退職の挨拶はメールで済ませてもいい?取引先や社内に送る例文を確認しよう

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この記事のまとめ

  • 退職の挨拶メールを送るときは、丁寧に感謝の気持ちを伝えよう
  • 社内は退職日当日、社外は退職日の2~3週間前を目安に挨拶メールを送ろう
  • 社内の特にお世話になった人には退職の挨拶メールは個別に送る
  • 社外宛の退職の挨拶メールには、相手の都合を考えて退職日と後任について明記しておく

退職時にはこれまでお世話になった感謝などを伝える挨拶を行うのが慣例ですが、近年ではメールで済ませることも増えているようです。メールで挨拶を済ませること自体は問題ないものの、どんな文面にすればいいのか、社内と取引先では内容を変えるべきか、守るべきマナーはあるのかなど、悩むこともあるでしょう。「最後だから」「もう会わないから」とおざなりにせず、気持ちよく退職できるようコラムで確認してください。

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退職の挨拶はメールでもOK?

退職の挨拶をするときに挨拶をするのが慣例ですが、昨今はメールが普及しており、退職の挨拶もメールですることが多いため、失礼にはあたりません。
ただし、顔を合わせる人には直接伝えたほうが丁寧な印象になるため、状況によって挨拶の仕方を変えるのがベストです。「退職の申し出をメールで済ますのはアリ?注意点や例文をご紹介」でも、退職の挨拶をメールで伝える是非について言及しています。

退職の挨拶メールを送る理由を考えよう

直接会えなくても、お世話になった人や退職を伝えるべき人はいるはずです。メールで感謝の気持ちと退職する旨を丁寧に伝えましょう。
退職したからといって、関係者と今後一切会わないとは限りません。「立つ鳥跡を濁さず」という言葉があるように、最後だからこそマナーを守り、良い印象を残すことが大切です。

退職の挨拶メールはいつ送る?

社内宛の場合、最終出勤日に退職の挨拶メールを送るのが一般的です。仕事が一段落している定時の1時間前~終業時間の間に送信するのがベスト。ただし、会社によって退職メールを送る日時に慣例があることが多いため、上司に確認しておきましょう。
なお、有給休暇の消化などで最終出社日と退職日が異なる場合は、実質的な勤務が終わる最終出社日に退職の挨拶メールを送るのがおすすめです。

社外宛に退職の挨拶をメールで送るタイミングは、社内向けよりも早い退職日の2〜3週間前を目安にしましょう。後任者との引き継ぎや担当中の案件を考慮し、また、退職の挨拶メールを送ったあとに取引先から連絡が来ることも想定し、早めに対応します。

一斉送信しても良い?

退職の挨拶メールは送信対象者が多いため、一斉送信でも良しとされています。
一斉送信をする場合は「To」の欄に自分のメールアドレス、「Bcc」の欄に送り先のアドレスを入力し、送信先全体にメールアドレスが開示されないよう配慮しましょう。

退職の挨拶メールの内容

退職の挨拶メールはシンプルにまとめるのがマナー。ただし、これまでの感謝を伝えることも忘れずに作成しましょう。本来なら対面で退職の挨拶をするのが望ましいため、「直接伝えられないお詫び」も添えます。

件名はシンプルにまとめる

ほかのメールに埋もれてしまわないよう、退職の挨拶であると一目で分かるような件名にしましょう。件名だけですぐに内容が把握できるようにしておくのは、ビジネスメールの基本です。

退職理由は書く?

退職理由については詳細を書かず、「一身上の都合」で済ませるのが一般的です。冒頭で説明したように、退職の挨拶メールはこれまでの感謝を伝えることが目的。特に会社に対する不満や愚痴など、ネガティブな内容は避けてください。

退職後の連絡先は記載しても良い?

