退職届の郵送はあり？マナーや宛名の書き方などを解説！添え状の例文も紹介

「退職届を郵送しても良いの？」と疑問に思っている方に向けて、正しい退職手続きの仕方を詳しく解説します。
基本的に退職届は手渡しするものですが、病気などのやむを得ない事情があるときや、会社から許可されている場合は郵送しても構いません。
このコラムでは、退職届を郵送する際のマナーや宛名の書き方、添え状の例文などを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

退職届の郵送はありなの？

退職届は上司などに直接手渡しするのが基本的なルールですが、特別な理由があれば郵送することも可能です。

社員が会社を去ることは、寿退社などのおめでたい事情がない限り、本人だけではなく会社にとっても嬉しいことではないことが多いですが、いろいろな事情で退職しなければいけないことはよくあります。
中には、精神的に支障をきたしてしまったり、病気になったりして退職を余儀なくされる方がいるのも現実です。
そのようなやむを得ない事情で直接会社に赴くことができない場合や、会社側から郵送することを許可されている場合は、退職届の郵送はありです。

退職届をいつまで出せばよいか知りたい方には、退職日までのスケジュールを詳しく紹介しているコラム「退職届はいつまでに出す？提出のスケジュールと必要な手続きをご紹介」をおすすめします。

退職届を郵送する際の7つのマナー

特別な事情がある場合は退職届を郵送しても構いませんが、そのときには社会人として守らなければいけないマナーがあります。
以下に退職届を郵送する場合の7つのマナーを紹介します。

1.退職届の封筒は白色を選択する

退職届は白色の封筒で提出するのがマナーです。公式の書類として扱われることを認識して、茶封筒は避けてください。

一般的に茶封筒の方が白色の封筒よりもコストが低く、茶封筒には社内用の資料や事務書類などを入れるケースが多いです。それに対して、白色封筒はフォーマルな場面で使用され、清潔感を与えることもできます。

2.退職届には郵便番号がない封筒を選択する

退職届には白色の封筒で、郵便番号なしの無地のものを選択しましょう。郵便番号枠がある封筒に退職届を入れるのは不適です。

3.退職届には中身が透けない封筒を選択する

退職届は機密事項であるとても重要な書類なので、中身が透けない素材を選びましょう。二重封筒などの透けないものに入れて、第三者に見られないようにしてください。

4.退職届よりも一回り大きな封筒を選択する

退職届を郵送する際には、退職届を入れる郵送用の封筒も用意する必要があります。
その中には添え状も入れるため、退職届よりも一回り大きな封筒を選択して、封筒の色も同じく白色を選択してください。

退職届に使用する用紙は、B5もしくはA4サイズが好ましく、B5の用紙には「長形4号」が、A4の用紙には「長形3号」の封筒が適しています。
したがって、一回り大きなサイズとなると、郵送用の封筒は「長形4号」には「長形3号」、「長形3号」には「角形5号」が好ましいです。

5.添え状をつける

書類を郵送する場合は、添え状をつけることが社会人としてのマナーです。
退職届と一緒に、添え状を同封してください。

6.郵便局の窓口から郵送する

退職届を郵送する場合は、切手代が不足することがないよう、なるべく郵便局の窓口を利用しましょう。封筒が二重になったり、大きな封筒を使用したりすることから、予想以上に送料が高くなることがあります。
手元に戻ってくるならまだしも、会社に足りない分の料金が請求される可能性もあるので、不安な場合は必ず窓口から郵送してください。
また、退職届は大事な書類なので、紛失に備えて内容証明や配達証明などで送ることをおすすめします。

7.事前に上司に相談する

退職届を郵送する場合は、突然送り付けるのは控えましょう。事前に上司に退職の意思を伝え、会社に赴くことができない理由を伝えてください。
その場合はできる限り電話で報告した方がいいですが、難しい場合はメールでも構いません。

退職願と退職届の違いを知りたい方は、その違いや書き方などが詳しく書かれているコラム「退職願と退職届の違いとは？書き方の見本や正しい提出方法を徹底解説！」を参考にしてみてください。

退職届の封筒の書き方

ここでは、退職届の封筒の書き方を紹介します。
なお、退職届の文面は郵送するからといって一般的な内容と変える必要はなく、「このたび一身上の都合により、〇〇年〇月〇日をもって退職したく、ここにお願い申し上げます。」などで問題ありません。

退職届を入れる封筒の書き方

退職届を入れる封筒の書き方を、表面と裏面に分けて説明します。

退職届の封筒の表面の書き方

退職届を入れる封筒の表面には、中央よりもやや上に「退職届」と書きましょう。
退職届への宛先は不要です。

黒色のボールペンか万年筆を使用してください。はっきりと書き入れることがポイントですが、悪目立ちしてしまうようなマジックや筆ペンは使用しない方が無難です。
書き間違えたときに修正液などを使用することは避けてください。

