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メール?電話?マナーを押さえた面接を断る方法

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【このページのまとめ】

  • ・面接を辞退すると決めたら早めに連絡しよう
    ・当日のキャンセルは避け、無断欠席はしてはいけない
    ・辞退の連絡は、直前であれば電話で伝えよう
    ・辞退の理由は基本的には「一身上の都合」で良い
    ・メールの場合、辞退する理由や謝罪の意を述べるなど、マナーを押さえて書こう

面接の日程が決まった後、都合が悪くなった、他に志望している企業の内定が出た、などの理由で「面接を断りたい」というケースもあるでしょう。
こちらのコラムでは、マナーを押さえた面接の辞退の仕方を解説しています。

◆面接辞退のマナー

面接を断る場合、「連絡はどのようにしたら良いのか」「理由はどう伝えたら良いのか」と悩む人は多いでしょう。
採用担当者は、通常業務とのスケジュール調整や、応募書類を読み直すなど、時間を割いて面接の準備をしています。
辞退すると決めたら、可能な限り早めに連絡しましょう。また、当日のキャンセルは避けるのが社会人としてのマナーです。
無断欠席は、突然の事故や怪我など、よほどの理由がない限りしてはいけません。
それらの行為をしてしまうと、「常識がない」「誠意がない」というイメージがつくでしょう。新卒者であれば、大学の印象を悪くしてしまう可能性も。

面接辞退の連絡は、直前であれば電話をしましょう。
メールだと採用担当者が確認しないまま、面接当日を迎えてしまう可能性があります。
電話は企業の営業時間内にかけるのがマナーです。また、時間外だと留守番電話に繋がる可能性があり、スムーズにメッセージを残せないことも。
一方、選考中の辞退や面接まで日にちが空いている場合はメールで良いでしょう。メールを送るメリットは、「担当者の手間を取らせず確実に伝えられる」「内容を文章として残すことができる」などが挙げられます。
数日経っても返信がこない場合は、一度電話で確認しましょう。

◆辞退の理由はどうする?

面接辞退の理由をどのように伝えれば良いのか、悩むところでしょう。
基本的には詳しく話す必要はなく、「一身上の都合」で問題ありません。
しかし、電話などで断った時に、理由を聞かれるケースも考えられます。「失礼にあたるかも」と曖昧な態度を取ると、担当者も反応に困ってしまいます。
そのような場合は、「他社の内定が出たので、慎重に考えた末、そちらへの入社を決めました」などと説明しましょう。
正直に答えても良いですが、「もともと第二志望だったので」など、相手を不快にさせるような回答は避け、謝罪の気持ちと誠意を持って伝えることが重要です。

◆辞退をお願いするメールの書き方

この項目では、書き方のコツと例文をご紹介します。

【件名】

「辞退の連絡」「面接の件」といった言葉では分かりづらく、ひと目で内容が判断できるように書くことがポイントです。
最後に氏名や大学名などを入れておくと、誰からのメールなのか分かりやすくなるでしょう。

【本文】

宛名は、会社名、部署名、担当者名の順に、正式名称で記載しましょう。そのあとに自分の大学名や学部、氏名を書きます。
続けて、面接の日時と辞退すること、理由、辞退することへの謝罪を記載しましょう。最後に、メールでの連絡になったことへのお詫びや、文末の定型句を書きます。

【例文】

(件名)
面接辞退のご連絡【○○大学 △△ 太郎】

(本文)
□□株式会社
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学□□学部の△△ 太郎です。

○月○日11時より、貴社の△次面接にお伺いするお約束をしておりましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を致しました。

お忙しいところ貴重なお時間を割いていただきましたのに、誠に申し訳ございません。

身勝手なお願いになり恐縮ですが、何卒ご理解のほど宜しくお願い申し上げます。

直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になってしまいまして、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

○○大学□□学部
△△太郎
住所:
電話:
Email:

面接辞退のメールの書き方を解説しましたが、就活中のマナーを学ぶには、就職エージェントに相談してみるのも1つの方法です。
ハタラクティブでは、プロの就活アドバイザーが一人ひとりの悩みをヒアリング。
履歴書作成のフォローや面接対策など、幅広くサポートしています。
ぜひお気軽にご相談ください。

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