電話?メール?面接辞退のマナーとポイント

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【このページのまとめ】

  • ・面接辞退の連絡はメールでも良いが、面接日前日以降に辞退する場合は必ず電話で連絡する
  • ・メールは分かりやすく丁寧にまとめ、応募先企業の営業時間内に送ろう
  • ・電話をする場合は、時間帯に注意し、電波状態が良く静かな場所で連絡しよう

採用面接を辞退するとき、断りの連絡を入れるのはできれば避けたいもの。相手に失礼にならないように断るには、どうすれば良いのでしょうか。 
このコラムでは、メールで辞退する方法と、電話で辞退する方法を併せてご紹介します。

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面接辞退はメール?電話?

面接を辞退することは可能ですが、やはり印象の良いものではありません。しかし、それ以上選考に進む気持ちがなければ、なるべく早く連絡することが大切です。
また、一度辞退してしまうと、その企業の選考に再び参加することができないため、本当に面接を辞退しても良いのかしっかり考えてから連絡しましょう。

面接辞退の連絡は、面接日まで日にちがあればメールでも構いません。メールであれば「辞退する」ということが証拠として残るというメリットもあります。
しかし、面接日の前日や当日に辞退する場合は、人事担当者がメールをすぐに確認できない可能性があるため、必ず電話で行いましょう。
ほかにも、メールをした上で電話をするのもおすすめです。特に、「人事担当者の対応が丁寧だったから直接伝えたい」「メールで気持ちが伝わるか心配」という人は、メールを送った後に電話でフォローすることで、より誠実な印象を与えられます。
いくら連絡することに気が引けても、無断欠席だけは絶対に避けましょう。企業側は、面接のためにスケジュールを調整したり、会場の準備をしたりしています。
今後関わることがないからといっていい加減な対応をせず、最後までマナーを守り、誠意を持って行動しましょう。

メールでの辞退の仕方

辞退の理由は、「一身上の都合」や「諸般の事情」で構いません。もし、詳しい理由について聞かれた場合でも、採用活動の参考にするために聞いているので、嘘の理由ではなく、答えられる範囲で正直に伝えましょう。
また、メールを送る時間帯にも注意が必要です。早朝や深夜は避け、応募先企業の営業時間内に送るのが良いでしょう。

面接辞退のメールは、ひと目で内容が分かる件名にします。簡潔にまとめることも大切ですが、人事担当者の目につくように名前も記入しておくのがおすすめです。
本文では、書類選考通過や面接設定の連絡に対するお礼と、辞退する面接の日時、辞退する理由を書きます。文末は、メールでの連絡になったことの謝罪と、今後の発展を祈る言葉で締めましょう。
以下の例文を参考に、面接辞退のメールを作成してみてください。

面接辞退メールの例文

件名:面接辞退のご連絡(氏名)
本文:
株式会社○○
人事部 採用担当 ○○様

お世話になっております。(氏名)です。
先日は、○次面接のご連絡をいただき、ありがとうございました。

○月○日(○)○時に面接のお約束をしていましたが、一身上の都合により、
選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

ご理解のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
本来であれば直接お詫びすべきところですが、
メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

(署名)

電話での辞退の仕方

電話で辞退する旨を伝える場合は、時間帯に注意して連絡しましょう。忙しいことが多い始業直後、昼休み前後は避けたほうが無難です。
不在の場合は、電話に出た方に伝言を頼みます。自分の名前と「面接を辞退する」旨を伝え、時間をあらためて再度電話をかけるのが丁寧です。
また、携帯で連絡する場合は、電波状態が良く、騒がしくない場所でかけましょう。

電話での伝え方

お忙しいところ失礼いたします。採用面接の件でお電話いたしました○○と申します。
お手数ですが、人事部の○○様をお願いできますでしょうか。

お世話になっております。○月○日○時より面接のお約束をしております(氏名)です。
お忙しい所申し訳ございません。ただ今お時間よろしいでしょうか?

先日は、面接のご案内をいただきありがとうございました。
大変申し訳ないのですが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくお電話いたしました。
貴重なお時間を割いて面接していただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい申し訳ございません。
では失礼いたします。

面接辞退の電話をかけるときは、上記を参考にしてみてください。忘れてはいけないのは、面接の案内に対する感謝を述べることと、辞退する旨を謝罪することです。
名乗る際に面接の日程を一緒に告げると、採用担当者にも誰からの電話か伝わりやすいのでおすすめです。

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