面接辞退をメールで送るのは失礼?マナーを押さえた連絡方法と伝え方

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この記事のまとめ

  • 面接辞退をメールで行っても、特に大きな問題はない
  • 面接辞退をメールでする際は、早い段階での連絡を心がける
  • 面接辞退をメールでする場合は、わかりやすい件名や丁寧な謝罪などで誠意を示す
  • 当日のキャンセルになる場合は必ず電話で連絡する
  • 辞退の理由は説明しなくてもよく、もし聞かれたら正直に答えていい

「面接辞退をメールで行うのは失礼にあたる?」と悩む方もいるのではないでしょうか。就活中は、他社から内定をもらった、企業とのミスマッチを感じたなどの事情から面接を辞退することもあるでしょう。しかし、マナーを守って迅速に連絡することを意識すれば、メールで行ってもさほど問題はありません。このコラムでは、面接辞退連絡のマナーや方法を解説。内容をきちんと確認し、相手に敬意を払える対応を心掛けてください。

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面接辞退の連絡はメールで良い?

就職活動で面接辞退をする場合、連絡手段はメールでも電話でも支障はありません。大切なのは、辞退を決意した時点でできる限り早く企業側に連絡することです。

メールのあとに電話でフォローを入れてもOK

メールのみの連絡が気になるなら、電話連絡も追加して謝罪と感謝を伝えましょう。メールは文章のみとなるので、気持ちが見えづらかったり、伝わらなかったりする場合があります。
また、面接辞退を電話でしようか迷っている方は「面接辞退の電話が繋がらないときはどうする?対処法やメールの文面もご紹介」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

面接を辞退するときのマナー

何らかの事情で企業の面接の辞退を決意したら、できる限り早く企業に伝えるのがマナー。無断キャンセルは大きな迷惑をかける行為です。辞退連絡をしづらいと考える方も多いようですが、マナーを守っていれば面接の辞退はさほど問題ありません。

辞退を決めたらなるべく早く伝える

面接を辞退することを決意したら、企業にかける迷惑を最小限に抑えるためにもできるだけ早く企業に伝えましょう。求職者が思っている以上に、選考には時間やコストが掛かっています。採用担当者や面接官は、通常業務の合間を縫って選考を行っているため、面接の時間も確保されているでしょう。早く分かれば、それだけ選考にかける時間を有効活用できるので、できる限り早めの連絡を心掛けてください。

バックレやドタキャンはしない

面接辞退が言いづらくても、連絡なしのキャンセルは避けましょう。連絡がないことを心配した採用担当者から直接連絡が来ることもあり、素直に辞退を伝えるより対応が大変になることもあります。また、前述したように選考には多大なコストがかかっていることを理解しましょう。辞退そのものは企業側もある程度予測しており、決して悪いことではありません。無断でキャンセルするのではなく、事前に辞退を伝えてください。

当日キャンセルは必ず電話をする

体調不良や予期せぬアクシデントで当日に面接を辞退することになったら、必ず電話で連絡をしてください。冒頭で面接辞退はメールでも良いと説明しましたが、当日辞退はその限りではありません。メールは相手のタイミングで確認できるため、採用担当者がメールチェックをしなければ辞退が伝わりません。確実に相手に伝わるよう、メールをしたうえで電話するのがおすすめです。

面接辞退メールを送る時間帯

面接辞退メールを送る時間帯は、応募先企業の営業時間内がベターです。営業時間外に送ってしまうとメールを確認するのが遅れてしまい、面接辞退の旨を知るのが後日になってしまう可能性があります。また、どうしても夜間等の営業時間外に送る場合は「夜分遅くに失礼します」とお詫びの言葉を添えましょう。

面接を辞退する理由

面接辞退という選択をする場合には、さまざまな理由が考えられます。ここでは、面接辞退を選択しなければならない代表的な理由を4つまとめました。

他社で内定が出た

就職活動を行う際には、1社のみでなく複数企業に対して応募をしている場合が多いはずです。複数の企業選考に応募をしていると、タイミングによっては面接前に他社から内定をもらうことも。内定をもらった企業の方が優先順位が高かったり、自分にマッチしていると感じたりしていると他の企業の面接は辞退することになるでしょう。

体調不良で面接に行けなくなった

面接当日に体調を崩すことも考えられます。その場合は、理由を伝えたうえで面接辞退をとることになるでしょう。数日で快復する見込みがあれば改めて日程調整が行われることもありますが、辞退を選ぶこともできます。

企業とのミスマッチを感じた

面接など選考が進むなかで企業への理解が深まり、ミスマッチを感じるときも面接を辞退する理由となります。内定後の辞退は企業に掛かる迷惑が大きくなるため、ミスマッチを感じたのであれば、早期の段階で辞退をしましょう。

家庭の事情により就職が難しくなった

家族の看病や引っ越しなど、家庭の事情が変化したことで就職が難しくなることも考えられます。なかには待ってくれる企業もあるようですが、状況が落ち着く見通しが立たなければ辞退となるでしょう。

複数企業の面接日がかぶってしまった

面接日が複数の企業で重なってしまった場合は、辞退するよりも日程の調整を優先して考えたほうがいいでしょう。一度辞退した企業は、もしまた受けたいと思うことがあっても受けられなくなってしまいます。まずは各企業に面接の日程を変更してもらえないか相談してみましょう。

面接辞退の理由は伝える?

