仕事を辞めるときのメールの文章は？例文やアポの取り方もご紹介！

仕事を辞めるときの上司への相談や、退職の挨拶をメールでしても良いのか気になっている方もいるのではないでしょうか。
基本的なビジネスマナーとしては口頭で相談するのが望ましいですが、メールで退職の相談をしても構いません。ここでは、退職の相談をメールでする場合の文章例や退職願の書き方、退職が決まった後の挨拶メールの書き方について見ていきます。

仕事を辞める際の上司への相談はメールで良い？

上司に仕事を辞める際の相談をするときには、メールでも構いません。
ここでは、上司にメールで退職相談をするときの注意点について解説します。

口頭で伝えるのがマナーだが法律上メールでも問題ない

退職の相談は、基本的には直接伝えるのがマナーとされていますが、必ずしも口頭で伝える必要はありません。
法律上「退職意思は14日前までに伝えれば良い」とされており、口頭で伝えなければならないという決まりがあるわけではないからです。しかし、メールで退職相談するのはマナー違反だとされる恐れもあるので、口頭で伝えるのが難しくやむを得ない事情をアピールすると良いでしょう。

まずは退職相談のアポを取ろう

退職願を出す前に、まずは直属の上司に相談するアポを取りましょう。いきなり退職願を出すのはマナー違反になるので注意してください。
他人に聞かれないような静かな場所で、30分くらい時間が取れる日時を聞きますが、上司は忙しい場合が多いので、候補を挙げる場合には選択肢を多めに挙げておくと良いでしょう。

退職までの流れ

ここでは、退職までの流れについて説明します。退職の流れに沿って、メールを送るタイミングを考慮しましょう。

退職希望日の1ヶ月前までに伝える

退職の意思は、退職を希望する日の1ヶ月前までに伝えます。法律上、雇用期間に定めがない場合には2週間前までに退職願を提出すれば良いですが、就業規則に従うのがマナーです。円満に退職するためにも、在籍する会社の就業規則をよく確認してください。

直属の上司と面談のアポイントを取る

次に、直属の上司に退職相談のためのアポイントを取ります。退職願を出すに当たって、上司の許可を得るためです。重要な相談なので、個別に話せる時間を設けてもらいましょう。
退職の相談であることは、このタイミングでは触れないほうが無難。退職されると困る場合には、引き止められたりなかなか話を聞いてもらえなかったりすることもあるからです。あくまで、大事な話があることだけを伝えましょう。

退職願を提出する

上司の許可を得たら、退職願を提出しましょう。メールで送る場合は、手書きで作成したものをスキャナで取り込んだり、パソコンでフォーマットを利用して作成したりしたものを添付しても構いません。

仕事を辞める際に上司に送るメールの文章例

ここでは、仕事を辞める際に上司に送るメールの例をご紹介します。

上司に面談のアポを取るときの例文

件名：面談のお伺い
〇〇課長
お疲れ様です。〇〇です。
お忙しい中恐縮ですが、折り入ってお話したいことがございます。
近々、お時間をいただけませんでしょうか。
会議室等で、個別にお話できましたら幸いです。
ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。

メールで退職意思を伝える場合の例文

件名：退職のお願い
◯◯課長
お疲れ様です。〇〇です。
突然の申し出で申し訳ありません。◯月末で退職させていただきたく、メールを差し上げました。
このところ持病での体調不良が続き、欠勤が多くなっておりましたが、医師から「しばらく治療に専念すべき」との診断を受けました。
自身も一度休み、完全に治療を終えてから今後のことを考えたいと思っております。
大変ご迷惑をおかけいたしますが、退職日までは有給休暇、または欠勤とさせていただきたく存じます。
これまでのご指導に感謝申し上げます。また、メールでの連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
誠に恐縮ですが、退職をご了承いただけますよう重ねてお願い申し上げます。

メールで退職願を提出するときの例文

メールで退職願を提出する場合は、以下の項目に沿って記載します。

退職願に記載する項目

退職願
提出日
会社名、代表取締役社長名前
所属部署、氏名、認印
私議
退職理由、退職希望日

件名：退職願提出
退職願

令和〇〇年◯月◯日
〇〇株式会社　
代表取締役社長　〇〇〇〇様

〇〇部　〇〇〇〇　印

私事、
この度一身上の都合により、令和〇〇年◯月◯日を持って退職させていただきたく、ここにお願い申し上げます。

以上

退職願と退職届の違いは、届を出す前に退職しても良いか打診するところにあります。
文末は「退職いたしたくお願い申し上げます」という形にしましょう。

退職が決まったあとの挨拶メールの書き方

ここでは、退職が決まったあとの挨拶メールについて解説します。

退職時の挨拶はメールでもOK

退職の挨拶は直接するのがマナーです。しかし、社員が多かったり、取引先の人が遠方にいたり、都合が合わなかったりとなかなか難しい部分もあります。
もちろん、業務上関わることの多かった人や、特にお世話になった人には直接挨拶に行ったほうが良いですが、会えない人には、退職の挨拶をメールで行っても問題ないでしょう。

