退職事由はどう書く？理由ごとの具体的な書き方や上司への伝え方もご紹介

会社を辞める際、「退職事由はどう書けば良いの？」と疑問に思う方もいるでしょう。書くべき内容は、辞める理由が「自己都合」か「会社都合」かによって異なります。
このコラムでは、退職事由の具体的な書き方をご紹介。また、退職意思を上司へ伝える方法についても理由ごとにご説明します。円満退職して新しい道への一歩を踏み出すために、ぜひ参考にしてみてください。

退職事由の具体的な書き方は？

退職事由の書き方は大きく分けて、「自己都合」と「会社都合」の場合の2パターンがあります。下記では、退職届や退職願を作成する際、理由をどのように書くべきか紹介します。

退職理由が自己都合の場合

自己都合で会社を辞めるときは、「一身上の都合」と書きましょう。
「自己都合」とは、労働者側が個人や家庭の事情により、自ら希望して辞める場合を指します。該当する理由は、結婚・妊娠・出産、家族の介護や看護、病気やケガ、転職、引っ越しなどです。また、仕事内容や職場の人間関係に不満を感じて辞める場合も、自己都合となります。

退職理由が会社都合の場合

企業側の事情によって辞める場合は「会社都合」の退職となります。たとえば、企業の業績不振や倒産により解雇された場合や、早期退職制度に応募して辞める場合などです。
会社都合の場合、退職事由には「業績不振による退職勧奨にともない」や「事業所閉鎖のため」など、具体的な理由を記載しましょう。

自己都合で退職すると、失業保険の給付までに通常7日間の待機期間と3カ月間の給付制限期間が設けられます。しかし、会社都合であれば給付制限がないため、自己都合による退職者にくらべて、早期の受給が可能です。また、受給期間も自己都合の場合よりも長く、最大で受け取れる額も多いという特徴があります。
誤って退職事由に「一身上の都合」と記載すると、自己都合として処理され、失業保険の受給時に損をしてしまうことも考えられるので、注意して記載しましょう。

退職事由に記載する「一身上の都合」の意味は？

「一身上」とは、その人を取り巻く環境や状況、身の上のことを指します。退職事由に「一身上の都合」と記載すれば、具体的な理由は述べずに、個人的な問題や事情が理由だと伝えることが可能です。自己都合で辞める場合は、退職届や退職願、履歴書や職務経歴書などビジネスシーンの書類に「一身上の都合」と記載します。

退職事由の例文

この項目では、退職届を書く際の例文をご紹介します。退職届は縦書きで書くのが一般的です。横書きと縦書きでは文言の順番が異なるため、下記では縦で書く場合の文章例をご紹介します。

（例）
退職届
私儀
このたび、一身上の都合により、勝手ながら、
二〇××年に×月×日をもって退職いたします。
○年○月○日　○○部　氏名（捺印）
株式会社××　
代表取締役社長　××殿

1行目には「退職届」、2行目には下寄せで「私儀」と書きます。私儀は「私事ですが」を謙遜して表す言葉です。
3行目には退職理由を書きます。会社都合で辞める場合は、「一身上の都合により」を各々の理由に書き換えると良いでしょう。続いて4行目に退職日、5行目に退職届の提出日・所属部署・名前、最後に最高責任者の役職と名前を記載します。自分の名前は、最高責任者よりも下の位置に書き、捺印も忘れないよう注意しましょう。

退職事由別！会社への伝え方

退職を上司に申し出る際は、具体的な理由を伝えなければ納得してもらえない可能性もあります。伝え方次第では、円満に退職できないことも考えられるので、注意が必要です。下記では、退職事由をどのように伝えるべきか紹介していきます。

退職事由が介護や育児など家庭の事情の場合

介護や育児など家庭の事情により退職したい場合は、人に知られたくない理由でない限り、現状について正直に伝えるのがおすすめです。家庭の事情は会社側の理解を得やすく、場合によっては時短勤務や休職を提案してくれることもあるでしょう。

退職事由が人間関係の場合

人間関係の悩みがあって退職する場合、その理由を正直に伝えることはおすすめできません。ほかの職場でも同じ理由で退職する可能性があるからと引き留められる可能性が考えられます。また、人間関係に不満があることが社内の人に伝わる可能性もゼロとはいえません。もし、今の職場に留まって改善を望むならば別ですが、退職する意思を固めているならば「次の職場でやりたいことがある」など、ポジティブな理由を伝える方が円満に退職できるでしょう。

