「仕事量が多い」を解消したい!うまくこなしてストレスを軽減する方法

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この記事のまとめ

  • 仕事量が多いと悩んでいるなら、原因を考えてそこから解決策を見出そう
  • 仕事量が多い場合、ストレス増や評価ダウンのリスクがある
  • 仕事量が多い状況を改善するためには、業務効率化やスケジュール管理を徹底しよう
  • 仕事量が多い原因を上司が理解してくれない場合は、転職も視野に入れてみる

仕事量が多いことで悩んでいる方は、決して少なくありません。終わりが見えない業務にストレスを抱え、退職が頭をよぎってしまうこともあるでしょう。こうした悩みを抱いたら、まずは冷静に、仕事量が多い原因を探ってみてください。このコラムでは、原因を探るためのヒントから、多過ぎる仕事量にどう対処していくか、注意点までを分かりやすくまとめています。

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仕事量が多いと悩む人は少なくない

令和3年雇用動向調査(17p)」によると、労働時間や休日等の労働条件の悪さを退職理由として挙げた人の割合は男性で8%、女性で10.1%でした。

※一部抜粋

前職を辞めた理由男性女性
仕事の内容に興味を持てなかった5.0%3.8%
能力・個性・資格を生かせなかった4.3%4.8%
職場の人間関係が好ましくなかった8.1%9.6%
会社の将来が不安だった6.3%4.5%
給料等収入が少なかった7.7%7.1%
労働時間、休日等の労働条件が悪かった8.0%10.1%

引用:厚生労働省「令和3年雇用動向調査結果の概要 4 転職入職者の状況

「残業時間の多さ」や「有給の取りづらさ」など仕事量の多さ以外の理由も含まれていますが、労働条件に不満を持って仕事を辞めている人は一定数いることが分かります。

参照元
厚生労働省
雇用動向調査

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仕事量が多い原因

抱えきれないほど多くの仕事が集中してしまう理由は、会社側と労働者側それぞれに原因が考えられます。よくある原因は以下のとおりです。

会社側に原因がある場合

会社側が人材採用や育成を怠ることで、一人あたりの業務量が増えたり特定の社員に業務が偏ったりと適切な配分ができなくなります。

人材・人手不足

会社側に原因がある場合で最も考えられるのが人員不足でしょう。人を雇えば人件費が発生するため、最低限の人員しか雇わないという企業もあるようです。働く人材が少なければ、自ずと一人あたりの業務量は増えていきます

管理者の能力不足

人員が足りていても、上司の管理能力が低いことが原因で特定の人に業務が偏ることも。管理者が部下のスキルや特性を把握していないと、起こりやすいでしょう。このほか、「事業所内の雰囲気が良くない」、「集中しづらい環境で働いている」なども、仕事の質の低下につながり仕事が終わらない原因になり得ます。

労働者側に原因がある場合

適切な人員やマネジメントにもかかわらず仕事量が多い場合は、労働者側に理由があると考えられます。

業務の優先順位が適切ではない

複数の仕事があるなかで優先順位をつけずに取り組んでいたり、適切ではない優先順位で取り組んでいたりすると仕事が終わらず「仕事が多い」状況になりやすいです。

自分の能力を正しく把握していない

自分の能力を正しく把握できていないと、能力以上の業務を任せられるなどキャパオーバーを起こす原因になります。また、能力より高いスキルを求められる業務を担当することでいっぱいいっぱいになり、ほかの仕事が終わらなくなることもあるでしょう。

仕事量が多いことで起こるリスク

キャパオーバーした状態で仕事を続けると、どうしても業務時間内に終わらず残業や休日出勤が増えることに。休息時間が減るため体調を崩しやすくなるでしょう。そのほか、仕事へのモチベーションや評価にも影響が出るため、「仕事が多くて終わらない」という状態は早急に改善することを心がけましょう。

プライベート時間の減少

仕事が業務時間内に終わらなければ、残業や休日出勤をする機会が増えます。プライベートの時間を業務に当てるため、家事や趣味といった私的な時間が減少し、ストレスの原因になるでしょう

体調不良

労働時間が長くなることで十分な休息や睡眠が取れなくなり、疲労が溜まって体調不良の原因に。また、多くの仕事をこなすことでストレスが増え、精神面に影響が出る可能性もあるでしょう。

自己管理力に対する評価の低下

担当する仕事が業務時間内や期限内に終わらないと、会社からは「自己管理力がない」「計画性に欠ける」と評価される可能性があります。仕事を依頼しているのは会社側でも、受けた以上は完遂させることが求められます。

仕事に対してネガティブになる

どんなに仕事に取り組んでも終わらないと、たとえ自分に責任がなくても仕事に対してネガティブになってしまうでしょう。「どうせ終わらない」「自分ばかり仕事が多い」といった気持ちになり、仕事に対して熱意や意欲を持てなくなってしまいます。

仕事量が多くなりやすい人の特徴

ここからは、仕事量が多いことでキャパオーバーになりがちな人の特徴をご紹介します。前述した仕事量が多い原因のうち、会社側が当てはまらない場合は確認してみましょう。

業務スピードが遅い

性格的に業務がゆっくりめというケース以外に考えられるのが、業務の全体を理解していなかったり仕事に対して当事者意識を持てなかったりすること。また、業務の優先度を決めずに取り組むことも、業務スピードが遅くなる一因です。

