退職したいときの言い方！会社を辞めたい理由やメールでの伝え方は？

退職したいときの言い方はどうすれば良いのか、理由も話すべきなのかは、多くの人が悩むポイントです。特に上司が忙しかったり接点が少なかったりすると、メールで退職意思を伝えたいと考える人もいるでしょう。状況や言い方によっては引き止めに合う可能性も高くなるので、このコラムを読んで事前に対策を練っておくことをおすすめします。

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退職したいときの言い方3つのポイント

退職を切り出す際は、「意思表明とともにお詫びを伝える」「個人的な理由にする」「意思が変わらないことを示す」ことが大切です。

1.「お詫び＋退職の意思表明」という言い方にする

ただ退職の意思を伝えるだけだと、「唐突」「不躾」など相手に良くない印象を与えます。礼儀として、「突然のご報告で恐縮ですが」などお詫びの言葉を添えてから退職意思を伝えましょう。「もう辞めるところだから関係ない」と思っても、これまでお世話になった感謝の気持ちを込めて接することが大切です。

2.退職理由を伝えるときは「個人的な理由」

本当の退職理由が職場への不満であっても、上司などに伝える内容は個人的なものにしましょう。「不満点を改善する」といった提案をされ、引き止められてしまう可能性が高まります。
もし「個人的な理由」が思いつかない場合は、転職する際に何を軸にしたかで考えるのがおすすめです。たとえば、業務内容に不満があったのなら「今後は△△の分野に挑戦してみたく、退職を決断しました」という具合。もちろん、もともと前向きな転職（退職）であった場合や、結婚や引っ越しといった家庭の事情などの場合はありのままを話して構いません。

3.退職意思が堅いことをアピールする

「退職しようと思っているのですが…」「退職についてご相談したいのですが…」という表現はやや曖昧で、相手に「まだ留まってもらうための交渉の余地がある」と思わせてしまうことがあります。退職交渉が無駄に長引いたり、相手に流されて退職の結論が先延ばしになったりする恐れも。そのため、「退職したく、この度はお時間をいただきました」とはっきり退職を決断している旨を示しましょう。
退職は労働者の権利ですが、「△月中には退職します」など、一方的な要望を押し付けるのは避けてください。「退職時期は△月頃を考えています」という風に、退職日は会社側と相談して決めていくのがベターです。
そもそも会社の辞め方が分からないという方は「会社の辞め方や手順を解説！退職する際の注意点や理由例も紹介」にて、会社の辞め方を詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

円満退職のために覚えておきたい4つのコツ

円満退職するには、「繁忙期は避ける」「1ヶ月以上前に退職申告をする」「上司に直接伝える」などをはじめとする5つのポイントがあります。あらかじめ注意するポイントを知っておけば、スムーズな退職が叶うでしょう。

1.繁忙期や大きなプロジェクトがあるときは避ける

慢性的に忙しいという場合でない限り、できるだけ繁忙期や大きなプロジェクトの最中に伝えることは避けましょう。忙しさからなかなか話を取り合ってもらえなかったり、周りの人や仕事の進捗状況に影響を与えたりする可能性があるからです。
詳しくは後述しますが、業務の引き継ぎに関するスケジュールを立てる面でも、繁忙期は負荷が大きく、スムーズに事が運ばない恐れもあります。

引き止めは時期を問わず起こる可能性がある

こうした時期を避けて退職を伝えた場合でも、会社側の都合などで、引き止めにあう可能性もゼロではありません。引き止められたことを想定して、対応を考えておくとよいでしょう。会社が退職を認めないなどトラブルが発生した際の対処法は、後述の「よくある退職時のトラブル解決策」で解説いたします。

2.伝える目安は1～3ヶ月前

法律上、退職希望日の14日前に申告すれば退職できるとされています。しかし、会社によっては就業規則で何日前に申告するかを定めているところも。就業規則を確認し、その内容に従ってください。
就業規則で定められていない場合、退職交渉や引き継ぎの期間を考え、1～3ヶ月を目安に伝えましょう。余裕のあるスケジュールを組み、責任を持って後任者に業務を引き継いでください。

3.最初に伝えるのは直属の上司

最初に退職する意志を伝えなければいけない相手は、自分の直属の上司。自分に1番近い職位の上司に話をし、上司から上層部に話を伝えてもらう流れが一般的です。
従業員数が少なく、いわゆる上司や管理職が存在しない場合は、すぐ社長に話しても構いませんが、仲が良いからといって先に同僚などに退職に関することを話してしまうと、話が漏れて上司に伝わったり、あらぬ噂が流れたりしてしまうことも。退職する前に人間関係が悪化してしまう恐れもあるので、気をつけましょう。同僚や先輩などに報告するのは退職日が正式に決定してからです。

