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社内宛の退職メールは何を書けばいいの?

公開日:

【このページのまとめ】

  • ・退職の挨拶メールは、就業1時間前~定時の間に一斉送信しよう
    ・件名はわかりやすく書く、マイナスな退職理由は書かないなどの配慮をしよう
    ・退職メールを受信した場合、返信はしなくても問題はない
    ・返信する場合は、感謝と退職を惜しむ気持ちを伝えよう

退職する際に送る挨拶メール。
送るタイミングや、書く内容について悩んでいる方は、当コラムをご一読ください。
退職の挨拶メールのマナーについて解説します。

◆退職時に送る社内メールでは基本マナーが大切

これまでお世話になった方への退職の挨拶をどのような形式にしたら良いか悩んでいませんか?
近年はパソコンが普及しているため、ほとんどの企業では挨拶はメールで問題ないでしょう。

一般的に、社内宛の退職の挨拶メールは、最終出勤日に送るのがベストといわれています。
時間帯は、業務に支障がない終業1時間前~定時までが理想的です。
9時~18時までの勤務の場合、始業時間~16時頃は重要な業務があることが多いため、避けたほうが良いでしょう。

基本的に退職の挨拶メールは一斉送信でも失礼になりません。
上司や先輩など、特にお世話になった人がいた場合は、個人宛に送りましょう。
また、送る前に宛先を確認しておきます。
アドレスの漏えいを防ぐため、一斉送信の場合は宛先を「bcc」欄に入れ、自分のアドレスは「To」欄に入れましょう。

社外に挨拶メールを送る場合は、社内とはルールが変わってきます。
取引先など、お世話になった社外の方には、退職日の2~3週間前までに送るのがベストタイミングです。
挨拶が遅れてしまうと、「仕事を適切に処理できない」という印象を抱かれ、会社の信用問題にも繋がるので、十分注意しましょう。


◆社内メールはシンプルが一番!

社内メールは、要点をまとめてわかりやすい内容に仕上げることが大切です。
下記に挨拶メールを作成する際のポイントと例文を挙げているので、参考にしてください。

【件名はわかりやすく】

件名は、用件が一目で分かるよう、「退職のご挨拶(自分の名前)」などにしておきましょう。
わかりにくい件名にしてしまうと、多くの受信メールの中に埋もれてしまったり、内容の確認が遅れたりする可能性があります。

【退職理由は簡潔に】

退職理由は簡潔に述べましょう。
「一身上の都合」程度に留め、会社の愚痴や不満などは書かないのがマナーです。
立つ鳥跡を濁さず」を念頭に置きましょう。

【感謝の気持ちを込める】

要点を絞ることは大切ですが、内容があまりに簡潔すぎてもそっけない印象になります。
これまでの感謝の気持ちは心を込めて書きましょう。
また、個人宛に送る場合は、思い出深いエピソードを織り交ぜると思いが伝わりやすくなります。

【退職後の連絡先を記載しても良い】

退職後も社内の人と連絡を取り合いたい場合は、署名に私用の連絡先を明記しても問題ありません。
会社に残る人たちにとっても嬉しいことなので、積極的に「今後も連絡を取りたい」という意思表示をしましょう。

【例文】

件名:退職のご挨拶(畑楽太郎)

本文:
○○部○○課の皆様、お疲れ様です。
この度、一身上の都合により10月に退職することになり、本日が最終出社日となりました。
本来ならば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

在職中は至らぬ点もありましたが、皆様には大変お世話になり、ありがとうございました。
仕事で悩んでいるときに叱咤激励の暖かい言葉をかけていただき、本当に感謝しております。
この会社で学んだこと、経験のすべてを、今後も活かしていきたいと思います。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらご連絡いただけると幸いです。
メール:☓☓☓☓@☓☓☓☓.jp
電話:080-☓☓☓☓-☓☓☓☓

最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。


◆退職メールに返信は必要?

会社の人から退職の挨拶メールを受信した場合、返信は任意で問題ありません。
「返信しないのは失礼なのでは…」と感じるかもしれませんが、基本的に退職メールは一斉送信で会社全体に送るものです。
そのため、ビジネスメールと見なして返信しないのもマナーに沿っているといえます。

差出人と親しい関係だった、もしくは伝えておきたいことがあるという場合にのみ返信すると良いでしょう。
返信メールを送る際は、今までの感謝や退職を惜しむ気持ちを伝えるのがポイントです。
また、相手が清々しい気持ちで退職できるよう、言い回しにも配慮しましょう。
何事もそうですが、相手の立場になって考えることが大切です。


社内に向けた退職の挨拶メールについて紹介しましたが、いかがでしたか?
今後のためにも、良い印象を残したまま退職したいもの。
マナーをきちんと守り、円満退職に繋げましょう。

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