面接を辞退したい!連絡手段は電話?メール?基本のマナーと例文を紹介

面接を辞退したい!連絡手段は電話?メール?基本のマナーと例文を紹介の画像

【このページのまとめ】

  • ・面接を辞退するときは「無断キャンセルしない」「すみやかな連絡」が基本マナー
  • ・面接辞退のはメールでも電話でもOK
  • ・電話で面接辞退の連絡をするときは忙しい時間帯を避け、静かな場所からかける
  • ・メールで面接の辞退を伝えるときは件名に用件と名前を記載し分かりやすくする
  • ・面接辞退の理由を聞かれた際には正直に伝える

「面接を辞退したいけれど、それって失礼?」「悪印象を与えずに辞退する方法は?」とお悩みの方もいるでしょう。就活する際、複数の企業に応募することは珍しいことではありません。中には、「志望度の高い企業から内定をもらった」「思っていた雰囲気と違うかも」などの理由で、面接を辞退することは珍しくありません。
このコラムでは自分から応募したのに辞退することはできるのか、辞退する際の連絡手段について基本のマナーをまとめてみました。ぜひ参考にしてみてください。

ハタラクティブは20代
フリーター・既卒・第二新卒
特化した就職支援サービスです。

ハタラクティブは
20代フリーター・既卒・第二新卒
特化した就職支援サービスです。

オンライン面談実施中!【無料】就職相談はこちら

ハタラクティブは20代
フリーター・既卒・第二新卒
特化した就職支援サービスです

ご相談はこちらから

これまでに就職したことはありますか? ※派遣・アルバイトは除く

面接を辞退する際に守っておきたい基本マナー

面接を辞退するときは「無断キャンセルしない」ことと「すみやかな連絡」を心がけましょう連絡手段はメール・電話、どちらでもかまいません。面接日まで日にちに余裕がある場合にはメール、面接日の前日や、当日やむをえない理由があって辞退する際は電話での連絡がおすすめです。
以下より押さえておきたいマナーについて詳しくチェックしていきましょう。

無断で辞退するのは絶対NG

就職面接を辞退するのは可能ですが、先方に断りを入れずに辞退するのは絶対にやってはいけません。社会人としてモラルに欠ける行動は避け、迷惑を最小限に留めるためにもきちんと連絡するようにしましょう。

すみやかに連絡する

辞退するときはすみやかに採用担当に連絡しましょう。採用担当は多くの応募者の予定を調節して面接日程を決めています応募者だけでなく、社内の面接担当の社員のスケジュールも押さえているため、キャンセルが出ることで日程の再調整が必要になるでしょう。企業側の負担も少ないよう配慮することが、辞退をする際の最低限のマナーです。

一度辞退した企業に再度応募するのは基本的に控えるものです。なぜなら、企業から優柔不断な人物というイメージを抱かれてしまうからです。そのため「どこか思っていた企業と違った」「就活のモチベーションが下がった」などの理由で面接を辞退する際は、今後後悔しないかを熟考してから判断するようにしてください。
ただし、家庭の事情や自然災害等でどうしても面接を辞退せざるを得ない場合は、再度応募することも可能です。誠意を持って先方に伝えれば、別日に面接の場を設けてくれることも十分考えられます。

面接辞退を相手に失礼なく伝える方法を知りたい方は、面接辞退の正しい伝え方を解説しているコラム「面接を辞退したい…正しい伝え方とは?」を参考にしてください。

電話で面接を辞退する際のマナー

面接辞退の連絡を電話で入れる場合の注意点、伝えるべき内容、シチュエーション別の例文をまとめました。

注意点

・電話をかける際は、朝礼後、昼休み、終業後の時間帯は避ける
・静かな場所で電話をかける

電話で面接辞退を伝える際は、必ず相手の迷惑にならない時間帯を選びましょう。朝礼後、昼休み、終業後は多忙で電話に出られない場合も考えられるので、午前10時や午後3時頃に掛けるのが望ましいです。

伝えるべき内容

・氏名
・面接予定日
・面接辞退の旨
・謝罪

電話で面接辞退を連絡する際は、上記内容を記したメモを用意しておくとスムーズに伝えられます

就活・転職面接の例文

応募者:「お忙しいところ失礼いたします。私、(氏名)と申します。面接の件でご連絡いたしました。恐れ入りますが、人事部の〇〇様をお願いできますでしょうか?」
担当者:「はい、人事部の〇〇です」
応募者:「お忙しいところ失礼いたします。私、(氏名)と申します。〇月〇日の〇時に面接の時間をいただきありがとうございます。大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく思いご連絡させていただきました」
担当者:「承知いたしました。ご連絡ありがとうございます」
応募者:「貴重な機会をいただいたのにもかかわらず、このようなお返事となって申し訳ございません。どうぞよろしくお願いいたします」
担当者:「はい。それでは失礼いたします」
応募者:「失礼いたします」
(相手が電話を切ったことを確認して切る)