社内向けにメールを送る際のポイント

ここでは、社内向けにメールを送る際のポイントについて解説します。

最終出勤日でOK

社内では、すでに退職を発表しているはずですから、最後の挨拶という意味合いで最終出勤日にメールを送ります。
ただし、会社によっては「1週間前までに送る」「定時を過ぎてから送る」など暗黙のルールが存在することもありますので、前例を参考にメールを送るタイミングを考えましょう。

件名を分かりやすく

読み飛ばされないよう、「退職のご挨拶【名前】」といった分かりやすい件名でメールを送りましょう。

退職理由の明記は避ける

退職理由は「一身上の都合」にとどめます。具体的な理由を書かないのがビジネスマナーです。

退職後の連絡先を書いても良い

社内宛てなら、必要に応じて私用の連絡先を書いても問題ありません。

一斉送信しても構わない

挨拶する人数が多い場合には、一斉送信しても構いません。
一斉送信する場合には、To欄は自分のアドレス、他の人のアドレスはbccで送ります。一斉送信した人のアドレスが開示されないように配慮しましょう。

社内向けメールの例文

以下、社内向けのメールも例文を用意しましたので参考にしてみてください。
同僚や上司など個人的にお礼を言いたい人には、印象深いエピソードなどを付け加え、個別メールで感謝の気持ちを伝えると良いでしょう。ただし、どんなに仲の良い相手でも愚痴や苦言などのネガティブな内容は避けてください。

件名：退職のご挨拶【□□】

本文：
○○事業部（○○課）の皆様、お疲れ様です。

この度、一身上の都合により5月末で退社することになり、本日が最終出社日となりました。
本来なら直接ご挨拶をすべきところですが、メールにて失礼いたします。

在籍中はいたらぬ点もあったかと思いますが、お世話になり本当にありがとうございました。
業務を通じて多くの方と関わり、さまざまなことを学ばせていただきました。
今後も、この会社で学んだ経験を活かしていきたいと思います。

退職後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらご連絡いただけると幸いです。
メールアドレス：◇◇
携帯番号：△△

最後になりましたが、皆様のさらなるご活躍をお祈り申し上げます。
今まで、本当にありがとうございました。

社外向けにメールを送る際のポイント

社外へのメールは、「自分が退職してからの仕事はどうなるのか」を明確にするのがポイントです。

退職日を明確にする

退職の連絡をもらった後、取引先などから挨拶の電話がかかってくることも。その際にはもう退職した後だったということのないよう、いつまで出社するのかを先方に伝えましょう。

メールを送るのは退職日の2、3週間前まで

退職までの期間によって、相手側の業務の優先順位も変わってくることもあるので、退職メールは早めに送りましょう。

後任者を紹介する

仕事を引き継ぐため、後任者の紹介は必ず行いましょう。自分の担当していた仕事は誰が担当するのか、どのように連絡を取ればよいのかについて説明します。これが書かれていないと、今後の業務はどうなるのか相手を不安にさせてしまうので、注意しましょう。

退職後の連絡先は書かない

社外の人とは会社を通しての付き合いなので、私用の連絡先を書くのは控えます。
個別に連絡を取って、その後ビジネスになった場合「顧客情報を利用した」と、退職した企業とトラブルになる恐れがあるためです。

社外向けメールの例文

件名：退職のご挨拶　【株式会社◯◯　□□】

本文：
株式会社●●
■■様

いつもお世話になっております。
株式会社◯◯の□□です。

私事で大変恐縮ですが、5月31日をもって株式会社◯◯を退職することとなりました。
在職中は大変お世話になりましたこと、心より感謝しています。
本来なら直接お伺いしご挨拶すべきところですが、メールでのご報告・ご挨拶となりましたことお詫び申し上げます。

引き継ぎは、後任の△△へ行っております。
後日改めて△△がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と、■■様のご活躍をお祈りいたします。

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