4.その場で切り出さず時間を作ってもらう

上司と話ができそうだからといって、その場ですぐに「退職の相談をしたいのですが…」と切り出さないようにしてください。
退職は少なからずほかの社員に「なぜ辞めるのか気になる」「辞めたら仕事や自分はどうなるのか」と考えさせてしまうもの。そのため、退職交渉は上司以外に話が漏れないよう、周りに人がいないタイミングで行うことがマナーとされています。
まず「お話したいことがあるのですが、お時間よろしいでしょうか」と時間を作ってもらいましょう。その後、話が漏れない個室や会議室などで2人きりで話します。

声をかけにくい場合はメールでアポを取る

上司が忙しい場合や、どうしても言いづらい場合は、メールでアポイントを取る方法もあります。
しかし、あくまでもメールは声掛けの代わりに使うだけなので、退職の話は直接口頭で伝えるようにしましょう。
「会社の辞め方に注意！円満退職を目指すには」でも、円満退職に向けた会社の辞め方や注意点を解説しています。円満退職を目指している方は、ぜひ参考にしてください。

退職相談前に確認したい基本的な退職の流れ

退職するまでの流れをご説明します。事前に確認して頭のなかで整理しておくとスムーズにいくでしょう。

1.退職希望日の1～3ヶ月前に伝える

直属の上司に声をかけ、退職意思を伝えます。スケジュールの都合上、すぐに伝えられなかったり、交渉がスムーズにいかなかったりすることもあるので、余裕を持って伝えるのがおすすめです。また、退職交渉などが円滑に進んでも、業務の関係上、「退職日を希望日より後ろ倒しにしてほしい」と要望される可能性も。柔軟に対応できるようにしておくと円満退職につながります。

2.退職日が決定する

退職申告をしたからといって、すぐに退職日が決定するとは限りません。会社によっては、上司から人事部や上層部を通してからでないと、話を進められないというルールを設けているところもあるからです。無事、相談・承認された結果、退職日が決まります。
しかし、どのような場合でも退職することを前提に、引き継ぎに必要なマニュアルを整えておくなどの処理をしておくと後々スムーズに物事を進められるでしょう。

3.退職届を提出する

退職届とは、退職することを会社に届け出るための書類で、退職日が確定したら提出します。会社によって規定の退職届があったり、提出先の指定があったりする場合があるので、退職日が決まった際にどうすれば良いか確認するのが確実です。

4.引き継ぎスケジュールを作成する

退職日が決まったら、退職日までにすべての業務を後任者に引き継げるようスケジュールを立てます。急な欠勤やトラブルによる進捗の遅れなどが発生する可能性も踏まえて、ゆとりを持って作成することが重要。有給休暇の消化を考えている方は、それも含めて余裕のあるスケジュールを組んでいきましょう。

5.業務の引き継ぎや取引先などへの挨拶を開始する

作成したスケジュールに則り、後任者に業務を引き継いでいきます。また、それと並行して取引先にはお世話になった挨拶と後任者の紹介をしてください。取引先に安心してもらえるよう、直接、取引先に赴いて紹介するのがベター。どうしても伺えない場合や、それほどやりとりが多くない場合などはメールで紹介しても大丈夫です。ただし、必ず後任者が取引先と関わる前に紹介してください。

6.退職までに返却物などを確認する

詳しい内容は後述しますが、退職時には、会社の備品や貸与品などを返却する必要があります。業務に関する書類やデータを持ち帰っている場合も返却しなければなりません。当日になって焦らないよう、事前に返却物や業務に関する書類・データなどを確認しておきましょう。

7.退職日は挨拶して回る

退職日当日は、お世話になった方に挨拶をして回ります。挨拶をする順番は、最初に上司、次に他部署、最後に自分の所属する部署の方が基本です。しかし、業務などの邪魔になりそうな場合は様子を見て順番を変えても構いません。あくまで仕事を優先してください。
また、お世話になった感謝の気持ちを込めて、お菓子など無理のない範囲でのギフトを送るのがおすすめ。ただし、社風として退社時の贈り物を良しとしないところもあるので、これまでの様子を見て判断しましょう。

8.返却物を会社に返し必要書類を受け取り退職する

退社時には、事前に準備しておいた返却物を返し、これから必要となる書類を受け取ります。受け取る書類については後ほど詳しく紹介しますが、転職先で必要な書類ですので、しっかり揃っているか確認し、無くさないようにしましょう。

また、退職後にやるべきことや税金の切り替え方法などを詳しく知りたい方は「仕事を辞めたらすることは？もらえるお金や税金は？退職後の流れを解説」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

