面接辞退の伝え方を解説!理由は?連絡方法は?当日でもOK?

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この記事のまとめ

  • 面接を辞退すると決めたら無断欠席はせず、早急に連絡して謝罪の意を伝える
  • 面接を辞退する理由は簡潔に述べ、ネガティブなものは伝えない
  • メールで面接辞退を伝えるメリットは、時間や場所を選ばずに連絡ができること
  • 電話で面接辞退を申し出るメリットは、担当者に直接伝えられること
  • 面接を辞退する連絡は、相手の都合の良さそうな時間帯を想定して伝える

「面接を辞退したいが、どうすれば良いのか」「面接の辞退はいつまでにいえば良い」と悩む人も多いでしょう。このコラムでは、面接を辞退するときのよくある理由や伝え方、注意点を解説しています。面接を辞退する主な方法はメールか電話です。それぞれのやり方とマナーもまとめているので参考にしてみてください。面接を辞退すると再応募できないことが多いので、よく考えてから結論を出しましょう。

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なんていう?面接を辞退する理由と伝え方

面接を辞退する理由は、他社から内定が出たり、当日体調を崩してしまったりなどさまざまです。以下で詳しく解説します。

一身上の都合

一身上の都合は、最も多用される面接を辞退する理由といえるでしょう。「企業と自分の適性が合わないと感じた」など、採用担当者にあまり言いたくない理由のときにも使います。

「一身上の都合」とは?使い方や面接で理由を聞かれたときの対策を解説!」のコラムでも説明しているように、自分に責任・理由があるときに使用できます

面接辞退の伝え方

「一身上の都合により面接を辞退させていただきます」など、形式的な伝え方で問題ありません。企業によっては詳細を聞くこともあるようですが、「思っていたより条件が良くない」などネガティブな理由を伝えるのは避けましょう。

他社から内定が出た

他社から内定が出たことで、これ以上選考を受ける必要がなくなったために面接を辞退する人もいます。すでに内定をもらっており、入社を決めているなら選考を進める必要はありません。

なお、企業側も就職や転職では複数の企業を並行して受けるのは承知しています。つまり、他社から内定が出て面接を辞退することは想定されていると考えられるでしょう。

面接辞退の伝え方

他社の内定が出た場合は、そのまま理由を伝えて面接を辞退しても構いません。会社側が採用する応募者を選ぶのと同じように、応募者も働く会社を自由に選ぶ権利があります。素直に「他社から内定をもらい、そちらに入社する」と伝えると、応募者側も会社側も無駄な時間を削ることができるでしょう。

体調を崩した

体調を崩してしまい、面接を辞退することも。しかし、選考を受けたい意思がある場合など、状況によっては、後日面接を受けられる可能性があります。詳しくは「面接当日に体調不良に!辞退や日程変更はどうすれば良い?」のコラムをご覧ください。

面接辞退の伝え方

体調不良もそのまま伝えても問題ない理由です。参加できないと判断したら、すぐに面接辞退の連絡を入れましょう。体調不良で面接に参加してしまえば、周囲に迷惑をかけてしまいます。

まずは早急に体調の回復に努め、まだ選考を受けたい意思があるならば、面接日程の変更を提案してみると良いでしょう。

家庭の事情

家族が病気やケガで入院した、サポートが必要になったなどの理由で、転職活動そのものを取りやめる場合もあります。そのときも早めに辞退の連絡をし、理由を説明しましょう。

面接辞退の伝え方

家庭の事情も、体調不良同様にそのまま伝えても問題ない理由です。もしも、詳しい理由を聞かれたくない場合は、「詳細は控えさせていただきますが、家庭の事情で転職が難しくなりました」などと答えると良いでしょう。

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面接を辞退するときの注意点

面接を辞退することそのものは悪いことではありません。しかし、予定していた面接をキャンセルすることで、企業に少なからず迷惑がかかることを自覚しましょう。ここでは、辞退連絡を入れるときに心がけるべき注意点をいくつか紹介します。

辞退を決めた時点で早く伝える

面接を辞退することはマナー違反ではありません。しかし、「言いづらいため」と直前まで辞退の連絡をしないのはマナー違反。企業は面接を行うつもりで行動しています。

面接のために会場を用意したり、時間を割いたりとコストがかかっていることを意識し、辞退を決めたら早めに連絡しましょう

必ず辞退の連絡を入れる

辞退を決めたら、必ず連絡を入れましょう。「面接辞退を伝えるのが気まずい」「辞退を伝えたら何か言われるのでは」と考えて、無断で面接を欠席するのは社会人としての資質を問われる行為です。

前述したように、面接を行うにあたっては場所や時間、人員といったコストがかかっています。無断で面接を辞退することで、採用担当者は無駄な時間を過ごすことに。「採用担当者は面接だけが担当業務ではない」ことを覚えておきましょう。

当日の面接辞退は問題ない?

