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仕事での効率のいい進め方とは?

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【このページのまとめ】

  • ・仕事の段取りは、何度も練習すればできるようになる

    ・緊急度、重要度に合わせて優先順位をつけて着手していく

    ・スケジュールには余裕を持って時間を確保しておくことがコツ

    ・全体でプロジェクトが動くときには、コミュニケーション力も重要

仕事の進め方をどうしていいのか分からない…。段取りがうまくいかない…。そう悩む人は多いようです。同じ仕事を何年も続けていればそんなことはないかもしれませんが、最近では仕事の内容も常に変化するようになっていて、突然新しい仕事を任せられることもあるでしょう。

ここでは仕事の進め方についてご紹介しています。

◆効率的な仕事の進め方とは?

段取りは、生まれながらに持っている才能ではなく、繰り返し訓練することで身につけられるものといわれています。段取りがうまくいかない、自分は下手だと落ち込まず、諦めずに練習していくことからはじめましょう。

・仕事の早い、遅いは「段取り」しだい

そもそも段取りとは、最終的に目指すゴールを決め、それを達成するために計画的に道筋を考えながら実行していくことです。その段取りが下手であると、その人の強みである部分まで消してしまうことになるので、段取りは仕事で重要なことだといわれています。

・目標や目的をはっきりさせる

たとえばプレゼンに成功することや、売上目標を達成するなど、まず何のために、どうしたいのか、そのための具体的な方法や数字、ゴールの設定など行います。

・しなければならないことのリストアップ

この作業は慣れてくれば頭のなかで整理できますが、ノートに書き出したりパソコンでデータとしてリスト化するなど、可視化したほうが間違いが少なくなるでしょう。

まずは思いつくままにリストアップし、そこからどんな作業が必要になるのか整理していきます。

・リストを整理(作業内容の分類、担当者の割り振り)

次に、リストアップしたリストを目的に応じて分類・整理していきます。

最終的なゴールは何なのかを考えることで、たとえばスポードが優先なのか、クオリティが優先なのか、またはインパクトが優先なのかなどの軸が出てきます。

それぞれに担当者がいれば、作業を割り振っていきます。慣れていくと、この分類・整理の精度も上がってくるでしょう。

・余裕のあるスケジュール管理

案件には納品日や締切があり、期日を守ることが仕事では大前提となります。

その大切な期日を守るためにもスケジュール帳やガントチャートを活用しながら、プロジェクト全体の流れをそれぞれの作業期間ごとに区切っていきます。

スケジュールを組むときは、できる限り余裕を持たせて実際の作業時間よりも長めに確保しておくことがポイント。そうすることで何かしらのトラブルがあったときに臨機応変に対応できますし、予定よりも早めに終われば相手にも好印象を与えることができます。

・優先順位をつけ、緊急度、重要度の高い作業から着手する

スケジュールと連動させながら、緊急度、重要度に応じて作業を並べ替え、手順を決めていきます。

全ての作業を行っていては決められた期日に間に合わない可能性があるので、優先度の高いものから着手するようにしましょう。

・1つの工程ごとに確認を

1つの仕事が終わった時点で、ミスがないかをしっかり確認するくせをつくけておきましょう。

内容を見返すことでミスに気づけるだけでなく、後々の修正の手間が少なくなります。

また、確認の際により良い成果を目指すことで仕事のレベルが向上する効果が期待できるでしょう。

◆情報を共有する

やはり、どんな仕事でも1番大切なのはコミュニケーションだといわれています。

チームワークを意識しながら、誤解や認識違いによるトラブルを回避する「ほうれんそう」の重要性を確認しておきましょう。

それぞれの役割を担う個々のメンバーが仕事をしやすく風通しの良い環境を整備することで、進行がスムーズになり、結果的にチームの連帯感につながるといえます。

また、人に伝えることで新たなアイデアが生まれるなど、仕事の可能性も広がります。

◆仕事の進め方がわからないときは…

上記の項目を踏まえて、個人的に工夫できることはないか見直してみましょう。

不満は溜め込んだり ネガティブにぶつけたりするのではなく、具体的な提案を出すことで解決を図る方法がります。

「それでも改善されない」「もっと自分に合った働き方を探したい」「職場環境を変えたい」などの悩みが続くときは、転職も視野に入れてハタラクティブをご利用してみてはいかがでしょうか。ぜひお気軽にご登録ください。

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