退職報告を直接相談せずメールだけで済ますのはアリ？注意点や例文をご紹介

「退職の申し出を直接相談せずにメールで済ますのはアリ？」と悩む人は多いでしょう。基本的に退職の意思は口頭で伝えるのが良いとされているようです。しかし、人によっては会社の人と直接話したくない場合もあるでしょう。このコラムでは、退職の申し出をメールで伝える際のポイントや退職の相談メールと退職報告メールの例文をご紹介。また、メールだけで退職を済ますリスクも解説しているので、参考にしてみてください。

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退職報告を直接相談せずメールだけで済ますのはアリ？

結論だけいえば、退職の意思の報告手段は法的に定められていないため、会社に直接相談することなくメールだけで退職の申し出を済ますことはできます。しかし、社会人としてマナーを考えると、メールで済ますことは避けた方が良いでしょう。お互いの表情をきちんと確認することも、大事なコミュニケーションの一つ。同じ職場で働いている限り、退職の申し出は顔を合わせて口頭で伝えるのがベターです。退職するまでには、仕事内容の引き継ぎや後任者の決定など、会社側もさまざまな対応が必要になります。退職までの流れをスムーズに進めるためにも、メールではなく口頭でしっかりと退職の意思を伝えることが大事です。また、退職をメールだけで済ますことでリスクが生じる場合も。次項では、どのようなリスクがあるのかご紹介します。

退職報告を直接相談せずメールだけで済ますリスク

この項目では、退職をメールで済ますことで生じるリスクをご紹介します。
「民法第627条」によると、「第六百二十七条　当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合においては、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。」とあり、退職の申し出をすること自体は問題ありません。しかし、会社に直接相談せずメールだけで一方的に即日退職を進めようとすると、以下のリスクが生じる可能性があります。

参照元
e-GOV
明治二十九年法律第八十九号　民法

退職が成立するまで時間がかかる

退職できるのは申し出から2週間後で、基本的に即日退職は、会社側が認めない限り成立しないようです。そのため、退職を直接の相談なしにメールだけで済まそうとしても、すぐに退職できるわけではないので注意しましょう。

損害賠償を請求される可能性がある

退職を会社に直接相談せずメールだけで済ますことで、損害賠償を請求される可能性が少なからず発生します。会社を退職したという理由だけで、会社側から損害賠償を請求されることは基本的にありません。しかし、「その人にしか対応できない業務であるにも関わず、引き継ぎをせずに突然の退職で会社側に被害や損害を与えた」「引き継ぎの際に周囲の従業員を引き抜いて退職した」などといった理由があれば、損害賠償を請求される可能性もあります。

書類トラブルが発生する場合がある

退職を直接相談せずにメールだけで済ますことで、書類トラブルが発生する可能性もあります。突発的に会社を辞める場合、退職が受理されるまでに時間を要するので、必要書類がすぐに届かないこともあるでしょう。そのため、失業手当の申請や年金の切り替えといった、退職後に必要な各種手続きが行えないトラブルが起こり得ます。

退職報告を直接相談せずメールだけで済ませても良い例

状況によっては、会社に直接相談せずメールだけで退職を済ますのがOKな場合もあります。具体的な例を以下で確認してみましょう。

入院していて外出が困難である場合

入院していて外出が困難な場合は、メールで退職の申し出をしても問題ありません。会社の上司を病院に呼んで直接相談する選択肢もありますが、かえって上司に迷惑を掛けてしまうことも。そのため、メールで事情を説明したうえで、退職の申し出をすれば受け入れてもらえるでしょう。

会社に行こうとすると体調不良になる場合

会社に行こうとすると体調が悪くなるという場合も、直接相談せずメールで退職の申し出をしても問題ないでしょう。会社に行こうとすると体調が悪くなるときは、ストレスによって心身に悪影響が出ている可能性も考えられます。無理に会社に行こうとすると体調不良が悪化する場合もあるので、このような状況に陥っている人はメールで退職の申し出をしましょう。

退職の申し出をする前にメールで相談・意思表示しよう

退職の申し出をメールで済ます前に、まずは退職の意思があることを上司に相談しましょう。ここでは、退職の相談をする際の例文をご紹介します。「どのように相談すれば良いか分からない…」と悩む人は、ぜひ参考にしてください。