面接当日に辞退をすることは可能ですが、説明したように企業に大きな迷惑をかけることになります。体調不調や家庭の事情、交通機関などやむを得ない理由を除き、前日までに辞退の連絡を入れるのがマナーと捉えておきましょう。
なお、「面接で遅刻した場合の謝罪の仕方は?伝え方やメール例文を紹介!」のコラムでは面接に遅刻しそうなときの対応や注意点をまとめています。

面接辞退の連絡方法

面接辞退の連絡は、選考の日程調整などが主にメールで行われるためメールでも問題はありません。ただし、状況によっては電話連絡が望ましいこともあります。メールと電話の判断基準をまとめました。

メールで面接辞退を連絡する

前述のとおり、基本的には面接辞退の連絡はメールで問題ありません
また、電話で連絡しても採用担当者が忙しく、電話をかけても話せない場合や、やむをえず営業時間外に連絡をしたいといったときも、メールで連絡しましょう。

メールで面接辞退をするメリットは時間や場所を選ばずに連絡ができることです。しかし、採用担当者がいつ目を通してくれるか分からない、返信がないと読んでもらえた確証が得られないというデメリットがあります。

電話で面接辞退を連絡する

面接の前日や当日になって辞退を決めた、お世話になった担当者に直接お礼を言いたい、相手に確実に辞退を伝えたいといった場合は、電話で連絡しましょう。また、メールで面接辞退を伝えているにも関わらず、返信がなく相手に伝わっているか分からないときも電話で確認します。

電話は、直接相手に要件を伝えられるので、メールのように「伝わったか分からない」状態にならないのが利点。また、自分の言葉で相手と話せるので、お詫びや感謝の気持ちが伝わりやすいのも特徴です。

メールで面接を辞退するときのポイント

ここでは、メールで面接を辞退する旨を伝える際のマナーおよび、メールの例文を紹介します。

営業時間内にメールを送る

いつでも確認できるメールですが、基本的には営業時間内に送るのがマナーです。終業後にメールを送ってしまうと相手の確認が遅れる可能性があります。採用担当者に確実に読んでもらえる時間帯を意識しましょう。連休前や、休日明けに面接が控えている場合は特に注意が必要です。やむを得ず、営業時間外にメールを送る場合は、「営業時間外に失礼します」など、お詫びの言葉を添えます。

面接辞退を伝えるメールの内容

ビジネスメールの書き方は、「シンプルに分かりやすく」が基本です。また、改行を使って読みやすくすることも心掛けましょう。誤字脱字がないように送信する前にチェックするのも忘れてはいけません。メールの基本構成は、「件名」「宛名」「本文」「文末」の4点です。

件名

担当者が一目見て分かるように「面接辞退のご連絡」と記載します。合わせて自分の氏名を書くと分かりやすくなります。

宛名

宛名は企業名や部署名を省略せず、正式名称を記載。担当者の名前が分かる場合は担当者名を、分からない場合は「人事部 ご担当者さま」と書きます。

本文

本文でも名前を名乗り、あいさつをします。続いて、何日の何時に面接予定だったのか、面接を辞退する理由を簡潔に記載しましょう。理由については、相手に求められない限り詳しい説明は不要です。「一身上の都合により」「諸事情のため」などと書くと良いでしょう。合わせて面接を辞退するお詫びも伝えます。

文末

文末では、「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」などの定型文を書きましょう。「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」などのように、関係性が続くような言葉は使用しないように注意しましょう。最後にあらためて、自分の連絡先と氏名を記入します。

面接辞退のメール例文

件名:面接辞退のご連絡/氏名

本文:
△△株式会社人事部 中途採用課 △△さま
△月△日△時から面接のお時間をいただいている、氏名と申します。
大変心苦しい思いではありますが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらずこのような結果になり、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
また、本来であれば直接お詫びすべきところでございますが、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

===========
氏名
住所
電話番号
メールアドレス
===========

面接辞退のメールを送ったあとの対応

基本的に、相手から面接辞退を了承する旨の返信が来たらやり取りを終了します。返信に対するお礼をさらに送る必要はありません。

電話で面接を辞退するときのポイント

電話で面接を辞退することを伝えるときのポイントを紹介します。

電話を掛ける時間帯に配慮する

電話で面接を辞退する際は、メールで伝えるときよりも時間帯への配慮が必要です。
会社の営業時間にもよりますが、一般的には業務が落ち着く10~11時、14~16時の間が適切な時間帯とされています。対して、避けたほうが良い時間帯は始業直後と終業間際です。また、お昼休憩の前後も望ましくありません。

