退職の申し出をメールで済ますのはアリ？注意点や例文をご紹介

「退職の申し出をメールで済ますのはアリ？」と悩む人は多いでしょう。
基本的に退職の意思は口頭で伝えるのが良いとされているようです。しかし、人によっては会社の人と直接話したくない場合もあるでしょう。
このコラムでは、退職の申し出をメールで伝える際のポイントや例文をご紹介します。また、メールで退職を済ますことのリスクも解説しているので、参考にしてみてください。

退職の申し出をメールで済ますのは悪いこと？

結論だけいえば、退職の意思の報告手段は法的に定められていないため、メールで済ますことはできます。しかし、社会人としてマナーを考えると、メールで済ますことは避けた方が良いでしょう。
お互いの表情をきちんと確認することも、大事なコミュニケーションの一つ。同じ職場で働いている限り、退職の申し出は顔を合わせて口頭で伝えるのがベターです。退職するまでには、仕事内容の引き継ぎや後任者の決定など、会社側もさまざまな対応が必要になります。退職までの流れをスムーズに済ますためにも、メールではなく口頭でしっかりと伝えることが大事です。
また、退職をメールで済ますことでリスクが生じる場合も。次項では、どのようなリスクがあるのかご紹介します。

退職をメールで済ますことのリスク

この項目では、退職をメールで済ますことで生じるリスクをご紹介します。
「民法第627条」によると、「第六百十七条　当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合においては、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」とあり、退職すること自体は問題ありません。しかし、メールで一方的に即日退職を進めようとすると、以下のリスクが生じる可能性があります。

参照元
e-GOV
明治二十九年法律第八十九号　民法

退職が成立するまで時間がかかる

退職できるのは申し出から2週間後で、基本的に即日退職は、会社側が認めない限り成立しないようです。そのため、退職をメールで済まそうとしても、すぐに退職できるわけではないので注意しましょう。

損害賠償を請求される可能性がある

退職をメールで済ますことで、損害賠償を請求される可能性が少なからず発生します。会社を退職したという理由だけで、会社側から損害賠償を請求されることは基本的にありません。しかし、「その人にしか対応できない業務であるにも関わず、引き継ぎをせずに突然の退職で会社側に被害や損害を与えた」「引き継ぎの際に周囲の従業員を引き抜いて退職した」といった理由があれば、損害賠償を請求される可能性もあります。

書類トラブルが発生する場合がある

退職をメールで済ますことで、書類トラブルが発生する可能性もあります。突発的に会社を辞める場合、退職が受理されるまでに時間を要するので、必要書類がすぐに届かないこともあるでしょう。そのため、失業手当の申請や年金の切り替えといった、退職後に必要な各種手続きが行えないトラブルが起こり得ます。

退職をメールで済ますのがOKな場合もある

状況によっては、退職をメールで済ますのがOKな場合もあります。具体的な状況を以下で確認してみましょう。

入院していて外出が困難である

入院していて外出が困難な場合は、メールで退職の申し出をしても問題ありません。会社の上司を病院に呼んで直接伝える選択肢もありますが、上司に迷惑を掛けてしまうことも。そのため、メールで事情を説明したうえで、退職の申し出をすれば受け入れてもらえるでしょう。

会社に行こうとすると体調不良になる

会社に行こうとすると体調が悪くなる人も、メールで退職の申し出をしましょう。会社に行こうとすると体調が悪くなる人は、ストレスによって心身に悪影響が出ている可能性も。無理に会社に行こうとすると体調不良が悪化する場合もあるので、このような状況に陥っている人はメールで退職の申し出をしましょう。

体調不良は退職理由になる
「体調不調を理由に退職することはできるの？」と悩む人はいると思いますが、雇用期間が定められていない正社員であれば、体調不調を理由に退職することは可能です。基本的にどのような理由であっても本人の意思で退職することができます。
「体調不良は退職理由になる！診断書の必要性や退職届の書き方について解説」では、体調不調を理由に退職する際の方法についてご紹介しているので、チェックしてみてください。

退職の申し出をメールで済ます前に相談しよう

退職の申し出をメールで済ます前に、まずは退職の意思があることを上司に相談しましょう。
その際にどのように相談すれば良いか悩む人は多いはず。ここでは、退職の相談をする際の例文をご紹介します。

退職の相談メールの例文

退職の相談をする際の例文は以下のとおりです。

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（上司の名前）さん

お疲れ様です。（氏名）です。

突然のご連絡で申し訳ありませんが、◯月を目処に退職を考えております。
直接お話しすべき内容であると認識しておりますが、体調不良により出社することが困難な状況であり、メールでご連絡させていただきました。

こちらの都合により誠に申し訳ありませんが、今後に関しましてメールでご相談させていただきたいと考えております。

お忙しいところ、大変恐縮ではありますが、よろしくお願いいたします。

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退職の相談をしたいと思っても、実際どうすれば良いか分からないという人は多いでしょう。
「退職の相談は誰にすれば良い？退職の仕方をご紹介！」では、退職の意思を伝えるときのポイントを解説しているので、参考にしてみてください。

退職の申し出をメールで伝える際の4つのポイント

この項目では、退職をメールで伝える際のポイントをご紹介します。以下のポイントを参考にしてみてください。

1.最初に直属の上司に伝える

退職の申し出をメールで送る際は、まずは直属の上司に伝えましょう。直属の上司よりも先に上の立場の人物に話が伝わってしまうと、部下の管理ができていないと上司が体面を失うことも考えられます。それが原因で上司との関係が悪化し、退職の話がしづらくなる可能性もあるので注意しましょう。ただし、直属の上司と話したくない理由がある場合は上司よりも上の立場の人に伝えて問題ありません。

