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知っておきたい、上司への退職理由の伝え方

知っておきたい、上司への退職理由の伝え方

更新日2024/03/13

この記事のまとめ

退職の意思表示は、退職希望日の1～3ヶ月前にする
結婚や家族の介護などの退職理由は受け入れられやすい
会社への不満は言わず、前向きな理由を答えよう
引き止められたら、丁寧な言葉で揺るがない退職の決意を伝える
退職日が決まったら退職届の作成や引継ぎを行おう

「退職を言い出しづらい…」と悩んでいる人はいませんか？
今回のコラムでは、退職を伝える時期や退職理由の答え方を解説します。
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◆退職を伝えるタイミング
◆退職理由の伝え方
◆引き止めへの対処と退職日までの流れ

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◆退職を伝えるタイミング

民法では、退職する日の2週間前までに申し出れば退職できるとされています。しかし社会人の常識としては、退職日の1～3ヶ月前までに退職意思を伝えるのが普通。詳しいタイミングは就業規則を確認しましょう。
また、円満退職をしたいのであれば、繁忙期を避けて上司や同僚の気持ちに余裕がある時期に退職意思を伝えるのがおすすめです。

退職を決意した時、まず最初に退職意思を伝えるのは直属の上司です。上司より前に同僚や先輩に話をすると、上司に「大事な話を自分にしてくれなかった」という印象を与え、気まずくなってしまうかもしれません。
退職相談は大事な話なので事前にアポをとり、会議室などほかの人がいない場所で切り出しましょう。時間としては、できれば落ち着いて話せる就業時間外がベスト。就業時間内に伝える場合は、始業直後や上司が忙しそうな時間を避けてください。

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◆退職理由の伝え方

結婚や病気、家族の介護などやむをえない退職理由は受け入れられやすいため、事情をそのまま話して大丈夫です。ただ、実際の退職理由には、給与や残業時間、人間関係など、現職への不満が多いのではないでしょうか。
会社への不満があると、「給与が悪かったから」「人間関係が良くないから」と言いそうになりますが、上司としては仕事や職場を批判されて良い気分にはなりません。
まるっきり嘘の退職理由は後々矛盾が生じる可能性がありおすすめできませんが、相手に配慮した言い方にすることは大切です。
例えば、「今の職場に不満があるから退職する」と言うのと、「幅広い仕事にチャレンジしたいので転職を考えている」というのでは、相手が受ける印象は大きく異なります。
退職という事実は変わらなくてもよりポジティブな表現をすることで、相手が受入やすい退職理由にしましょう。
また、「給与が悪い」といった条件に対する不満を言うと、「そこを改善するから残ってくれ」と引き止めにあう可能性があるので、その点も注意してください。

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◆引き止めへの対処と退職日までの流れ

退職を引き止められた時は、自分を必要としてくれていることに感謝した上で、退職の意思が揺るがないと丁寧な言葉で伝えましょう。
引き止めを受け入れて会社に残ると、「一度は退職しようとした人間」という目で見られ、その後の昇進や昇給に影響する可能性が出てきます。
退職の意思表示は「絶対に退職する」という気持ちを固めた上で、引き止められても動じない覚悟で切り出しましょう。

上司と相談して退職日が決まったら、いよいよ退職届を提出します。退職届には退職理由と退職日を記載しますが、退職理由は「一身上の都合」でOK。
退職日までに引継ぎや取引先への挨拶を済ませ、最終日にはメールやスピーチなどで社内への挨拶を行います。お世話になった人たちにはお菓子を配るなど、気遣いを見せることで気持ちよく送り出してもらえるでしょう。

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