「退職届を郵送しても良いの？」と疑問に思っている方は多いのではないでしょうか。退職届は基本的に手渡しするものですが、やむを得ない事情があるときや、会社から許可されている場合は郵送してもかまいません。
このコラムでは、退職届を郵送する際のマナーや宛名の書き方、添え状の例文などをご紹介します。正しい退職手続きをして、円満退職するためにぜひ参考にしてください。

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退職届は郵送しても良い？

退職届は上司に直接手渡しするのが基本的なルールですが、特別な理由があれば郵送も可能です。

たとえば、会社の人事部が遠方にあって直接手渡しできない場合や、在宅ワーク中心で仕事をしている場合などが該当します。やむを得ない事情で直接会社に赴けない場合や、会社側から郵送を許可されている場合は、退職届を郵送で提出しましょう。

退職届をいつまで出せば良いか知りたい方には、退職日までのスケジュールを詳しく紹介しているコラム「退職届はいつまでに出す？提出のスケジュールと必要な手続きをご紹介」がおすすめです。

また、退職願と退職届の違いを知りたい方は、その違いや書き方などが詳しく書かれている「退職願と退職届の違いとは？書き方の見本や正しい提出方法を詳しく解説！」を参考にしてみてください。

円満退職のためには手渡しがベター

特別な事情ややむを得ない場合でない限り、退職届は手渡ししましょう。退職届とは、「退職することを上司や会社から認められているうえで提出する書類」のことです。

つまり、退職届を提出する段階では退職は決定しています。「もう退職が決まっているから」と、特別な事情がないにも関わらず郵送したり、気まずさから上司の机に置いたりするのは、「責任感がない」と捉えられてしまうため避けましょう。退職スケジュールに影響が出る可能性もあります。

「退職が言いづらいときはどうする？仕事を円満に辞めるためのコツも解説」のコラムでも述べているように、退職は円満に行うのが理想です。最後まで責任を持ち、お世話になったことへの感謝を示しましょう。

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退職届の封筒の選び方のポイント

退職届を手渡し、または郵送する場合のいずれも封筒に入れる必要があります。ここでは、封筒の色やデザイン、大きさなどさまざまなマナーをご紹介。正しいものを選べるようチェックしておきましょう。

郵便番号枠のない白い封筒を選ぶ

退職届は公式な書類のため、白色の無地の封筒かつ郵便番号のないもので提出するのがマナーです。一般的に茶封筒のほうが白色の封筒よりもコストが低く、社内用の資料や事務書類などを入れるケースが多いです。それに対して、白色封筒はフォーマルな場面で使用され、清潔感を与えられます。

郵送する場合は、退職届そのものを入れる封筒のほかに、その封筒ごと入れる一回り大きい郵送用の封筒の2種類が必要です。

用紙に合うサイズを選ぶ

封筒のサイズは用紙に合った大きさのものを選びます。

退職届の用紙のサイズは、基本的にB5もしくはA4が望ましいとされているので、自宅にある用紙サイズで決めれば問題ないでしょう。なお、これから用紙や封筒を購入する場合、より小さいB5サイズのほうが、ほかの社員の目に触れないよう手帳などに挟んで運びやすいためおすすめです。

中身が透けない封筒を選ぶ

退職届は第三者に見られてはいけない重要な書類です。そのため、退職届を入れる封筒は中身が透けない素材を選び、郵送用の一回り大きい封筒に二重で入れるのがマナーとされています。

また、「宛名の方以外開けないように」という意味を持つ「親展」を封筒の左下に赤文字で入れましょう。記載しておくことで、担当者以外に開封されて退職の噂が広まるリスクを防げます。

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郵送時も気をつけたい退職届の書き方マナー

退職届は郵送であってもマナーに沿った正しい書き方をしましょう。ここでは、退職届の封筒や添え状の書き方を紹介します。

黒のボールペンか万年筆で書く

退職届の書面はパソコンで作成し、プリントアウトしたものでかまいません。封筒は基本的に手書きで、黒のボールペンか万年筆を使用します。筆ペンやマーカーなどは目立ち過ぎるため、使用しないほうが良いでしょう。

なお、書き損じた場合は、修正液や修正テープは使用せず新しい封筒での書き直しが必要です。

退職届の例文

退職届

このたびは一身上の都合により、令和△年△月△日をもって退職いたします。令和△年△月△日　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

○○部　○○課
○○　○○（自分の氏名）

○○○○株式会社
代表取締役社長○○　○○殿

封筒表面

退職届を入れる封筒の表面は「退職届」とだけ記載します。サイズはやや大きめ、位置は中央やや上に書くのが一般的です。なお、退職願の場合は同様に「退職願」と書きます。宛先や渡す相手の氏名などの記載は必要ありません。

封筒裏面

退職届を入れる封筒の裏面には、所属部署名とフルネームを記載しましょう。封筒裏面の下方、左半分に納まるように書きます。なお、手渡しの場合は封をする必要はありません。ただし、封筒にのりやシールなどがついている場合は、封をしたうえで〆マークを書きましょう。

