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面接を断る理由はどう伝える?スムーズな辞退の方法を解説

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面接を断る理由はどう伝える?スムーズな辞退の方法を解説

【このページのまとめ】

  • ・面接を断る理由が適切でないと、会社側に納得してもらえない可能性がある
    ・面接を断ると決めたら無断欠席はせず、早急に連絡して謝罪の意を伝える
    ・面接を断る場合は電話かメールで連絡し、理由は簡潔に述べる
    ・面接の日程変更を希望する場合も早急に連絡し、応じてもらえたらお礼のメールを送る
    ・面接を断った会社に再度応募することは非常に難しいため、辞退の決断は慎重にする

監修者:多田健二

キャリアコンサルタント

今まで数々の20代の転職、面接アドバイス、キャリア相談にのってきました。受かる面接のコツをアドバイス致します!

面接を断る時、どのように理由を伝えるべきか迷う人は少なくありません。会社側に不快な思いをさせないか不安になることもあるでしょう。
このコラムでは、スムーズな面接辞退の方法をご紹介します。面接を断る正当な理由があり、丁寧な対応をすれば、会社側も納得してくれるはずです。言い出しづらくても連絡を先延ばしにしたり、無断欠席したりするのは良くありません。迅速な対応こそが穏便に面接を辞退するポイントです。

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面接を断る理由は?

面接を断る理由はさまざまですが、そのすべてが適切であるとは限りません。内容によっては相手を怒らせてしまったり、険悪な雰囲気で選考が終わったりしてしまうことも考えられます。
ここでは、面接辞退の理由を失礼に当たらないものと、不適切なものに分けてご紹介します。

 

失礼に当たらない「面接を断る理由」

以下の理由であれば、会社側も納得してくれる可能性が高いでしょう。

 
一身上の都合

面接を断る理由として、最も当たり障りがないのがこの「一身上の都合」です。
求職者には、面接辞退の理由を詳しく説明する義務はありません。本当の理由が何であれ、「一身上の都合」と述べるのが一般的で、多くの会社はそれで納得してくれるはずです。
しかし、「具体的な理由を聞かせてほしい」と追及される可能性もゼロではありません。説明を求められた時のために、他の適切な理由を述べられるようにしておきましょう。

 
他社から内定が出た

複数の会社の選考を受けている場合は、先に志望度の高い会社から内定が出ることもあるでしょう。これ以上選考を受ける必要がなくなったら、素直に申し出るのがおすすめです。
後ろめたさを感じる人もいるようですが、会社側が採用する応募者を選ぶのと同じように、求職者も働く会社を自由に選ぶ権利があります。素直に「他社から内定をもらい、そちらに入社する」と伝えることで、求職者側も会社側も無駄な時間を削ることができるでしょう。

 
別の選考の予定が入った

先に予定していた面接と、より志望度の高い会社の説明会や選考が後から重複してしまうケースも就職活動ではよく見られます。この場合も素直に「より志望度の高い企業の選考を優先したい」と伝えるべきです。
正直に伝えることで、かえって好印象を与えられることもあります。また、運が良ければ日程調整をし、別日に面接を受け直せる可能性も。ただ、大抵の場合はそこで選考は終了となってしまうので、本当に別の選考を優先すべきか冷静に判断しましょう。

 
ミスマッチを感じた

面接官や先輩社員の話を聞き、「やりたい仕事ができなさそう」「理念に共感できない」というような違和感を覚えたら、正直に理由を述べて辞退するのがおすすめです。
中途半端な気持ちで選考に進んでも、良い結果は期待できません。また、会社側も自社の特徴にマッチした考えを持つ人を採用したいはず。合わないと感じた時点で辞退するのがお互いのためといえます。

 
体調がすぐれない

体調不良により、面接への参加が難しい場合も考えられます。参加できないと判断したら、すぐに面接辞退の連絡を入れましょう。納得しない会社は、まずないはずです。
まずは早急に体調の回復に努め、まだ選考を受けたい意思があるならば、面接日程の変更を提案してみましょう。

 

避けるべき「面接を断る理由」

以下の理由は、伝えない方が良いでしょう。相手に悪い印象を与えたまま選考が終わってしまったり、問い詰められたりする恐れがあります。

 
面接官と合わなかった

「面接官と合わなかったから面接を断りたい」という理由は、やや説得力に欠けるといえます。
面接官一人と馬が合わなかったからといって、その会社自体に適性がないとは言い切れません。また、応募者の反応を見るために、あえて悪い言動をとる面接官もいます。
しかし、過激な圧迫面接が続いたり、態度の悪い社員が多かったりすれば、面接辞退を考えても良いでしょう。辞退を伝える場合は批判的にならず、「社員の方の態度に違和感を感じたまま働き続けるのは難しいと判断しました」というように、やわらかい言い回しを心掛けてください。

