面接を辞退したい!連絡手段は電話?それともメール?

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【このページのまとめ】

  • ・面接の辞退は可能だが、本来は避けるべきことなので、連絡する際は失礼のないよう努めるべき
    ・連絡方法は、基本的には電話が望ましいが、面接日までの日数にゆとりがある場合にはメールでも可
    ・面接辞退の理由を詳細に伝える必要はないが、聞かれた際には、「他社で内定をもらった」など正直に伝える

就活する際、複数の企業に応募することは珍しいことではありません。中には、「志望度の高い企業から内定をもらった」「思っていた雰囲気と違うかも」などの理由で、面接を辞退することも出てくるでしょう。
そもそも自分から応募したのに辞退することはできるのか、辞退する際のマナーなどについてまとめてみました。ぜひ参考にしてみてください。

◆面接は辞退できる?

結論からいいますと、面接の辞退は可能です。しかし、自分から応募した身であるため、失礼になるという事実は変わりません。できれば辞退しないに越したことはないですが、せざるを得ない場合は、マナーを守って行いましょう。
いうまでもありませんが、無断キャンセルはご法度です。人としてモラルに欠ける行動は避け、迷惑を最小限に留めるためにも早めに連絡するようにしましょう。

連絡手段ですが、電話ですべきなのか、メールですべきなのか迷われると思います。基本的には、直接自身の声で伝えられる電話のほうが丁寧な印象のため望ましいでしょう。
ただし、面接日まで日にちに余裕がある場合にはメールでも大丈夫だといわれています。そのため、面接日の前日に辞退するなど、直近の場合には電話で、日数にゆとりがある場合にはメールで行うようにしても良いでしょう。
次項では、電話とメール、それぞれの連絡方法についてご紹介します。

◆電話での辞退の仕方

電話で辞退の連絡を行う方法について見ていきましょう。

【注意点】

・電話をかける際は、朝礼後、昼休み、終業後の時間帯は避ける
・静かな場所で電話をかける

【伝えるべき内容】

・氏名
・面接予定日
・面接辞退の旨
・謝罪

【例文】

「お忙しいところ失礼いたします。私、山田太郎と申します。面接の件でご連絡いたしました。恐れ入りますが、人事部の◯◯様をお願いできますでしょうか?
(担当者に繋がったら)
お忙しいところ失礼いたします。私、山田太郎と申します。◯月◯日の◯時に面接の時間をいただきありがとうございます。大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく思いご連絡させていただきました。
貴重な機会をいただいたのにもかかわらず、このようなお返事となって申し訳ございません。
どうぞよろしくおねがいします。」
(相手が電話を切ったことを確認して切る)

◆メールでの辞退の仕方

メールで辞退の連絡を行う方法について見ていきましょう。

【注意点】

・メールを送信する時間帯は、営業時間内が望ましい
・件名は内容がひと目で分かるように簡潔に記入

【伝えるべき内容】

・氏名
・誰宛なのか
・面接辞退の旨
・謝罪
・メールで連絡したことへの謝罪

【例文】

件名:面接辞退のご連絡 山田太郎
本文:
株式会社◯◯ 
人事部 ◯◯様

お世話にになっております。
◯月◯日◯時から面接のお時間をいただいておりました、山田太郎です。
大変申し訳ございませんが、この度一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。

貴重な時間を割いて選考していただいたにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。
何卒ご了承くださいますよう、よろしくお願いいたします。
本来ならば直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡となったことも重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展、心よりお祈り申し上げます。


メール送信後、読まれているか気になる場合や、しばらく経っても返信がない場合は、電話を入れると良いでしょう。

◆辞退の理由を聞かれたとき

企業によっては、「差し支えなければ、辞退の理由をお聞かせいただけますか?」と尋ねられるかもしれません。基本的には、例文のとおり、聞かれない限りは「一身上の都合で」という理由で大丈夫です。
万が一聞かれた場合には、変に濁したりごまかしたりはせず、正直に話しましょう。「他社で内定を頂きまして、考えた結果そちらへ入社することに決めました」など、素直に伝えるようにします。
真摯な態度で連絡すれば、トラブルに発展することは少ないでしょう。

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