退職願は封筒に入れる?適切なサイズや書き方・入れ方を確認しよう

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この記事のまとめ

  • 退職願の封筒には、白色で無地のものを使う
  • 退職願の封筒は手渡しするため、郵便番号枠のないものを使用する
  • 退職願は二重封筒に入れて透けないよう配慮するのがマナー

「退職願の封筒ってどうやって書けばいいの?」と悩む方もいるのではないでしょうか?このコラムでは退職願に関するマナーを解説。封筒の書き方やサイズ、種類をまとめました。手渡しする書類を入れる場合は、郵便番号枠がないタイプの封筒を選ぶのがマナーです。退職願を正しく提出して円満に退社し、新たな道へのスタートを切りましょう。

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退職願は封筒に入れる?

退職願を提出するときは、封筒に入れた状態で直属の上司に手渡しましょう
封筒に入れずにそのまま渡すのは、基本的に避けるべき。退職願はデリケートな書類といえるため、不特定多数の目につく状態は望ましくありません。

「退職願」と「退職届」の違い

退職願は、退職を「願い出る」書類。まだ会社と退職の合意は取れておらず、あくまでも労働者側から退職を申し出ている状態です。いっぽう、退職届は退職を「届け出る」書類。上司や会社と退職について合意があり、正式に退職が決まったときに提出します。違いについては「退職願と退職届の違いとは?書き方の見本や正しい提出方法を徹底解説!」のコラムもご覧ください。

退職願を出すタイミング

退職願は「退職を願い出る」書類のため、退職を決意したら提出して問題ありません。退職願をもとに、具体的な退職日などを相談し、合意したら退職届を改めて提出します。
なお、退職願は絶対に必要な書類ではなく、口頭の相談などで代用することも可能です。

退職願を入れる封筒の選び方

退職願を提出するときに使用する封筒は、以下の4つのポイントを押さえて選びましょう。

1.色は白で無地

退職願は重要書類です。そのため、フォーマルな印象が強い白無地の封筒に入れましょう。
茶封筒はカジュアルな印象があるので避けてください。

2.郵便番号枠がないもの

退職願は基本的に直接手渡しするので、郵便番号の枠がない封筒を選びましょう。

3.透けない二重封筒

退職願は機密性の高い書類なので、中身が透けて見えないように二重封筒を使用します。

4.書類のサイズに合ったもの

退職願の用紙のサイズごとに適切な大きさを選びましょう。
たとえば、用紙がA4サイズの場合は「長形3号の封筒」、用紙がA5・B5サイズの場合は「長形4号の封筒」がおすすめです。

退職願に適した封筒はどこに売っている?

この項では、退職願に適した封筒の入手方法を紹介します。前項で説明したように、退職願を入れる封筒は二重だったり郵便番号がなかったりするため、手に入れることが少し難しいかもしれません。

コンビニや100円ショップにはあまり置いていない

前項のポイントに該当する封筒は、気軽に利用しやすいコンビニや100円ショップにはほとんど置いていません。特に「郵便番号枠がない」という条件を満たしていないことが多いです。

文房具店や大きい本屋で探そう

店頭で買う場合は、文房具店や規模が大きめな本屋に行ってみてください。豊富な種類の封筒が用意してあるお店であれば、置いてある可能性が高いです。

ネットショッピングを活用しよう

入手しやすいのはネットショップです。ピンポイントで欲しい商品を検索できます。
また、退職願用の便箋と封筒がセットになっている便利な商品も売っているので、うまく活用しましょう。

退職願を入れる封筒の書き方

退職願の封筒の書き方について、表面と裏面それぞれ説明します。なお、退職願は巻き3つ折りで封筒に入れます。

表面

封筒の表面の真ん中に「退職願」と書きましょう。郵送しないため、住所や宛名は不要です。

裏面

封筒の裏面、継ぎ目の左側に「所属部署・課」と「氏名」を書いてください。
基本的にのり付けはしませんが、封筒にあらかじめ糊やシールが付いているなら封をするのがマナー。また、封をする場合は綴じ目に「〆」や「封」などの封字を書きます。

ペン

黒色のインクのボールペンか万年筆を使いましょう。
大切な書類ですので、擦ると文字が消えるタイプのペンは避けてください。

退職願を郵送する場合の封筒は?

