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円満退職を叶えよう!上手な引き継ぎのコツをご紹介

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【このページのまとめ】

  • ・円満退職を迎えるためには就業規則に則り行動する必要がある
    ・後任者が困らないように業務のマニュアルを作成し引き継ぎを行う
    ・退職日から逆算し余裕を持って引き継ぎのスケジュールを組む
    ・引き継ぎが完了してから有給を消化するとトラブル防止になる

退職が決まったあと、退職日までにやるべき仕事の中に引き継ぎがあります。計画的な引き継ぎは、円満退職に欠かせないポイントの1つです。今回は、スムーズに退職を迎えるための引き継ぎのポイントを重点的にご紹介します。

◆退職までの手順

退職の意思を決めてから、退職するまでの手順を説明します。

まずは、直属の上司に退職の意思を伝えます。退職の意思をメールで伝えたり、いきなり退職願を提出したりするのはマナー違反。直属の上司にアポを取ったうえで、退職を考えている旨を話すことが大切です。
これまでお世話になった気持ちも忘れず、引き継ぎや退職日に関してもしっかりと話し合いましょう。

退職願を提出するタイミングは、上司に退職の意思を伝えて承諾されたあとです。退職日の1~2カ月前が一般的だとされていますが、企業ごとの取り決めで異なります。就業規則に則ったうえで提出しましょう。

引き継ぎに関しても、退職日までの重要な仕事の1つ。企業側は後任者を決定する必要があるため、退職の意思はできるだけ早めに伝えるのが望ましいといえます。

次の項目では、引き継ぎに関する詳しい情報をお伝えします。


◆引き継ぎの内容とは

退職が決まれば、今まで自身が担当していた仕事を後任者に引き継ぐ必要があります。引き継ぎのポイントは、以下のとおりです。

業務のやり方や流れを説明した文書を作成し、後任者に渡します。業務上のミスを最低限に抑えるためにも、業務別に発生しやすいトラブルとその対処法についてもまとめておきましょう。そうすることで、退職後に業務のやり方が分からなくなることがあっても、渡しておいたマニュアルを確認しながら対処が可能です。

顧客や業者の連絡先をまとめたデータを作成するのも、大切な引き継ぎの1つといえます。アドレス帳や名刺ファイルなど、連絡先が分かるものを整理し直しておくのもおすすめです。

上記のマニュアルやデータの作成が完了したら、後任者に渡します。業務に関する書類やファイルの保管場所なども一緒に伝えましょう。

業務は実際に、口頭での説明を交えながら後任者とともに行うのが理想的です。ある程度の期間一緒に業務を行ったら、後任者に任せて見守る期間を設けると良いでしょう。一連の流れを任せることで、後任者自身の疑問点が明確化できるうえ、伝えきれていなかった業務内容があればその点にも気づくことが可能です。

後任者が決定したら、一緒に取引先に挨拶するのがベター。取引先にとっても後任者にとっても安心感が増し、その後の業務もスムーズに進みやすいといえます。


◆退職する際の注意点

引き継ぎのスケジュールは、退職日から逆算して立てることをおすすめします。退職日の2~3日前までには引き継ぎが完了できるように、余裕を持ってスケジュールを組むことがポイントです。

取引先の名刺の取り扱いにも注意が必要です。一個人としてもらった名刺ではなく、担当者としてもらった名刺ということを忘れてはいけません。前述のとおり、取引先の連絡先が分かる大切なツールのため、退職前に後任者や上司に渡します。

会社で使用した資料も、退職の際に持ち出すことは禁止です。会社の資料は、社外秘扱いであるケースがほとんどだといえます。経費で購入した備品も、持ち出さず会社に残しましょう。

退職が決まれば、有給の消化を考える人も多いかもしれません。有給の取得は、労働者の権利の1つ。しかし、退職する際には引き継ぎの事情を踏まえたうえで取得するのが望ましいといえます。引き継ぎが完了する前に有給消化を始めてしまうと、後の業務に支障をきたす可能性が高くなるでしょう。
トラブルを防ぎ円満退職を目指すためにも、引き継ぎが完了してから有給を取得するのが良い選択だと考えられます。

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