せっかく電話をかけても採用担当者につながらないことも考えられます。業務時間外にかけてしまうと気配りができない印象を与える可能性もあるでしょう。

面接辞退の理由や伝える内容は事前にまとめておく

話す内容は前もって考えておいたり、簡単に紙にまとめておいたりしておくと良いでしょう。
電話は、じっくり考えながら書けるメールと違って、その場での対応が求められるので緊張する人も多いようです。緊張して内容を飛ばしてしまったり、間が生まれてしまったりすることも。

伝えたいことを丁寧に、かつ簡潔に話すためにも、以下を参考に、あらかじめ話す内容と順序を整理してから電話をかけましょう

最初の挨拶

「お世話になっております。私、△月△日△時から面接のお時間をいただいている氏名と申します。人事部中途採用課△△さまをお願いできますでしょうか」

担当者とのやり取り

担当者「人事部中途採用課の△△です」
応募者「△月△日△時から面接のお時間をいただいている氏名と申します。大変申し訳ございませんが、一身上の都合により面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました」
担当者「はい、承知いたしました。ご連絡ありがとうございます」

通話終了の挨拶

応募者「お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします」
担当者「分かりました。それでは失礼いたします」
応募者「失礼いたします」(担当者が電話を切ったことを確認してから電話を切る)

担当者が不在の場合はかけ直す

採用担当者が不在の場合は、「またのちほどかけ直します」とだけ伝えましょう。面接の辞退は、本人が直接、採用担当者に連絡するのがマナーです。伝言を残した場合、きちんと引き継ぎがされなかったり、間違った情報が伝わったりする可能性もあるので、直接伝えることが大切です。

面接を辞退する電話でのマナー

企業へ電話をするときは通信状況が良く、静かな場所からかけましょう。
大きな声でハキハキと話すことを意識し、相手の声が聞き取りづらい場合は、曖昧な返事をせずに「申し訳ありませんがもう一度おきかせいただけますか」と聞き返すのも大切です。辞退するからとおざなりにせず、最後まで丁寧に伝えましょう。「面接辞退の電話が繋がらないときはどうする?対処法やメールの例文を解説!」のコラムでは、採用担当者が不在のときや、電話がつながらないときには、どのような対応が良いのかを紹介しています。

面接を辞退する前にもう一度よく考えよう

面接を辞退してしまうと、再度面接を受けられないことが多いとされます。そのため、面接辞退の結論を出すことは慎重にしましょう。なぜ面接を辞退する考えに至ったのか、もう一度考え直すことが必要です。

もし、企業と自分が合わないと感じた場合、「なぜ合わないと思ったのか」、「自分は企業に何を求めているか」などを洗い出すことをおすすめします。紙に書いてみると、分かりやすいでしょう。1人で考えても迷う場合は、家族や友人など信頼できる人に相談してみてください。よく考えた末に、辞退するという結論にいたった場合は、早めに行動しましょう。

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面接辞退に関するFAQ

面接を辞退すると決めて、その旨を伝えたものの、企業から思わぬ反応が返ってくることも考えられます。ここでは、事前に想定しておくと良い3つのシチュエーションを紹介します。

面接辞退の理由を聞かれた場合の答え方は?

嘘はつかずに、正直に答えましょう。
他社から内定を受けて、そちらへの入社を決めた場合もそのまま伝えて差し支えありません。自分と企業が合わない場合は、「自分の力では御社に貢献することが難しいと感じたため」といった言葉で伝えます。応募先企業への不平不満などを口にしないように注意してください。

面接辞退のメールに返事がない場合の対応法は?

返信がない場合、採用担当者がメールを見落としている可能性もあります。
返信がない状態のままにせず、メールを再送しましょう。再送後も返事がない場合は、電話で連絡します。電話連絡の際は、「△月△日に面接辞退のメールを送ったのですが」と前置きをした上で、あらためて面接辞退の意思を伝えましょう。

面接辞退を企業から引き留められたときの対応法は?

企業から引き留められるということは、企業からの期待が高い可能性があります。
辞退を取り下げ、あらためて面接を受けることを検討しても良いでしょう。すでに他社への入社を決めているなど、辞退の意思が動かない場合は、その意思を正直に伝えます。「面接を辞退するときの連絡手段は?電話やメールの基本マナーを例文で紹介」のコラムでも、引き留められたときの対応を解説しておりますので、合わせてご覧ください。

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