そのほか、電話での面接辞退のやり方やマナーを詳しく知りたい方は、電話での辞退について書かれたコラム「面接辞退は電話とメールどっちで連絡すべき?マナーや例文をご紹介」を参考にしてください。

メールで面接を辞退する際のマナー

面接までまだ日数がある場合はメールで辞退の連絡をするのが一般的。ただ、メールの場合採用担当者がメールを見落としてしまっている場合もあるので、注意が必要です。メールで辞退の連絡を行う方法について解説します。

注意点

・メールを送信する時間帯は、営業時間内が望ましい
・件名は内容がひと目で分かるように簡潔に記入

採用担当者は多くの応募者からメールが届きます。そのため、一目で誰からのどんな内容のメールか分かるよう、件名には名前と用件を記入しましょう

伝えるべき内容

・氏名
・誰宛なのか
・面接辞退の旨
・謝罪

メールの場合、次に紹介する例文を参考に文章を作成するとスムーズです。会社名や採用担当者名を間違えてしまうと先方に失礼になってしまうため、漢字表記が会っているか、誤字脱字がないか送信前に見直しを行いましょう。

就活・転職面接の例文

件名:面接辞退のご連絡 山田太郎
本文:
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話にになっております。
〇月〇日〇時から面接のお時間をいただいておりました、(氏名)です。
大変申し訳ございませんが、この度一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
貴重な時間を割いて選考していただいたにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。
本来ならば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となったことも重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展、心よりお祈り申し上げます。
メール送信後、読まれているか気になる場合や、しばらく経っても返信がない場合は、電話を入れると良いでしょう。メールでの選考辞退について書かれたコラム「電話・メールでの選考辞退は、こちらの例文で完璧!」こちらをぜひ参考にしてください。

メールにおける締めの言葉

本文を記載したのち、文末には定型句を使います。辞退メールを送付の際は、下記3つの定型句をぜひ活用してみて下さい。
・末筆ながら、貴社のますますのご発展、心よりお祈り申し上げます
・最後になりましたが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます
・末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております

なお、面接を辞退するということは、一旦これ以上関係が続かないということになります。「今後ともお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」のように今後も関係が続く際に使用する締めの言葉は不適切であるため、注意すると良いでしょう。

署名に記載すべき内容

最後に、誰から送付したのかが明確となるよう署名を記載します。「これまでも担当していただいた人事担当だから大丈夫」と安心して署名がないままメールを送付してしまうのはマナー違反です。なぜなら、人事担当は他の採用候補者あるいは別業務における関係者とも頻繁にやりとりをしていることが想定されるからです。署名は以下のテンプレートも参考にしてみてください。

---------------
〇〇 〇〇(氏名)
〒■■■-■■■■
〇〇県〇〇市〇〇(住所)
電話番号 XXX-XXX-XXX
メール  〇〇@〇〇.〇〇
---------------

メールは基本的に署名設定をすることが可能ですので、事前に設定をしておくことをおすすめします。

面接辞退の理由を聞かれたとき

企業によっては、「差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせいただけますか?」と尋ねられるかもしれません。万が一聞かれた場合には、ごまかさず、正直に話しましょう。「他社で内定を頂きまして、考えた結果そちらへ入社することに決めました」など、素直に伝えるようにします。真摯な態度で連絡すれば、トラブルに発展することは少ないでしょう。ここでは、辞退の理由の答え方を解説します。

基本は一身上の都合で大丈夫

先方から詳しい理由を聞かれない限り、基本的に「一身上の都合」で問題ありません。また「一身上の都合で」と答えておけば、採用担当者がそれ以上詳しく聞いてくることもあまりないでしょう。特に辞退の理由が「モチベーションが下がった」「他の企業に目移りしてしまった」などの場合は、ダイレクトに伝えず、「一身上の都合で辞退させて頂きます」とした方が穏便に済みます。

他社から内定をもらっている場合や選考辞退をしたい場合

「第一希望の企業から内定をもらったので、選考辞退をしたい」といった場合は、「他社から内定を頂き、その企業でお世話になることにいたしました」と伝えれば大丈夫です。ただし、第一志望などのダイレクトな単語を入れるのは控えましょう。

