仕事を辞めるときのメールの文章は？例文やアポの取り方もご紹介！

仕事を辞めるときの上司への相談や、退職の挨拶をメールでしても良いのか気になっている方もいるのではないでしょうか。
基本的なビジネスマナーとしては口頭で相談するのが望ましいですが、やむを得ない事情がある場合はメールで退職の相談をしても構いません。ここでは、退職の相談をメールでする場合の文章例や退職願の書き方、退職が決まった後の挨拶メールの書き方について見ていきます。

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仕事を辞める際の上司への相談はメールで良い？

上司に退職の申し出をするときには、メールでも構いません。
ただし、メールだとマナー違反とみなされる恐れもあるため、やむを得ない場合以外は口頭で伝えるのがおすすめです。ここでは、上司に仕事を辞める旨をメールする際の伝え方について注意点を解説します。

口頭で伝えるのがマナーだが法律上メールでも問題ない

退職の相談は、基本的には直接伝えるのがマナーとされていますが、必ずしも口頭での伝え方にこだわり過ぎる必要はありません。
法律上「退職意思は14日前までに伝えれば良い」とされており、口頭で伝えなければならないという決まりがあるわけではないからです。しかし、退職相談をメールで済ますのはマナー違反だとされる恐れもあるので、口頭で伝えるのが難しくやむを得ない理由を一緒にアピールすると良いでしょう。

やむを得ず仕事を辞めることをメールで伝える場合は「仕事を辞める連絡はメールでも良い？注意点や例文を紹介」このコラムも参考にしてみてください。

退職相談の切り出し方はメールでのアポ取りから

突然退職願を出す前に、まずは直属の上司にメールで相談するアポを取りましょう。突然退職願を出すのはマナー違反になることもあるので注意してください。
突然退職願をメールで提出した場合のリスクについて知りたい方は「退職報告を直接相談せずメールだけで済ますのはアリ？注意点や例文をご紹介」このコラムをご一読ください。

なお、メールでは他人に聞かれないような静かな場所で、30分くらい時間が取れる日時を聞きます。ただし、上司は忙しい場合もあるので、候補を挙げる場合には選択肢を多めに挙げておくと良いでしょう。

退職までの流れ

ここでは、退職までの流れについて説明します。退職の流れに沿って、メールを送るタイミングを考慮しましょう。

1.退職の申し出は希望日の1ヶ月前までに行う

退職意思の伝え方としては、希望する日の1ヶ月前までに申し出を行うのが良いでしょう。法律上、雇用期間に定めがない場合には2週間前までに退職願を提出すれば良いですが、就業規則に従うのがマナーです。円満に退職するためにも、在籍する会社の就業規則をよく確認してください。

退職の申し出をする際、仕事を辞めたい理由やメールでの伝え方について詳しく知りたい方は「退職したいときの言い方！会社を辞めたい理由やメールでの伝え方は？」このコラムを参考にしてみてください。

2.直属の上司と面談のアポイントを取る

次に、直属の上司に退職相談のためのアポイントを取ります。先にアポイントが必要な理由としては、退職願を出すに当たり、上司の許可を得る必要があるからです。重要な相談なので、個別に話せる時間を設けてもらいましょう。
退職の相談であることは、このタイミングでは触れないほうが無難。その理由としては、退職されると困る場合に、引き止められたり、なかなか話を聞いてもらえなかったりすることもあるというのが考えられます。あくまで、大事な話があることだけを伝えましょう。

3.退職願を提出する

上司の許可を得たら、退職願を提出しましょう。メールで送る場合は、手書きで作成したものをスキャナで取り込んだり、パソコンでフォーマットを利用して作成したりしたものを添付しても構いません。

4.退職日までに引継ぎや挨拶を行う

退職時には、責任をもって丁寧な引継ぎをすることが重要です。業務の流れや注意点を書類と口頭で説明することが、円滑かつ確実な引継ぎにつながるでしょう。

また、社内挨拶は退職の承諾を得た後が適切で、先に退職の噂が広まるのを防ぎつつ同僚との良好な関係を保つのに役立ちます。取引先にも挨拶をし、後任者を事前に紹介しておくことで信頼関係を損なうことなく引継ぎができるでしょう。