 
勤務条件に納得できない

面接を断る際に、会社に対する批判や不平・不満を述べるのは避けましょう。また、勤務条件は求人情報を見ればあらかじめ確認できるもの。「勤務条件を把握したうえで応募したのではなかったのか」と、相手を不快にさせてしまうことも考えられます。

 
「迷っている」などのぼんやりした理由

ぼんやりした理由は、追求される可能性が高まります。別の日程での面接や個別面談を提案されてしまえば、きっぱり断ることがますます難しくなってしまうでしょう。
「迷っている」「なんとなく合わない気がする」といった曖昧な言い回しは避け、明確な理由をまとめてから面接辞退を申し出ましょう。

面接を断るときに注意する3つのポイント

面接辞退をするときは、以下のポイントに注意しましょう。社会人としてのマナーを守ることで、スムーズに話しが進みやすくなるはずです。

 

1.無断欠席はNG行為

面接辞退の連絡を億劫に感じる人も少なくないでしょう。だからといって、無断欠席するのは禁物。社会人としてあるまじき行動の一つであるうえ、会社側に多大な迷惑がかかります。
違う会社に就職した後に、選考を無断欠席した会社と仕事で関わる機会が巡ってくる可能性もゼロではありません。ギクシャクした関係を生み出してしまう前に、きちんと誠意をもって対応することが大切です。

 

2.面接辞退を決意したらすぐ連絡する

面接辞退の連絡は、早急に行うことが社会人としての常識といえます。
そもそも面接辞退は、少なからず会社側に迷惑をかけるもの。応募者にとっては1日限りの面接かもしれませんが、会社側は何日も前からスケジュールを確保し、他の業務との兼ね合いも考慮しているはずです。企業側への迷惑を最小限にとどめるために、面接辞退を決めた時点で連絡しましょう。

 

3.謝罪と感謝の気持ちを忘れずに

辞退の連絡をするときは、丁寧な言葉で謝罪します。先述のとおり、会社側にとって面接辞退は良いものではありません。迷惑をかけてしまったこと、期待に沿えなかったことを謝罪し、誠意を見せることが大切です。
また、これまで自分のために選考の時間を割いてくれたお礼も忘れずに伝えましょう。

面接を断るには電話とメールのどちら?

面接を断る手段には、主に電話とメールの2種類があります。状況によって使い分け、確実に相手に連絡が伝わるようにしましょう。

 

電話が良い場合

以下の場合は電話での連絡が望ましいです。

 

・面接当日に辞退の連絡をする場合
・メールで連絡を入れたが返答がなく、確認されたか分からない場合
・採用担当者のメールアドレスが分からない場合

 

面接辞退の連絡は早めに入れるべきですが、急きょ当日にキャンセルしなければいけないケースも考えられます。いつ読まれるか分からないメールは避け、電話で連絡を入れましょう。

 

メールが良い場合

以下の場合はメールで連絡するのがおすすめです。

 

・採用担当者が忙しく、電話をかけても話せない場合
・やむをえず営業時間外に連絡をしたい場合
・面接までの日数に余裕がある場合
・通信環境や騒音などにより電話の声が届きにくい場合

 

メールのメリットは時間や場所を選ばずに連絡ができること。しかし、採用担当者がいつ目を通してくれるか分からない、返信がないと読んでもらえた確証が得られないことがデメリットといえます。
基本的には電話かメール、どちらか一方で連絡すれば問題ありませんが、相手が状況を把握しているか不安な場合は両方で確認するようにしましょう。

面接辞退のマナー ~電話編~

ここでは、電話で面接を断る場合のマナーをご紹介します。

 

電話をかける時間帯は?

相手が忙しい時間に電話をかけると、心象を悪くする恐れもあるので注意しましょう。会社の営業時間にもよりますが、一般的には10時~11時、14時~16時の間が適切な時間帯とされています。
逆に避けた方が良い時間帯は始業直後と終業間際。業務の整理やスケジュールの確認などで、採用担当者の手が空かない可能性が高いでしょう。また、ランチタイムとその前後も望ましくありません。昼食のため外出する人が多く、せっかく電話をかけても採用担当者につながらないことも考えられます。

 

話す内容について

いざ面接を断るとなると、緊張してしまう人も多いはず。しかし、伝えたいことを丁寧に、かつ簡潔に話すことが大切です。以下の例を参考に、あらかじめ話す内容と順序を整理してから電話をかけましょう。

 
例:会話の導入部分

「お忙しいところ恐れ入ります。◯月◯日の◯時から採用面接をしていただく予定の◯◯と申します。大変申し訳ありませんが、今回の面接は辞退させていただきたく思い、ご連絡いたしました。人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」

