面接辞退・キャンセルする時、どんな断り方をしますか?

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【このページのまとめ】

  • ・面接を辞退する際は、企業側に迷惑がかからないように早めに連絡を入れよう
    ・面接辞退の3つの鉄則「すっぽかしNG」「連絡は早急に」「謝罪は丁寧に」
    ・辞退の理由は「一身上の都合」だけでもOK
    ・もし辞退の理由を聞かれたら、正直に答えよう
    ・辞退の連絡は、前日・当日は電話、それ以外はメール&電話が一般的
    ・当日のやむを得ない理由による辞退、キャンセルは、日程調整を行ってくれる場合もある
    ・一度辞退した企業への再応募は、場合によっては可能

面接を取りやめたいとき、あなたはどのようにして連絡を入れますか?
正しい辞退の方法を知っているのと知らないのとでは大きな差が生じてくることもあります。
一般常識の範囲内で、きちんとした対応をしましょう。

◆面接辞退の理由は?

さまざまな理由から、面接を取りやめたくなることがあると思います。

・違うところに内定が決まってしまった
・やっぱりこの会社を受けるのはやめたい(心理的な要因)
・体調が悪いから受けられなくなった
・交通事故に遭い、しばらく就活できなくなった
・現職が忙しくなり、転職活動自体が難しくなった
・募集条件を見直したら、自分の希望と異なる点を見つけた
・家族に反対されている
・企業に関する悪いうわさを耳にしてしまった など

あらゆる理由が考えられますが、はたしてすべて断る理由として適切でしょうか。

どうしてもお断りをしたい気持ちが強く現れるようであれば、企業側にきちんと辞退の説明をするのが先決です。
しかし、断る理由として適切ではない場合は、後ろめたい気持ちを持ちつつも何か当たり障りない理由を考えてしまうと思います。

もし、辞退の理由を聞かれたら…、あなたはどうしますか?

◆面接辞退の3つの鉄則

面接をお断りするときに大切なことを3つ挙げてみましょう。

(1)すっぽかしはNG行為

面接辞退の連絡を入れずにスルーしてしまう「すっぽかし」の行為。社会人としてあるまじき行動の一つです。
もしかしたら、違う会社に就職した後に仕事で関わる機会が巡ってくるかもしれません。ギクシャクした関係を生み出してしまう前に、きちんと対応することが大切です。

(2)連絡はできる限り早急に

面接の日時を予定しているのは自分だけではありません。
企業側もあなたとの面接日を予定に組み込み、スケジュール管理をしているはずです。

もし、断ることになれば、面接予定日は急遽空くことになり、相手側も他の業務との兼ね合いを考えなければいけなくなるでしょう。

企業側へ最小限の迷惑で済むように、辞退の連絡は早急に行うことが社会人としての常識だといえます。

(3)丁寧な謝罪を

辞退の連絡をするときは、丁寧な言葉で謝罪します。相手の方に自分の誠意を見せることが大切です。
選考のお礼も忘れずに行いましょう。

◆面接辞退のマナー ~電話編~

面接辞退の連絡を電話で行う場合についてご紹介していきましょう。

【電話をかける時間帯は?】

一番気を使う部分でもある時間帯。
一般的な企業には、朝一とランチタイム、夕方を避けた10時~11時と14時頃の電話連絡が望ましいと考えられます。

始業直後は前日の引き継ぎ案件やスケジュール確認などに手間がかかることが予想されるため、午前中に連絡を入れるのであれば10時~11時が最適です。
また、午後は業務の予測がつかないため、一般的に一息つきそうな14時頃の時間帯を狙って電話連絡を入れるとよいでしょう。
逆に、避けたほうがいい時間帯は、始業直後やランチタイムの前後、退社時間間際の18:00ごろなどです。

上記の時間帯はなるべく避け、相手側に失礼のないように気をつけましょう。

【話す内容について】

いざ内定辞退の電話をかけるとなると緊張してしまいますよね。
しかし、伝えたいことを丁寧に話すことが一番大切です。
例を挙げて説明しましょう。

例:「お忙しいところ恐れ入ります。
◯月◯日の◯時から採用面接をしていただく予定の◯◯と申します。
大変申し訳ありませんが、今回の面接は辞退させていただきたく思い、ご連絡いたしました」

このように、最初の時点で「辞退する」という結論を述べるとスムーズに話をすることができます。

辞退の理由を聞かれたときには、丁寧に説明し納得してもらうとお互いスッキリとした気持ちでクリアにすることができるでしょう。

電話でも緊張してしまう・・・という人は、事前に話す内容を紙に書き出しておくと、順序立てて話すことができます。

面接担当者が不在のときには、伝言を残すのではなく「またのちほどかけ直します」とだけ伝えるとよいでしょう。
伝言を残した場合に、きちんと引き継ぎされていなかったり、間違った伝言を伝えられたりする可能性もあるためです。