仕事を辞める際に上司に送るメールの例文

ここでは、退職する際に上司に送るメールの例をご紹介します。どのような書き方をすれば良いか分からずお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

上司に面談のアポを取るときのメール例文

件名：面談のお伺い

〇〇課長
お疲れ様です。〇〇です。
お忙しい中恐縮ですが、折り入ってお話したいことがございます。
近々、お時間をいただけませんでしょうか。
会議室等で、個別にお話できましたら幸いです。
ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

仕事を辞めたいことをメールで伝える場合の例文

件名：退職のお願い

◯◯課長
お疲れ様です。〇〇です。
突然の申し出で申し訳ありません。◯月末で退職させていただきたく、メールを差し上げました。
このところ持病での体調不良が続き、欠勤が多くなっておりましたが、医師から「しばらく治療に専念すべき」との診断を受けました。
自身も一度休み、完全に治療を終えてから今後のことを考えたいと思っております。
大変ご迷惑をおかけいたしますが、退職日までは有給休暇、または欠勤とさせていただきたく存じます。
これまでのご指導に感謝申し上げます。また、メールでの連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
誠に恐縮ですが、退職をご了承いただけますよう重ねてお願い申し上げます。

メールで退職願を提出する場合の伝え方

ここでは、メールで退職願を提出する場合の伝え方を解説します。

退職願に記載する項目

退職願は、以下の項目に沿って記載します。

・退職願
・提出日
・会社名、代表取締役社長名前
・所属部署、氏名、認印
・私議
・退職理由、退職希望日

会社名や所属部署などは正式名称で記入するのがマナー。また、退職希望日をはっきりと伝える必要があるため、退職の意思がある程度固まってから作成するようにしましょう。

メールで退職願を提出する場合の例文

件名：退職願提出
退職願

令和〇〇年◯月◯日
〇〇株式会社　
代表取締役社長　〇〇〇〇様

〇〇部　〇〇〇〇　印

私事、
この度一身上の都合により、令和〇〇年◯月◯日を持って退職させていただきたく、ここにお願い申し上げます。

以上

退職届は退職が正式にきまったあとに会社に届け出るための書類なのに対し、退職願は会社を辞めることの伺いを立てるものです。
そのため、文末は「退職いたしたくお願い申し上げます」という形にしましょう。

仕事を辞めることが決まったあとの挨拶メールの書き方

ここでは、退職が決まったあとの挨拶メールについて解説します。

退職の挨拶はシンプルなメールでもOK

退職の挨拶は直接するのが基本的なマナーです。しかし、社員が多かったり、取引先の人が遠方にいたり、都合が合わなかったりとなかなか難しい部分もあります。
もちろん、業務上関わることの多かった人や、特にお世話になった人には直接挨拶に行ったほうが良いですが、会えない人には、退職の挨拶をシンプルにメールで行っても問題ないでしょう。

上司に向けて挨拶メールを送る際のポイント

上司への挨拶メールは、一斉送信以外にも、個別に感謝の意を述べたい場合もあるかと思います。上司への挨拶メールでは、社内向けの基本ルールに従うのに加えて、愚痴や批判的な言葉は避け、ポジティブな伝え方を重視すると良いでしょう。具体的な仕事のエピソードや思い出、学びがあればそれを退職メールに取り入れ、上司に対するお礼を伝えるのがおすすめです。
次の項で例文を紹介しているので、参考にしてみてください。

上司向け退職メールの例文

件名：退職のご挨拶（〇〇部　名前）
本文：
〇〇部
部長　〇〇さん

お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。
この度、一身上の都合により本日をもちまして退職することになりました。
本来であれば、直接お伺いすべきところ、メールでのご挨拶となり申し訳ございません。

