「いつまでたっても仕事が終わらない」と悩んでいる人も多いでしょう。仕事が終わらないのにはさまざまな要因が考えられるので、「自分の能力不足のせいかもしれない」と落ち込む必要はありません。どのようなことが原因なのかを考え、いくつかの対処法を試してみることが大切です。

このコラムでは、仕事が終わらない原因とその解決法をご紹介します。今日から試せる「仕事を効率化する工夫」も解説するので、自分に合った方法を見つけてみてください。

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仕事が終わらない原因や理由

仕事が終わらない原因には、「スケジュール管理や優先順位づけができていない」「完璧主義過ぎる」などさまざまあります。以下で詳しく説明するので、自分に当てはまるものがないか確認してみましょう。

スケジュール管理や優先度づけができていない

計画性がなく、目の前にある仕事をとにかくこなしている場合は、時間のペース配分が考慮できず仕事が終わらない可能性があります。

また、追い詰められないと本気になれず、いつも納期や締切直前まで終わらない人は、常に仕事に追われている状況に陥りやすいようです。優先順位を考えずにやりたいことから取り掛かり、大事な仕事を後回しにしてしまったことで仕事が終わらない場合もあるでしょう。

理想が高く完璧主義過ぎる

完璧を目指すあまり「優先度の低い業務に時間を掛け過ぎる」「品質にこだわり過ぎて納期を守れない」などの場合、仕事が終わらないこともあるでしょう。

完璧主義の人は細部まで気を配れるため、仕事が正確で一般的に良いイメージをもつ人が多いものです。しかし、仕事ではバランスも考慮しなければなりません。業務ごとに必要とされるクオリティを見極められない人は仕事のスピードが遅く、仕事が終わらない状況に追い込まれる可能性があります。

相談できず一人で悩んでいる

自分で解決できない問題に対して一人で悩み続けている人は、仕事が遅れてしまうことがあります。入社したばかりのころは質問しやすかったのに、時間が経ったら聞きにくくなったと感じることもあるでしょう。

しかし、調べるのには時間が掛かりますし、一人で長時間考えているだけでは進みません。分からないことはいつまでも一人で悩まず、分かる人に相談することも大切です。

体調不良で集中できない

自分の体調が整わないために、仕事が効率的に進まない場合もあります。睡眠不足や食生活の乱れからくる体調不良は、集中力の低下を招くこともあります。

仕事に支障をきたさない程度であれば問題ありませんが、「ゲームのやり過ぎで睡眠不足」「暴飲暴食で体調を崩した」などの理由で体調不良が続けば、社会人としての信頼を失うでしょう。

責任感が強く仕事を断れない

責任感が強く、自分に回ってくる仕事をすべて引き受けてしまうと、仕事量が多くなり終わらないこともあります。自分のキャパシティを超えてまで引き受けるのは良くありません。小さい頼みであっても、何個も溜まれば大きなタスクになってしまいます。

無理して引き受けた場合、「締切や納期に間に合わない」「急ぎで集中できずミスが多い」など仕事の質が落ち、相手に迷惑を掛ける結果になることもあるでしょう。許容量を超えた場合は断ることも大切です。

業務全体の把握ができていない

自分が担当している仕事が、業務全体のどの部分で何のために行っているのか分かっていない場合、モチベーションが保てず仕事が進まないことがあるでしょう。また、会社全体の仕事における自分の担当業務の役割を理解していないと、上司が求める仕事の質や内容に合わせられず、やり直しが必要になることも考えられます。

仕事の環境が整っていない

職場の環境が整っていないことが原因で業務を進めにくい場合もあります。デスク周りに書類が散乱していたり、報告や指示などの形が曖昧で業務フローが整っていなかったりすると、余計な時間を取られてしまうでしょう。

タスク量や情報量が多過ぎる

単純に仕事量が多過ぎるという原因も考えられるでしょう。企業によっては、残業や仕事の持ち帰りを前提にスケジュールを組んでいることもあります。仕事が終わらない理由が繁忙期や人手不足による一時的なものであれば問題ありませんが、常態化している場合は常にタスクに追われる状況になってしまいます。
さらに、確認すべき書類や業務マニュアルに余計な部分が多いなど、情報量が多い場合も仕事の効率が落ちるでしょう。

さまざまな業務改善を行っても仕事が終わらない人は、そもそもの仕事量が多い可能性があります。解決法を見つけるなら「『仕事量が多い』を解消したい！うまくこなしてストレスを軽減する方法」のコラムもご一読ください。

