退職理由の伝え方は？会社を辞めるときに知っておきたいマナー

若年層での転職が増えている今、会社を辞めることや仕事を変えることは珍しくなくなっています。しかし、仕事を辞める決断を上司に伝えるのはなかなか勇気の要ることではないでしょうか？そこで本コラムでは、退職を決めたときの上司への報告の仕方や、退職を伝えてから退職日までの流れをご紹介。円満退職の近道として、ご参考にしてください。

円満退職・転職を叶える！スムーズな退職理由の伝え方

いざ退職する決断をしたものの、「上司にどう伝えればよいのだろうか？」と悩む人は多いのではないでしょうか。実際転職経験者の多くも、現職の会社に退職の意向を伝えるときに苦労しています。交渉がうまく進まない場合、「退職希望日に辞められない」ということも。また、退職したい理由を正直に話して揉めてしまうのは避けたいところです。

退職理由を伝える際に大切なのは、「それなら仕方がない」と思ってもらえるような納得感があること。以下に挙げるように、個人的な事情やポジティブな理由なら上司に受け入れてもらいやすいでしょう。

個人的な事情の場合

退職理由が個人都合の場合、上司も反対しづらくなります。ただし、表向きの理由として使う場合は、自分の状況とかけ離れた無理のある設定は避けた方が無難です。

一身上の都合

民法627条1項により、労働者は「退職の自由」を認められており、理由を通知する義務はありません。ですので、「どうしても退職理由を言いたくない」という場合は、「一身上の都合で」と伝えても法律上は問題ないということになります。

体調不良

退職理由が病気など体調不良の場合、会社としても無理に説得するのは難しいでしょう。ただ、場合によっては診断書の提出を求められることもあるので、この理由を伝える際は注意が必要です。

結婚・出産

結婚・出産は、退職理由としては角が立たないので有効です。ただし、体調不良の場合と同様、嘘の理由として述べると後々発覚して面倒なことになりかねません。本当に結婚・出産を控えている時のみ使うようにしましょう。

家庭の事情

例えば「家族の介護が必要になった」「実家に戻って家業を継ぎたい」など家庭の事情であれば、上司も引き止めるのが難しくなります。状況をしっかり説明し、納得してもらえるようにしましょう。

前向きな理由の場合

退職理由が「ほかの仕事をやってみたい」「次の職場でやってみたいことがある」など、前向きな理由であれば上司も応援しやすいです。やってみたい仕事の内容が、現職では実現が難しい場合、より理由としての説得力が増します。

トラブル防止！避けたい方がいい退職理由

これまで円満退職のためにおすすめの退職理由を紹介してきましたが、一方で伝えない方がいい理由があります。特に「現職の会社に不満がある」といったネガティブな理由の場合には、正直に伝えずに個人的な事情や前向きな理由を建前として伝えるのがおすすめです。以下、避けた方がよい理由を具体的に見ていきます。

待遇や残業時間、仕事内容など会社への不満
退職理由として「給与が低い」「仕事がきつい」「残業が多い」など会社への不満を伝えると、対策を講じれば解決可能だと上司に判断されてしまい、引き止めに遭いやすくなります。上司の立場からしても自分の会社の悪口を言われているようで、あまり良い気持ちはしないはず。会社の不満をありのままに伝えてしまうのは避けましょう。

人間関係に関する不満

人間関係についての不満も配置異動などの解決策を提案されたり、「どこの会社でも人間関係の問題はある」と諭されたりする可能性があります。解決策を講じられた場合、より一層辞めづらくなってしまいます。

どんなことに気を付ける？上司に退職を伝えるときの注意5選

円満に退職するための退職理由の伝え方が分かったところで、上司に退職の意思を伝える際の注意点について解説します。話を切り出すタイミングや最初に伝えるべき相手など、実は注意するべきことがたくさん。ここを誤ってしまうと、「退職までの間、会社に居づらい」「退職交渉がスムーズに進まない」ということになりかねないので、気を付けましょう。

1.直接伝える

上司と話す時間をとってもらうためにアポをとるのはメールでもかまいませんが、実際に退職の意思を伝えるのは口頭で行うのがマナーです。メールでは「ご相談したいことがあります。少しお時間をいただけないしょうか」と述べるにとどめましょう。また、デスクで話すのではなく、会議室などほかの人に話を聞かれることがない場所を確保するのも大切です。

2.直属の上司に伝える

退職意思を最初に伝えるのは、直属の上司にするのが一番適切です。直属の上司より先に先輩や同僚に話をすると、又聞きで上司に伝わる可能性があり、印象が良くありません。伝える相手の順序は注意が必要です。

3.相談ではなく「報告」という形で伝える

「退職しようか悩んでいます」とあいまいな言葉を使うと、上司に「相談」だと勘違いされる恐れも。「○月末までに退職させていただきたいと考えています」と迷いなく明確に伝えることが大切です。

4.早めに伝える

会社の就業規則によっても違いますが、辞意は退職の1～3か月前までに伝えるのが一般的です。退職するとなれば、当然周りの人に仕事を引き継ぐ必要があるので、引き継ぎにかかる時間を考慮しなければいけませんし、スムーズに退職交渉が進まない可能性も考えられます。次の転職先が決まっている場合は入社日も考えに入れたうえで、ある程度ゆとりを持って早めに相談しておくことをおすすめします。

5.繁忙期や周りに迷惑をかけそうな時期は避ける

繁忙期や自分の担当している案件の進行中に退職すると、会社への負担が大きいのでなるべく避けましょう。また、異動直後やほかの人から大きな仕事を引き継いだ後も周りの人に迷惑がかかるので、辞めるタイミングとしてはふさわしくありません。周囲の状況をふまえて適切な時期を判断することが必要です。

スムーズな退職・転職のためにできること

無事に退職が決まった後、退職日まではどのように過ごしたらいいのでしょうか？次にスムーズな退職・転職を叶えるためのポイントをお伝えします。

退職願・退職届は必要に応じて提出

会社の就業規則を確認し、必要な場合は退職願または退職届を提出しましょう。「退職願」は退職の意思を伝えるもので、「退職届」は退職が確定した後に提出するものです。手書きかパソコンか、いつ誰に出すのかは会社によって異なるので、現職の会社のルールに従ってください。

引き継ぎはきちんと

円満に退職するためには、しっかりとした引き継ぎが欠かせません。退職した後も周りの人が困らないように、できるだけ丁寧に行いましょう。その際、口頭で業務内容や手順を伝えるだけでなく、文書に残しておくのが望ましいです。

有給休暇は計画的に消化

退職前に有給休暇を消化できるよう、退職交渉、引き継ぎにかかる期間を考慮して退職日を設定し、計画的に取得しましょう。事前に有給休暇の保有日数を確認しておくと、「有給休暇がを全部使いきれなかった」ということもなく、スムーズにスケジュールを立てられるでしょう。


このように退職理由の伝え方や、退職日までの自分の行動次第で円満な退職・転職を実現できます。「仕事を辞めたい」「よい転職先を探したい」とお悩みの方は就職・転職エージェントのハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブでは、アドバイザーが丁寧なカウンセリングを行い、あなたにあった仕事を紹介します。「転職したいけど、どうしたらいいいか分からない」という方はぜひご相談ください。