一般的な電話のかけ方をマスターして、礼儀正しい辞退連絡を実行しましょう。

◆面接辞退のマナー ~メール編~

面接辞退の連絡をメールで行う場合についてご紹介していきましょう。

【メールを送る時間帯は?】

メールはあくまでも、面接日まで猶予のある人が取る手段です。
前日や当日など、時間が差し迫っているときにはメールでの連絡は避けた方が無難です。

【メールの内容について】

・件名
件名には「面接辞退のご連絡」「◯月◯日の面接に関してのご連絡」といったように、どんな用件なのかを一目見てわかるタイトルを付け、その後ろに自分の名前を記載します。

・宛先
使用するメールは、名前だけのシンプルなアドレス名を使うことが望ましいです。
あだ名や愛犬の名前、好きな歌手名など、いかにもプライベートメールから送っていると分かるものは避けた方が無難だといえます。

・本文
内容はビジネスメールらしく、「シンプルで分かりやすく」書くことが重要です。また、改行を使って読みやすい文章を心がけましょう。

本文に必ず書かなければいけない項目があります。
「面接のやり取りをしていた相手の名前」
「メール本文」
「文末に自分の連絡先と氏名」
上記の3つは必ず入れましょう。

例題は下記を参考にしてみてください。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯◯株式会社
 ◯◯部署 ◯◯様

◯月◯日◯時から面接を予定していただいていた◯◯と申します。

大変心苦しい思いではありますが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お忙しい中、日程を調整していただいたにも関わらず、このような自体になり、誠に申し訳ございません。
また、メールでのご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。

お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

◯◯ ◯◯(氏名)
電話番号・メールアドレス
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

上記のようなメールを作成します。
文面は丁寧に、文末の氏名・連絡先を必ず記載し、送信する前にはチェックを忘れずに行いましょう。

メール連絡をする場合は、念のために電話連絡を入れた方がよいという意見もあります。
膨大な量のメールを受け取る担当者であれば見落とす可能性があり、最悪の場合は埋もれてしまって当日に連絡が来るということも。
念には念を入れ、メールを送ってすぐに返事がないときは、電話連絡も視野に入れておきましょう。

もし、企業側からのメールの返信があり、辞退の理由を詳しく聞かれたときには回答メールを送り対応しましょう。

◆当日に辞退の連絡をするときは?

一般的な常識の範囲内であれば、辞退の連絡は事前に行うのがマナーです。

しかし、迷っていたら当日を迎えてしまった、事故にあっていたので対応が遅れていたなどの理由から、やむを得ず当日キャンセルになってしまった場合は、始業開始と共にすぐに連絡を入れるようにしましょう。
面接予定日を迎えてしまっているため、時間帯を気にするのではなく、当日の中でも最も早い段階で連絡を入れるのがベストです。

当日を迎えてしまっても、決してすっぽかすという行為は避けましょう。

今後この企業へ再応募したいと思う日がやってくるかもしれません。
”万が一”を想定した行動をとることも社会人として大切なことです。

◆面接辞退の理由を聞かれたら…

電話やメールで辞退の連絡を入れる際に、「理由は言うべきだろうか」と悩む人もいることでしょう。

実際は、相手に聞かれない限りは、自分から話す必要はありません。メールの文面上も「一身上の都合により」という書き方で問題ないでしょう。
もし聞かれた場合は、辞退する理由をきちんと話すことが望ましい対応です。

ごまかしたり、ウソの欠席理由を言ったりするのは社会人としても人としても適切な行為ではありません。
本当のことを伝えて、気持ちよく次のステップに進みましょう!

◆面接の日程を変更したいときは?

やむを得ない理由による日程の変更を申し出たいときには、電話での連絡がベストです。

【メールの内容について】

やむを得ないとは、いったいどのような理由なのでしょうか。

・インフルエンザや感染症などの人に伝染る病気を発症しているとき
・病気やケガにより外出が困難な場合
・親族の不幸事と重なったとき など

上記のような理由は「やむを得ない」と誰もが思うことかもしれません。
しかし、日程の変更を申し出たからといって、必ずしも快く対応してくれる企業ばかりではない、ということを頭の片隅においておくとよいでしょう。

面接の日程変更の連絡を入れる場合に気をつけておかなければいけない点は、「辞退と間違われないようにする」ことです。
しかし、日程の変更がスムーズに行われるとは限りません。
企業側の面接スケジュールに空きがある場合や、日程の調整が可能な場合のみにOKが出るのだということを踏まえたうえで、変更のお願いを申し出てみましょう。