退職願は、直属の上司に手渡しするのが基本的なマナーです。ただし、やむを得ない理由や会社から指示があった場合は郵送しても問題ありません。郵送するときは、退職願を入れている封筒とは別に、郵送用の封筒と添え状が必要です。

郵送用の封筒を用意する

郵送するので、郵便番号枠がある封筒を選びます。
退職願を入れる封筒より大きい、白の封筒を用意しましょう。

・退職願用の封筒が長形3号の場合…郵送用の封筒は角形5号
・退職願用の封筒が長形4号の場合…郵送用の封筒は長形3号

添え状を同封する

書類を送付する際には提出書類とともに添え状を入れるのがマナーです。
封筒に入れるときは退職願の上に添え状を重ねて入れてください。サイズは提出書類の大きさに合わせ、退職願の用紙と同じサイズの添え状を作成しましょう。

郵送用封筒の記載内容

表面には宛先のほか、赤いペンで左下部に「親展」と書いて四角枠で囲ってください。「親展」とは、宛名の人に封を切って読んでくださいという意味。なお、受領拒否される恐れがあるので、「退職願在中」とは書かないようにしましょう。
裏面には自分の住所と氏名を記載するほか、「〆」や「封」などの封字を書いてください。
退職届を郵送しようか考えている方は「退職届の郵送はあり?マナーや宛名の書き方などを解説!添え状の例文も紹介」にて、郵送の方法やマナーを詳しく解説しています。ぜひ、参考にしてください。

退職願の書き方

退職願の書き方を確認しましょう。
退職を通告する「退職届」は会社指定のフォーマットが用意されていることがありますが、「退職願」はほとんどありません。例文を参考に自分で作成してください。

右に寄せて文書のタイトル(退職願)を書いたら、本文一行目の下部に「私儀」と書きます。
改行してから主文を記載しますが、自らの意志で退職を希望する場合は「一身上の都合により」でOK。退職理由を具体的に書く必要はありません。本文内の日付は作成日や提出日ではなく、退職日を記入します。
主文から2~3行空けたら上に寄せて日付を記載。こちらの日付には提出日を書きましょう。
2~3行空けたら下部に所属と氏名を書き、忘れずに押印します。印鑑はインク内蔵式やゴム製のものは避けましょう。
最後に上部に宛先(会社名と代表者名)を書いて完成です。

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退職願に関するQ&A

退職するにあたって、悩みにぶつかることもあると思います。ここではQ&A形式で悩みや疑問に対する回答をまとめました。

退職願を出すタイミングは?

退職願は退職希望日の1~2か月前までに提出するのが一般的です。
ただし、会社ごとの就業規則で期日を定めていることもあるので確認しましょう。「退職願の出し方と書き方を解説!退職届や辞表との違いも紹介」 のコラムも参考にしてください。

退職願は誰に渡せばいいですか?

直属の上司に手渡ししましょう。
退職願の宛名には社長名を書きますが、渡すのは直属の上司です。
今までお世話になってきたので伝えづらさはあると思いますが、後回しにすると退職日が延びてしまいます。「円満退職成功のための10のコツを解説!言いづらいときはどうする?」を参考に、勇気をもって伝えましょう。

退職願をクリアファイルで提出してもいいですか?

クリアファイルではなく、封筒に入れて提出してください。
退職願は重要書類にあたりますので、提出する直属の上司以外の目に触れないように配慮しましょう。渡すときには中身が見えないように二重封筒に入れてください。

退職願を受け取ってもらえませんでした。

さらに上の上司や人事に相談してください。それでもダメなら退職届を提出しましょう。
法律で「退職日の14日前までに申し出れば承認なしで退職できる」と定められています。「上司が仕事を辞めさせてくれないという人必見!退職方法や相談先をご紹介」のコラムも参考になるでしょう。

退職願は撤回できますか?

撤回することが可能です。
「退職届」は受理されたあとに撤回できないので慎重に取り扱いましょう。
しかし、一度退職の意を伝えてしまったら現職には居づらくなることもあります。退職の意が固まってから提出してください。

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