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退職の相談をメールで済ませるのはNG?

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【このページのまとめ】

  • ・退職の相談はメールで済ませても法律上の問題はない
    ・上司にアポを取ったうえで、口頭で退職の意思を伝えるのが望ましい
    ・退職の相談をするときは、繁忙期を避けるなど企業側の事情にも配慮が必要
退職の意思を職場に伝えるとき、どのような連絡手段を取るべきか悩む人も多いでしょう。
口頭や電話、メールなど世の中にはさまざまな連絡手段がありますが、ここでは退職意思をメールで伝えても良いのかどうかにスポットを当てて解説していきます。
退職は、できれば円満な形で行いたいものです。
トラブルなく退職するためのポイントや、退職までの流れについても一緒に説明しますので参考にしてください。

◆退職の意思を固めたらやるべきこと

直属の上司に、早めに相談する必要があります。
退職時の連絡手段は法律で定められているものではありませんが、従業員と企業双方の合意がなければ円満な退職とはいかないでしょう。
退職の意思を了承したあと、企業側は退職に向けた事務手続きを行います。
また、新たな人員を確保しなければならない可能性も出てくるかもしれません。
退職の際には企業側の事情も考慮したうえで、スムーズに退職を迎えるのが理想的だと考えられます。
退職を決めたら上司にしっかりと意思を伝え、まずは了承を得ることが大切です。

◆退職の意思をメールで伝えるのは大丈夫?

上司が忙しそうにしていたり、普段からコミュニケーションを取る機会が少なかったりすると、直接話すタイミングが掴めないケースもあるでしょう。
退職の意思を直接伝えるのは、気構える瞬間でもあります。
そのため、できればメールで済ませたいと思う人もいるようです。

結論だけいえば、退職の意思の報告手段は法律で定められていないためメールで伝えても問題はありません。
しかし、社会人としてのマナーを考えるとメールを選択するのは避けた方がいいでしょう。
お互いの表情をきちんと確認するのも、コミュニケーションの1つ。
同じ職場で働いている限り、大切な要件は顔を見合わせ口頭で伝えるのがベストだといえます。
退職するまでには、仕事内容の引き継ぎや後任者の決定など、従業員側も企業側もさまざまな対応が必要になります。
退職までの流れをスムーズに終えるためにも、メールではなく口頭でしっかりと意思を伝える方が賢明です。

メールは、「相談があるため時間を作ってほしい」というアポイントのために使用するのが良いでしょう。
退職の意思を直接伝える手段ではなく、退職の意思を伝える時間を確保するための手段として選択することをおすすめします。
メールで退職の相談を切り出すときには、以下の例文を参考にしてください。

「◯◯さん(上司の名前)

お疲れさまです。◯◯(自分の名前)です。
折り入ってご相談したいことがあり、ご都合の良い時間をお伺いできればと思います。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」

このときに気をつけたいのが、退職という言葉を使用しないことです。
あくまで、相談の場を設けてもらうためのアポイントを取ることに重点を置きましょう。

◆退職の意思を伝えるときのポイント

順を追って退職の旨を伝えた場合でも、退職までの流れが円滑に進まないケースもあるようです。
できるだけ円満に退職するため、以下のポイントを押さえておきましょう。

・退職の相談は繁忙期を避ける
業界や職種ごとに違いはあるものの、仕事には繁忙期と閑散期というものがあります。
退職の相談を切り出しやすいのは、上司が比較的余裕を持ちやすいと考えられる閑散期だといえます。
繁忙期は、猫の手も借りたいほどに多忙な時期であることがほとんどです。
しっかりと話を聞いてもらうためにも、心身に余裕ができる時期を選びましょう。

・退職希望日の1~3ヶ月程前に相談する
一方的に退職の意思を伝えて、即日退職するのは望ましくありません。
退職に向けて企業側はさまざまな対応を行う必要があり、退職後には、制服の返却や書類の受け取りが必要になるケースもあります。
企業側の心証を悪くした形で退職すれば、後々の対応もしづらくなるはず。
労働基準法では、退職の意思を伝えた2週間後に退職が成立します。
しかし、新たな人員の確保や仕事の引き継ぎ、事務手続きなどすべてを済ませられる期間を考えると、1~3ヶ月程前に退職の相談をするのが良いでしょう。
就業規約で退職に関する事項を定めている企業も多いため、しっかりと確認しておくのも大切です。

・退職希望日をできるだけ明確に伝える
前述の退職の相談を切り出す時期を踏まえたうえで、希望する退職日を明確に伝えます。
具体的な日程を伝えておかないと退職日はいつでも良いのだと捉えられ、退職がズルズルと先延ばしになるケースも考えられるためです。
かといって「何が何でもこの日に辞めます!」といった頑なな姿勢はトラブルの原因にもなるため、推奨できません。
退職の希望日を明確に伝え、企業側からの合意を得ることが重要です。

・社外で退職の相談を切り出さない
上司との飲みの席や外食時など、プラベートな席での退職の相談はおすすめできません。
上司も仕事モードではないため、悩み相談として受け取られる可能性も。
リラックスして話せるときかもしれませんが、くだけすぎた場で退職の相談を切り出すのは控えた方がベストといえます。

◆退職の仕方に迷ったときは

退職の意思を固めてから実際に退職するまでの流れは、簡単なものではありません。
いつ・だれに・どのように退職の意思を伝えれば良いのか迷ううえ、気構えが必要なときでもあるでしょう。

ハタラクティブでは、就職のサポートはもちろん退職に関する相談も受け付けています。
さらに、マンツーマンの手厚いカウンセリングで一人ひとりに合った求人をご提案。
「今の仕事が合わないのではないか」「退職したいけどどうすれば良い?」そのような悩みも、まずはお気軽にご相談ください。

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