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転職で覚えておきたいマナー…面接辞退のポイント

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【このページのまとめ】

  • ・転職活動中の面接の辞退はよくあるため深刻になりすぎなくても良い
    ・企業側にできるだけ迷惑をかけないよう無断辞退は避け、辞退を決断したらすぐに採用担当者に連絡しよう
    ・辞退する際に詳しい理由は不要だが、聞かれたら誠実に答えよう
    ・辞退の際はメールより電話が良いが、電話してからメールでフォローするとさらに良い
    ・電話する際は営業時間内に相手の都合を考えて連絡しよう

転職活動中、複数の企業を対象に同時進行で進めると面接の日程などが重なるため、何社かは面接辞退を申し出ることが必要になってくるでしょう。
あるいは転職を取りやめ、今いる会社に残った方が良いという決断をする場合もあるかもしれません。
面接をキャンセルすること自体は問題ありませんが、伝え方には一定のマナーが求められます。
転職活動の面接を辞退する際、気をつけるべきポイントとは何でしょうか?このコラムを読んで、一緒に学んでいきましょう。

◆面接の辞退はマナーを守ろう

採用側にとって、選考過程での辞退はよくあることとして認識されています。したがって、辞退を必要以上に深刻に捉える必要はありません。
ただし一度面接を断ってしまうと後から「やっぱり面接してもらいたい」と思っても選考には参加できないため、本当に辞退したいのかを自分自身に何度も問いかけ、決断するのが大切だといえるでしょう。

採用側は書類選考をし、面接の時間まで設定済みの場合もあるでしょう。あなたの辞退によって採用を最初からやり直すことになり、採用担当者のスケジュールを再調整する必要も出てきます。
このように、面接予定が変更になると、応募先企業にある程度の手間をかけるのは避けられません。誠実な気持ちで謝罪をし、辞退する旨をできるだけ早く伝えるようにしましょう。

◆面接を辞退するときのポイント

辞退を伝える際は、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。大切な点を以下にまとめたのでご参考ください。

【決断したらすぐに連絡】

面接を辞退する気持ちが定まったら、すぐに先方に伝えるようにしましょう。
特に面接日時がすでに確定しているときは、採用担当者や面接官の時間を無駄にしてしまうことになります。言いづらい気持ちはわかりますが、実際に負担がかかるのは企業側です。できるだけ迷惑をかけないように、先延ばしすることは避けましょう。

【「連絡なし」はご法度】

「どうせ断るのだから連絡しないでおこう…」と無断で面接を辞退するのは社会人としてマナー違反です。
言いにくいことを説明する義務もビジネスシーンでは生じます。嫌なことから逃げずにしっかりと辞退する旨を伝えましょう。

【詳しい辞退理由は省いてOK】

辞退の際には詳しい理由を自分から伝える必要はありません。「一身上の都合で辞退させていただきます」と伝えるのが基本です。
ただし、応募先企業から理由を求められる場合もあります。その際は、適当にごまかしてしまうのでなく誠実に伝えましょう。
「別の企業から先に内定をもらった」「一次面接で知り得た業務内容と自分の希望との間に隔たりがある」など簡潔にまとめておくと良いでしょう。

◆連絡するときのポイント

連絡するのには、電話とメールの2つの手段があります。
一般的に確実に伝えられる電話連絡の方が望ましいとされていますが、電話連絡後に改めてメールを送付するとより丁寧な印象を残せるでしょう。
電話の場合は営業時間に行うのが基本ですが、始業開始後や昼休み前後、退社前の時間帯は迷惑になるので避けるようにします。
例文を以下に記しますので、参考にしてください。

【電話の場合】

◯月◯日に書類選考通過の連絡をいただいた◯◯と申します。その節はお世話になり、ありがとうございました。
大変恐縮ですが、一身上の都合により、◯月◯日◯時からの面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、申し訳ありません。

「なぜ、辞退されるのか理由をお聞かせください」

他社から内定をいただき、よく考えた結果、そちらの会社の方に入社することを決めました。
せっかくの機会をいただいたにもかかわらず、誠に申し訳ありません。

【メールの場合】

株式会社◯◯
人事部 採用担当 ◯◯様

◯月◯日に書類選考通過の連絡をいただいた(氏名:◯◯◯◯)です。
その節は誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。
他社より内定をいただき、熟考した結果、そちらの会社に入社する意志を固めた次第です。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展をお祈り申し上げます。

氏名:◯◯◯◯
住所:東京都◯◯市1-2-3
電話:123-456-7890
Email:◯◯◯◯@~

転職活動中は電話やメールの連絡1つをとっても大変な労力がかかるもの。転職エージェントが間に入ってくれることで、面接辞退を心配する必要が無くなるため、一度相談してみてはいかがでしょうか。
ハタラクティブは、20代を中心に若年層の就活サポートを行っています。プロのアドバイザーがマンツーマンで相談に乗るので、安心して転職活動を進められます。書類作成や面接対策などもどうぞおまかせください。
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