円満退社のために！退職理由の伝え方の例

円満退社と転職成功に向けて、勤め先への退職意思の伝え方と、面接での退職理由の回答方法を知っておくことが大切です。

転職を検討している方は、コラムの内容を参考にしてみてください。

◆退職を伝えるタイミングは？

円満退社のためにまず考えたいのが、退職意思を伝えるタイミングです。いつ頃会社に退職の意思を伝えれば良いのでしょうか。

もし退職の1日前に「明日会社を辞めます」と言い出す社員がいたら、職場は混乱してしまいます。引き継ぎの時間などを考慮し、余裕をもって退職意思を伝えるのが円満退職の鉄則。退職の意思が固まったら、できるだけ早く会社側にその旨を伝えましょう。 

具体的な意思表示の時期については勤め先の就業規則に従いますが、目安としては、退職の1ヶ月前から3ヶ月前としている企業が多いようです。 
円満退職のためにもう1点気をつけたいのが、退職時期はなるべく繁忙期を避けるということ。特に人数の少ない職場では、一人が抜けることで上司や同僚に迷惑がかかってしまいます。
繁忙期の退職は職場の人に良い印象を与えづらいため、退職時期の調整が可能な人はその点を覚えておきましょう。 

◆退職意思は誰に伝える？

退職意思を伝える際に重要なのは、退職を言い出す相手を間違えないこと。
退職について一番初めに伝えるのは、社長や部長ではなく、直属の上司です。上司より職位が上の人に退職を申し出てしまうと、直属の上司が部下の管理能力を疑われる可能性があります。
その結果上司との関係が悪くなると、退職の手続きがスムーズにいかないことがあるかもしれません。 

退職の意思表示を受けた直属の上司がさらに上役の人たちと話し合い、後任の確保など今後の方針について決めた上で、正式に退職決定するのが一般的な流れです。 退職意思を伝える際はあらかじめ直属の上司にアポイントメントをとり、個室やほかの社員がいない場所で話ができるようセッティングをしましょう。 

「退職したい」という思いは、上司からの公表があるまで周囲に漏らさないのが基本。正式に退職が決まる前に言ってしまうと、職場のモチベーションが下がったり、顧客の不安を招いたりする可能性があるからです。

また、気まずくなることで自分自身も仕事がしづらくなってしまうため、退職を考えている時の言動には十分な注意を払いましょう。 

◆上司も納得！退職理由の伝え方例

退職を申し出る手順をご紹介してきましたが、退職を考えている人の大きな悩みは、「退職理由をどう伝えるか？」ということではないでしょうか。

会社を辞めたいという気持ちは、ほとんどの場合現状への不満からくるものです。「給与に不満がある」「仕事内容が合っていない」「残業が多く負担が大きい」など人によってさまざまですが、愚痴と捉えられる内容やネガティブな本音は円満退社を遠ざけます。

退職理由を伝える時に、その会社で働き続ける人を不快にさせる表現をするのはやめましょう。

残業の多さが退職理由の場合、ダメな伝え方の例とOK例は以下のとおりです。

【ダメな例】

「業務量が多く、残業や休日出勤が続いたのが不満だったので辞めます」

【OK例】

「今までの仕事にもやりがいがあったのですが、業務を通じて○○に興味を持ちました。今の自分では新しいことに挑戦する時間が十分に取れないと感じたため、○○に力を入れている環境で働きたいと思います」

「〇〇が不満だったから」ではなく、「〇〇をしたいから」「〇〇のために新たな環境で働きたい」といった今後に対する前向きな姿勢を示すことで、上司の理解を得やすくなるでしょう。

そのほか、仕事内容に不満があるときは「違う分野でやりたいことが見つかった」「ほかにチャレンジしたいことがある」、給与に不満があるときは「キャリアアップのために新しい環境に移りたい」などと言い換えることで前向きな印象を与えられます。

会社に不満があるのではなく、あくまで個人的な理由で退職を考えているというスタンスが理想です。また、退職を切り出す時は、「大変お世話になったのですが…」というように、感謝の気持ちを示すことを忘れないようにしましょう。

◆どう伝える？面接での退職理由の例

ここでは、転職面接での退職理由の伝え方を確認しましょう。

勤め先への説明の仕方も、入社を希望する企業への伝え方も「愚痴や不満を言わない」というポイントは同じです。

ネガティブな退職理由を伝えると、面接官に「またすぐに不満を持って辞めてしまうのではないか？」「不平不満ばかりで仕事や人間関係に問題が生じるのではないか？」といった疑いを持たれてしまいます。

退職理由は、応募者の人間性や仕事への考え方を測る重要な要素を持つもの。面接では、前向きな姿勢が感じられる退職理由を伝えましょう。

たとえば人間関係が上手くいかずに退職した場合であっても、前職の悪口に捉えられるような言い方は避けることが大切です。

【ダメな例】

「前職は人間関係が悪かったので転職を決意しました。御社は風通しの良い職場だということなので、チームワークを大切にして働きたいと思います」

【OK例】

「前職ではチームワークよりも、個を尊重した働き方の職場で働いていました。その環境でスキルを高めて成長できましたが、自分には人とつながりを大切にした働き方の方が合っていると思い、転職を決意しました」

前職への不満だけで退職した人よりも、前職で成長した上でスキルアップしたいと思っている人の方が「採用したい」という気持ちにさせるのではないでしょうか？

【NG例】

「残業や休日出勤が多く有給も取れなかったので、転職を決めました」

【OK例】

「残業が月に○時間以上あり、業務の知識は身についたのですが、自分のスキルアップの時間が確保できない状況でした。今後のキャリアのためにも、自分が成長し、貢献できる職場で働きたいと思い転職を決意しました」

【NG例】

「上司の決めたことが絶対の現場で、自分の意見を聞き入れてもらえないのが不満でした」

【OK例】

「経験のある上司のもとで業務に取り組んでいたのですが、上司は効率よりもマニュアルを重視する方でした。業務経験の長い上司の教えは勉強になりますが、変化を恐れない姿勢も仕事を成功させる上では必要なのではないかと考えました。そんな折、御社が○○などの技術を取り入れていることを知り、歴史のある企業でありながらも新しいものを取り込む姿勢に共感し、転職を決意しました」

退職理由は、そのまま志望動機につなげるのがポイントです。「とにかく転職したい、今の会社をやめたい」という内容ではなく、「今の職場（前職）には満足しているけれど、更に目指したいことがある」という印象を与えることで、転職者に対するマイナスな印象を払拭することができます。


いくつか例文を挙げて紹介してきましたが、自分の状況にぴったり当てはまる内容を考えるのは難しく感じるかもしれません。「私の場合、退職理由はどう伝えればいい？」「こんな理由で辞めてしまったけど、どうしよう…」そんな一人ひとりの事情に寄り添って相談に乗っているのが、就職支援サービスのハタラクティブです。

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