企業風土とのミスマッチを感じている場合

企業風土との対してミスマッチを感じている場合は、「当初考えた貴社のイメージとの乖離が大きく、貴社のお力になれないと判断したため、面接を辞退させていただきます」と伝えれば、それ以上追求されるようなことはありません。

自身のスキルとのミスマッチを感じている場合

業務の適性がないと判断して辞退する場合は、「自分の能力を考えた結果、御社に貢献していくことが難しいと判断したため、面接を辞退させていただきます」と簡潔に伝えるのおすすめ。
企業理解を進めるに連れて、想定される業務内容のイメージもより具体化していくことでしょう。場合によっては、自身のスキルとのミスマッチを感じることも考えられます。業務においてスキルがマッチしていないとなると、自分自身はもちろんのこと、企業にもネガティブな影響を与えることになり、誰も得をしません。向いていないと感じたことを素直に伝えましょう。

家庭の事情や体調不良で面接に行けなくなった場合

家庭の事情や体調不良で面接に行けなくなった場合は、「家庭の事情により、〇〇日の面接を辞退させて頂きます。ご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした」と伝えれば問題ありません。誠実に対応すれば、別日を設けてくれるかもしれません。

「このメールで本当に失礼にならないかな?」「面接辞退の連絡を入れるのが気まずい」そんな方は、エージェントの力を借りてみませんか?ハタラクティブでは、書類の書き方から面接でのマナーまで、就職・転職活動における大切なマナーの指導を行っています。疑問や就活での相談も受け付けているので、就活で困ったことがある方は、いつでもお気軽にご相談ください。面接に関するお悩みや就職に関するお悩みは、ハタラクティブにお任せを!

面接辞退に関するよくある質問

面接辞退に関するよくある質問と、その答えを紹介します。各企業によって、あるいは面接段階によって企業側の対応は異なりますが、事前にいくつかのケースを想定しておくと良いでしょう。

人事担当に電話がつながらなかった場合は?

面接辞退の旨を伝言していただくよう、電話口の担当者へお伝えするのが良いでしょう。加えて、メールにて同様に面接辞退の旨を連絡するとなお良いです。メールを送信する時間帯は営業時間内にすること。そのほか気をつけた点や例文については、このコラムの「メールで面接を辞退する際のマナー」で解説しています。

再度考え直すよう引き止められた場合は?

気持ちが固まっているなら面接を受ける必要はありません。しかし、やはり面接を受けてもらいたいのですが」などと引き止められた場合、なかなか面接を辞退するのは難しいかもしれません。もし企業側の期待も高いようであれば、一度面接に望んでみたのち、その後について再度検討するのも選択肢の1つです。「やっぱり面接を断りたい…角を立てない断り方とは」では相手に失礼のない辞退の方法を紹介しています。詳しく知りたい方はこちらも合わせてご覧ください。

面接辞退メールへの企業からの返信にはどう対応すべき?

企業側が面接辞退を承知した旨が記載されていたのであれば、基本的に再度返信をする必要はありません。もし、より詳細な辞退理由を聞かれた際には、誠意を持って具体的に辞退理由を記載すると良いでしょう。メールでのやりとりが複数回に及ぶ際のマナーについては、「面接のメールの2回目に返信する内容は?例文も合わせてご紹介!」のコラムをご参考ください。

辞退の理由は伝えるべき?

あえてこちらから伝える必要はありません。もし相手から聞かれた場合には、辞退を決めた理由を正直に伝えればOK。角の立たない伝え方のポイントをこのコラムの「面接辞退の理由を聞かれたとき」にまとめましたので、合わせてご覧ください。面接辞退や日程調整にお困りの方は、就職エージェントのハタラクティブまでご相談を。相手企業との連絡はアドバイザーが担当しますので、気負わずに就活を進められます。

▼ ご相談はこちらから ▼

登録はこちらから

これまでに就職したことはありますか?※派遣・アルバイトは除く

  • はい

  • いいえ

おすすめ記事

RECOMMEND

みんなの就職エピソード

  • 周囲との格差に劣等感を抱き、正社員就職に挑戦した3ヶ月
    周囲との格差に劣等感を抱き、正社員就職に挑戦した3ヶ月

    就職前

    スポーツジム フロントスタッフ アルバイト

    就職後

    住宅機器等の製造・販売会社 営業

    詳細見る
  • “このままじゃダメだ”。5年のホスト生活を経て決めた営業への就職
    “このままじゃダメだ”。5年のホスト生活を経て決めた営業への就職

    就職前

    ホストクラブ ホスト

    就職後

    通信回線販売取次店 営業

    詳細見る

体験談 一覧

関連記事

  • arrow
  • youtubeIcn

© 2013-2021 Leverages Co., Ltd.

特集

COLLECTION