面接を辞退する理由は積極的に伝える必要はありません。採用担当者に聞かれたら「ミスマッチを感じた」「他社から内定をもらった」など正直に伝えて問題ありませんが、聞かれない限りは「一身上の都合により」と慣例的な回答で良いでしょう。内定辞退の理由の伝え方を詳しく知りたい方は「内定辞退の理由を上手に伝える方法」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

メールで面接辞退を伝えるときの注意点と例文

メールで面接辞退を伝えるときは、分かりやすい件名を付けて見落とされないよう配慮しましょう。本文も簡素にまとめると、読みやすく伝わりやすい文面になります。

分かりやすい件名にする

「こんにちは」「お世話になっております」など用件が分からない件名は避けましょう。担当者は日々多くのメールを受信するため、迷惑メールと思われる件名にすると開かれずに削除される恐れがあります。「面接辞退の件(氏名)」など、件名だけで送信者と内容が分かるようにしてください。

謝罪の文章を書く前に辞退の旨を伝える

面接辞退を伝えるとなると、先に謝罪をしたくなるかもしれませんが、その前に辞退の旨から伝えましょう。面接の自己PRなどの際もそうですが、最初に結論から述べたほうが相手に用件が伝わりやすくなります。

丁寧にお詫びする

面接の選考は、企業側も時間を割いて行っています。そのことを念頭に置き、「お時間を割いていただいたにも関わらず…」などお詫びの文章は丁寧なものに仕上げましょう。なお、面接辞退のメールはビジネスメールが基礎になるため、「その敬語間違ってない?正しいビジネスメールのマナーとは」で基本を確認しておくのもおすすめです。

例文

件名:面接辞退のご連絡(氏名)

宛先:
株式会社●●● ●●部
□□□様
(社名は(株)などの略称は避け、正式名称で書きましょう)

本文:
お世話になっております。氏名と申します。
先日は2次選考のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
☓月☓日☓時より面接のお時間を頂戴しておりましたが、諸般の事情により今後の選考を辞退させて頂きたく存じます。
選考にお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
何卒ご了承頂きたくお願い申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名:
自分の氏名
〒△△△-△△△△
△△県△△市△△△
TEL: 090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
E-mail: xxxx@xxx.co.jp

電話で面接辞退を伝えるときの注意点と例文

電話で面接の辞退を申し出る場合は、連絡する時間と場所に注意しましょう。

始業終業の前後や昼休みは避ける

始業時間と終業時間の前後は忙しい可能性が高いため、電話連絡は避けましょう。また、昼休みのような休憩時間や就業時間後の帰宅している可能性がある時間帯も、採用担当者や周囲の迷惑になります。電話をかけるのは、始業時間や昼休み明けのおよそ1~2時間後がベターです。企業へ電話をかけても良い時間帯はいつ?知っておきたいマナーと注意点」のコラムで詳しく解説しています。

騒音や電波に注意する

企業に面接辞退の電話をかける場合は、場所にも気をつけましょう。特に外出先から携帯電話やスマートフォンで連絡をするなら、騒音や電波状況をチェック。思っている以上に相手に周囲の音は伝わります。車通りが多い場所や人が集まっている場所などは避け、お互いの声が聞こえやすい静かな場所を選びましょう。電波が悪いと途中で通話が途切れてしまうため、地下などは避けるのが安心です。

電話での面接辞退に関しては、「内定辞退の電話マナー!怖いと感じるのはなぜ?例文やメールの送り方も」のコラムで詳しく方法を紹介しています。電話が苦手という人も対処法や例文を紹介していますので参考にしてみてください。

例文

お忙しいところ失礼致します。
私、☓月☓日☓時に2次面接のお約束を頂いておりました、○○○と申します。
ただいまお時間よろしいでしょうか。
誠に身勝手ではございますが、諸般の事情により、今後の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
せっかく選考にお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなご連絡となってしまい、大変申し訳ございませんでした。
それでは失礼致します。

安易な面接辞退は避けよう

面接辞退の連絡をしてしまうと、「やっぱり選考を受けたい」と思っても再挑戦することは叶わなくなります。もし再度応募できたとしても、企業側は「一度辞退しているのになぜまた応募してきたのか」と不審に思い、選考をパスすることは難しいでしょう。面接の辞退を検討したら、すぐ連絡をするのではなく「なぜ辞退を考えているのか」「企業となにが合わないのか」「自分は就職でなにを叶えたいのか」など改めて考えてみてください。単に面接に行くのが面倒くさいといった理由で辞退してはいけません。もし家庭の事情などで参加が難しくなったなら、「面接当日に体調不良に!キャンセルや日程変更はどうすれば良い?」のコラムを参考に日程変更をお願いしましょう。

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面接辞退のメールに関するQ&A

最後に、面接辞退のメールに関する疑問や質問について、Q&A方式でかいけつしていきます。面接辞退をメールで行なおうとしている方は、ぜひ参考にしてください。

面接辞退をメールで行うのは失礼にあたる?

面接辞退をメールで行うのは、さほど大きな問題ではありません。大切なのは面接辞退を伝える方法ではなく、辞退が分かったタイミングで素早く伝えること。また、メールだけで不安な方は、メールを送ったあとに電話でフォローを入れると良いでしょう。

面接辞退メールの返信が来ないのですが…

面接辞退メールの返信が来ない場合は、再度メールを送るか、電話で確認の連絡をしてみましょう。採用担当者は日々多くのメールを確認しているため、見落としている可能性もあります。また、メールを見てくれているのか分からない状況では他社の選考にも集中できません。数日待っても連絡がないなら、再度問い合わせてみましょう。

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