仕事が自分の能力やスキルに合っていない

自分の能力やスキル以上のものを求められている場合も、仕事に時間が掛かるでしょう。自分一人では対処が難しく、調べたり分かる人に聞いたりする必要があるためです。

能力やスキルが合っていないのが原因の場合、担当業務を変えることで問題が解決する可能性があります。具体的な対処法としては、「部署異動を願い出る」「転職を検討する」などです。詳しくは、このコラムの「工夫しても仕事が終わらないとき」をご一読ください。

仕事が終わらないときの11の解決法

仕事を終わらせるための解決法を11個ご紹介します。「仕事が終わらない」「終わりが見えなくて辛い」と感じている方は、自分に合った解決法を見つけてぜひ試してみてください。

1.スケジュールやタスクを管理する

仕事を効率的に進めるためには、スケジュール管理やタスク管理を行いましょう。仕事の速い人は、時間にシビアなのが特徴です。

業務の一つひとつに締切と優先順位を設け、そこから逆算して取り組んでみましょう。そのために、日ごろからどの仕事にどれくらい時間を掛けているかを意識することがおすすめです。必要なおおよその時間が分かると、スケジュールが立てやすくなります。

タイムマネジメントを行う

タイムマネジメントを行うのも良い方法です。タイムマネジメントとは時間管理のことをいいますが、ビジネスでは時間における生産性を上げることを意味します。仕事に掛かる時間を計算したり、締切を設けて見通しをもったりすることで、一日にこなせる仕事の量を増やしていけるでしょう。

2.仕事に優先順位をつける

仕事を複数抱えているときは、重要なものから優先順位をつけて取り組みましょう。重要度が高いものや締切が近いものは、優先順位を上げる必要があります。優先順位をつければ、重要な仕事に着手できずにプレッシャーを感じるようなことはありません。

3.コミュニケーションを密にとる

仕事を効率的に進めるためには、コミュニケーションを密にとることも重要です。悩んだときや困ったとき、一人で悩んでいるだけでは時間を無駄にしてしまうこともあります。

普段からコミュニケーションを密にとることで、相談したりアドバイスをもらったりしやすくなるでしょう。業務は基本的にチームで進めるものなので、得意な人にお願いしたり手が空いている人に頼ったりしても良いのです。普段からこまめにコミュニケーションをとっていると、仕事をお願いしやすいでしょう。

4.現状を把握する

仕事が終わらないと悩んでいる人は、現状を把握する癖をつけるのがおすすめです。「何を求められているのか」「この仕事がどのような意味をもつのか」「この仕事が何につながっているのか」など仕事の背景が分かると、スムーズに進められるでしょう。

求められていることを把握する

求められるレベルや内容を把握しておきましょう。そのためには、仕事全体に対して、自分の仕事がどのような意味をもつのか知っておくことが重要です。

仕事は自分の仕事だけで完結するわけではなく、多くの人の仕事が合わさって一つのものを作っています。認識のずれを防ぐことで、無駄なやり直しを減らせるでしょう。

自分や周囲の状況を把握する

自分で対応可能な範囲や、周囲の状況を客観的に知っておきましょう。仕事のなかで苦手な部分や得意な部分が分かっていると、苦手な部分のアドバイスをもらったり、得意な人から協力してもらったりして進められます。

日常的にコミュニケーションをとることで、周囲の仕事量や得意分野などの状況も分かるでしょう。周囲についても把握しておくことで、お願いや相談をするタイミングが計れます。

少し先を予想してすべきことを把握する

余裕が出てきたら、少し先の仕事を予想しておくとスムーズに業務が進められます。

また、先輩の仕事を観察するのも良いでしょう。自分ができるようになるべき仕事のレベルを把握でき、何を身につけていけば良いのか目標ができます。

5.集中力を上げる

仕事を終わらせるためには、仕事に向かう集中力を高める工夫も重要です。自分に合った高め方を見つけて業務パフォーマンスを上げましょう。

自分にあった方法を知る

集中力を上げる方法もさまざまあります。たとえば以下のような方法です。

• ・自分なりのルーティンを作る
• ・快適な姿勢で作業をする
• ・音楽を聴く
• ・スマホの通知を切っておく

試しながら自分にあったものを探しましょう。また、過去の自分の経験から良かったものを取り入れるのもおすすめです。

ストレスを減らす

自分に合った環境で作業を行うことで、ストレスを減らすのも一つの方法です。静かな環境を好む人は静かな場所で作業できると良いでしょう。また、仕事以外のストレスも、業務中に思い出したり夜よく眠れずに集中力が下がったりして業務に影響することがあるため、プライベートでもストレス発散法をもっておくのがおすすめです。

 

6.適度に休憩を取り入れる

仕事を効率的に進めるために、適度に休憩を取り入れるのがおすすめです。身体を動かしたり気分転換をしたりして頭をリフレッシュさせると、集中して業務に取り組めるでしょう。

