分かりやすさがポイント！挨拶メールを送る時の基礎知識

お世話になった人に送る挨拶メール。特に就活や業務における挨拶は、今後の関係を良好にするための大切なマナーです。

取引先への連絡、異動、退職の際の注意点を参考に、ビジネスメールの基本を学んでおきましょう。

◆ビジネスメールの基本 

コミュニケーションツールとして利用されるメール。

ビジネスでは業務を円滑に進めるため、分かりやすい内容であることが重要視されます。

どんな点に注意すれば分かりやすいメールを作成できるのか、以下を参考にしてください。

◇件名は分かりやすく簡潔に 

件名はどのような要件で連絡しているのかを伝えるためのもの。

人によっては1日で何十通もメールが届くことがあるので、開封しなくてもある程度内容が予測できる件名にしましょう。

さらに自分の名前も記載しておくと誰からの連絡か分かりやすく、相手も安心して開封できます。

例えば、「○○について（名前）」「○○のお知らせ（名前）」などがおすすめです。

早急に返信や対応が必要となる場合は「【緊急】○○の件について（名前）」と記載すると分かりやすいでしょう。

◇本文の基本 

本文に記載する内容は、宛名、挨拶、自分の所属している会社や部署名、自分の名前、伝えたい内容、結びの挨拶、署名が基本です。

それぞれの内容についても注意した方がいい点があるので、覚えておきましょう。

・宛名

企業の中には、同じ苗字の人が複数在籍していることがあります。

そのため「○○様」だけでは、本当に自分宛てのメールなのかと不安に感じてしまう人も。

相手の社名・部署名とともに、○○（フルネーム）様と書きましょう。

・挨拶文

いきなり本題に入ると唐突な印象になるので、挨拶でワンクッションおきましょう。

社外の人に送る場合は「いつもお世話になっております。」「ご無沙汰しております。先日はありがとうございました。」など。

社内の人へは「お疲れ様です。」と文頭に添えるのが一般的です。

・自分の名前

宛名と同様、名字だけではどの人物か判別できないことも。社名・部署名も記載し、フルネームで名乗るのがベストです。

誰からのメールか分からないまま内容を読んでも要件がピンとこないことがあるので、文頭で名乗ってから本題に進みましょう。

・内容

要件を最初に伝えた後、詳細を分かりやすく記載します。

箇条書きにした方が分かりやすいこともあるので、内容次第で適切な形に整えましょう。

・結びの挨拶

要件を伝えてそのまま終わりにすると素っ気ない印象になってしまいます。

「ご検討のほど、よろしくお願いいたします。」「今後ともよろしくお願いいたします。」などの挨拶文を用いて締めましょう。

・署名

最後に記載する署名は、名刺のようなもの。

メールの内容に関する問い合わせをしやすいよう、以下の内容を記載しましょう。

・会社名

・部署名

・名前

・メールアドレス

・会社の郵便番号

・住所

・電話番号

・FAX番号

・HPアドレス

◇メールの返信はなるべく早く 

早く返信があることでデメリットはありません。

返答を必要とするメールが届いたら、期日の有無に関わらず素早い返信を心掛けましょう。

返信が早ければ、相手はその分早く業務に取り掛かれる、ゆとりができるなどのメリットがあり、今後の関係性も良好に保てます。

◇TO、CC、BCCの使い分けについて

メールを作成する際、宛先を入力する欄にTO、CC、BCCという表記を見たことがあるでしょう。

これらの役割を知っておくと用途によって使い分けることができます。

・TO

宛先。メインとなる送信先のメールアドレスを記載します。

カンマで区切った後に続けて別のアドレスを入力すると、複数の人に対して同じメールを送ることができます。

・CC

カーボン・コピーの略。

複数の人に送信する時に入力します。

TOに入力した内容と同じメールを、CCに入力されているアドレスの人全てが読め、誰に送信されているのかの判断ができます。

