メールでもいいの?失礼にならない面接辞退の仕方

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【このページのまとめ】

  • ・面接を辞退する際は、早い段階での連絡、ドタキャンをしないなどのマナーを念頭に置こう

    ・電話での連絡は、時間帯やかける場所の電波状況に配慮する

    ・メールでの連絡は、わかりやすい件名や丁寧な謝罪などを心がける

    ・辞退の理由は説明しなくてもOK。もし聞かれたら正直に答えていい

他社から内定を貰ったなどの事情で、控えていた他の企業の面接を辞退しなければならない際は、どうしたら良いでしょうか?
面接の辞退は、マナーを守って迅速に連絡することを心がければ、さほど問題はありません。
辞退の連絡をする際のマナーを本コラムで解説します。

◆面接辞退の心がまえ

何らかの事情で企業の面接の辞退を決意したら、どのような対処を取るべきでしょう。
気が引けてしまうかもしれませんが、マナーを守っていれば面接の辞退はさほど問題ありません。
辞退をする際は、下記の項目を念頭に置きましょう。

・辞退を決めたらなるべく早く伝える
面接を辞退することを決意したら、企業にかける迷惑を最小限に抑えるためにも、できるだけ早く企業に伝えましょう。

・バックレやドタキャンはしない
面接辞退が言いづらくても、連絡なしのキャンセルは避けましょう。
連絡がないことを心配した採用担当者が直接連絡をしてくるか、最悪の場合大学にクレームが入る可能性があります。
その場合、大学の名前に傷がついて他の企業を受ける際に不利になるばかりか、その影響が後輩にも及んでしかうかもしれません。
また、たとえ連絡をしたとしても、当日のドタキャンは絶対にやめましょう。
これから社会人になるという自覚を持ち、必ず早い段階の連絡を心がけてください。

・連絡はメールでも電話でも良い
就職活動において、キャンセルやお詫びは電話や手紙と言われることもあるようですが、内定辞退ではないので、連絡手段はメールでも電話でも支障はありません。
「言った・言わない」のトラブルを避ける意味でも、形跡が残るメールでの連絡が良いかもしれません。
もし心配ならば、メールをした後に電話で連絡をすれば、印象も丁寧で、用件も漏れなく伝わるでしょう。

・複数企業の面接日がかぶってしまった場合
面接日が複数の企業で重なってしまった場合は、辞退するよりも日程の調整を優先して考えたほうがいいでしょう。
一度辞退した企業は、もしまた受けたいと思うことがあっても受けられなくなってしまいます。
まずは各企業に面接の日程を変更してもらえないか相談してみましょう。

企業側も多くの求職者を見ているため、面接の辞退は珍しいことではありません。
そのため、必要以上に身構えず落ち着いて事実を述べましょう。
マナーを守って誠実に対応をすれば、反感を買わずに理解してもらえるでしょう。


◆辞退するときの注意

面接辞退のメールや電話は、企業の営業時間内に済ませましょう。
下記に、適切な時間帯や注意点をまとめています。

【電話】

・始業時間、終業時間の前後や昼休みは避ける
始業時間と終業時間の前後のような、忙しい時間帯は避けましょう。
また、昼休みのような休憩時間や、就業時間後の帰宅している可能性がある時間帯も、採用担当者や周囲の迷惑になります。
電話をかけるのは、始業時間や昼休み明けのおよそ1~2時間後くらいを目安にするといいでしょう。

・騒がしい場所や電波が悪い場所は避ける
企業に面接辞退の電話をかける場合は、場所にも気をつけましょう。
携帯電話からの連絡になる場合は、会話が途切れてしまうおそれがある電波状況の悪い場所や、音声が聞き取りにくくなるような騒がしい場所は避けるのが望ましいです。

【メール】

・わかりやすい件名にする
就職活動の時期は、企業も多くのメールを受信しています。
その中に埋もれてしまわないよう、メールを送る際はひと目で用件が伝わるようなわかりやすい件名にするのがベストです。
たとえば、件名を「面接辞退のご連絡(学校名・氏名)」としておけば、メールを受信した採用担当者もすぐに確認できるでしょう。

・謝罪の文章を書く前に、辞退の旨を伝える
面接辞退を伝えるとなると、先に謝罪をしたくなるかもしれませんが、その前に辞退の旨から伝えましょう。
面接の自己PRなどの際もそうですが、最初に結論から述べたほうが相手に用件が伝わりやすくなります。

・辞退の理由は書かなくて良い
面接辞退の理由は、「一身上の都合により」「諸般の都合により」など記載し、詳しく書かなくても特に問題はありません。

・丁寧にお詫びする
面接の選考は、企業側も時間を割いて行っています。
そのことを念頭に置き、お詫びの文章は丁寧なものに仕上げましょう。
謝罪もただ「申し訳ございません」ではなく、「何卒ご容赦頂きたく…」といった言い回しにすると良いかもしれません。

◆辞退メールの書き方例

面接辞退を申し出る際のメールの書き方を、例文として挙げています。
ご参照ください。

【例文】

件名:面接辞退のご連絡(学校名・氏名)

宛先:
株式会社●●● ●●部
□□□様
(社名は(株)などの略称は避け、正式名称で書きましょう)

本文:
お世話になっております。
☓☓☓大学☓☓学科☓年の○○○と申します。
先日は2次選考のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
☓月☓日☓時より面接のお時間を頂戴してましたが、諸般の事情により今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。
選考にお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
何卒ご了承頂きたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名:
自分の氏名
〒△△△-△△△△
△△県△△市△△△
TEL: 090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
E-mail: xxxx@xxx.co.jp


◆電話での断り方

電話で面接の辞退を申し出る場合は、下記の例をご参照ください。

【例文】

お忙しいところ失礼致します。
私、☓月☓日☓時に2次面接のお約束を頂いておりました、○○○と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか。
誠に身勝手ではございますが、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
せっかく選考にお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございませんでした。
それでは失礼致します。


◆辞退の理由を聞かれたら?

辞退の連絡をする際に、理由は聞かれない限り詳しく説明する必要はありません。
面接辞退も想定している企業が多いため、基本的に理由の説明を求められることもあまりないでしょう。
もし辞退の理由を聞かれた場合は、正直に答えるのが無難です。

たとえば、他社の内定が決まった場合や、面接で実際に話を聞いて業務内容などに食い違いを感じた場合でも、礼儀やマナーを守っていれば問題ありません。
印象を下げてしまう恐れがあるため、嘘をつくのは避けたほうがいいでしょう。


選考を辞退する場合の対応について解説しましたが、いかがでしたか?
面接や内定の辞退は、企業側もある程度想定しているため、マナーを守れば問題ないでしょう。
しかし、そうとはわかっていてもやはり気が引けてしまう部分もあるかもしれません。

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