送する際のマナーを確認しましょう。

・添え状をつける
直接渡す際は必要のない添え状ですが、書類を郵送する際は同封するのが社会人としてのマナー。

・一回り大きい封筒に入れる
退職届を入れる封筒のほかに一回り大きいサイズの封筒を用意して、その中に添え状とともに退職届を封筒ごと入れて郵送します。
退職届を入れた封筒のサイズが長形4号であれば、一回り大きいサイズは長形3号。退職届の封筒が長形3号の場合は、長形5号がおすすめ。ただし、長形5号は定形外郵便になるので、切手の金額が少し高くなります。
封筒の色は、退職届を入れたものと同じ白を選びます。

・「親展」と記載する
封筒の表には宛名を書きます。あらかじめ会社に送付先となる担当者を確認しておきましょう。
宛名を書いたら左下に赤字で「親展」と書きます。
「親展」とは、「宛名の人以外は開けないでください」という意味。退職届は重要な書類ですので、誤って他の人が開けてしまわないよう忘れずに書きましょう。
裏面の左下には自分の住所と名前を書きます。

・添え状を上にして封筒へ
「退職届」と書かれた封筒の上に、三つ折りにした添え状が重なるようにして外側の封筒に入れます。
中身をきちんと確認したら、封筒を閉じましょう。
封をしたらフラップ（蓋）の上から「〆」と書き完成です。

・郵送は郵便局の窓口で
外側の封筒の大きさや中身の重さによっては、通常の切手代金より高くなる場合もあります。
切手代が不足していると、戻っってきてしまったり、場合によっては会社側に追加料金が請求されることも。必ず窓口で送るようにしましょう。
また、重要な書類ですので、無事に届くか不安な場合は「配達証明」で送ることをおすすめします。

◆添え状や退職届の内容は何を書けば良い？

上記のマナーを確認したら、さっそく書類を準備しましょう。以下の例文を参考にして作成してください。

【添え状】

添え状は本来、同封している書類がどんな書類なのかを相手に分かりやすくするためのもの。退職届に同封する場合は、会社に対して誠意が伝わるような内容にしましょう。

〈例文〉
平成〇〇年〇月〇日

株式会社〇〇（会社の名前）
〇〇部　〇〇課
〇〇　様　（会社から指定された宛名）

〇〇部　〇〇課
ハタラク　太郎　（自分の名前）

拝啓
貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
この度、一身上の都合により退職させていただくことになりましたので、同封の通り、退職届を提出させていただきます。
ご査収のほど宜しくお願い申し上げます。
大変お世話になりました。
末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。

敬具

【退職届】

添え状と異なり、文言は決まってます。例は横書きですが、実際は縦書きで丁寧に書きましょう。
退職理由は「一身上の都合」とします。
退職日は、退職を希望する日を書きましょう。
また、退職を願い出る退職願と異なり、退職届の場合は「退職いたします」と言い切ります。

〈例文〉
退職届　

　　　　　　　　　　　　　　　　私事、（一行目の下部に書きます。）
このたび一身上の都合により、〇〇年〇月〇日をもって退職いたします。


〇〇年〇月〇日　（書類を提出する年月日）

　　　　　　　　　　　〇〇部　〇〇課　ハタラク　太郎　（自分の名前を書き、捺印を忘れずに）

株式会社〇〇　（会社の名前）
代表取締役　〇〇殿　（会社の代表者の名前を書き、「殿」もしくは「様」をつける。自分の名前よりも上にくるように気をつける）


以上が添え状と退職届の例文です。
社員の退職は会社にとっても痛手です。こういった手続きは面倒に感じることもあるかもしれませんが、できるだけ会社に迷惑がかからないようにきちんと対応しましょう。

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