辞表の書き方は?手書きとパソコンどっちが良い??退職願・退職届との違い

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この記事のまとめ

  • 辞表は「担っている役職」「任されている仕事」を辞するときに使用するもの
  • 辞表は雇用契約が存在しない役職者や公務員が使用する
  • 企業と雇用契約を結んでいる一般社員は「退職願」「退職届」を使う
  • 「退職願」「退職届」の書き方は基本的に同じ
  • 退職を考えたら、書類の書き方やスケジュールを確認して円満に進めよう

会社を辞めるときに提出する書類は「辞表」を思い浮かべる方も多いようですが、辞表は役員や公務員が辞職するときに使用するもの。一般社員は「退職願」「退職届」を使います。コラムでは辞表・退職願・退職届の違いや書き方、マナーについてまとめました。円満退職を叶えるためにも、マナーや基本を守って退職を伝えましょう。

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辞表の書き方

辞表は、後述しますが「役職を辞める」ときに使用するもの。そのため下記のように「会社を辞める」ではなく、「役職を辞める」と書く必要があります。
なお、あくまでも自ら役職を辞するときに必要になるものなので、任期満了や解任の場合は辞表(辞任届)は不要です。
辞表には、「辞任する年月日」「辞任する役職者の氏名と押印」「辞職の対象になる役職」「会社名」「書類の作成年月日」の記載が求められます

辞表の書き方例

辞任届

私は、一身上の都合により、令和◯年◯月◯日をもって貴社の取締役を辞任したく、お届けいたします。

令和◯年◯月◯日

東京都渋谷区~~~
取締役 氏名 ※押印

株式会社△△ 御中

辞表とは?

辞表とは、民間企業の役員や経営者が退職する場合や、公務員が退職する場合に提出する書類です。取締役などは会社と雇用関係を結んでいないため、労働契約を解除する必要がありません。代わりに担っている役職を辞める必要があり、「役職を辞するのを届け出る」のが辞表の役割です。
公務員についても、行政と雇用関係を結んでいるのではなく、あくまでも「行政から仕事を任されている」「任命されている」と捉えることができます。役職者と同様に「任されている務めをおりる」ため、辞表が使用されます。

辞表と退職願・退職届の違い

役員や公務員など、雇用契約がない人が職を辞するときに使うのが「辞表」なのに対し、企業と雇用契約を結んでいる一般社員は「退職願」または「退職届」を使用します

退職願

退職を願い出る書類。一度提出しても撤回が可能なのが特徴です。
「退職したくお願い申し上げます」と会社に伺いを立てる形の書類なので、円満退職を目指す場合にはこちらを選択するのが一般的でしょう。なお、退職を願い入れるのは口頭でも問題ないとされているため、退職願は不要なケースもあります。

退職届

退職を届け出る書類。一度提出すると撤回できないのが特徴です。
「退職いたします」と言い切る形の書類なので、会社に相談したのに話を進めてくれない、引き止めが続いて辞められそうにない…など、トラブルが起きたときや起こりそうなときに使用するのが一般的。確実に会社を辞めたいときや、退職願が受理されて正式に退職手続きをはじめるときに使います。

退職願・退職届の書き方

退職願・退職届の書き方は基本的には同じです。タイトルに「退職願」もしくは「退職届」と記載し、改行した最下部に「私議」と書きます。改行してから本文を書き、本文中に退職日を記載。本文のあとに書類の提出日を書いてから自身の所属と氏名を書き、最後に宛名(会社名、最高執行責任者の役職と氏名)を記載します。なお、縦書きで作成するのが一般的とされています。
退職願・退職届の詳細については「退職願と退職届の違いとは?書き方の見本や正しい提出方法を徹底解説!」のコラムでもご確認いただけます。

封筒の書き方と注意点

退職願や退職届は必ず封筒に入れてから上司に提出します。
使用するのは郵便番号欄や装飾のない白い封筒で、表面には封筒の中央に「退職願」もしくは「退職届」だけを記載。裏面には左下に自分の所属と氏名を書きましょう。手渡しのため住所や宛名は不要です。

辞表や退職届は手書き?パソコン?

辞表や退職届は手書きで作成するのが慣例とされていますが、会社によってはパソコン作成が許容されることも。迷ったら手書きにするか、上司に相談しましょう。なお、会社からパソコン作成で指示があったり、使用フォーマットの規定が合ったりする場合は従います。

手書き作成の注意点

・黒ペンもしくは万年筆を使用し、消せるペンの使用は控える
・捺印はスタンプ印ではなく朱肉を使う認印で行う
・書き間違えた際は修正せず新たに書き直す

パソコン作成の注意点

・白色の紙に黒インクで作成し、余計な装飾はつけない
・パソコン作成でも縦書きが一般的
・パソコンで作成する場合も、署名は手書きで行い認印で押印する

辞表や退職願を出す前にやるべきことは?