ストレッチや散歩など軽い運動をする

休憩には、ストレッチや散歩など軽い運動がおすすめです。他部署への移動に階段を使用したり、座ったままできるストレッチをしたりしましょう。

趣味の時間で気分転換する

休憩時間に自分の趣味に時間を使い、気分転換を行うのも一つの方法です。音楽を聴いたり読書をしたりするなど好きなことに時間を使えば、リフレッシュになるでしょう。

パワーナップや深呼吸を行う

パワーナップとは昼寝のことです。休憩時間に目を閉じてゆっくり過ごしたり深呼吸をしたりすることで、ストレスの軽減が期待できます。

昼寝は15分程度がおすすめで、それ以上長くなると眠気や作業効率の低下につながるため注意が必要です。必ずアラームをかけましょう。

7.自分一人で抱え込まない

仕事をすべて自分で背負い込む必要はありません。組織に属している以上、業務はチームで進めるものです。自分だけが責任を取らなければならないわけではなく、すべてを完璧にこなす必要はありません。真面目な人ほど「自分の責任だから」とすべてをやり遂げようとしてしまいますが、まずは肩の力を抜いてください。

会社はチームで回っているため、自分一人が頑張り過ぎる必要はありません。重要な仕事に重点を置いてメリハリをつけて取り組むことが、負担を減らすコツです。

8.不安の原因を整理する

仕事が終わらないと悩んでいる方は、不安を具体的に整理するのが有効です。「仕事が終わらない」「残業をするなと言われているのに終わらない」などの不安を抱えることがあるでしょう。

仕事が終わらない不安を感じている方は、「ミスをして迷惑をかけたくない」「能力不足と思われるのが怖い」など、まずは書き出すことで自分が抱えている不安が分かりやすくなり、解決策が見えてくることがあります。漠然と感じていた不安を紙に書くことで明確になり、冷静に対処しやすくなるでしょう。

9.ときには断る勇気を持つ

すべての依頼を受けなければならないと感じているかもしれませんが、ときには断る勇気も大切です。分量が多い、納期が厳しい、ほかに適任者がいる場合などは、断ることも選択肢に入れましょう。頼まれたタスクが自分の手に余ると感じたら、遠慮せずに「できません」と伝えても問題ありません。優しい人ほど頼みやすい存在となり、結果的に仕事が集中してしまうことがあります。

また、迷ったときは上司に判断を仰ぐことも頭の片隅に置いておきましょう。

10.疑問はすぐに周囲に確認する

業務中に疑問を感じたら、すぐに周囲に質問することを心がけましょう。過去の資料や類似事例など、経験者に聞いたほうが早く解決することも多くあります。

ただし、考えれば分かりそうなことは自分で考える癖をつけてみてください。むやみに質問をすると相手の時間を無駄にしてしまう可能性があるため、質問する前に自分で答えを出せるか確認しましょう。

11.部署異動を検討する

部署異動を検討するのも一つの方法です。ここまでにご紹介してきたような工夫を行っても改善されない場合、自分に合った環境に移ることで解決される場合もあるでしょう。

無理をして終わらない仕事をこなし続けるとストレスが掛かり、体調を崩してしまう恐れもあります。問題の解決が難しいと判断したら、なるべく早めに自分に合う環境に移ったほうが良いでしょう。

自分に合う仕事が分からない人は「自分の適性に合う仕事の探し方とは？」も参考にしてみてください。

仕事が終わらない不安を解消！すぐにできる効率化の工夫

今日から試せる仕事効率化の工夫を紹介します。「仕事が終わらない」「業務に疲れた」「仕事が遅い」と悩んでいる人は、ぜひ試してみてください。

出勤したら一日の業務を確認する

出勤したら、一日の業務全体を確認しましょう。昨日の続きから開始したり、思いついたものから着手したりすると、一日のペース配分がうまくいかない可能性があります。今日やるべきことをすべて確認したうえで、取り掛かる順番を決めましょう。

客観的な報連相を心掛ける

上司に報連相を行う際には、主観ではなく客観的な事実をもとに行います。たとえば、「だいたい終わりました」ではなく、「残りは15ページです」のように、数字を使用して報告するとより伝わる報告になるでしょう。適切でスムーズな報連相ができれば、上司との認識のずれが少なく、効率的に仕事を進められます。

デスクを整理整頓する

仕事環境を整えることは仕事の効率化につながります。必要なファイルやメモの行方が分からないような状態では、探し出すのに余計な時間が掛かってしまうこともあります。仕事に必要なファイルや書類などは、誰が見ても分かるように管理をしましょう。