〇〇部長には入社時よりさまざまなプロジェクトをとおして、多くの学ぶ機会をいただき、大変感謝しております。
相談に乗っていただいただけでなく、温かいアドバイスもいただき、本当にありがとうございました。今後も〇〇部長に教わったことを糧に、励んで参りたいと存じます。

なお、退職後の連絡先は下記となります。何かございましたらご連絡をいただけると幸いです。

メールアドレス：
電話番号：

最後になりましたが、〇〇部長の一層のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

名前

社内向けに退職の挨拶メールを送る際のポイント

社内向けにメールを送る際のポイントを下記にまとめました。

・メールを送るのは最終出勤日でOK
・件名は分かりやすく書く
・退職理由の明記は避ける
・退職後の連絡先を書いても良い

社内向けにメールを送る際にすでに退職を発表している場合は最終出勤日に挨拶メールを送ります。その際に読み飛ばされないよう、「退職のご挨拶【名前】」といった分かりやすい件名でメールを送りましょう。ビジネスマナーとして、退職理由は具体的には書かず「一身上の都合」にとどめておくのがおすすめです。また、社内宛ての場合は必要に応じて私用の連絡先を書いても問題ありません。

社内向け挨拶メールの例文

以下、社内向けのメールも例文を用意しましたので参考にしてみてください。
個人的にお礼を言いたい同僚や上司などには、印象深いエピソードなどを付け加え、個別メールで感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。ただし、どんなに仲の良い相手でも愚痴や苦言などのネガティブな内容は避けてください。

件名：退職のご挨拶【□□】

本文：
○○事業部（○○課）の皆様、お疲れ様です。

突然のご報告となりますが、一身上の都合により5月末で会社を退職することになり、本日が最後の出社となりました。
本来なら直接ご挨拶をすべきところですが、メールにて失礼いたします。

在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが大変お世話になり、ありがとうございました。
仕事のなかでさまざまな方と交流し、多岐にわたる経験を積ませていただきました。
今後も、この会社で学んだ経験を活かしていきたいと思います。

何かありましたら下記の連絡先までご連絡いただけると幸いです。
メールアドレス：◇◇
携帯番号：△△

最後になりましたが、皆様のさらなるご活躍をお祈り申し上げます。
これまでお力添えいただき、ありがとうございました。

好印象な退職の挨拶メールの書き方について知りたい方は「例文付き！好印象な退職の挨拶メールの内容と書き方」このコラムをご一読ください。

社外向けに挨拶メールを送る際のポイント

社外へのメールは、「自分が退職してからの仕事はどうなるのか」を明確にするのがポイントです。

・退職日を明確に記入する
・メールを送るのは退職日の2、3週間前まで
・後任者を紹介する
・転職先の連絡先は書かない

社外に向けてメールを送る場合、退職の連絡をした後に取引先などから挨拶の電話がかかってくることも。「取引先から自分宛に連絡が来たがもう退職した後だった」ということのないよう、いつまで出社するのかを先方に伝えましょう。
また、退職までの期間によって相手側の業務の優先順位も変わってくることもあるので、退職の2、3週間前にメールを送るなどなるべく早めを心掛け、仕事を引き継ぐ後任者の紹介は必ず行いましょう。なお、社外の人とは会社を通しての付き合いなので、転職先や自分の連絡先を書くのは控えます。

社外向け挨拶メールの例文

件名：退職のご挨拶　【株式会社◯◯　□□】

本文：
株式会社●●
■■様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の□□です。

私事で大変恐縮ですが、5月31日をもって株式会社◯◯を退職することとなりました。
在職中は大変お世話になりましたこと、心より感謝申し上げます。
直接お伺いできず、メールでのご報告・ご挨拶とさせていただきますこと、お詫び申し上げます。

後任の△△へ引継ぎを行っておりますので、後日改めて△△がご挨拶に伺います。
変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
最後になりますが、貴社のご発展と、■■様のご活躍をお祈りいたします。

退職の挨拶メールの書き方についてもっと知りたい方は「退職の挨拶はメールで済ませてもいい？取引先や社内に送る例文を確認しよう」このコラムもチェックしてみてください。

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