本来ならば、体調管理や生活内での安全危機管理など、面接日に合わせて注意しておくことが常識的だと考えられます。また、企業の担当者によってはマイナスの評価をする場合も…。

そのため、「日程の調整はしてもらえるはず」という固定観念を持つことはやめ、「もしかしたら面接をしてもらえないかもしれない」くらいの気持ちを持って変更の希望を出しましょう。

万が一、日程の変更ができずにキャンセルになったとしても、それも一つの運命です。
現実をしっかりと受け入れて、次は変更する事態を起こさないように、面接日に向けた自己管理を徹底するとよいでしょう。

【日程変更の連絡方法について】

日程の変更は、当日キャンセルの場合と猶予のある場合とでは対応が異なります。

当日は電話連絡を入れ、キャンセルになる理由を伝え、日程の変更が可能かどうかの判断を委ねましょう。
事前に日程の変更をお願いする場合は、まずは電話連絡を入れ、変更後の対応はメールでお礼を行うのがベストです。

・電話連絡の内容
例:「お忙しいところ恐れ入ります。
◯月◯日(当日は「本日」と言う)◯時に面接予定の◯◯と申します。
突然の◯◯(キャンセルの理由)により、面接のキャンセルをお願いしたくご連絡させていただきました。
本当に申し訳ございません」

まずはキャンセルの内容を伝え謝罪するのが基本。
理由は正直に事情を説明するべきですが、不幸事などはプライベートな内容にもなるため、「家庭の事情」と伝えるとよいでしょう。

・日程変更への対応
キャンセルの意思を伝えた後に、相手側から日程の調整へと話が移行する場合もあります。面接を希望している人は、ご好意に甘えて新たな面接日の変更をお願いしましょう。

しかし、相手側から日程変更の話題を振られない場合は、再度受験したい思いをきちんと伝えることが大切です。
もし、自分から日程の変更をお願いするときは、下記のように伝えてみましょう。

例:「突然のキャンセルにより大変恐縮ではございますが、もし可能であれば、他の日時に面接日を設けていただくことは可能でしょうか?
身勝手なお願いであるのは十分承知していますが、御社を強く希望しており、ご検討いただけるのであれば、ぜひよろしくお願いいたします。」

当日にキャンセルをするとなると、変更は効かないんじゃないかな…と不安になることでしょう。
しかし、急な事態は仕方のないことです。
企業側もその点を考慮し、スケジュールの調整を行う場合が多く見られます。
面接日の変更が叶った人は、自分の運命に感謝し、次の面接予定日に向けてきちんと自己管理を行いましょう。

日程変更後のメール対応
面接日の調整をしていただいた場合は、確認の意味も込めてメールでお礼を述べるとよいでしょう。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
例:「◯◯株式会社
 ◯◯部署 ◯◯様

本日は、お忙しい中、面接日程をご調整いただき、ありがとうございました。

このような機会を再度いただくことができ、感謝の気持ちでいっぱいです。

ご調整いただきました◯月◯日◯時に、改めてご訪問させていただきます。
誠にありがとうございました。
今後とも、よろしくお願いいたします。

◯◯ ◯◯(氏名)
電話番号・メールアドレス」
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

本文では感謝の気持ちをきちんと伝え、なるべく当日中に送るのがベストです。
さらに面接当日にも、最初に一言お礼を添えると後ろめたさを持つことなく面接に臨むことができるでしょう。

◆辞退した会社に再応募することはできる?

辞退してしまったあとに後悔が募り、「もう一度応募したい!」と強い気持ちが芽生えてしまったら…。
現実は再応募することができるのでしょうか。

可能かどうかのポイントを挙げてみましょう。
・辞退者として企業側が把握しているかどうかが鍵
・辞退の理由が常識的範囲内である場合
・前回の辞退理由と再応募の理由をきちんと説明できるかどうか
・辞退の連絡を入れたときのマナー次第
・企業への明確な志望理由を伝えられるかどうか など

再応募に関しては、企業側の采配に委ねられる部分が強いでしょう。
「どうしても応募したい」という気持ちが消えない人は、悔いのないようにチャレンジすることも大切です。

【あと一歩が前に進まない…と悩んでいる方へ】

再応募しようかどうか悩んでいる人は、誰かに相談してみるのも一つの手です。

しかし、家族や先輩、友人などに相談しづらい場合は、就職エージェントという就職支援サービスを頼ってみてはいかがでしょうか。

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もちろん、「再応募をするべきかどうか」「電話で何と言ったらいいのか」「面接を辞退するときの手順を詳しく知りたい」といった悩みや相談も受け付けています。

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