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退職届を出すときのマナー!どんな封筒に入れるべき?

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【このページのまとめ】

  • ・退職届には、無地で白色で中身が透けない二重封筒が無難
    ・茶封筒は事務的な場面で使われるため、退職願や退職届を入れるのはマナー違反
    ・原則退職届や退職願は手渡しだが、やむを得ない場合は添え状を入れて郵送する
社会人として仕事をするなかで、「こんな会社辞めたい!」と思ってしまう人もあるでしょう。ドラマや映画の中では退職届や辞表を上司の机に叩きつけるシーンなどよくあります。しかし実際には本当に退職するべきか冷静に考えて決断した上で、きちんと手順を踏んで円満退社を目指したほうがいいといえるでしょう。
その理由としては、転職してもその会社と何らかの形でお付き合いが発生する可能性も十分あるからです。もちろん退職後も退職した職場の人と良好な関係を保ったほうが理想的だといえます。
1度失ってしまった信頼関係を、また初めから築き上げるのは簡単ではありません。ぜひ慎重に円満退社をするよう心がけましょう。

そこで重要になってくるのは退職願や退職届。マナーやルールがあるためしっかり確認しておきましょう。
ここでは、退職届を出すときの封筒について詳しくご紹介しています。


◆退職届に相応しい封筒は?

退職届や退職願は、いずれも退職に関わるので神経質に扱う書類となります。
そのため1度でスムーズに受け取ってもらえるよう、角の立たない封筒にすることが大切です。
意識する点は、退職交渉時として相応しい封筒に入れ、表書き・裏書き・封入などの作法を守ること。
また、汚れや書き損じ、曲がりなどがないよう細心の注意を払いましょう。

【封筒の色は?】

退職届を入れる封筒は、無地で白色のものにしましょう。中身が透けない二重封筒が無難だといわれています。
郵便番号の枠がついているものや、茶封筒は避けるようにしましょう。
茶封筒は請求書や領収書などを入れる事務的な場面で使われるため、退職願や退職届を入れるのはマナー違反とされています。
退職願や退職届は原則として郵送ではなく手渡しするもの。白封筒に郵便番号の赤枠が書かれているものは避けたほうがいいでしょう。

【封筒の大きさは?】

用紙によって適切なサイズは変わってきます。

<パソコン出力の場合>

・B5用紙…長型4号(90×205mm)
・A4用紙…長型3号(120×235mm)

B5の用紙は長形4号(90×205mm)、A4の用紙には長形3号(120×235mm)が一般的といわれています。

退職願や退職届は、一般的にスリムな封筒に3つ折りにして入れます。
そもそも退職願や退職届は、ネガティブな印象を持つもの。そのため受け取った側の気持ちも考えポケットにしまえるサイズがいいでしょう。B5サイズの用紙で長型4号の封筒を選んだほうが無難といえます。

<便箋に手書きする場合>

・色紙判(177×230mm)…長型4号(90×205mm)
・セミB5便箋(177×250mm)…長型4号(90×205mm)
・B5便箋(182×257mm)…長型4(90×205mm)
・A4便箋(210×297mm)…長型3号(120×235mm)

すてに退職願・退職届を書いてしまっている場合は、上記のようにサイズがピッタリ合う封筒を選ぶようにしましょう。


◆封筒に書くときの注意点

封筒に書くときの注意点をそれぞれご紹介します。

・必要事項のみを記載する
退職願・退職届を入れる封筒を準備したら表に退職願(退職届)、裏に自分の所属と名前をフルネームで書きます。
手渡しの場合、宛名は必要ありません。必要事項以外は書かないようにしましょう。

・書き間違えたときは必ず書き直す
重要な書類となるので、修正液などは使わないようにしましょう。

・黒いボールペンや万年筆で書く
筆ペンやサインペンなどは目立ちすぎるため、黒ボールペンや万年筆にしたほうが無難でしょう。


◆退職届を封筒に入れるときのマナー

次に、退職届を封筒に入れるときに気をつけておきたいマナーをご紹介します。

・書面を内側にして三つ折りにする
退職届・退職願は、三つ折りにして封筒に入れることが好ましいです。理由としては「読み手のことを考え折り目を少なくする」「世間的に三つ折りが主流」などが挙げられます。
折り目はしっかりつけるようにしましょう。

・入れるときの向きに注意する
封筒に入れるときは、紙の向きに気をつけましょう。
「退職届(退職願)」と書いている裏面の右上が、封筒裏面の右上と合致するように入れます。

・封筒にのりやシールがついていないときは、封をしない
基本的に封筒にのり付は不要です。封をせず渡すことで、受け取った相手が中身をすぐ確認できるようにするためです。
ただ、封筒にもとからのりやシールがついている場合は、見栄えを考えて封をしたほうがいいでしょう。
封をするときは「〆」マークを忘れないようにしましょう。


◆退職届を郵送する場合は?

退職届や退職願は原則手渡しですが、病気などで療養中でやむを得ないときや企業側から郵送で送ってくれと頼まれることもあるでしょう。
もし退職届や退職願を郵送する場合は、基本的に上司や人事に事前に知らせておきます。
ただし、円満退社を諦め一方的に退職をする場合は、事前に連絡することはないようです。

・退職届を入れた封筒よりも大きい封筒を別に用意する
退職届・退職願を郵送する際は、退職届を入れる封筒が入るもうひと回り大きい封筒を用意します。
そちらに宛先などを記載するようにします。
大きい封筒は白地で郵便番号欄のあるものにしましょう。
退職届の封筒が長形4号であればひと回り大きい長形3号、退職届の封筒が長形3号の場合は角形5号にするのが一般的です。

・郵送する場合は赤ペンで「親展」と書く
郵送用の封筒には、宛名の左下に赤ペンで「親展」と書くようにします。
「退職届在中」などと書かいてしまうと受け取ってもらえない可能性があるので注意しておきましょう。

・添え状も忘れずに書こう
郵送で退職届や退職願を出す場合には、きちんと「添え状」を同封するようにしましょう。
添え状の例は以下を参考にしてみてください。

<添え状の書き方の例>


              平成◯◯年 ◯月◯日

株式会社◯◯◯◯
△△部△△課
◯◯ ◯◯(上司の名前)様

                   ◯◯部◯◯課
              ◯◯ ◯◯(自分の名前)

拝啓
貴社ますますのご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
このたび、一身上の都合により退職させて頂くこととなりました。
同封の通り、退職届けを提出させて頂きますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
短い間でしたが、大変お世話になりました。
末筆ながら貴社のご健勝をお祈り申し上げます。
                       敬具 


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