退職理由に悩んでいる方必読！伝え方のヒント

退職を考えているけれど、理由の伝え方がわからないという方はいませんか？退職理由は、伝え方次第で退職する会社や転職先に与える印象が変わるため、注意が必要です。
人間関係のトラブルや仕事の内容に関する不満、体調不良など退職理由は人それぞれですが、伝え方にはポイントがあります。円満退職や新出発に活用するヒントとして参考にしてみてください。

◆退職を考える理由とは 

退職を考える人は多いもの。では、どのような理由で退職しようと思う人が多いのでしょうか。よくある例を見てみましょう。

・人間関係のトラブル
・仕事が合わない
・勤務時間や給与などに関する不満
・家庭の事情
・体調不良 
・キャリアアップするため　など 

上記の理由から、退職したい人の気持ちが見えてきます。

「仕事や職場環境に対する不満や悩みを解決したい」「ライフスタイルやキャリアを理想に近づけたい」…このような2つの思いから退職・転職の道を選ぶようです。

どの理由も、誰しもが一度は考える可能性のある理由ですが、企業側に伝える際はストレートに伝えたほうがいいのでしょうか？次の項で解説します。

◆退職理由は正直に伝えるべきか 

正直に伝えた方が良いかは、ケースバイケースです。

例えば、キャリアップしたいなど前向きな理由の場合は、そのまま伝えて良いかもしれません。
しかし、人間関係や労働条件など会社に対する不満が理由のときは、直接的に伝えない方が良いでしょう。
会社に対する不満が理由の場合、会社側は異動によってその悩みを解消しようとすることも。その結果、退職とならず会社に残る場合があります。
このとき、一度退職の話をしたことで、上司や同僚との関係に支障をきたす可能性があるため注意が必要です。
また、退職が決まったとしても、退職理由として不満を述べた場合は、上司や同僚の反発を買って退職日まで気まずい状態になる恐れも。
ただし、病気が理由のときは正直に伝えても良いでしょう。医師と相談した結果治療に専念することを決めた場合、やむを得ない事情として退職を承諾してもらえる可能性が高まります。

◆退職理由の伝え方

退職する会社や転職先に退職理由を伝える場合、どちらも前向きな理由に変換して伝えることが大切です。 
ここでは、退職する会社と転職先の会社への伝え方をそれぞれご紹介します。

【退職する会社への伝え方】 

・明確で前向きな理由を述べる

例えば、仕事にやりがいを感じられないことが本当の理由である場合、違う分野に挑戦したい気持ちや、実現したいビジョンなどを伝えるようにしましょう。また、給料が低い、仕事がきついというような不満があったとしても、会社に残る従業員から批判を受ける要因となるため、できる限り言わないことが賢明です。

・事実を客観的に伝える 

例えばけがや病気が理由のときは、「医師と話し合って決めた」「しばらく安静が必要と診断された」などの事実を話した上で、療養に専念すると伝えることが大切です。
事実を客観的に伝えることで、非難を受けるリスクが下がり、やむを得ない事情であると判断される可能性が高まるでしょう。

・退職理由をまとめた上で話をする

退職理由を伝える前に、自分の話す内容に曖昧な点や不適切な事柄がないか確認しましょう。理由のなかで不満ばかりを述べてしまうと、事態がこじれる原因となったり、悪化したりする恐れがあります。
今後取り組みたいことを理由としてまとめ、わかりやすい伝え方になるよう心がけましょう。


このように、正当性のある前向きな退職理由を伝えるよう心がけましょう。
退職の意思を伝えるときは、会社の負担を最小限にできるよう、余裕をもって伝えることが大切です。話をするタイミングは、できる限り繁忙期を避け、上司が時間の取りやすいときに伝えられると、退職の手続きをスムーズに進められるでしょう。
社会人としてのマナーを守り、会社への感謝の気持ちを述べた上で退職の話をするようにしましょう。