郵送用封筒の書き方

退職届を郵送で提出する場合、さらに封筒に入れる必要があります。ここでは、郵送用封筒の書き方をチェックしていきましょう。

宛名は個人名にする

郵送用の封筒の表面には、宛先の住所と宛名を記載しましょう。宛名は部署名だけでなく、個人名も必要です。一般的には、直属の上司や人事部の担当者であることがほとんどですが、憶測だけで勝手に記載するのは避けましょう。宛名がわからない場合は、確認したうえで記載してください。

宛名は封筒の中心になるように記入し、右側に宛先がなるように記入するとバランスが良く見えます。

左下には赤で「親展」と記載する

封筒の表面の左下には、「親展」と赤字で書き、赤い枠で囲みましょう。「親展」には「宛名以外の人は開けないでください」という意味があります。退職の噂が不用意に広がるのを避けるためにも、忘れずに記載しましょう。

裏面には自分の名前と住所を書く

封筒の裏面には、自分の住所と名前を記載します。位置は左半分、下のほうに書きましょう。きちんとのり付けをしてから、封筒の口を閉じます。封筒の口の閉じ目に「〆」マークも忘れずに書きましょう。

添え状を同封する

退職届を郵送する場合は、添え状をつけることが社会人としてのマナーです。退職届と一緒に添え状を同封してください。なお、添え状は手書きでなくてもかまいません。添え状の書き方については後述しています。

退職届の添え状の例文

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　令和△年△月△日

○○○○株式会社
○○部　○○課
○○　○○様

○○部　○○課
氏名

退職届の送付について

拝啓
貴社ますますご清栄のことと心からお喜び申し上げます。

このたび、一身上の都合により退職させていただくこととなりました。
つきましては、同封の通り退職届を送付させていただきます。
ご査収の程、よろしくお願いいたします。
短い間ではございましたが、大変お世話になりました。
末筆ながら、貴社のご健勝をお祈り申し上げます。

敬具

記

・退職届　1部

以上

なお、退職届は縦書きで書くのが一般的です。

横書きでも失礼ではありませんが、縦書きのマナーと異なる点もあるので、「退職届は横書きでもいい？退職願や辞表との違いも解説」をチェックしてみてください。

退職届・退職願の折り方と封筒に入れる際のマナー

退職届・退職願を封筒に入れるにあたって、折り方や入れる向きなど気をつけるべきことがいくつかあります。ここでは、5つの注意点をまとめたので、チェックしておきましょう。

1.退職届の折り方は巻き三つ折りが基本

退職届の折り方に決まりはありませんが、一般的には「巻き三つ折り」が良いといわれています。

「巻き三つ折り」とは、紙を三重に丸めて折り目をつける方法のこと。紙の内側の端と外側の端を合わせ、その部分を軽く折って目印をつけ、それに合わせてきれいに折れば完成です。

2.相手が読みやすい方向で封筒に入れる

封筒から退職届を出したときに、読み手が見やすい状態にしてください。退職届を封筒から取り出して紙を広げたときに、相手が読める方向にするのがマナーです。

郵送の際は、封筒の中身が透けても中身が退職届だと分からないよう、退職届の入った封筒の上に添え状を重ねる形で郵送用封筒に入れましょう。

3.用紙が折れないよう慎重に封入する

封筒に用紙を入れるときは、大きさも計算して用紙が引っかからないようにしましょう。もともとの折り目以外に、用紙が折れないように気をつけてください。

4.退職届を入れる封筒は、のり付けしない

退職届と添え状を入れる郵送用の封筒にはのり付けしますが、退職届を入れる封筒にはのり付けは不要です。のり付けすると、開封したときに紙が破けてしまう可能性があるためです。

ただし、最初からシールがついているタイプの封筒を利用する場合は、封をしてもかまいません。その場合は、封をしたあとにボールペンか万年筆で「〆」マークをつけてください。

5.汚れないよう気をつける

提出前に退職届を持ち運ぶ場合は、汚れや折り目がつかないように十分に注意してください。

カバンのなかにそのまま入れてしまうと、封筒に入れていても汚れることがあるため、クリアファイルなどに入れるといった配慮をしましょう。

退職届の郵送方法とマナー

退職届の郵送時は、郵便トラブルへの注意が必要です。たとえば、料金不足や紛失などで、本来到着すべき日に遅れないといったトラブルも考えられます。こうしたトラブルを避けるためにも、ここで退職届の郵送方法とマナーをチェックしておきましょう。

1.事前に上司に相談しておく

退職届を郵送する場合は、突然送り付けるのは控えましょう。事前に上司に退職の意思を伝え、会社に赴くことができない理由を伝えてください。上司からの許可が出たら、退職届を郵送しましょう。

2.郵便局窓口から郵送する

切手を貼ってポスト投函すると、料金不足で戻ってくる恐れがあります。料金は重さやサイズ、場合によっては住所などでも異なるため注意が必要です。料金を計測してもらって郵送すれば、料金不足で戻ってくる心配がないので、郵便局窓口から郵送しましょう。

