面接を辞退したい…正しい伝え方とは？

就職・転職活動をしていると、希望する企業から内定をもらったり、面接日が他社と重なってしまったりして、面接の辞退をしなければならない場面もあるでしょう。

そんなときは、一体どんな方法で、どんな伝え方をするべきなのでしょうか。

先方に失礼なことをしないためにも、社会人としてのマナーを確認しておきましょう。

面接の辞退の仕方とは

面接の辞退を申し出るには、メールと電話の2つの方法があります。

それぞれの特徴や伝え方のポイントをまとめました。

面接の辞退をメールで伝える場合

メールで面接の辞退をすると、相手が都合の良いときに読めるほか、形に残るので「言った」「言わない」のトラブルが起こりにくいのがメリットです。

面接辞退の連絡を、メールのみ行うのは、今ではさほど珍しいものではありません。

礼儀やマナーに気を配れば、非常識だとは思われないでしょう。

メールの本文には、下記の具体例のように面接を辞退する旨を明記し、お詫びの気持ちと、選考のために時間を割いていただいたことに対するお礼を書きます。

メールで面接を辞退するときの文章例

件名:面接辞退のお願い（氏名〇〇）

〇〇株式会社

採用担当〇〇様

お世話になっております。

◯月◯日に面接にうかがうことになっていた〇〇と申します。

一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

私のために時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ありません。

また、本来直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になり、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

(署名〇〇)

このように、シンプルに伝えたいことを書くようにしましょう。

辞退の理由については詳しく書く必要はありませんが、もし聞かれた場合には「他社様に内定をいただいたため」と正直に答えても問題はないでしょう。

面接の辞退を電話で伝える場合

どうしても自分の口から直接伝えたいという人は電話を使いましょう。

電話をかける際には、相手先の手をわずらわせないよう、時間に配慮する必要があります。

始業してすぐは打ち合わせがあったり、1日の業務の準備をしていたり、何かとバタバタしていることも多いため、避けたほうが無難かもしれません。

また、携帯電話から連絡する際には静かで電波が安定している場所を選びましょう。

相手が電話に出たら、まず「今お時間よろしいですか」と相手の都合を確認してから本題を切り出します。

メールと同様、内定辞退することへのお詫びとそれまでのお礼を簡潔に伝えます。

電話で面接を辞退するときの例

「◯月◯日に面接のお時間をいただいていた〇〇と申します。

大変申し訳ございませんが、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」

上記のように、前置きをした上で、面接を辞退するお詫びと、時間を割いて貰ったことに対するお礼をしっかりと伝えましょう。

辞退の理由はあえて伝える必要はありませんが、聞かれた場合はメールと同様に、正直に伝えても「家庭の事情で」と伝えてもどちらでも良いでしょう。

辞退するときの注意点

辞退の申し出は、方法に関わらず、できるだけ早い連絡を心がけましょう。

面接を辞退するということは、言い出しにくいことかもしれませんが、企業は連絡がなければあなたは来るものだと思っていろいろと準備を進めてしまいます。

ギリギリまで連絡しないでいると、採用担当者やほかの応募者に影響が及ぶことも考えられます。

先方の時間や労力を考えるなら、できるだけ早い連絡をすべきでしょう。

また、無断でキャンセルするのは辞めましょう。

社会人としてのマナーに反するのはもちろん、応募先企業の迷惑になります。

面接の辞退はメールと電話のどちらが良い？

メールと電話のどちらを選べば良いかという判断は、面接までどれだけ時間があるかによって変わるでしょう。

面接まで日にちがある場合は、メール・電話のうち自分に合った手段を選びましょう。

面接が明日に迫っている場合には、相手がいつ読むかわからないメールは不適切です。

確実に伝わるように、メールだけでなく電話連絡も入れるようにしましょう。

就活や転職活動では、複数の企業の選考を並行して受けることは珍しいことではなく、面接日が重なってしまい、面接を辞退しなければならないケースは少なくありません。

スムーズに求職活動をするには、面接日が重ならないようにスケジュール調整することも大切なポイントです。

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