例えば、「TOに送信する内容を確認してほしいものの、返信は必要としない」といった上司や同僚などに共有する場合に用いられます。

・BCC 

ブラインド・カーボン・コピーの略。

BCCの受信者の名前は、他の受信者が受け取ったメールには表示されません。

宛先の人たち同士が知り合いでない時に用いられるのが一般的。

BCCを使う際は「BCCで送信しています」と一言添えておきましょう。

◇添付ファイルの大きさに注意 

資料や画像を送信する時は、ファイルの大きさに気をつけましょう。

容量が大きいと、相手が受信できない・画像を開けない・開くのに時間がかかるということがあります。

◆ケース別挨拶メールの書き方 ～就活編

就活においても、挨拶のメールを書く場面はあります。

挨拶メールの有無だけで合否が決まるわけではありませんが、採用担当者が他の求職者と選考で迷った時、挨拶メールをしていたことで一歩リードできることがあるようです。

では、どのような場面でメールを送った方がいいのでしょうか。

◇応募先の企業の人と関わった後

OB・OG訪問やセミナー、面接の後、選考結果がきた際など、企業とのやりとりが発生した時が基本です。

その理由は、企業は求職者に対して選考のために貴重な時間を割いてくれているから。

お礼の気持ちを込めて書きましょう。

◇内定を貰ったときのお礼の挨拶

内定を貰ったからもう入社までやることはない、というわけではありません。

挨拶メールは相手への感謝を伝えるもの。

内定を貰うまでの選考のために費やした時間や、採用してくれたことへのお礼を伝えるのがマナーと言えます。

内定のお礼メールは、挨拶、お礼、入社してからの抱負、お礼とともに締めの挨拶の順番で書きましょう。

メールの代わりに手紙を送っても構いませんが、カラーや柄の入っている便箋は、ビジネスシーンでの使用はNG。白無地の便箋を使用しましょう。

履歴書や職務経歴書を記入する時と同じく、誤字脱字などで間違ってしまったら修正液などは使用せず、新しい紙に最初から書き直してください。

◆ケース別挨拶メールの書き方 ～社会人になってから～ 

社会人になってからのメールも、社内・社外の人と上手く関わっていくための大切なツールです。

ここでは、社会人になってから挨拶メールをする際のそれぞれのシーンでの注意点をご紹介します。

◇お客さまへの最初の挨拶

本来、担当者が変わる時は前任者とともに直接相手の元へ挨拶に赴くのがマナーです。

しかし、時間的な問題もあり、取り急ぎメールで挨拶をしておくことも。

その場合は、その旨を記載するとともに、トラブルを避けるためにメールの内容を上司にチェックしてもらってから送信しましょう。

◇異動の挨拶

異動をする際にも、関わりのあった人に対して挨拶をしなければなりません。

お世話になったお礼と一緒に後任者の情報を書き、今後の業務に支障がないよう取り計らいましょう。

簡単にまとめられるようであれば、相手との思い出を添えると印象深くなります。

◇退職の挨拶

退職時も、異動時と同じく社内・社外の人に対してお世話になったお礼と後任者の紹介、退職日、特に関わりの深い人には相手との思い出を簡潔にまとめて書きましょう。

送るタイミングは、社外であれば引き継ぎなどを考慮して退職日の2～3週間前にするのが一般的。

社内に送る際は、退職日の1週間前や、最後の挨拶となる退職日（最終出勤日）など会社によって違うので、上司と相談してから送信するのがおすすめです。

円満退社なら、退職後の連絡先を書いておくと、今後の関係も良好に保てます。

ハタラクティブでは面接の日程調整など企業とのやり取りを代行しています。

就活中の挨拶メールを送るタイミングや具体的な内容のアドバイス、文例のご紹介なども可能です。

就活アドバイザーが求職者1人ひとりと丁寧に対応していますので、どんな小さな悩みでもお気軽にご相談ください。