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面接辞退は当日でもできる？正しい伝え方を紹介
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この記事のまとめ
- 面接辞退を当日にすることは可能だが、企業に迷惑のかかる行為のためできるだけ避ける
- 面接辞退を当日に連絡する場合は、電話で伝えるのが基本
- 採用担当者が不在の場合は伝言を頼むか、メールで連絡を入れた上で改めて電話しよう
- 面接辞退を伝える際は、お詫びとお礼を言うのを忘れないよう心掛ける
- 面接までに日にちがある場合、辞退の連絡は電話とメールのどちらでも問題ない
「面接辞退は当日でもできる？」と疑問に思う方もいるのではないでしょうか。結論からいうと、当日に面接を辞退することは可能です。しかし、面接当日の辞退は企業側に迷惑をかける行為であるため、可能な限り避けるようにしましょう。このコラムでは、面接辞退を当日する場合の連絡方法について解説。電話とメールでの辞退の伝え方などを例文を交えて紹介しています。
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面接辞退は当日になってもできる？
結論からいうと、面接当日に辞退することは可能です。就職・転職活動は、複数の企業の選考を並行して行うことも珍しくありません。そのため、希望する企業から内定をもらったり、面接日が他社と重なってしまったりして、面接を辞退しなければならない場面もあるでしょう。しかし、どのような事情であれ、面接当日の辞退は、企業側に迷惑をかける行為です。面接を辞退することが確定した時点で連絡し、当日の辞退はできるだけ避けるようにしましょう。
面接辞退を当日する場合の連絡方法
面接当日に辞退する場合は、電話連絡が基本です。もしも採用担当者が不在だったときは、電話口の相手に面接を辞退する旨を伝えて伝言をお願いしましょう。また、メールで連絡を行った上で、あらためて電話で連絡するのも一つの方法です。以下で、電話やメールで辞退を伝える際のポイントや例文を紹介しています。
面接辞退を電話で伝える場合
電話をかける際は、相手先の手をわずらわせないよう、時間に配慮する必要があります。始業してすぐは打ち合わせがあったり、1日の業務の準備をしていたりと、何かとバタバタしていることが多いため、避けたほうが無難です。また、携帯電話から連絡する際は、静かで電波が安定している場所を選びましょう。
電話で面接を辞退するときの例
相手が電話に出たら、まず「今お時間よろしいですか」と相手の都合を確認してから本題を切り出します。その上で、内定辞退することへのお詫びとそれまでのお礼を簡潔に伝えましょう。当日に電話で面接の辞退を伝える際の例文は、以下のとおりです。
「お世話になっております、本日△時より採用面接を予定していただいている〇〇（氏名）です。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか？」
（担当者に替わったら）
「お世話になっております、本日△時から面接をお願いしていました○○（氏名）です。ただいまお時間よろしいでしょうか？」
（相手の回答）
「ありがとうございます。大変申し訳ございませんが、本日の面接を辞退したく連絡いたしました。貴重なお時間をいただいたにも関わらず、当日に辞退の連絡となってしまって、大変申し訳ございません」
（理由を問われたら）
「辞退の理由は、他社から内定をいただいたからです。先ほど内定連絡をいただいたので、御社へのご連絡が直前になってしまいました。誠に申し訳ございません。」
上記のように、電話で面接辞退を伝える際は、面接を辞退するお詫びと、時間を割いて貰ったことに対するお礼をしっかりと伝えましょう。また、自分から辞退の理由を伝える必要はありませんが、聞かれた場合は「他社から内定をいただいたため」など、正直に伝えても問題ありません。
面接の辞退をメールで伝える場合
前述したように、面接当日に辞退する場合は、電話連絡が基本です。そのため、メールでの連絡は採用担当者が不在だったときや、改めて連絡するときなど、あくまで補助的な利用に留めておきましょう。
メールで面接を辞退するときの文章例
面接当日に、メールで辞退の連絡をする際の例文は以下のとおりです。
件名：本日の面接辞退のお願い（氏名〇〇）
〇〇株式会社
採用担当〇〇様
お世話になっております。
本日△時より、面接のお約束をしております〇〇と申します。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、本日の面接を辞退させていただきたくご連絡差し上げました。
私のために時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ありません。
のちほど、お電話でもご連絡差し上げますが、念のためメールでもお伝えさせていただきました。
末筆ながら、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
(署名〇〇)
上記のように、面接辞退をメールで連絡する際は、シンプルに伝えたいことを書くようにしましょう。面接辞退をメールで連絡する際の注意点については、「面接辞退をメールで送るのは失礼？マナーを押さえた連絡方法と伝え方を紹介」のコラムでも紹介しているので、こちらも参考にしてみてください。
面接辞退ではなく日程調整を行う場合
急な体調不良などで、面接当日に日程調整を行いたい場合も、早めに電話で連絡を入れるようにしましょう。基本的に、体調不良であれば再度日程を調整してもらえる可能性があります。ただし、面接の日程変更ができずキャンセルになってしまうことも十分に考えられるでしょう。そのため、日程の変更を申し出る際には、「キャンセルになっても仕方がない」ということを念頭においた上で、希望を伝えることが大切です。「面接日に体調不良に！連絡は電話？メール？辞退や日程変更の例文も解説」では、面接当日に体調不良になってしまった際の連絡方法や例文を紹介しているので、あわせてチェックしてみてください。面接を辞退するときの注意点
面接辞退を申し出る場合は、できるだけ早く連絡することを心掛けましょう。企業側は連絡がなければ、予定通り面接を実施するために、いろいろと準備を進めてしまいます。ギリギリまで連絡しないことで、採用担当者はもちろん、ほかの応募者に迷惑がかかってしまうでしょう。また、社会人として、無断でキャンセルするのは避けるようにします。
面接までに日にちがある場合は、メールと電話のどちらが良い？
面接まで日にちがある場合はメールと電話のどちらで連絡しても問題ないとされています。そのため、電話で連絡するのが苦手な場合は、面接辞退を決めた段階でメールで辞退の連絡をするようにしましょう。なお、メールで連絡したにもかかわらず、担当者から面接辞退を承知した旨の返信がないときは、電話で確認するのがおすすめです。また、面接の前日に辞退の連絡をする場合、メールだと相手が確認できない恐れがあります。その際は確実に伝えられるよう、電話で連絡しましょう。面接辞退の連絡方法については、「面接辞退は電話とメールどっちですべき？当日連絡する方法や例文をご紹介」のコラムでも紹介しているため、参考にしてみてください。
面接辞退を避けるためにスケジュール調整はしっかりしよう
面接辞退を避けるためには、スケジュール調整を行うことも大切です。就職・転職活動では、複数の企業の選考を並行して受けるのは珍しいことではありません。面接日が重なってしまい、面接を辞退しなければならないなどのケースを避けるためにも、スケジュール調整はしっかり行いましょう。「面接辞退を当日する場合はどうしたら良い？」「面接辞退を避けたいけど、スケジュール管理が苦手」などとお悩みの場合は、ハタラクティブの利用を検討してみませんか。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