また、すっきりとした環境で仕事を行うと、脳に余計な情報が入らないため集中できます。気を散らさず仕事に集中できる環境で作業ができるよう整えましょう。

作業効率化ツールを活用する

頻繁に行う作業は、効率化ツールを利用するのがおすすめです。PCソフトや無料のサイトで効率的に作業ができるものが多くあります。

使用したことのないツールを利用するのが心配な人は、テンプレートを利用するのが良いでしょう。たとえば、よく使う文面をまとめたメール用テンプレートや資料作成用のテンプレートなどです。毎回はじめから作成せずに済み、時間の節約になります。

 

オープンクエスチョンでアドバイスをもらう

相談する際にオープンクエスチョンでアドバイスをもらうと、自分が気づかなかった視点でアドバイスをもらえる場合があります。オープンクエスチョンとは、相手に自由に回答してもらうような質問の仕方です。「はい」「いいえ」など回答の範囲を狭くした「クローズドクエスチョン」の逆の意味に当たります。

業務がひっ迫していないときを見計らって、効率的に仕事を進めるためのアドバイスをオープンクエスチョンで尋ねてみるのもおすすめです。

振り返りの時間を作る

仕事の作業そのものの時間も大切ですが、振り返りの時間を作ることで次の業務に活かすポイントを整理できます。仕事をしていくなかで、自分が進めやすいやり方や注意を受けた点、次回は気をつけたい点などが出てくるでしょう。それらを一日の最後に振り返り、まとめていくのがおすすめです。

まとめることで意識して頭に入れたり、いつでも簡単に見返したりできます。スムーズに次の業務に活かせるでしょう。

工夫しても仕事が終わらないとき

工夫をしてみても仕事が終わらないときもあるでしょう。その場合は、上司へ業務量の相談をしたり転職をしたりする方法があります。

上司に相談する

業務量が多過ぎて残業が続き、仕事が終わらないときは、業務量の調整について上司に相談してみましょう。「言っても改善されない」と考える人もいるかもしれません。しかし、そのまま事態を放置すれば仕事が滞る可能性があります。

上司も職場のすべてを把握できているわけではないので、相談を受けてはじめて現場のことを知ることもあるでしょう。相談がきっかけで改善される場合もあるので、自分一人で対応できないときは相談してみることをおすすめします。

転職を検討する

どうしても改善が難しい場合は、転職を検討するのも一つの方法です。「業務内容が自分にマッチしていなかった」と開き直るのも、今後のモチベーションを保つために必要といえます。自分の強みやスキルにあった会社へ転職できれば、仕事が終わらないと悩むことがなくなるでしょう。

転職活動を行う際は、転職エージェントの利用がおすすめです。自分の希望や強みに合った職場を紹介してもらえます。

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仕事が終わらないお悩みに関するFAQ

仕事が終わらない不安は、誰しも一度は経験したことがある悩みでしょう。特に、タスクが山積みでどこから手をつけて良いのか分からなくなったり、業務が次々と追加されたりする状況では、心身ともに疲れてしまうことも少なくありません。

ここでは、そんな「仕事が終わらない」問題に対するよくある質問に回答し、効率的な対処法やストレス軽減のヒントを紹介します。

仕事が終わらない日々が続き正直辞めたいです

仕事を辞めたい、転職したいと考える前に、今の職場での改善点を見つけてみるのも一つの手です。上司や人事に相談して業務改善の提案をしたり、タスクの優先順位を見直して効率的に進めたりする方法を模索することが大切です。それでも改善が難しい場合は、自分にあった別の業務を見つけるのもよいでしょう。

自分にあった仕事を見つける方法を知りたい方は「自分に合う仕事が分からない！適職の上手な見つけ方と注意点を解説」を参考にしてください。

仕事が終わらないのですが会社が残業を禁止しています

「仕事が終わらない」と感じる新人や若手社員にとって、「残業するな」と定時後の作業を禁止している職場環境は一見理想的に思えるかもしれません。
しかし、実際には業務量や納期のプレッシャーが重なることで、定時内にタスクを終えるのが難しくなる場合があります。仕事が終わらないのに残業ができない苦しい状況に陥ってしまうため、残業禁止の職場では効率的なタイムマネジメントが求められます。優先順位をつけてタスクを管理し、納期に間に合わせるための計画を試行錯誤することが大切です。

 

仕事が終わらないまま退職日を迎えそうで不安です

退職日が近づくと、すべての業務を自分で終わらせようと無理をしてしまいがちですが、引き継ぎの準備をしっかりと行うことが大切です。退職前に後任やチームメンバーに業務内容を細かく説明し、必要なサポートをお願いすることで、仕事が終わらない状況を回避できます。
また、引き継ぎ資料やマニュアルを事前に準備しておくと、スムーズに仕事を引き渡せるでしょう。

退職時の引き継ぎをスムーズに行うポイントを知りたい方は「退職時の引き継ぎにおけるポイントとは？辞めるまでの手順も解説」もあわせてご覧ください。