退職の相談メールの例文

退職の相談をする際のメールの例文は以下のとおりです。

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（上司の名前）さん

お疲れ様です。（氏名）です。

突然のご連絡で申し訳ありませんが、○月を目処に退職を考えております。
直接お話しすべき内容であると認識しておりますが、体調不良により出社することが困難な状況であるため、メールでご連絡させていただきました。

こちらの都合により誠に申し訳ありませんが、今後に関しましてメールでご相談させていただきたいと考えております。

お忙しいところ、大変恐縮ではありますが、よろしくお願いいたします。

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メールでの連絡になったことに対するお詫びの言葉や、事情が分かる内容のメールであれば、上司からの印象が悪くなるのを避けられます。また、メールの件名は内容が分かるようなものに設定するのが良いでしょう。退職の相談をしたいと思っても、実際どうすれば良いか分からないという人は多いようです。「退職の相談は誰にするべき？円滑に辞めるためのポイントを解説」では、退職の意思を伝えるときのポイントを解説しているので、参考にしてみてください。

退職報告を直接相談せずメールだけで伝える際の注意点

この項目では、退職をメールで伝える際のポイントをご紹介します。以下のポイントを参考にしてみてください。

1.メールはなるべく早めに送る

退職の申し出を直接相談せずにメールで済ます場合、メールはなるべく早めに送りましょう。先述のとおり、退職の意思は原則退職日の2週間前までに連絡すれば問題ありません。しかし、就業規則の規定や担当している業務の引き継ぎ、各種手続きに掛かる時間などを考慮すると、1〜2ヶ月程度前に申し出るのがおすすめです。基本的には職場の就業規則に従って退職の意思を伝えましょう。退職予定日ギリギリにメールを送っても退職できないわけではありませんが、早めの報告を心掛けたほうが、最後まで円滑に退職手続きを済ませられます。

2.最初に直属の上司に伝える

会社に直接相談をせず、メールだけで退職報告をする際、まずは直属の上司に伝えましょう。直属の上司よりも先に上の立場の人物に話が伝わってしまった場合、「部下の管理ができていない」と上司が体面を失うことも考えられます。それが原因で上司との関係が悪化し、退職の手続きがスムーズに進まなくなる可能性も。ただし、直属の上司と話したくない理由がある場合は、上司よりも上の立場の人に伝えて問題ありません。

3.退職をメールで伝えることに対してお詫びをする

円満退職を目指すのであれば、直接の相談なしにメールで退職することに対してお詫びを伝えましょう。「メールでのご連絡となり申し訳ありません」と一言添えることで、退職の意思のみ伝えるよりも印象が良くなる可能性があります。退職理由がどのようなものであっても、お詫びの言葉をメールに添えるのがおすすめです。

4.退職理由は一身上の都合を貫く

メールで退職理由を伝える際は、「一身上の都合」を使用すると良いでしょう。退職理由を正直に伝えることにより、引き止められる可能性があるからです。たとえば、人間関係に疲れたという理由であれば、違う部署への異動を提案されることも考えられるでしょう。明確な退職理由があっても、「一身上の都合」を貫けば、理由を深掘りされて引き止められるのを防げます。

5.メールの内容は残しておく

メールで退職の申し出をする場合、念のためメールの内容を残しておくのがおすすめ。万が一、会社側とトラブルがあった際に証明するものが必要になるためです。退職の手続きが一通り終わっても、会社とやり取りしたメールは削除せずに残しておきましょう。退職の相談や連絡は、上司に直接するのが良いとされていますが、中には話したくないという人もいるようです。メールで退職を済ませたいと考えている人は、「仕事を辞める連絡はメールでも良い？注意点や例文を紹介」も参考にしてみてください。

6.メールでしか退職報告できない理由を述べる

「退職の相談や報告は直接伝えるのが一般的」と考えている人がいることも考慮して、メールでしか退職報告ができない理由を述べましょう。メール本文では、退職の申し出がメールでの連絡のみとなった事情を添え、申し訳ないという気持ちを伝えることも大切です。できるだけ具体的に理由を述べれば、会社側からの理解を得られるでしょう。