 

このように、最初の時点で「辞退する」という結論を述べるとスムーズに話をすることができます。
採用担当者以外の人が電話に出た場合も、結論を述べておいた方が引き継ぎやすくなるはずです。

 
例:辞退の理由

「先日は二次面接の日程を調整いただき、ありがとうございました。大変申し訳ありませんが、一身上の都合により、面接を辞退したくご連絡を差し上げました」

 

次の面接に進ませてもらったこと、スケジュールを組んでもらったことに対してお礼を述べたうえで、面接辞退の旨を伝えましょう。辞退の理由は「一身上の都合により」「諸事情のため」と簡潔に伝えれば問題ありません。しかし、具体的な説明を求められた場合は、以下の例を参考に丁寧に回答しましょう。

 

「別の企業から内定をいただき、自分の適性を考えた結果、そちらに入社する意思を固めました。そのため、御社の面接は辞退させていただくことにしました」
「前回の面接で仕事内容について伺った際、御社の業務と私のスキルにミスマッチを感じました。よりスキルを活かせるであろう〇〇業務を行いたいため、選考を辞退させていただきます」

 

だらだらと説明したり、曖昧な発言をしたりするのは望ましくありません。簡潔に適切な理由を伝えることができれば、引き止められたり不快な思いをさせたりすることもないはずです。

 
例:終話前のあいさつ

「大変ご迷惑をおかけし申し訳ありませんでした。貴重なお時間を割いていただきありがとうございました。それでは、失礼いたします。」

 

採用担当者に納得してもらったら、最後は謝罪と感謝の言葉を必ず添えるようにしましょう。

 

担当者が不在の場合

採用担当者が不在の場合は、伝言を残すのではなく「またのちほどかけ直します」とだけ伝えます。面接辞退は本人が直接、誠意をもって採用担当者に連絡するのがベター。また、伝言を残した場合、きちんと引き継ぎがされなかったり、間違った情報を伝えられたりする可能性もあります。
なお、再度電話をかけ直しても採用担当者につながらなかった場合は、メールでの連絡に切り替えるのがおすすめです。電話口の相手には「メールにてご連絡させていただきますので、ご確認いただくようお伝えください」と話しておくと、確認漏れが起きにくくなるでしょう。

面接辞退のマナー ~メール編~

ここでは、メールで面接を断る場合のマナーをご紹介します。

 

メールを送る時間帯は?

メールを送信する場合は、電話と同じく営業時間内に連絡する方がおすすめ。特に、連休前や休日明けに面接が控えている場合は、終業後にメールを送ってしまうと確認が遅れる可能性があります。採用担当者に確実に読んでもらえる時間帯を意識しましょう。

 

メールの内容について

メールの内容は簡潔にまとめるようにします。また、誤変換や脱字に注意しましょう。

 
件名

件名は、一目でメールの内容を伝えられるものにします。本題の後に自分の氏名も入れましょう。
「面接辞退のお願い 〇〇〇◯(氏名)」「◯月◯日◯の面接辞退のお詫び ◯◯◯◯(氏名)」といったものが簡潔で分かりやすいといえます。

 
メールアドレス

メールの宛先は採用担当者や人事部に設定します。メールアドレスに間違いがないか、送信ボタンを押す前によく確認しましょう。
また、自分が使用するメールアドレスにも注意が必要です。面接辞退に限らず、ビジネスメールを送る場合は名前だけのシンプルなアドレスを使うのがおすすめ。ニックネームや好きな芸能人の名前など、いかにもプライベートメールから送っていると分かるものは避けた方が無難でしょう。

 
本文

ビジネスメールは、シンプルに分かりやすく書くことが基本です。また、改行を使って読みやすくすることも心がけましょう。
必ず書く項目は「面接のやり取りをしていた相手の名前」「相手に伝える内容」「(文末に)自分の連絡先と氏名」の3つ。以下の例文を参考にしてみてください。

 

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯◯株式会社
人事部 中途採用課
◯◯ ◯◯様

 

いつもお世話になっております。
◯月◯日◯時から面接を予定していただいていた◯◯と申します。

 

大変心苦しい思いではありますが、一身上の都合により
面接を辞退させていただきたくご連絡いたしました。

 

お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず
このような結果になり、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いで大変恐れ入りますが、
何卒ご理解、ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

 

また、本来であれば直接お詫びすべきところでございますが、
メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

 

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

 

◯◯ ◯◯(氏名)
住所
電話番号
メールアドレス
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

電話と同様に、面接辞退の理由は「一身上の都合により」「諸事情のため」と述べ、相手に求められない限り詳しい説明は不要です。
基本的に、相手から面接辞退を了承する旨の返信が来たらやり取りを終了します。返信に対するお礼をさらに送る必要はありません。