2.退職をメールで伝えることに対してお詫びをする

少しでも円満退職を目指すのであれば、退職に対するお詫びを伝えましょう。前項でご紹介した例文のように「メールでのご連絡となり申し訳ありません」と一言添えることで、退職の意思のみ伝えるよりも悪い印象を与えない可能性があります。また、退職するにあたりどのような理由があっても、お詫びの言葉をメール本文に添えるのがおすすめです。

3.退職理由は一身上の都合を貫く

メールで退職理由を伝える際は、「一身上の都合」を使用するのがおすすめ。退職理由を正直に伝えることにより、引き止められる可能性があるからです。たとえば、人間関係に疲れたという理由であれば、違う部署に異動すると提案されることも考えられるでしょう。明確な退職理由があっても、「一身上の都合」を使えば深堀りされるのを防ぐことができます。

4.メールの内容は残しておく

メールで退職の申し出をする場合は、念のためメールの内容を残しておくようにしましょう。万が一、会社側とトラブルがあった際に証明するものが必要になるためです。退職のやり取りが一通り終わっても、会社側とのメールは削除せずに残しておきましょう。

退職の連絡は上司に直接するのが良いとされていますが、中には話したくないという人もいるはず。メールで退職を済ましたいと考えている人は、「仕事を辞める時はメールでの報告でも大丈夫？」も参考にしてみてください。

退職の申し出をメールでする際の例文

ここでは、退職の申し出をメールでする際の例文をご紹介します。退職の申し出をメールで送る際は、前項でご紹介したポイントを踏まえて文章を作成することが大事です。以下で確認してみましょう。

例文

退職の申し出をメールで送る際の例文は、以下のとおりです。

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（上司の名前）さん

お疲れ様です。（氏名）です。

突然のご連絡で申し訳ありませんが、一身上の都合により◯月末を持ちまして退職させていただきたく存じます。
直接お話しすべき内容であることは承知の上ですが、体調不良により出社することが困難な状況であり、メールでご連絡させていただきました。

今までお世話になりました。本当にありがとうございました。

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先述でも説明したとおり、退職の申し出は基本的に直接伝えるのがベター。そのため、退職の申し出をメールで送る場合は、直接話せない理由を明確に記すようにしましょう。

退職代行サービスに依頼する方法もある

退職の申し出をメールで伝えるのが面倒な人や会社側と連絡を取りたくないという人は、退職代行サービスに依頼するのも一つの手です。
退職代行サービスの利用には多額の料金が必要ですが、プロのオペレーターがあなたの代わりに退職の申し出を会社側に伝えてくれます。
退職代行業者は、主に「弁護士」「民間企業」「労働組合」の3つに分かれているのが特徴。業者によって対応できる範囲や費用の相場は変わるので、自分の状況に合った退職代行業者を選ぶことが大事です。

退職代行サービスは確実に退職できる
退職代行サービスは、利用することで確実に退職できるというメリットがあります。
会社に行くことも、会社側に連絡する必要もありません。また、退職後に会社から連絡がこない状態で辞めることができるのです。
退職に必要な事務手続きを依頼できるほか、希望者には転職のサポートを行っていることもあります。自分で退職するのが難しい場合や退職後の勤め先が心配という人には、選択肢の一つとして検討してみてください。

退職の意思を固めても、いざ行動を起こすとなると悩んでしまう人は多いでしょう。「なんとなく退職の意思を伝えづらい」「どのタイミングで伝えれば良いか分からない…」と悩む人もいるはずです。
ハタラクティブでは、就職のサポートはもちろんのこと、退職に関するご相談も受け付けています。さらに、プロの就職エージェントによる手厚いカウンセリングで一人ひとりに合った求人をご提案。
「今の仕事が合わない気がする」「退職したいけどどうしたら良いか分からない」という人は、まずはお気軽にご相談ください。

退職をメールで済ますことに関するQ＆A

「退職をメールで済ますのはNG？」と悩む人は多いでしょう。ここでは、退職の申し出をメールでする際のお悩みをQ＆A方式で解決していきます。

アルバイトは、メールで退職の申し出をしても良い？

基本的にアルバイトは、退職届を提出する必要がなく、上司に退職の意思があることを伝えるだけで退職できる場合もあるようです。しかし、雇用形態に関わらず、まずは退職したい旨を直接上司に伝えるのがベター。ただ、体調不良で出社が難しい場合は、メールで退職の意思があることを相談しましょう。
 

退職の申し出をメールで送るタイミングは？

退職の意思が固まったら、早めに上司へ連絡するようにしましょう。退職の手続きや引き継ぎには時間がかかる場合もあるため、余裕を持って伝えるのがおすすめです。「退職したいときの言い方！会社を辞めたい理由やメールでの伝え方は？」では、退職のメールを送る際のタイミングや方法についてご紹介しています。
 

メールで連絡せずに退職しても良い？

退職の意思がある場合は、会社側へメールや電話で連絡するのがマナーです。連絡しないまま退職をすることで、懲戒解雇という処分を受ける可能性があります。「仕事をばっくれたら損害賠償？正式に退職手続きした方が良い理由とは」では、詳しい内容をご紹介しているので、合わせてご一読ください。
 

退職の相談をメールでするタイミングは？

退職の相談は、退職希望日の1～3カ月程度前にするのがベターです。一方的に退職の意思を伝え、即日退職するのは望ましくありません。退職に向けて会社側はさまざまな対応を行う必要があります。新たな人員の確保や仕事の引き継ぎなど、会社側が事務手続きを済ませられる期間を考えると、退職希望日の1～3カ月程度前に退職の相談をするようにしましょう。