仕事を断るのが苦手

「頼られたら断れない」「周囲が困っていたら手を貸してしまう」など、優しい性格だと頼まれた仕事を断れずどんどん引き受けてしまった結果、仕事を抱え過ぎてしまうことも。周りの目を気にして、上手く仕事を断れない人によくみられるケースです。

抱えている仕事量が多過ぎる

責任感が強い人は、「与えられた仕事は自分でなんとかしなければ」という思いから、つい無理をして仕事を引き受けてしまいがち。抱えている仕事の量が多い場合、キャパオーバーしてしまうのは当たり前のことです。
仕事が終わらない人は必見!原因&解決法まとめ」でも、仕事が終わらない原因について触れているので、参考にしてください。

完璧主義

自分の仕事を完璧に終わらせたいと考えていると、ひとつのタスクに対して必要以上に時間をかけてしまい仕事が終わらず抱える業務量が増えることに。また、進みが厳しいと分かっても周囲に仕事を任せることを避け、自分で終わらせようと考えてしまうようです。

仕事量が多いのを解決する方法

仕事量が多いときは、まずは自分の仕事の進め方を見直してみましょう。無駄を省いて仕事の効率化に取り組むことや、仕事の優先度を決めて仕事量をコントロールすることで、業務の負担を少なくできます。

優先順位をつけて仕事量をコントロールする

抱えているタスクを洗い出して、どれを優先的に進めるか決めると、やるべきことが明確になり仕事量をコントロールしやすくなります。自分が担当できる業務量を正しく把握することで、周りに迷惑を掛ける心配も減らせます。優先順位をつけるときは、重要度だけでなくかかる時間も含めて考えるのがポイント。優先度は低いけどすぐに終わる仕事と、優先度が高く完了まで時間がかかる仕事では、先に優先度の低い仕事を終わらせたほうがいいことも。「ある法則から仕事の優先順位を決めると業務効率UP!」を参考に、自分の仕事を重要度と緊急度で振り分け、優先順位を考えてみましょう。

仕事を効率化する

仕事量の多さで悩んでいるなら、仕事の効率化に取り組んでみてください。仕事の大枠だけを理解して進めると、疑問や課題があったときの対応に時間がかかってしまいます。ひとつの仕事のなかにも段階や手順があるはずなので、細分化してみましょう。
また、固定的な作業はテンプレート化するのもおすすめ。送信メールの雛形を作成しておく、チェックリストを作成して定型的に業務を進めるといった方法を試してみてください。

業務時間内で集中する時間を作ろう

ダラダラと仕事をしてしまう、モチベーションを保てないといった場合は、一日の業務の中で「集中する時間」を設けるのも良いでしょう。例えば毎日11時~12時は集中時間にすると決めたら、メールなどの通知を切ったり共有カレンダーを「取り込み中」に設定したりすることが大切。周囲に集中する時間を伝えておけば、相談や会議は避けてもらえる可能性が高くなります。

目標を具体的に決める

目標を具体的に決めて取り組むのもおすすめ。例えば本来の期日が25日なら、万が一を考えて早めの20日を目標として設定しましょう。目標から逆算すると、その業務に費やせる日にちや時間を導き出せます。
仕事が終わらないことで悩んだときには、できている人から学ぶのもおすすめ。「できる人はどうしてる?仕事を早く終わらせるコツとは」のコラムもぜひ参考にしてみてください。

周囲を頼る

自分で対応しきれないほどの仕事量になる前に、周囲を頼ることも検討しましょう。すべてを自分でこなそうとせず、チームを組んでいるなら適切に割り振ることが大切。部下がいるなら仕事を任せても良いでしょう。取り組んでいたものの進みが良くないときは、相手の状況を確認したうえで引き継いでもらうことも検討しましょう。

上司に相談する

仕事量が多くキャパオーバーになっている状況を、上司に認識してもらうことも大切です。仕事量を割り振っている上司が、部下がキャパオーバーになっていることに気づいていないということも。仕事量を見直したり、人材を増やすといった対応をとってもらうためには、早い段階で相談する必要があります。

異動や配置換えを希望する

異動や配置換えを希望して部署や事業所を変えることが、解決につながる可能性があります。例えば、営業部などは顧客対応などがあるため勤務時間が不規則になりがちですが、事務などは定型的な作業が多いことから残業も少なく定時退社が叶いやすいといった特徴があります。
突発的な仕事や差し込みのタスクが苦手なら、それを上司に伝えたうえで異動や配置の希望を出すと、配慮してもらえるかもしれません。

適性に合った仕事に転職するのも解決策のひとつ

前項で紹介した方法で仕事量の多さが解決しなければ、働き方や社風が合わない可能性もあります。
たとえば、会社全体として人員が不足している状況では、部署を変えても仕事量の負担は軽減されません。仕事量の多さを上司に相談したり、周囲に頼ったりしても解決しなければ、社風が合わないと考えられます。優先順位をつける、業務効率化に取り組むなど自分で取り組める改善を行っても効果がなければ、転職を検討してみましょう。今の仕事で不満に感じていることを、次の転職先の条件にすることが大切です。例えば、「残業が少ない」「人員が不足していない」といった条件で探してみてください。

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