退職届の封筒の裏面の書き方

退職届の封筒の裏面には、左下に所属していた部署名とフルネームを記入します。

退職届を郵送する封筒の書き方

退職届を郵送する封筒の書き方を、表面と裏面に分けて説明します。

退職届の郵送用封筒の表面の書き方

退職届の郵送用封筒へは、一般的な手紙を送るときと同じように、表面に送り先である会社の住所と宛名を書き入れます。
宛名は部署名だけではなく、上司などの個人名も記載してください。

郵送用の封筒の表側の左下には、「親展」と赤字で書き入れ、その周りを赤線で囲みます。
「親展」には、「宛名以外の人しか開けないでください」という意味です。重要書類である退職届を第三者に見られることを回避できるので、必ず記載してください。

退職届の郵送用封筒の裏面の書き方

郵送用封筒の裏面には、左下に自分の住所と名前を記載します。
封筒をのり付けしたら、中央に「〆」マークを書いてください。

退職願の正しい書き方を知りたい方には、正しい書き方や用紙やペンや封筒などの選び方も紹介しているコラム「退職願の書き方とは？手書きするときの封筒や用紙の選び方も解説！」がおすすめです。

退職届の添え状の書き方

退職届の添え状は、お世話になった会社に誠意を伝えるために必要なものなので、必ず同封します。
以下が退職届の添え状の文の例文です。ぜひ参考にしてください。

〈退職届の添え状の例文〉

令和〇年〇月〇日

○○○○株式会社
○○部　○○課
○○　○○様

○○部　○○課
○○　○○

 

退職届のご送付について

拝啓
貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。

この度、一身上の都合により退職させていただくこととなりました。
つきましては、同封の通り退職届を送付させていただきます。
ご査収の程、よろしくお願いいたします。
短い間ではございましたが、大変お世話になりました。
末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

 

記

・退職届　1部

以上

退職届は横書きでも良いか知りたい方は、退職届を書くときの注意点なども書かれているコラム「退職届は横書きでもいい？退職願や辞表との違いも解説」をチェックしてみてください。

退職届を封筒に入れる際の5つの注意点

退職届を封筒に入れる際には折り方など気をつけるべきことがいくつかあります。ここでは5つの注意点を紹介しますので参考にしてください。

1.退職届の折り方は巻き三つ折りが基本

退職届の折り方に決まりはありませんが、一般的には「巻き三つ折り」が良いといわれています。
「巻き三つ折り」とは、紙を三重に丸めて折り目をつける方法のこと。紙の内側の端と外側の端を合わせ、その部分を軽く折って目印をつけ、それに合わせてきれいに折れば完成です。

2.読み手を意識して封筒に入れる

封筒から退職届を出したときに読み手が見えやすい状態に封入することが重要です。
退職届を封筒から取り出して紙を広げたときに、退職届の書き出しの部分が見えるように工夫してください。

3.用紙が折れないように慎重に封入する

封筒に用紙を入れるときには、大きさも計算して引っかからないようにしましょう。元々の折り目以外に用紙が折れないように気をつけてください。

4.退職届にはのり付けの必要なし

退職届と添え状を入れる郵送用の封筒にはのり付けが必要ですが、退職届を入れる封筒にはのり付けは不要です。
退職届は読み手が見やすい状態にすることが重要で、のり付けしてしまうと開封したときに紙が破けてしまう可能性を高めてしまいます。

ただし、最初からシールがついているタイプの封筒を利用する場合は、封をしても構いません。その場合は、封をした後にボールペンか万年筆で「〆」メークをつけてください。

5.提出前の汚れに気をつける

提出前に退職届を持ち運んだりする場合は、汚れや折り目がつかないように十分に注意してください。
カバンの中に入れる場合などは、封筒に入れていても汚れることがあるため、クリアファイルなどに入れるなどの配慮をしましょう。

退職理由をどうやって書けばよいか知りたい方には、具体的な書き方も紹介しているコラム「退職事由はどう書く？人間関係や病気など理由ごとの具体的な書き方と伝え方」がおすすめです。
また、退職届の書き方や渡し方などを知りたい方は、退職届の出し方のマナーが分かるコラム「最後までマナーある行動を！退職届の書き方・渡し方」をチェックしてみてください。

退職届を郵送した後の会社とのやり取りも大切に

退職届を郵送してしまったから、もう前の会社とは関係ないと考えないで、その後のやり取りも大切にしてください。
特に一方的に退職届を郵送してしまうことは、社会人としては完全なマナー違反といえるでしょう。場合によっては社会保険や失業保険などの手続きができなくなるリスクも生じます。
また、転職先の会社が辞めた会社と関係がある可能性も0ではなく、後々関わりが出てくることもあるので、不義理な退社は避けた方がよいでしょう。

もし書類に不備が出たりした場合は、入社時に申請した身元保証人に連絡がいき迷惑をかけてしまう恐れもあります。
退職後の転職活動にも悪影響が出てしまうこともあるので、退職届を郵送した後も必要に応じて上司などと連絡と取り合うようにしてください。最後まで油断は禁物です。

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