3.内容証明や書留で送る

退職届の郵送方法は、会社の指定がない限り、普通郵便でも問題はありません。しかし、紛失などのトラブルに備えて内容証明や書留で送るのがおすすめです。書留は手渡しで配達され、相手が書面を受け取ったかどうかが分かります。

また、内容証明は、「いつ、どのような文書が誰から誰に送られたか」を郵便局が証明する制度のことです。送ったことの証明が残るため、「受け取っていない」「届かなかった」といったトラブル防止になるでしょう。

退職届を郵送する際の封筒の書き方

退職届を郵送する場合には、退職届を封入した封筒ごと、さらに一回り大きな封筒に入れて投函します。具体的には、以下のサイズです。

なお、手渡しをする場合は、郵送用の封筒は使用せず、退職届を封入する封筒のみで問題ありません。ここでは、退職届を入れる封筒と、郵送用封筒それぞれの書き方を解説します。

退職届を入れる封筒の書き方

退職届を入れる封筒の表面には、中央よりもやや上に「退職届」と書きましょう。退職届を入れる封筒には、宛先は不要です。

書くときは、黒色のボールペンか万年筆を使用してください。はっきりと書き入れることがポイントですが、悪目立ちしてしまうようなマジックや筆ペンは使用しないほうが無難です。また、書き間違えたときに修正液や修正ペンを使用するのは避けてください。

退職届の封筒の裏面の左下には、所属していた部署名とフルネームを記入します。

郵送用封筒の選び方と書き方

郵送用の封筒は、白色で郵便番号の枠があるものを選びましょう。よく使用されるのは、「長形4号」「長形3号」のサイズです。

退職届の郵送用封筒へは、一般的な手紙を送るときと同じように、表面に送り先である会社の住所と宛名を書き入れます。宛名は部署名だけではなく、上司などの個人名も記載してください。

郵送用の封筒の表側の左下には、「親展」と赤字で書き入れ、その周りを赤線で囲みます。「親展」は、「宛名以外の人は開けないでください」という意味です。第三者に開封されることを防ぐために、必ず記載してください。

郵送用封筒の裏面には、左下に自分の住所と名前を記載します。封筒にのり付けしたら、中央に「〆」マークを書いてください。

封字については、「封筒の〆（締め）の書き方は知ってる？応募書類を送るときのマナーを解説！」のコラムが参考になります。

退職届を郵送したあとの会社とのやり取りも大切に

「退職届を郵送してしまったから、もう前の会社とは関係ない」と考えず、そのあとのやり取りも大切にしてください。やむを得ない理由から出社が難しい場合でも、無断欠勤や会社に連絡を取らないまま一方的に退職届を郵送するのは避けましょう。

社会人としてマナー違反なうえ、場合によっては、社会保険や失業保険などの手続きが滞ってしまうリスクも生じます。また、転職先の会社が辞めた会社と関係がある可能性もゼロではなく、後々関わりが出てくることもあるので、不義理な退社は避けましょう。

必要な手続きを通さずに一方的な退職をしてしまった場合は、入社時に申請した身元保証人に連絡がいき、迷惑をかけてしまう恐れもあります。転職活動に悪影響が出てしまうこともあるので、退職届を郵送したあとも必要に応じて上司と連絡を取り合いましょう。

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退職届の郵送に関するFAQ

最後に、退職予定の方からよくある質問にQ&A形式でお答えします。主に退職届を郵送する際によくある疑問点と回答をご紹介しているので、これから郵送予定の方はぜひ参考にしてください。

退職届と一緒に社会保険証などを郵送しても大丈夫？

問題ありません。ただし、退職届という形式的な書類に対して「ついでに」という感覚で送らないようにしてください。同封する際は、添え状に返還物の名称を記載しましょう。
転職の際の保険証の手続きに関しては「転職するとき、保険証ってどうすればいいの？」で解説しているので、こちらもあわせてチェックしてください。

退職届は普通郵便で問題ない？

退職届は、重要書類のため「簡易書留」や「一般書留」を利用するのがおすすめです。万が一郵送トラブルに遭ってしまったときに対処できるよう、厳重な送り方を選びましょう。
郵便物を送る際に知っておきたい「行」と「御中」の使い方は『「行」と「御中」の正しい使い方を解説！消し方や書き換え方を覚えよう』で紹介しています。気になる方はこちらもぜひチェックしてみてください。

退職届はいつまでに郵送すれば良い？

一般的には、退職日の2週間前までに提出するのがマナーです。しかし、郵送の場合は到着まで時間がかかる可能性があるため、何かしらの郵送トラブルに備えて、3週間前までに送ることをおすすめします。
退職届の渡し方やタイミングについては「退職届の渡し方は？タイミングはいつ？書き方や封筒の選び方を解説！」で紹介しているので、あわせてご覧ください。

退職届を郵送するときに添え状はいらない？

退職届を郵送するときは、添え状が必要です。手書きでなくてもかまわないので、同封するものの名称を記載した添え状を用意しましょう。添え状の書き方については当記事「退職届の添え状の例文」で紹介しているのでご覧ください。
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