 

辞退の理由を詳しく聞かれた場合の例文

こちらのメールに対し、詳しい辞退の理由を知りたいという返信が来た場合は、以下の例文を参考に説明しましょう。なお、理由を述べた後には改めて謝罪の意を伝えます。

 
例1.他社の内定が出た

誠に申し訳ありませんが、先日他社からの内定をいただき、自分の適性や今後のビジョンを熟考した結果、そちらに入社する決意をしました。
そのため、予定していた面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

 

入社を決めた会社の名前まで伝える必要はありません。しかし、「よく考えたうえで決めた」という誠意を伝えることは忘れないようにしましょう。

 
例2.ミスマッチを感じた

大変申し訳ありませんが、面接を通じて企業理解を深める中で、当初イメージしていた業務と実際の業務に相違があることに気付きました。
自分のスキルを十分活かせず、貴社に貢献することが難しいと判断し、予定していた面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

 

あらかじめ企業研究をしていても、選考の中で自分と企業との間にミスマッチを感じてしまうことは少なくありません。しかし、相手を一方的に批判するような表現は避け、あくまでも「自分が会社に合わなかった」という姿勢で伝えるようにしましょう。

 
例3.体調がすぐれない

大変申し訳ありませんが、あいにく体調を崩してしまいました。
まずは回復に専念したいと思い、面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

 

体調不良が理由であれば、企業によっては日程調整を行ってくれる可能性があります。選考を続けたい気持ちがあるならは、面接日程の変更を打診してみても良いでしょう。

面接の日程を変更したい場合

面接を辞退するのではなく、日程を変更したいこともあるでしょう。その場合、どのような対応をとるべきか解説します。

 

やむを得ない理由があれば可能

インフルエンザなど他の人に感染する可能性がある病気を発症した場合や、親族の不幸が重なってしまった場合などは、「やむを得ない理由」があるとして面接日程の変更を受け付けてもらえる可能性が高いでしょう。しかし、「別の会社の選考を優先したい」「体調不良により数カ月の入院が必要になった」といった理由は通らないことも考えられます。
また、たとえ「やむを得ない理由」があっても、すべての会社が快く日程変更に応じてくれるわけではありません。「応じてもらえたら運が良い」くらいの気持ちで、丁重に打診しましょう。

 

日程変更の連絡方法

面接辞退と同じく、日程変更の連絡も電話、もしくはメールで行いましょう。状況に応じた使い分けが大切です。

 
面接日までに猶予があればメールでもOK

面接日までの日数に余裕がある場合は、メールでの連絡で問題ありません。しかし、日程変更が必要だと分かった時点で早急に送信しましょう。

 
面接前日~当日の連絡は必ず電話で

面接直前に日程変更の必要が生じた場合は、必ず電話で連絡を入れましょう。まずキャンセルの理由を伝え、採用担当者に日程変更が可能かどうか判断をゆだねます。なお、理由は正直に説明すべきですが、不幸事などはプライベートな内容になるため「家庭の事情」と伝えれば問題ありません。

 
お礼のメールを忘れずに

無事に面接日の調整をしてもらえた場合は、新たな面接日程を確認する意味も込めて、お礼のメールを送りましょう。

 

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
◯◯株式会社
人事部 中途採用課
◯◯ ◯◯様

 

いつもお世話になっております。◯◯と申します。

 

先ほどはお忙しい中、面接日程をご調整いただき、ありがとうございました。
再度このような機会をいただくことができ、感謝の気持ちでいっぱいです。

 

ご調整いただきました下記日程にて、改めてご訪問させていただきます。
◯月◯日(◯) ◯時~ 貴社〇〇支店

 

誠にありがとうございました。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

 

◯◯ ◯◯(氏名)
住所
電話番号
メールアドレス
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

 

お礼のメールは当日中に送るようにし、本文では感謝の気持ちをきちんと伝えましょう。
さらに面接当日も、最初に一言お礼を添えるとベターです。

面接辞退を取り消すことはできる?

一度面接を辞退した選考には、再度参加することはできないのが一般的。面接辞退をする前に、本当にその決断を下していいのかよく考えることが大切です。
ただし、どうしても応募したい強い意思があるならば、悔いのないようにチャレンジすることも一つの選択です。以下の条件を満たしていれば、面接辞退を取り消せる可能性もあります。

 

・辞退者であることを会社側が把握している
・辞退の理由が常識の範囲内である
・前回の辞退理由と再応募の理由をきちんと説明できる
・辞退の連絡を入れたときのマナーが良かった
・明確な志望理由を伝えられる 

 

条件を満たしていたとしても、再度選考に参加できる可能性はそれほど高くないことを覚悟しておきましょう。

 

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