退職報告を直接相談せずメールだけでする際の例文

ここでは、直接相談せずにメールで退職の申し出をする際の例文をご紹介します。

退職の報告メールの例文

退職の申し出をメールで送る際の例文は、以下のとおりです。

---------------------------------

（上司の名前）さん

お疲れ様です。（氏名）です。

突然のご連絡で申し訳ありませんが、一身上の都合により○月末を持ちまして退職させていただきたく存じます。
直接お話しすべき内容であることは承知の上ですが、体調不良により出社することが困難な状況であるため、メールでご連絡させていただきました。

今までお世話になりました。本当にありがとうございました。

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先述でも説明したとおり、退職の申し出は基本的に直接伝えるのがベター。そのため、退職の申し出をメールで送る場合は、直接話せない理由を明確に記し、お詫びの言葉を添えるようにしましょう。

退職メールで済ますなら退職代行に相談するのも手

退職の相談や申し出をメールで伝えるのが面倒な人や、会社側と連絡を取りたくないという人は、退職代行サービスに依頼するのも一つの手です。退職代行サービスは基本的に有料ですが、プロのオペレーターがあなたの代わりに退職の申し出を会社側に伝えてくれます。退職代行業者は、主に「弁護士」「民間企業」「労働組合」の3つに分かれているのが特徴。業者によって対応できる範囲や費用の相場は変わるので、自分の状況に合った退職代行業者を選ぶことが大事です。

退職の意思を固めても、いざ行動を起こすとなると悩んでしまう人は多いでしょう。「なんとなく退職の意思を伝えづらい」「どのタイミングで伝えれば良いか分からない…」と悩む人もいるはずです。
若年層向け就職・転職エージェントのハタラクティブでは、就職のサポートだけでなく退職に関するご相談も受け付けています。さらに、プロの就職アドバイザーによる手厚いカウンセリングで一人ひとりに合った求人をご提案。「今の仕事が合わない気がする」「退職したいけどどうしたら良いか分からない」という人は、まずはお気軽にご相談ください。

退職報告を直接相談せずメールだけで済ますことに関するQ＆A

「退職をメールで済ますのはNG？」と悩む人は多いでしょう。ここでは、退職の申し出をメールでする際のお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

アルバイトはメールで退職の申し出をしても良い？

基本的にアルバイトは、退職届を提出する必要がなく、上司に退職の意思があることを伝えるだけで退職できる場合もあるようです。しかし、雇用形態に関わらず、まずは退職したい旨を直接上司に伝えるのがベター。ただ、体調不良で出社が難しい場合は、メールで退職の意思があることを相談しましょう。「バイトを辞めたい！よくある退職理由と伝え方をご紹介」では、アルバイトを辞める際のポイントを解説していますので、あわせてご覧ください。

退職の申し出をメールで送るタイミングは？

退職の意思が固まったら、早めに上司へ相談しましょう。退職の手続きや引き継ぎには時間がかかる場合もあるため、余裕を持って伝えるのがおすすめです。「退職したいときの言い方！切り出し方のコツや辞めたい理由の例なども紹介」では、退職のメールを送る際のタイミングや方法についてご紹介しています。

メールで連絡せずに突然退職しても良い？

退職の意思がある場合は、会社側へメールや電話で連絡するのがマナーです。相談や報告をしないまま退職をすることで、懲戒解雇という処分を受ける可能性があります。「仕事をばっくれたらどうなる？その後に生じるリスクや対処法をご紹介」では、突然退職するリスクなどについて詳しくご紹介しているので、ぜひご一読ください。

退職の相談をメールでするタイミングは？

退職の相談は、退職希望日の1～3ヶ月程度前にするのがベターです。一方的に退職の意思を伝え、即日退職するのは望ましくありません。新たな人員の確保や仕事の引き継ぎなど、会社側が事務手続きを済ませられる期間を考えると、早めに退職の相談をするようにしましょう。転職エージェントのハタラクティブでは、退職についてのご相談も受け付けているので、「退職をメールで済ませたいけどどうすれば良いのか分からない…」とお悩みの方は、お気軽にご連絡ください。

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