退職理由が結婚の場合

結婚が理由で退職する場合は正直に伝えましょう。ただし、一緒に働くメンバーに迷惑がかからないよう、退職が決まった時点で上司に早めに報告することが大切です。

退職理由が病気の場合

病気で退職する場合も正直に伝えましょう。仕事を続けながらでは病状が回復しないことや、症状のせいで仕事を進められないことなどを説明すれば、会社側の理解も得られやすいでしょう。ただし、会社によっては診断書の提出を求める場合もあるので、嘘の病状を伝えるのは避けましょう。

退職事由は退職願と退職届のどちらに書いて提出する？

退職事由は、退職願と退職届の両方に記載するのが一般的です。ただし、退職願と退職届が持つ効力は、それぞれ異なるため注意しましょう。
退職願は、会社に退職を願い出る際に提出する書類です。辞める意思が固まった時点で、退職事由を記載した退職願を作成し、直属の上司に手渡します。退職願はあくまで意思表明の役割しかないので、提出しただけでは労働契約を解除されません。また、必ずしも提出が必要なわけではなく、上司に口頭で意思や退職事由を伝える場合もあります。
退職届は、辞めることが確定した時点で提出する書類です。会社を辞める際に、退職届の提出を義務付けているところも多くあります。上司に退職の承認を得て退職日が決まったら、退職届を作成しましょう。退職届が受理されたあと一定の期間が経つと、撤回はできません。厳格な書類なので、退職事由や退職日などは間違いなく記載しましょう。
また、退職届を提出するタイミングや書類のフォーマットは、会社によって決まっていることもあります。退職を考えた段階で早めに就業規則を確認しておくと良いでしょう。

職務経歴書の退職事由の書き方

転職活動で使用する職務経歴書には、退職事由を書かなくても構いません。職務経歴書は、自分の仕事の経験やスキルをアピールする書類だからです。ただし、転職回数が多い場合や前職の会社を短期間で退職した場合は、退職理由を記載した方が採用担当者の不安を軽減できる可能性もあります。
職務経歴書に退職理由を記述する際は、以下のようなポイントに注意しましょう。

前職の会社の不満を書かない

原則として、「給与や待遇に不満があった」「人間関係が悪かった」「ひどいブラック企業だった」など、前職の悪口を書くことはやめましょう。悪口を書いてしまうと、採用担当者に「自社でも不満があるとすぐに辞めるのでは」という不安要素を与えることになり、プラスのイメージには働きません。

なるべくポジティブな表現にする

前職の理由がネガティブなものだったとしても、なるべくポジティブな表現に言い換えましょう。
人間関係が悪かった場合は「チームワークを大事にしたいため」、やりたいことができない職場だったなら「◯◯に挑戦したいため」などが考えられます。
これらの退職事由は、自己PRや志望動機などでも触れると、より説得力が増すでしょう。

どのような退職事由でも、これまでの経験をポジティブに捉えて、就職活動で前向きな姿勢をアピールすることが大切です。もし今後の転職活動に不安がある場合は、エージェントに相談してみてはいかがでしょうか？

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退職事由に関する疑問Q＆A

ここでは、退職事由に関するお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

具体的な退職事由の記載を求められたら？

退職願・退職届を提出する際、「具体的な理由」を記載するよう求める会社もありますが、法律としては「一身上の都合」だけで大丈夫です。会社が具体的な内容を求めるのは、社員が退職に至る要因を突き止め今後に活用したいといった意図があるようです。詳しくは「一身上の都合とは？退職理由で気をつけるべき注意点をチェック」でもまとめています。

面接で退職事由を問われたらどう答える？

面接では具体的な退職事由を述べますが、「事実に基づいた前向きな答え」にするのがポイントです。会社は「同じ理由で早期退職する心配がないか」「前向きに取り組める姿勢があるか」などに注目しています。たとえば、仕事内容に不満があるなら「キャリアアップを図るため」などに変換できるでしょう。理由別の回答例を「退職理由を面接で聞かれたときのおすすめ返答集」でご紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

退職事由を伝えるときの注意点は？

不満があっての退職でも、前職に対する不満点や悪口などネガティブな要素は避けましょう。「不満があれば退職する」という忍耐力のなさを懸念されるばかりでなく、「顧客や取引先に自社の悪口を言うのでは」と危惧されることも。「退職理由を伝える時の大切なポイント」でも詳しく開設していますので、ご一読ください。

試用期間内の退職でも履歴書に書くべき？

数週間、1～2ヶ月程度など短い期間であっても職歴があれば履歴書に記載しましょう。その際も、退職事由は「一身上の都合」で問題ありません。書き方のポイントを「職歴として履歴書に書ける？試用期間が設けられる目的」でご紹介しています。また、ハタラクティブでも履歴書の書き方をアドバイスしていますので、就職活動が不安な方はぜひご活用ください！