辞表や退職願を出す前に、本当に辞職して問題ないか、なぜ辞職するのかを改めて考えてみましょう。退職届が受理されると撤回できません。また、提出スケジュールも確認が必要。就業規則で定められた期限内に提出するのがマナーです。

会社を辞める理由

退職届が受理されると撤回ができません。本当に辞職していいのか、会社を辞める理由を改めて確認しておきましょう。また、会社を辞めることは労働者の権利ですが、後任者の選定や引き継ぎなど会社に負担がかかるもの。「なんとなく辞めようと思っている」など退職の決意が曖昧な状態で上司に伝えても、引き止めに合う可能性は高いといえます。
仕事を辞める決断ができない…判断基準や対処法を知っておこう!」のコラムも確認しながら、会社を辞める理由を改めて考えてみてください。

就業規則

民法では退職希望日の2週間前までに申し出れば退職できるとされていますが、多くの企業では個々に「退職の申し出は希望日の3ヶ月前までに」など規則を設けています。これは、退職後の人員配置や後任・引き継ぎを考慮しているため。会社を辞める決意をしたら、まずは就業規則で退職について確認しておきましょう。

直属の上司に退職の意思を伝える

いきなり退職届を提出するのはマナー違反とされています。退職を決意したら、まずは直属の上司に伝えましょう。このとき、「退職を考えている」と曖昧な伝え方をすると引き止めに合う可能性が高まるため、「退職を決めました」など明確に意思を述べるのがポイント。
なお、直属の上司より先に同僚や先輩、別の上司に退職を伝えてしまうと、マネジメントトラブルや人間関係の悪化、退職スケジュールの変更といったネガティブな影響が出る可能性があります。「直属の上司へ退職の意思を伝えるにはどうしたら良いの?」を参考に、上司への伝え方を確認しましょう。

退職届はいつ渡す?会社を辞める時の一連の流れ

会社を辞める決断をしたら、まずは直属の上司に伝えます。上司と相談して合意に至ったら退職願を提出し、退職日までに引き継ぎを行いましょう。

上司に伝える

前項で説明したように、退職を決意したら最初に伝えるのは直属の上司です。このとき「退職願」ではなく口頭で伝えるだけでも問題ありません。上司へのアポイントの取り方や、退職の相談で何から話せば良いのか分からないという方は、「退職の相談は誰にするべき?円滑に辞めるためのポイントを解説」を参考にしてみてください。

退職届を提出

上司と話し合って退職が正式に決まり、退職日も決定したら、会社の規則に則って「退職届」を作成・提出します。退職届は自作のほか、会社が規定のフォーマットを保有していることも。上司に作成方法などを確認しておきましょう。

引き継ぎ

退職が正式に決まったら、後任者に自分が行ってきた仕事のやり方やこれまでの経緯、今後のことなどを引き継ぎます。取引先があれば後任者とともに挨拶に行くのが理想です。「後任者も企業も安心!スマートな仕事の引き継ぎ方とは」でも説明しているように、引き継ぐ内容や項目のリストアップ、スケジュール管理などを行っておくとスムーズな引き継ぎが叶うでしょう。

退職

退職日当日は備品の返却や私物の整理、上司への挨拶、引き継ぎの最終確認、退職に必要な書類の確認、同僚やお世話になった人への挨拶など慌ただしくなるでしょう。
荷物の整理などは数日前から行えるので、「退職時の返却物は郵送してOK?添え状は必要?紛失した場合についても解説」を参考に進めておきます。挨拶回りは、直属の上司を最優先し、自部署→他部署の順で行うのがマナー。近年ではメールで挨拶を済ませることも良しとされているため、「退職の挨拶はメールで済ませてもいい?取引先や社内に送る例文を確認しよう」を参考に挨拶メールを送ってもいいでしょう。

退職について悩みがあるならプロに相談しよう

会社を辞めることが決まったら、書類の提出や引き継ぎ、転職活動などで忙しくなるもの。スケジュールが立て込み、一人で進めるのが難しいと感じることもあるでしょう。
また、「会社を辞めたいけど上司にどう伝えていいか分からない」「転職したいけど転職理由が給与や条件で伝えにくい」と、退職そのものに悩みを持つことも少なくないはずです。
そんなときは、転職のプロに相談するのがおすすめ。ハタラクティブは、若年層に特化した転職・就職支援サービスです。マンツーマンでの相談や面接などのスケジュール管理、利用者の方の強みの分析や面接対策といった各種サービスで、転職活動をサポートしています。
退職前に何をしておけばいいのかわからない、転職先がなかなか決まらないなど、転職活動に悩みがある方はぜひお気軽にご相談ください。

辞表や退職願の書き方に関するQ&A

最後に、辞表や退職願の書き方についてよくある質問に回答をしていきます。

退職願はパソコンで作成しても良いですか?

退職願は基本的にパソコン作成で問題ありません。会社によっては、作成方法やフォーマットを定めている場合がありますので、作成する前に就業規則などを確認しておきましょう。退職願の作成方法については、「退職願の書き方は?パソコンより手書きが良い?封筒や便箋のマナーも解説」のコラムでご確認いただけます。

退職願の理由は書かなくても大丈夫ですか?

理由は、一身上の都合と記入をすれば、問題ありません。口頭で退職理由を聞かれた場合も「一身上の都合」で問題ないことが多いですが、詳細を問われたらポジティブな理由を伝えるのがベター。ネガティブな理由を伝えてしまうと退職トラブルに発展するおそれがあります。詳しくは「退職理由は建前を伝えるべき?仕事を辞める本当の理由」のコラムをご覧ください。

転職先が決まっていなくても退職できますか?

できますが、転職先を決めてからの退職がおすすめです。転職先が決まっていない状態て仕事を辞めると、無職になる期間が発生します。転職先はいつ決まるか分からないため、無職期間が長引く可能性もあるでしょう。「転職活動にはどれくらいかかる?長引く要因や短期間で終わらせるコツを解説」のコラムでは、転職活動期間について触れています。

退職理由はポジティブでなければいけませんか?

退職理由はネガティブでも構いませんが、転職活動で伝えるのはポジティブな内容にしましょう。「転職理由と退職理由に違いはある?思いつかないときの対処法も解説」でも解説しているように、転職活動でネガティブな退職理由を伝えると、「仕事に対して消極的」「悪い面しか見れない視野が狭い人」といった印象を与えてしまいます。どうしてもポジティブな理由が思いつかないときは、ハタラクティブまでご相談ください。

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