退職時の返却物と受け取る書類

ここでは、退職時に返さなければならないもの、受け取る必要がある書類について解説します。

返却物

退職時にきちんと返却をしておかないと後のトラブルにつながりかねません。こちらで確認し、ミスのないようにしておきましょう。

社員証や入館証など身分を表すもの

社員証や入館証、名刺など身分を表す証明書は返却します。原則、仕事でもらった名刺も返却しなければなりません。

通勤定期券

定期券は退職日までの料金を精算（払い戻し）し、返却します。精算は会社ではなく交通機関で行わなければならないので、前日までに手続きしておきましょう。

健康保険被保険者証

健康保険被保険者証は、勤め先の健康保険に加入していることを証明するもの。退職すると同時に脱退することになり効力もなくなるため、健康保険被保険者証は返却します。転職先で新たに健康保険被保険者証をもらえますし、転職先が決まっていない場合は自分で国民健康保険に加入することが可能です。また、「任意継続被保険者制度」を利用すれば、最長2年間退職後も加入を継続できます。

会社の備品やデータなど

ボールペンやパソコンといった備品はもちろん、仕事に関するデータや書類も返却します。特に仕事に直接関係するデータなどはトラブルに直結するので、気をつけましょう。

受け取る書類

退職してから「もらっていなかった」と気づくと手続きが大変です。受け取った際に下記の書類がすべて揃っているか確認しましょう。

離職票

ハローワークで雇用保険の失業給付金の手続きを行う際に必要な書類です。退職後、郵送で自宅に送られてきます。転職先が決まっている場合は使用しませんが、決まっていない方は、この書類を持って手続きを行いましょう。

雇用保険被保険者証

雇用保険の被保険者であることを証明するもので、離職票と同じく失業給付金の手続きの際に必要です。転職先でも提出が求められます。

源泉徴収票

所得税の年末調整を行うために必要な書類です。転職先から提出を求められるので速やかに提出してください。転職しなかった場合は、これをもとに自分で確定申告を行います。

年金手帳

公的年金の加入者に交付される手帳で、年金に関する情報が記載されています。転職先が決まっている方は転職先に提出をしてください。決まっていない場合は自分で国民年金の加入手続きを行い、保管をしましょう。

よくある退職時のトラブル解決策

退職や退職申告時によくある「退職を認めてもらえない」「会社側が勝手に退職日を決めた」「退職金や有給休暇が不当に扱われている」といったトラブルに対して、解決策をご紹介します。

会社がなかなか退職を認めてくれない

繰り返しになりますが、退職は、退職する日の14日以上前に申告していれば認められることとされています。しかし、会社によっては退職を認めず決定を先延ばしにしたり、威圧的な態度をとったりするところも。1人では解決困難と判断したら、すぐに労働基準監督署など然るべき第三者機関に相談しましょう。

勝手に退職日を決められてしまった

退職日は会社側と労働者側の双方が合意しなければ決定できません。会社側に一方的に退職日を決められたらどう対処すべきか、「就業規則に定められている退職希望日の1ヶ月前に申告した場合」を例に確認しておきましょう。
まず、会社側は従業員に対して解雇日の30日以上前に解雇予告を出さなければなりません。しかし、通知せずに解雇をした場合には解雇予告手当を支払う必要があります。たとえば、「4月5日付けで退職したいから3月5日に退職申告をしたが、退職日を3月15日に勝手に決められた」という場合もこれに当てはまるでしょう。慌てず、解雇予告手当の請求をしてください。
逆に「退職日を6月まで引き伸ばされた」というような場合は、「退職する14日前に申告すること」という法律に基づき、労働者の意思のみで退職することが可能です。
とはいえ、簡単に退職することも難しいのが現実。もしトラブルになりそうなら、「会社がなかなか退職を認めてくれない」ときと同様、早めに労働基準監督署などに相談すると良いでしょう。

退職金や有給などを不当に扱われている

もともと会社は退職金を支払う義務はなく、その有無や金額は会社によって異なります。しかし、就業規則に記載されていれば支払わなければなりません。もし「もらえるはずなのに退職金が支払われていない」という場合は、退職金を請求できます。支給条件を満たしていることの証拠を集め、退職金の請求をしましょう。状況によっては弁護士に相談したり、少額訴訟（60万円以下の金銭支払い請求を目的とした手続き）をしたりするのも有効です。

また、有給休暇の消化を拒否されたという場合は、労働基準監督署に相談してください。労働基準監督署からアドバイスを受けることで、再度会社と交渉をし、残った有給休暇を消化できる可能性が高まります。もしそれでも拒否されたときは、簡易裁判所などに相談すると良いでしょう。
ただし、退職金・有給休暇のどちらも、それを得るために必要な労力とかかる金額が見合わない可能性も。特に訴訟に至るとお金がかかるので、それを踏まえてどうすべきか決断することをおすすめします。

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監修者：室谷彩依就活アドバイザー

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