【転職先の会社への伝え方】

・前職の不満を言わない

例えば残業の多さや休日の少なさが退職の理由であったとしても、そのことを直接的に伝えるのは避けましょう。前職の会社の不満を述べると、採用担当者に「この会社でも不満が生じたら辞めるかもしれない」と考えられてしまうことも。また、仕事が合わなかった、きつかったなどの理由は、忍耐力のなさや、社会人としての未熟さを会社に感じさせる要因となりえます。さらに、自己管理が苦手な人というような否定的な印象を与えてしまう恐れもあるでしょう。
転職先の会社に肯定的な印象を持ってもらえるよう、入社後に取り組みたいことや実現したいことを具体的に述べ、前向きな姿勢を見せるようにしましょう。

・マイナス要素が原因で退職した場合も、前向きな理由に変換する

「実現したいことがあるから転職をした」ということを明確に伝えられれば、前項のようなイメージを与えることはなくなるでしょう。
ただし、病気が退職理由の場合は、そのまま伝えて良いかもしれません。転職までにブランクのある場合、ほかの理由を言ったとしても採用担当者は違和感を覚えるからです。
具体的な病名などは、「聞かれたら答える」つもりでいましょう。このとき、現在は完治し問題なく働けることや、これから達成したいことなどを必ず伝えることが大切です。

・転職の回数が多い場合は、一貫性を持たせる 

転職回数の多さは、採用担当者に「意欲を持って仕事ができない」「不満点があるとすぐ辞めてしまう」という否定的な印象を与える恐れがあります。そのようなことがないよう、自分の経験に一貫性を持たせ、それぞれの経験がどのように関連しているかを伝えるようにしましょう。
例えば同じ職種で転職している場合は、スキルの高さをアピールし、自分のキャリアビジョンと転職先の会社の業務が同じであることを話すのが大切です。
違う職種で転職している場合は、今までの経験から共通点を見出し、身につけたスキルでどのように貢献できるかを話しましょう。

上記のことを意識し、前向きな姿勢を見せて退職理由を話すことが大切です。
また、ビジョンを明確にした上で退職理由を簡潔に話すことができれば、伝わりやすい内容になるでしょう。

◆退職するまでのポイント 

退職理由の伝え方について詳しく紹介しましたが、それ以外にも退職時には注意したいポイントがあります。基本的なことですが、ここでいくつかおさらいしましょう。

・退職の意思は退職希望日の1～2ヶ月前には伝える

一方的に退職の意思を伝えて即日で辞める、というのはマナー違反。退職希望日から遡って1～2ヶ月前には伝えるようにしましょう。就業規則で定められている場合はそれに準拠します。

受け入れてもらいやすくするためにも、できれば繁忙期は避けるのが望ましいでしょう。

・公式で発表されるまで職場の同僚やクライアントには話さない

退職を含む人事異動に関する話題は注目が集まりやすいもの。個人的に話してしまうことによって、意図しない噂話になったり、批判が集まったりする可能性があります。

また、上司を差し置いて話してしまうのも社会人としての常識に欠ける行為。

正式に職場で発表があるまでは口外しないのがマナーです。

・業務の引き継ぎをスムーズに行えるよう計画しておく

退職や転職は自分のことだけでなく、担当業務を引き継いでくれる人のことにも配慮するのが基本。業務の引き継ぎをスムーズに開始できるよう、前もって担当業務についてのマニュアルや資料を作成しておくなどの工夫をしましょう。

仕事を進める中でやっておいて良かった、と感じた点もまとめておくと親切です。

・転職活動を並行して行う場合は業務に支障がないようにする

基本的に不要な混乱を避けるためにも、正式な発表後も転職活動についても、周囲には知られないよう配慮しましょう。

社内のPCで求人サイトの閲覧はしない、面接の日程調整は抱えている業務も考慮して決めるなど、周囲に迷惑をかけないようなやり方で転職活動を進めることが、円満退職には大切です。

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