退職後の連絡先は記載して問題ありません。退職後も関係を保ちたい人がいたり、退職後に連絡が必要になることがある可能性も。ただし、転職先の連絡先などは書かずに私用のアドレスや電話番号にするのがマナーです。

特にお世話になった上司や個人には別途送信してもOK

もし在職中特にお世話になった上司がいた場合は、個別にメールを送ります。
その際に印象深かったエピソードをプラスしておけば、感謝の気持ちがより伝わるでしょう。

社外・取引先に送る退職の挨拶メールのポイント

本来なら後任者とともに直接取引先に伺うのがベストですが、どうしても都合がつかない場合はメールでも問題ありません。

必ず後任者を記載する

取引先とは、担当していた人が退職しても会社同士の関係は続きます。取引先に不安を与えないよう、後任者を紹介しておきましょう。

退職日を記載する

退職の挨拶メールを取引先が受け取ってから連絡をしたら、すでに退職していた…という事態を防ぐために、退職日も記載します。後任者と訪問の予定があれば、併せて記載しましょう。

退職後の連絡先は記載しない

社外宛の場合には、退職後の連絡先は書かないようにしましょう。
退職後も取引先とのやり取りが続き、転職先や独立後もビジネスの関係が続いてしまうと、退職した会社から「顧客情報を持ち出した」とされ、社内規定に反する恐れがあります。最悪の場合は訴訟に発展する可能性もあるため、基本的には記載しません。個人的に親しい間柄など、どうしても伝えたい場合は退職前に上司に相談してみましょう。

ケース別の退職の挨拶メール例文

退職の挨拶メールの例文を、社内・社外別に下記に挙げています。「直接伝えられなお詫び」「これまでの感謝」を忘れずに、作成の参考にしてください。

社内向けの退職の挨拶メール

件名:退職のご挨拶(ハタラク太郎)

本文:
○○部の皆様、お疲れ様です。
私事で大変恐縮でございますが、このたび一身上の都合により○月末で退職することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて大変失礼致します。

在職中は至らぬ点もあったかと思いますが、お世話になりありがとうございました。
皆様からあたたかい叱咤激励のお言葉をかけていただき、感謝しております。
壁にぶつかることも多々ありましたが、多くのことを学ぶことができました。
この会社で培ってきた経験を、今後も活かしていきたいと思います。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらご連絡いただけると幸いです。
メール:XXXXXX@XXXXX.jp
携帯:000-0000-0000

最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

上司向けの退職の挨拶メール

本文:
○○部 ☓☓様

お疲れ様です。
私事で大変恐縮でございますが、このたび一身上の都合により○月末で退職することになり、本日が最終出社日となりました。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて大変失礼致します。

在職中、☓☓様には本当にお世話になり、ありがとうございました。
入社当初から☓☓様に丁寧なご指導をいただき、大変多くのことを学ばせていただきました。
私がなかなか仕事の成果を出せなかった時、温かい叱咤激励の言葉をかけていただいたことを、今でも鮮明に覚えています。
今後も☓☓様から教えていただいたことを活かし、励んで参りたいと思います。

今後の連絡先は下記になりますので、何かありましたらご連絡いただけると幸いです。
メール:XXXXXX@XXXXX.jp
携帯:000-0000-0000

最後になりましたが、☓☓様のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

社外・取引先向けの退職の挨拶メール例文

件名:退職のご挨拶(株式会社○○ ハタラク太郎)

本文:
株式会社☓☓ ○○部
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社○○のハタラク太郎です。
私事で大変恐縮でございますが、このたび一身上の都合により○月末で退職することになりました。
△△様にはこれまで何かとお力添えをいただき、心より感謝しております。
ここに改めてお礼を申し上げます。
本来であれば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は、同じ部署の□□が務めさせていただきます。
後日改めて□□がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

最後になりましたが、貴社のご発展とご□□様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

退職の挨拶メールに返信が来たら?

退職の挨拶メールに返信が来たら、さらに返信するのがマナー。「ご返信ありがとうございます」など返信に対する感謝、在職中の感謝、仕事で得た経験を今後に活かす抱負などをまとめましょう。「退職の挨拶メールがきたらどうする?返信のポイント」のコラムでは、退職の挨拶メールを受け取った側の人が返信すべきかをまとめています。

マナーを守った挨拶で円満退職を叶えよう

退職の挨拶のメールは、これまでお世話になった方に感謝を伝えるための大切なマナーです。最後までしっかりとマナーを守ることで、好印象を残した円満退職が叶うでしょう。円満退職については「円満退職成功のための10のコツを解説!言いづらいときはどうする?」の記事も参考にしてください。
退職の準備についてわからないことや不安なことがある場合は、民間のエージェントを活用するのもおすすめです。
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