電話対応は苦手？確認しておきたい社会人のマナー

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公開日：2018/07/06

【このページのまとめ】

・応募企業に電話をかけるときは、筆記用具やスケジュール帳、企業の資料などを用意しておく
・相手の声が聞き取れなかったり、電話が切れてしまったりすることを避けるため、電波状況のいい静かな場所を選ぶ
・企業に電話をかける際は、名前を告げ、相手を呼び出してもらい、選考を受けたい旨を伝える
・応募可能な場合は、面接日時や持ち物などに間違いがないか復唱し、お礼を伝えて、相手が電話を切ったことを確認してから切る
・担当者不在の場合や、相手からかかってきた電話に対応できない場合は、再度こちらから電話することを伝え、相手が不在がちな場合は都合のいい時間を教えてもらう

社会人として身につけておきたい電話対応のマナー。社会人経験を積んでから行う転職活動では、電話でのやりとりがきちんとしていないと、印象が悪くなってしまう可能性もあります。
このコラムでは、企業に電話をかける際の注意点などをご紹介。電話対応に不安がある方は参考にしてください。

◆電話をかける前の準備と心構え
◆電話を掛ける際の基本の流れ
◆こんな時はどうすればいい？

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◆電話をかける前の準備と心構え

転職活動で応募企業に電話をかける際、相手は忙しい中で電話を受けているかもしれません。できるだけスムーズに話を進められるよう、必ず準備をしておきましょう。

【準備しておくもの】

・筆記用具
面接日程や、相手の話を書き留めるために必要です。
簡単な内容なら覚えられると思っていても、応募企業との電話で緊張していると、普段できることができなくなるのはよくあること。あとで困らないためにも、どんな些細なことでもメモを取ることを心がけましょう。

・スケジュール帳
自分の予定をすぐに確認できるよう、スケジュールが分かるものを必ず手元に置いておきます。

・企業の資料など
応募企業について書いてある資料や、求人広告、また、相手に聞きたいことをまとめたメモなども準備しておきましょう。

【場所選びも大切】

電話をかける場所もとても重要なポイントです。
大きな音のする場所でかけると、お互いの声が聞こえづらくなります。また、電波の状態が悪い場所では、電話が途中で切れてしまう可能性も。
電話をかける祭は、静かな電波状況のいい場所を選びましょう。

【避けるべき時間】

始業直後や終業前の時間は、相手がバタバタしている忙しい時間であることが予想できるため、電話をかけるのは避けたほうが無難です。また、昼休憩中などの席を外している時間も避けましょう。

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◆電話を掛ける際の基本の流れ

企業に電話をかける際の流れを確認しましょう。

1．名前を告げる

「お忙しいところ失礼致します。わたくし、〇〇の求人を拝見しました△△と申します。」

2．相手を呼び出してもらう

「〇〇部の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」
このとき、担当者の名前が分からなければ「採用ご担当者様」と伝えましょう。

３．相手が出たら要件を伝える

採用担当者が電話に出たら、再度自分の名前を告げ、選考を受けることが可能かどうか確認します。

4．内容の確認

求人への応募が可能だった場合、面接日程や持ち物などを伝えられることもあります。日付や時間などは必ず復唱し、間違いがないか確認しましょう。

5．お礼を述べる

「本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。」
通常、電話を受けた相手が先に切るのがマナーです。相手が切ったのを確認してから電話を切りましょう。

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◆こんな時はどうすればいい？

前項では電話のかけ方の流れをご紹介しましたが、自分のかけた時間に都合よくつながるとは限りません。
また、相手からの電話を受けられないこともあるでしょう。失礼にならないよう、状況別の対応方法を確認しましょう。

【担当者が不在だったら】

もしも取り次ぎをお願いした相手が不在だった場合、相手に折り返しをお願いするのは、あまり印象が良くありません。こちらから再度電話をかける旨を伝えましょう。
また、相手が多忙で不在がちな場合は、電話がつながりやすい時間帯を聞いて、その時間に再度電話するようにします。

【担当者から留守番電話が入っていた】

残っているメッセージを確認し、折り返しが必要な場合は、相手に留守番電話のメッセージを確認して連絡したことを伝えましょう。

【電話対応できない時に掛かってきたら】

電話で話す時間がない時にかかってきてしまった場合は、その旨を相手に伝え、自分から折り返しの連絡をするという対応でいいか確認します。
相手が不在だったときの対応と同じく、相手の都合のいい時間を聞いておくと、折り返し連絡の際にスムーズです。

このコラムでは、転職活動時の電話対応のマナーについてまとめました。
応募企業との電話のやりとりは緊張しますし、仕事を続けながらの転職活動では、なかなか連絡がつかないということも多いのではないでしょうか。
企業とのやり取りに不安がある方は、ハタラクティブにご相談ください。
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